18
1.1.3. Программная и техническая архитектура ИС предприятия
Структурная схема технической архитектуры предприятия представлена на
рисунке 1.2.
Техническая архитектура предприятия имеет в своем составе локальную
вычислительную сеть. Локально-вычислительная сеть предприятия построена по
технологии Ethernet с использованием маршрутизатора (в стойке) ESR-200,
характеристики которого приведены в таблице 1.2.
Рисунок 1.2. Структурная схема технической архитектуры ООО «Гарант»
Таблица 1.2
Технические характеристики маршрутизатора ESR-200
Характеристика
Наименование
Основные
параметры
Оперативная память: до 8 Гб Встроенная Flash-память: 1 Гб Питание: AC
220 В, 50 Гц Мощность потребления: 75 Вт
Корпус: 310 мм х 240 мм х 44 мм(металл)
Вес: 2,5 кг
Рабочая температура: от -10 до +45° С
Скорость и
производительно
сть
Firewall: 1,6 Гбит/c
NAT: 1,6 Гбит/с
IPsec VPN: 0,82 Гбит/c VPN туннели: 200 штук
Статические маршруты: 11К Конкурентных сессии: 256К
Скорость передачи данных по электрическим интерфейсам находится в
диапазоне от 10 до 1000 Мбит/с (в зависимости от оборудования,
19
сетевых карт и категории витой пары), а через оптические интерфейсы
до 1 Гбит/с.
Интерфейсы
Маршрутизатор ESR-200 оснащен 4- мя электрическими портами
Ethernet Base-T/ Base-X Combo и 4-мя оптическими интерфейсами
Ethernet Base-T. Так же есть два порта USB (2.0 и 3.0) и один слот для
SD-карт.
Управление
Web-based administrative interface.
Функции
маршрутизации
уровня L2 и L3
Коммутация пакетов LAG/LACP 802.3ad STP, RSTP, MSTP 802.1d, 802.1Q
VLAN 802.1Q, Q-in-Q 802.1ad
Изоляция портов
VLAN и GVRP Selective Q-in-Q Private VLAN Edge
WAN протоколы
PPPoE, PPTP, IP Routing, RIP1/2, PAT, PAP, CHAP, MS CHAP, UDP, TCP,
IPCP, SNTP.
Технические характеристики используемого файлового сервера представлены в
таблице 1.3.
Таблица 1.3
Технические характеристики сервера Hyperion RS110 G3
Характеристика
Наименование
Набор микросхем
NVIDIA nForce Pro 3400
Процессоры
1 AMD Opteron 2xxx (до 6 ядер)
Максимальный объем памяти
32GB двухканальной Reg ECC DDRII 667
Встроенные контроллеры
2 порта SATAII RAID
Оптический накопитель
DVD/CD-RW
Емкость дисковой подсистемы
3TB
Сетевые интерфейсы
2x NVIDIA nForce Professional Networking
Видеоконтроллер
XGI Volari Z9, 16MB
Интерфейсы
Задняя панель: VGA, RS232, 2x RJ45, 4 x USB, 2x PS2
Доступ в Интернет организован по выделенной линии по технологии ADSL со
скоростью до 10 мбит/сек.
Схема используемой программной архитектуры представлена на рисунке 1.3.
В качестве операционной системы на АРМ пользователей используется Windows
10 Professional, в качестве ОС для файлового сервера - Red Hat Linux 7.2.
В качестве пакета офисных приложений установлен MS Office 2019 Prof,
включающий в себя MS Word 2019, MS Excel 2019.
Кроме того, на рабочих станциях сотрудников установлено такое дополнительное
ПО, как архиватор WinRar 5.2, Acrobat Reader 11.0, бесплатный антивирус Avira Free
Antivirus.
На предприятии используется «1С: Предприятие 8.3», который включает в себя
следующие основные компоненты системы «1С: Предприятие»:
- Бухгалтерский учет, сетевая версия;
- Оперативный учет 8.3, сетевая версия для 3-х польз.;
- Расчет, сетевая версия для 3-х польз.;
20
- конфигурация «Производство + Услуги + Бухгалтерия».
Рисунок 1.3. Схема программной архитектуры
Кроме того, на рабочих станциях сотрудников установлено такое дополнительное
ПО, как архиватор WinRar 3.70, Acrobat Reader 8.0, антивирус Dr.Web Desktop Security
Suite.
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости
автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
В ходе процесса производства продукции решаются следующие задачи,
обеспечивающие достижение запланированного уровня качества продукции
предприятия: производство продукции, удовлетворяющей заказчика; реализация
основного процесса производства продукции в соответствии с ГОСТ, Руководством по
качеству предприятия; предупреждение несоответствий во всех сферах деятельности
предприятия; улучшение качества продукции; выполнение задач в области качества на
протяжении всего процесса - начиная с маркетинга и заканчивая оценкой
удовлетворенности потребителя.
Характеристика основной деятельности компании с использованием правил
построения схем методологии IDEF в виде схемы, разработанная в среде Ramus,
приведена на рисунке 1.4.
21
Рисунок 1.4. Характеристика основного процесса предприятия
Входным потоками в рассматриваемой деятельности является сведения о заявке
или проекте на разработку продукции компании.
Деятельность ООО «Гарант» регулируется законами и подзаконными актами
России, требованиями руководства компании, а также технологическими нормами
производства, стандартами и ГОСТами.
Выходным потоком является информация о произведённой продукции с
качеством, удовлетворяющим заказчика.
Декомпозиция данного процесса приведена на рисунке 1.5.
Рисунок 1.5. Декомпозиция основного процесса
22
Исследование деятельности предприятия показало, что в основном все бизнес-
процессы автоматизированы за исключением документооборота, у которого основные
процессы осуществляются вручную.
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание
Цель дипломного проекта заключается в разработке системы автоматизации
документооборота для компании ООО «Гарант». На текущий момент времени данный
процесс на предприятии осуществляется следующим образом.
Функциональная диаграмма процесса учета и регистрации документации,
которые требуют исполнения и ответа продемонстрированы на Рисунках 1.6-1.10.
Рисунок 1.6. Контекстный уровень диаграммы IDEF0
Обработка документов предусматривает процессы приема и первичной обработки
документов. Входящие и исходящие документы подлежат обработке, а также
предварительному рассмотрению. Данные заносятся в реестр документов, после чего
происходит их исполнение.
Стоит сказать об использовании следующих активных объектов (механизмов), к
которым относят:
- руководителя предприятия (генерального директора);
- исполнителей – сотрудников предприятия.
23
Прием и первичная обработка документов предусматривает их первоначальное
исследование, а также регистрацию. Регистрация предусматривает следующие этапы:
сведения, указанные в документе заносятся в книгу учета, а после чего проставляется
штамп непосредственно на самом документе.
Рисунок 1.7. Функциональная диаграмма обработки документации
Рисунок 1.8. Декомпозиция функции «Прием и первичная обработка
поступившей документации»
24
Предварительное рассмотрение документов состоит в том, чтобы распределить
поступившие документы, передать их руководителю предприятия, который должен
оставить свою резолюцию и назначить ответственного за исполнение таких документов.
При этом резолюции должна быть доведена до исполнителей.
При обработке входящей документации данные о документе заносятся в журнал
входящей корреспонденции, а после передается получателю. Передача осуществляется в
том случае, если имя получателя указано непосредственно на документе. Если такое
указание отсутствует, то документы должны быть переданы руководителю предприятия.
При обработке исходящей корреспонденции данные о документе должны быть
занесены в журнал исходящей корреспонденции для последующей отправки.
На рисунке 1.9 представлена декомпозиция функции «Обработка внутренней
документации».
Рисунок 1.9. Декомпозиция функции «Обработка внутренней
документации»
25
Рисунок 1.10. Декомпозиция функции «Обработка исполненной
документации»
Перейдем к рассмотрению процесса исполнения документов. Он включает в себя
выполнение требований резолюции, а также доклад (отчет) об исполнении
соответствующего документа.
Исполненные документы также подлежат обработке. Проверяется правильность
отчета (доклада) об исполнении документа, после данной проверки документ снимается
с контроля посредством внесения определенной отметки.
Внутренние документы предприятия представлены приказами и распоряжениями.
В целом стоит сказать, что на текущий момент времени система
делопроизводства, которая используется на рассматриваемом предприятии, имеет ряд
недостатков:
1. Скорость обработки документов является недостаточно высокой.
2. Наблюдаются неточности и ошибки, которые непосредственно связаны с
человеческим фактором.
3. Возникают определенные сложности относительно построения отчетов и
поиске истории определенного документа.
Указанные недостатки могут быть устранены посредством внедрения
информационной системы делопроизводства на предприятии.
26
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники для
решения задачи
Схема документооборота вышеперечисленных документов приведена на рисунке
1.11.
В настоящее время учет документов и все связанные с ним действия производятся
специалистом без использования каких-либо средств автоматизации, то есть журналы,
реестры и отчеты заполняются вручную, что влечет за собой частое возникновение
ошибок.
Самыми затратными по временным и трудовым ресурсам среди описанных выше
составляющих процесса учета движения являются подготовка отчетов и поиск
информации по конкретному документу для определения его местоположения.
Это вызвано большим количеством поступающих и формирующихся документов,
что в итоге значительно затрудняет поиск информации в них.
Как ожидается, в случае автоматизации затрачиваемое специалистом время на
внесение записей и подготовку, и поиск информации значительно снизится, снизится
также и количество неверных записей.
Сравнение основных операций при учете документов без применения средств
автоматизации и в предлагаемом варианте по трудовым и стоимостным затратам
приведено в таблице 1.2 и таблице 1.3 (с учетом средней заработной платы сотрудника
службы делопроизводства 25000 рублей в месяц).
Таблица 1.5
Временные и стоимостные затрат при существующем варианте
Наименование операции
Количество,
в рабочий
день
Затрачиваемое
время на одну
мин.
Итого в
рабочий
день, минут
Стоимостная
оценка,
рублей
Внесение записи в журнал
8
40
320
793,6
Поиск данных по конкретному
документу
4
30
120
297,6
Подготовка отчета по движению
документа
4
10
40
99,2
Формирование реестра
документов, требующих
исполнения
4
15
60
148,8
Итого:
540
1339,2
27
Рисунок 1.11. Схема документооборота
Таблица 1.6
Временные и стоимостные затрат при планируемом варианте
Наименование операции
Кол-во, в
рабочий
день
Затрачиваемо
е время на
одну, мин
Итого в
рабочий
день, минут
Стоимостная
оценка, рублей
Внесение записи в журнал
4
1
4
9,92
Поиск данных по
конкретному документу
4
1
4
9,92
Подготовка отчета по
движению документа
4
10
40
99,2
Формирование реестра
документов, требующих
исполнения
4
10
40
99,2
Итого:
88
218,24