68
Рисунок 2.17. Форма добавления документа
При этом дата загрузки, фамилия сотрудника, загрузившего документ, заносятся в
систему автоматически.
После загрузки документа можно просмотреть его параметры и учетную
карточку.
Рисунок 2.18. Параметры документа
69
Учетная карточка формируется в формате Excel.
Рисунок 2.19. Учетная карточка документа
К каждому документу можно настроить параметры доступа через добавление
правил:
Рисунок 2.20. Права доступа
Кроме того, имеется возможность просмотра и редактирования прикрепленных к
документу файлов:
70
Рисунок 2.21. Файлы документа
Администратору также доступна работа со справочниками системы, в том числе
разделами номенклатуры.
Рисунок 2.22. Разделы номенклатуры
Фрагмент листинга программных модулей приведен в Приложении.
Таким образом, во второй главе работы проведено проектирование
информационной системы документооборота, в том числе разработана база данных и
комплект диаграмм, позволяющих иллюстрировать функциональность системы, а также
описан порядок работы с ней.
71
III Обоснование экономической эффективности проекта
3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности
Анализ результативности ИС включает в себя процесс, состоящий из описания,
доказательства и определения ого, как эффективно в экономическом плане стало
внедрение ИС для фирмы. А полезность тут выражается в рамках классического
денежного эквивалента той разницы доходов и расходов фирмы по факту вложений в
новую ИС [23].
Учетом уровня эффективности ИС выступает метод или средство реализации
обобщенной оценки ИС. Такие методики состоят из формальных и неформальных
процедур, причем неформальные реализуются на базе цифровых данных, субъективных
и быстрых методов оценивания. Но более правильные, рациональные, базируются на
простых данных оценивания.
Сегодня внедрение современной ИС – дело дорогое. Присутствие фирмы в
рыночном секторе часто ведет к исследованию доступных экономических последствий,
а еще лучше - оценки качества любого шага в рамках перевода системы контроля
компании.
Изучить эффективность ИС – это непростое и долгое дело, требующее много
технических и экономических навыков. И лишь взаимодействие этих двух компонентов
помогает привести к точному и корректному итогу анализа.
Предлагать на рынке ИС в период высокой конкуренции нет смысла без оценки
возможной экономической результативности. Также статистическая оценка
окупаемости и качества внедрения в 40-70% случаев связана с неверным внедрением.
Эксперты по созданию, продвижению и поддержке ИС должны изначально
оценить новый проект. Также они обязаны периодически контролировать систему на
предмет совпадения используемой технологии и пути развития компании. И весь
механизм оценки затрат и желаемого эффекта обязан являться отдельной процедурой,
которая проводится в процессе реализации и установки системы, чтобы по итогу иметь
некий смысл и активно влиять на эффективность работы.
Часто имеется ряд этапов оценки результативности ИС: классическая оценка
эффективности в рамках доходов и расходов; учет цены владения такой системой;
оценка ИС в рамках инвестиционного проекта; установка системы принятых
показателей для определения экономического роста.
72
Оценку проводят для каждого принципа (технического, регионального и
денежного). Сюда также можно отнести: описание проекта в рамках всего ЖЦ; создание
модели денежных потоков; описание вариантов сравнения пары проектов;
эффективность и длительность; описание затраченного времени; описание расходов и
поступлений от проекта; изучение ситуации без участия проекта и совместно с ним;
описание явных последствий; описание разных составляющих проекта; проведение
многоуровневой оценки; описание влияние финансового проекта; повышение
инфляции; сторонние факторы.
Итоги подобной эффективности проекта отражают дальнейшую суть
использования ИС. Но для учета рыночной эффективности работы часто используют
ряд рыночных показателей: совокупная прибыль; совокупный доход; процент
доходности; показатели доходности денежного вложения; период окупаемости проекта.
По итогу из описанного выше делаем вывод, что процедура учета эффективности
сложна и не так однозначна. Для каждого случая есть свой отдельный подход.
Неправильно исключать некоторые методики, которые уменьшают влияние человека и
минимизируют разницу отсутствия требуемых данных.
В нашем случае, т.к. системы создается не для продажи, а для использования в
фирме, нужно учесть результативность исходя из изменения затрат на производство. В
рамках подсчета сравнить итоги анализа данных, которые получаются при классическом
бизнес-процессе и после внедрения приведенной выше системы. Итоговая
эффективность автоматизированного анализа данных при показателе минимизации
экономических стоимостных затрат на изменение затрат. В рамках оценки
результативности в ценовом диапазоне есть 2 группы параметров – понижение
трудозатрат и падение стоимости.
Для подсчета корректировки трудозатрат на анализ данных используется система
параметров:
Абсолютный показатель минимизации затрат труда на анализ данных:
∆Т=Т0-Т1 (1)
где Т0 - совокупная трудоемкость анализа данных в базисном варианте;
Т1 - годовая цена анализа данных в создаваемом варианте.
Показатель минимизации затрат труда:
Kт=(∆Т/Т0) * 100% (2)
73
Величина минимизации трудозатрат, отражающая повышение результативности
труда в анализе данных:
Yт=Т0 / Т1в (3)
К параметру цены обычно относят абсолютная минимизация стоимости (C),
параметр некоторого уменьшения цены затрат (КC), индекс минимизации цены затрат
(YC):
Параметр минимизации цены затрат:
С = С0 - С1 (4)
где С0 - годовая цена анализа данных в базисном варианте;
С1 - готовая цена анализа данных в реализуемом варианте.
Показатель результативности затрат:
Kc = (∆С / С0) * 100% (5)
Параметр корректировки цены затрат:
Yc = С0 / С1 (6)
Помимо описанных выше показателей также лучше всего учесть время
окупаемости затрат на реализацию проекта с компьютерной обработкой данных (Ток),
которая часто считается в годах, частях года или месяцах года:
Ток = КП / ∆С (7)
где КП – это расходы на реализацию проекта (создание и установку).
А также расчетный коэффициент эффективности вложенных затрат:
Ер = 1/Ток (8)
3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта
Учитывая особенности выбранной методики, рассчитаем основные показатели
экономической эффективности ИС, которая была разработана в рамках проведенного
исследования. С этой целью необходимо провести оценку объемов обрабатываемой
информации в двух вариантах: проектный и базовый варианты.
Перед оценкой экономической эффективности разработанной ИС, проведем
оценку трудовых и стоимостных затрат до и после использования системы. Для этого
необходимо учесть несколько условий: объем системы документов, которые
используются в работе, а также среднечасовую заработную плату пользователя (200
р./час).
74
Используемые в работе разработанной системы документы имеют следующий
объем (таблица 3.1).
Таблица 3.1
Характеристика документов, используемых в системе
Документ
Периодичность
возникновения
(в месяц)
Кол-во
документострок в
одном документе
Общий объем в
год, документост
рок
Перечень отделов предприятия
10
100
12000
Список сотрудников предприятия
1
30
360
Номенклатура дел.
30
500
180000
ВСЕГО за входные:
192360
Выходные
Список сотрудников
30
800
288000
Список документов по видам
30
700
252000
Номенклатура дел
60
550
396000
Учетная карточка документа
6
1500
108000
Список документов, находящихся
в архиве
6
150
10800
ВСЕГО за выходные:
1054800
Таблица 3.2
Базовый вариант
№
п/
п
Наименование
операций
технологическог
о процесса
решения
комплекса
задач
Ед.
изм.
Объем
работ ы
в год
Норма
выработ
ки /
(опер /в
час.)
Трудое
мкость
Часовая
норма аморт
изации (руб.
за час) / ст.
Стоимостные
затраты для
ручных
операций
1.
Регистрация
документов
д/с
31680
50
633,6
148,81
94285,71
2.
Учет,
регистрация
пользователей
д/с
110880
50
2217,6
148,81
330000,00
3.
Сведения о
движении
документов
д/с
39600
50
792
148,81
117857,14
4.
Отчеты о работе
системы
д/с
31680
100
316,8
148,81
47142,86
5.
Формирование
списка
сотрудников
д/с
34320
150
228,8
148,81
34047,62
6.
Формирование
списка
документов по
видам
д/с
34320
151
227,284
8
148,81
33822,14
7.
Формирование
номенклатуры
дел
д/с
39600
100
396
148,81
58928,57
8.
Формирование
учетной
карточки
документа
д/с
39600
101
392,079
2
148,81
58345,12
9.
ИТОГО:
5204,16
774429,16
75
Таблица 3.3
Проектный вариант
№ п/
п
Наименование
операций
технологического
процесса решения
комплекса задач
Оборуд
ование
Объем
работы в
год
Норма
выработки
/ (опер/в
час.)
Трудоем
кость
Часовая
стоимость
накладных
расходов (руб.)
Стоимост ные
затраты для
ручных
операций
1.
Регистрация
документов
ЭВМ
31680
70
452,57
148,8095
67346,94
2.
Учет, регистрация
пользователей
ЭВМ
110880
75
1478,4
148,8095
220000,00
3.
Сведения о
движении
документов
ЭВМ
39600
60
660
148,8095
98214,29
4.
Отчеты о работе
системы
ЭВМ
31680
130
243,69
148,8095
36263,74
5.
Формирование
списка
сотрудников
ЭВМ
34320
210
163,43
148,8095
24319,73
6.
Формирование
списка
документов по
видам
ЭВМ
34320
226,5
151,52
148,8095
22548,09
7.
Формирование
номенклатуры дел
ЭВМ
39600
120
330
148,8095
49107,14
8.
Формирование
учетной карточки
документа
ЭВМ
39600
131,3
301,6
148,8095
44880,86
9.
ИТОГО:
3781
562680,79
Характеристика изменения затрат приведена в таблице 3.4.
Таблица 3.4
Характеристика изменения затрат
Затраты
Снижение
затрат
Коэффициент
изменения
трудовых затрат
Индекс
изменения
трудовых затрат
Базовый
вариант
Проектный
вариант
Трудоём
кость
Т0, часов
Т1, часов
(ч)
5204,16
3781,21
1422,95
0,27
1,38
Стоимос
ть
С0,рублей
С1, рублей
774429,16
562680,79
211748,38
0,27
1,38
На рисунке 3.1. наглядно сравним базовый и проектный варианты трудовых
затрат, а стоимостные затраты представим на рисунке 3.2.
Следующим шагом будет являться оценка затрат на разработку ИС.
В данном случае, необходимо учитывать, что процесс разработки ИС является
достаточно трудоемким, так как предусматривает несколько этапов: спланировать,
76
спроектировать, разработать, протестировать, наладить и внедрить программный
продукт и его элементы. Каждый из указанных этапов предусматривает определенные
действия, в связи с чем, процесс разработки и является трудоемким. Разработка ИС
также предусматривает определенные производственные затраты, которые в свою
очередь и составляют себестоимость данного продукта.
Рисунок 3.1. Диаграмма сравнения базового и проектного варианта
трудовых затрат обработки информации
Рисунок 3.2. Диаграмма сравнения базового и проектного варианта
стоимостных затрат обработки информации
Разработка программного продукта не может начинаться без формирования
сметы, то есть определенных расчетов заработной платы разработчиков, отчислений с
заработной платы работников (ЕСН), эксплуатационных расходов, расходных
материалов и иных расходов.
Указанные выше затраты будут распределяться по этапам разработки
программного продукта.
77
Основная цель создания автоматизированной системы учета и планирования
продаж – повысить достоверность получаемой информации, снизить трудоемкость
учета, в результате получить отчетную информацию.
Планируется, что выполнять работы будет группа, состоящая из двух человек:
менеджер проекта в лице руководителя дипломного проектирования и студент.
В перечне работ указаны наименования работ и сроки их выполнения. Перечень
работ указан в таблице 3.5.
Таблица 3.5
Перечень работ
№
этапа
Наименование этапа
Исполнитель
Трудоемк
ость,
чел/дн.
Численн
ость,
чел.
Длительност
ь, дн.
1
Анализ требований к
системе
Руководитель
6
1
6
2
Изучение существующих
аналогов
Руководитель
6
1
6
3
Разработка технического
задания
Руководитель,
студент
36
2
18
4
Постановка задачи
Руководитель,
студент
24
2
12
5
Разработка базы данных
Студент
44
2
22
6
Разработка
информационной системы
Студент
48
2
24
7
Разработка интерфейса ИС
Студент
48
2
24
8
Подготовка инструкций
пользователям
Студент
18
2
9
9
Подготовка отчета
Руководитель,
студент
18
2
9
Итого:
130
Таким образом, из представленной выше таблицы видим, что длительность работ
составит 130 дней.
Для того чтобы рассчитать экономическую эффективность от ИС учета продаж
возникает необходимость в определении капитальных вложений в создание и внедрение
данной ИС. Для удобства расчета стоит подразделить капитальные вложения на
отдельные затраты (статьи), они будут представлены:
- затратами на оплату труда и социальные отчисления;
- накладными расходами и расходами на электроэнергию.
Основой для расчета социальных отчислений будут выступать следующие
размеры выплат:
- Пенсионный фонд – 22%;
- Фонд социального страхования - 2,9%;