8
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ ................................................................................................................................10
I Аналитическая часть .............................................................................................................14
1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия.
Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ».......................................................................................... 14
1.1.1. Характеристика предприятия и его деятельности...................................................... 14
1.1.2. Организационная структура управления предприятием .......................................... 15
1.1.3. Программная и техническая архитектура ИС предприятия .................................... 18
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости
автоматизации................................................................................................................................ 20
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес
процессов ........................................................................................................................................ 20
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание .... 22
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники для
решения задачи .............................................................................................................................. 26
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты
информации.................................................................................................................................... 28
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «КАК
ДОЛЖНО БЫТЬ» ......................................................................................................................... 30
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи .............................. 30
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи ........................................... 34
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи ..... 36
II Проектная часть ....................................................................................................................39
2.1 Обоснование проектных решений...................................................................................... 39
2.1.1 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению ............... 39
2.1.2 Обоснование проектных решений по программному обеспечению ....................... 41
2.1.3 Обоснование проектных решений по техническому обеспечению ........................ 45
2.2 Разработка проекта автоматизации................................................................................47
9
2.2.1 Этапы жизненного цикла проекта автоматизации ...................................................... 47
2.2.2 Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации 52
2.2.3 Характеристика результатной информации ................................................................. 54
2.3 Программное обеспечение задачи ...................................................................................... 55
2.3.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога) ........................................ 55
2.3.2 Характеристика базы данных ........................................................................................... 56
2.3.3 Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей) ....................... 60
2.3.4 Описание программных модулей .................................................................................... 62
2.4 Контрольный пример реализации проекта и его описание .......................................... 66
III Обоснование экономической эффективности проекта...............................................71
3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности................ 71
3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта ...................................... 73
ЗАКЛЮЧЕНИЕ .........................................................................................................................80
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ ............................................................82
ПРИЛОЖЕНИЕ.........................................................................................................................84
10
ВВЕДЕНИЕ
Повсеместно любой вид деятельности в современных реалиях должен проходить
определенные этапы развития, которые непосредственно связаны с процессом сбора
информации, ее анализом, обработкой, выбором приоритетных задач, а также
нахождением наиболее оптимальных вариантов решения поставленных задач,
формированием подходов и методов для осуществления задуманных целей.
Увеличивающиеся объемы информации, такой, как входящая / исходящая / внутренняя
корреспонденция, документы, факсы, бумажные и электронные архивы, поручения,
заявки и другая рабочая документация, уже стали неотъемлемой частью работы
большинства компаний и нуждаются в постоянной обработке и упорядочивании –
составления, распределения, анализа, корректировки и утверждения.
Быстро распространившиеся системы электронного документооборота (СЭД)
упрощают работу с документами, поддерживают актуальность хранимых данных,
минимизируют время поиска необходимого файла.
Документы - это главные информационные ресурсы для любой компании,
поэтому взаимодействие с ними требует четко прописанных правил. Документы
реализуют информационную поддержку выработки управленческих решений на каждом
уровне и влияют на все бизнес- процессы. Документооборот - это постоянный процесс
движения документов, который позволяет отразить деятельность компании и
эффективно ей управлять. Горы бумаг, долгий поиск нужного документа, дубликаты и
потерянные файлы, промедления с отправкой и получением, промахи персонала- все это
далеко не полный перечень негативных проблем, которые могут возникнуть при
неверном построении документооборота. Всё это значительно тормозит, а в некоторых
случаях парализует полностью работу организации.
Грамотно настроенный документооборот становится неотъемлемой частью
эффективного управления. Документооборот очень важен для четкой организации
финансового и управленческого учёта.
СЭД или EDMS (Electronic Document Management Systems) составляют новое
поколение систем автоматизации компаний. Базовыми объектами автоматизации в
подобных системах становятся документы (во всех смыслах - от обычных бумажных до
электронных любого формата и содержания), а также бизнес-процессы, которые
включают в себя движение документов, так и их обработку. Подобный подход к
11
автоматизации компании становится сразу и конструктивным, и универсальным,
поддерживая автоматизацию отработки документов и всех бизнес-процессов компании
в рамках одной концепции и одного программного продукта.
Функциональных приложений СЭД можно назвать большое количество. Вот
некоторые их них:
- Отслеживание корреспонденции (входящей, исходящей);
- Создание электронного архива;
- Разработка и утверждение ОРД;
- Контроль следования документам и поручениям;
- Автоматизация процесса заключения договоров;
- Библиотека регламентов процедур управления;
- Подготовка документов по командировкам;
- Реализация внутреннего информационного портала компании и ее
филиалов;
- Встроенная система отслеживания выполнения должностных обязанностей.
К главным функциям СЭД относят:
- Описание и хранение корреспонденции, включая электронную почту и
внутреннюю документацию подчиненных;
- Улучшение процессов разработки и утверждения документов;
- Поддержка надежного, кратковременного и долгосрочного хранения
данных с изменяемым механизмом периодической архивации документов;
- Приведение к единой форме и шаблону всех документов;
- Составление списка клиентов, контроль истории взаимодействия с ними;
- Реализация единого информационного пространства и поддержка
возможности полнофункциональной работы сотрудников как внутри офиса, так и за его
пределами;
- Составление общих и личных мероприятий.
Главным достоинством СЭД можно назвать возможность конвертации в
электронный вид не только документов, но и процессов взаимодействия сотрудников,
что значительно ускоряет и упрощает организацию совещаний и обсуждений, обмен
важными данными, корректировка действий сотрудников вне зависимости от места их
нахождения (другой офис, город, страна).
12
Главные положительные факторы внедрения СЭД выражаются через основные
цели их внедрения:
1. Быстрый доступ руководителей всех уровней управления компании к
точной, полной и понятно представленной информации;
2. Внедрение единого информационного пространства для любого уровня
управления;
3. Облегчение регистрации и обработки данных;
4. Недопущение двойной регистрации идентичных данных;
5. Отражение данных там, где они появляются, а не там, где они стали
необходимы, т.е. процедура регистрации ведется в режиме реального времени;
6. Минимизация трудозатрат и их равномерное распределение на всех
участников системы учета, управления и планирования;
7. Автоматизация сбора данных для распределенной структуры управления
(аналогичной является структура фирмы).
Объектом исследования дипломной работы является ООО «Гарант», предметом –
процесс делопроизводства компании.
Целью данного дипломного проекта является снижение трудовых и стоимостных
затрат сотрудников службы делопроизводства ООО «Гарант» в результате внедрения
системы электронного документооборота.
Задачами данной дипломной работы является следующие:
- анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»;
анализ комплекса задач и обоснована необходимость автоматизации;
- выбор комплекса задач автоматизации и его характеристики;
- место проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание;
- обоснование необходимости использования вычислительной техники для
решения задачи;
- анализ существующих разработок;
- выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи;
- выбор и обоснован способ приобретения ИС для автоматизации задачи;
- обоснование проектных решений по техническому, программному и
информационному обеспечению.
13
В первой части дипломной работы необходимо проанализировать структуру
предприятия, его бизнес-процессы, необходимо выбрать процесс, подходящий для
автоматизации, обосновать необходимость его автоматизации, выбрать способ
приобретения и стратегию автоматизации, провести анализ существующей системы
защиты информации, обосновать проектные решения по техническому, программному и
информационному обеспечениям.
Во второй главе работы необходимо выбрать модель жизненного цикла
информационной системы, описать ожидаемые риски и методы их избегания, описать
информационное и программное обеспечение информационной системы, описать
контрольный пример ее использования.
В третьей части дипломной работы необходимо выбрать методику расчета
экономической эффективности системы и рассчитаны показатели в соответствии с
выбранной методикой.
14
I Аналитическая часть
1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия.
Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»
1.1.1. Характеристика предприятия и его деятельности
Объектом рассмотрения в дипломной работе является компания ООО «Гарант».
ООО «Гарант» является одним из ведущих производителей конвейерных систем.
Сегодня, конвейерные системы спроектированы так, чтобы обеспечить
универсальность и простоту, направленную на совершенствование существующих
производственных инфраструктур и поддержка новых рабочих мест. Современные
конвейерные системы разрабатываются для выполнения стандартов и требований в
различных специализированных отраслях.
Экономические характеристики предприятия приведены в таблице 1.1.
Таблица 1.1
Экономические характеристики предприятия
Наименование показателя
За 2019 г., руб.
Выручка
3837283
Себестоимость продаж
3564254
Валовая прибыль убыток
273029
Прибыль убыток от продаж
273029
Проценты к получению
8174
Прочие доходы
178437
в том числе:
Доходы, связанные с ликвидацией основных
2946
Доходы, связанные со сдачей имущества в аренду субаренду
2224
Доходы в виде восстановленных оценочных резервов
1091
Прибыль прошлых лет
4247
Доходы в виде списанной кредиторской задолженности
3729
Бюджетные субсидии на покрытие расходов по страхованию КА
163680
Прочие расходы
265141
в том числе:
Расходы, связанные с ликвидацией основных средств
6338
Расходы в виде образованных оценочных резервов
6393
Расходы на услуги банков
1467
Убытки прошлых лет
20191
Курсовые разницы
824
Расходы в виде списанной дебиторской задолженности
2375
Прочие убытки, приравненные к внереализационным расходам
11978
Содержание объектов социального назначения
23726
Выплаты социального назначения
22655
Расходы по страхованию КА, возмещаемые из бюджета в виде субсидий
163680
Прибыль убыток до налогообложения
194918
Текущий налог на прибыль
16883
В т.ч. постоянные налоговые обязательства активы
13953
Изменение отложенных налоговых обязательств
36054
Изменение отложенных налоговых активов
-
Прочее
2370
в том числе:
23701
15
Налоги, уплачиваемые организациями, применяющими специальные
налоговые режимы
1.1.2. Организационная структура управления предприятием
На рисунке 1.1 представлена организационная структура управления
предприятием.
Рисунок 1.1. Организационная структура управления ООО «Гарант»
Заместители генерального директора по техобслуживанию, по социальным
вопросам и экономическим вопросам руководят службами организации, организуют их
работу и осуществляют контроль за своевременным и качественным выполнением
сотрудниками служб своих должностных обязанностей.
Планово-экономический отдел занимается подготовкой годовых, квартальных
планов компании и отдельных отделов, отслеживает их выполнение, поддерживает и
совершенствует внутризаводское и внутрицеховое планирование, создает нормативы
для реализации фондов экономического стимулирования, занимается оперативным и
статистическим учетом, проводит анализ показателей работы главных агрегатов, цехов
и заводов, подготавливает и внедряет утверждение проекты, занимается
ценообразованием на продукцию, изучает и внедряет новейший опыт в рамках планово-
экономической работы и др., анализирует итоги деятельности компании, подготавливает
мероприятия по минимизации себестоимости и увеличению рентабельности компании,
повышению применяемости производственных фондов, выявлению и применению
резервов в компании, поддерживает методическое руководство вопросами научной
организации труда, занимается созданием технико-экономических нормативов и
отдельных показателей по экономическому стимулированию и др. Подготавливает
16
штатное расписание, ведет годовые, квартальные, месячные отчеты по труду и ЗП и
контролирует их выполнение, создает мероприятия по увеличению производительности
труда, использованию прогрессивных систем ЗП. Составляет положение об образовании
и расходовании средств материального поощрения, подготавливает технически
обоснованные нормы выработки и анализирует их выполнение, поддерживает и
участвует в процессе обсуждения вопросов научной организации труда, помогает
движению за коллективную гарантию общественной и трудовой дисциплины.
К функциям финансового отдела можно отнести:
- Реализация единой политики компании в рамках финансов. Подготовка
финансовой стратегии компании и базы для его финансовой устойчивости;
- Подготовка проектов перспективных и текущих финансовых расходов с
приложением нужных счетов и прочее.
Отдел материально-технического снабжения и работы с клиентами, основными
задачами отдела являются:
- своевременное и бесперебойное обеспечение структурных подразделений
предприятия необходимыми материально-техническими ресурсами, необходимыми для
осуществления производственно- хозяйственной деятельности предприятия;
- организация предоставления предприятием рекламных услуг в сроки и
объемах в соответствии с заказами и заключенными договорами;
- обеспечение эффективного функционирования и совершенствования
материально-технического снабжения предприятия.
В соответствии с основными задачами ОМТС и РК выполняет следующие
функции:
- контроль за состоянием запасов материалов, оперативным регулированием
производственных запасов на предприятии, соблюдением лимитов на отпуск
материальных ресурсов и их расходованием в подразделениях предприятия по прямому
назначению;
- определение на основе заявок потребности предприятия и структурных
подразделений в материальных ресурсах (материалы, оборудование, комплектующие и
т.д.);
- изучение возможности и целесообразности установления прямых
долгосрочных хозяйственных связей по поставкам материально- технических ресурсов;
17
- обеспечение доставки материальных ресурсов в соответствии с
предусмотренными в договорах сроками и контроль их количества, качества,
комплектности при приёмке к хранению на центральный склад предприятия;
- изучение оперативной маркетинговой информации, рекламных материалов
и предложений;
- проведение маркетинговых исследований по изучению спроса на
рекламные услуги предприятия;
- подготовка и заключение договоров на оказание рекламных услуг
потребителям, согласование условий предоставления данного вида услуг, оформление
необходимой документации.
Отдел главного механика (ОГМ) выполняет следующие задачи:
1. Обеспечить бесперебойную и технически правильную эксплуатацию
оборудования.
2. Содержание в работоспособном состоянии техники на требуемом уровне,
путем проведения плановых осмотров, испытаний и профилактического ремонта
оборудования.
3. Бесперебойное обеспечение производства водой, сжатым воздухом.
4. Выделение автомобильной и тракторной техники структурным
подразделениям, а также поддержание автотранспортной техники в технически
исправном состоянии.
Основной задачей ОАСУП является, разработка, внедрение и сопровождение
программного обеспечения на участках предприятия, так же обеспечение
бесперебойной работы вычислительной техники. В настоящее время парк
вычислительной техники составляет порядка 70 персональных компьютеров. На
предприятии функционирует высокоскоростная локальная сеть.
К основным функциям службы делопроизводства относятся следующие:
организация делопроизводства; прием, регистрация, учет, хранение, доставка и
рассылка корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), ведение справочной
работы по корреспонденции; осуществление доставки и отправки почтово-телеграфной
корреспонденции; организация работы архива документов; организация работы
библиотеки; организация и осуществление машинописной работы и работы по
копированию документов.