34
Сотрудникам ООО «ВЕНТРЕШЕТКИКОМ» нельзя применять публичные
почтовые ящики электронной почты для реализации любого вида корпоративной
деятельности.
Применение сотрудниками ООО «ВЕНТРЕШЕТКИКОМ» общедоступных
почтовых ящиков электронной почты возможно только при согласовании с
департаментом по ЗИ и использовании надлежащих механизмов шифрования.
Сотрудники ООО «ВЕНТРЕШЕТКИКОМ» для пересылки документов
бизнес партнерам обязаны использовать только личный персональный адрес
электронной почты.
Сообщения, отправляемые по электронной почте, представляют из себя
постоянный рабочий инструмент для электронных коммуникаций, имеющий тот
же статус, что и письма, и факс. Электронные сообщения, как и прочие средства
письменных коммуникаций, подлежат хранению и регламентации.
Чтобы предотвратить шибки в процессе написания и отправки,
необходимо непосредственно перед отправкой внимательно проверить
правильность написания имен и адресов получателей. В момент получения
сообщения лицом, для которого это сообщение изначально не предназначается,
данное сообщение нужно переслать непосредственному получателю. Если
присланная таким образом информация несет секретный (конфиденциальный)
характер, об этом необходимо сразу проинформировать специалистов отдела по
ЗИ.
Отправитель электронного сообщения или документа, а также лицо,
которое его перенаправляет, должен указать свои инициалы, служебный адрес и
тему отправляемого сообщения.
1.3Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Для удовлетворения потребностей предприятия автоматизированная
система документооборота должна отвечать следующим требованиям:
Создание документов по собственным шаблонам и формам;
Дополнение системы собственными шаблонами документов;
35
Возможность работы с системой через Интернет;
Обновление справочников;
Создание гибких маршрутов согласования с возможностями
корректировки текста в режиме online;
Сканирование и распознавание текста;
Наличие API (Application Programming Interface) интерфейса для
интеграции с другими ИС на предприятии;
Высокий уровень безопасности;
Рассмотрев существующие разработки систем автоматизации
документооборота, можно выделить следующие системы, которые в той или
иной степени отвечают требованиям:
Система автоматизации делопроизводства и электронного
документооборота «ДЕЛО» [15]
Система электронного документооборота «ЕВФРАТ-
Документооборот» [16]
Система «ЛЕТОГРАФ» [17]
Результаты сравнения функциональных возможностей систем приведены
в таблицах. При этом используются следующие обозначения:
2 -возможность реализована
1 -реализация с помощью стороннего ПО, дополнительного ПО
разработчика или неполная реализация возможности
0 -возможность не реализована
Таблица 1.4
Сравнительный анализ существующих систем электронного
документооборота
Возможность
«Дело
»
«Евфрат-
документооборо
т»
Система
«Летограф
»
Регистрация и подготовка документации
Использование шаблонов для
подготовки документов
2
1
2
Создание и изменение
дополнительных шаблонов
1
1
1
36
Создание графиков и графических
документов
1
2
1
Сканирование документов и
совместимость с ПО
обеспечивающим распознавания
образов текста
1
1
1
Проверка на дублирование
2
2
0
Использование, редактирование и
добавление новых справочников и
словарей
1
2
2
Маршруты согласования и контроль за исполнением
Задание маршрутизации
(параллельной / последовательной)
2
2
2
Возможность изменения маршрутов
отправленного документа
1
2
2
Визуальный редактор процесса
обработки документа
1
2
0
Автоматическая блокировка
документа, взятого на редактирование
2
2
0
Уведомление сотрудников о
входящих поступивших задачах
2
2
2
Автоматизация процесса приема /
отказ от поручений к исполнению
2
1
0
Настройка напоминаний и
уведомлений о приближающихся
сроках исполнения задачи.
1
2
2
Оперативный контроль за сроками
исполнения
2
2
2
Аналитика и подготовка отчетов
Возможность поиска документов
2
2
2
Возможность логического поиска
2
2
0
Наличие генераторов подготовки
отчета
1
2
2
Получение отчетов и справок по
исполнительской дисциплине
2
2
2
Возможность создания собственных
шаблонов отчетов в визуальном
редакторе
0
2
2
Архив электронных документов
Списание в архив
2
2
2
Поиск по архиву
2
2
2
Ведение архивов электронных
документов
1
1
1
Ведение архивных хранилищ
электронных образов документов
2
1
2
Ведение отдельной базы документов
2
2
0
Обеспечение учета, контроля
2
2
0
37
движения и сроков хранения дел и
документов в архиве
Обеспечение оптимизации хранения
данных
2
1
1
Информационная безопасность
Гибкое разграничение прав доступа
2
2
2
Наличие программных средств
контроля целостности документа
2
1
1
Резервное копирование баз данных
2
2
2
Использование средств шифрования
1
2
2
Применение средств криптозащита
2
2
2
Применение Электронно-цифровой
подписи (ЭЦП)
1
1
2
ИТОГО:
52
55
44
Проанализировав приведенные системы можно сделать вывод:
1. Система автоматизации делопроизводства и электронного
документооборота «ДЕЛО»
Система представлена в двух вариантах:
С СУБД Microsoft SQL Server
С СУБД ORACLE
В зависимости от варианта очень сильно колеблется и цена лицензии.
«Дело» обладает полнофункциональными толстым клиентом. За значимым
минусом данной системы можно отметить, отсутствие встроенных средств
шифрования данных, полнофункционального генератора отчетов, а как
следствие создание своих отчетных шаблонов невозможно без доработки
системы.
2. Система электронного документооборота «ЕВФРАТ-
Документооборот»
Система представлена с СУБД своей собственной разработки (СУБД
«НИКА»). Как и «Дело» имеет в своем составе полнофункциональные толстый и
тонкий клиенты. За минусом – не в полной мере реализована система
сканирования (необходимо устанавливать дополнительное ПО). Помимо этого
для работы с шаблонами документов так же необходимо дополнительное ПО.В
отличие от своих конкурентов «ЕФРАТ» разработал свою СУБД, которая
поставляется с системой.
38
3. Система «ЛЕТОГРАФ»
Данной система используется СУБД Cache. Представлена эта система с
полнофункциональным толстым и WEB-клиентом. Из значимых минусов можно
отметить то, что данная система разрабатывается в индивидуальном порядке под
заказчика, сроки такой разработки не регламентированы и зачастую могут
занимать крайне много времени. Помимо этого фирма - разработчик не
предоставляет демо-версии своей программы для ознакомления. Клиент может
ознакомиться лишь с теми функциональными возможностями будущей системы,
которые представлены на официальном сайте, но при этом фирма – разработчик
останавливается на индивидуальном подходе к каждому клиенту, в этот подход
входит и ценовые показатели, которые, к слову сказать, достаточно высоки
(таблица 1.6).
Таблица 1.5
Стоимость лицензий систем электронного документооборота
Кол-во
лицензий
«Дело»
(microsoft sql
server – oracle)
«Евфрат-
документооборот»
Система
«Летограф»
5
47500-67000
34500
45000
20
180000-258000
110000
180000
50
435000-625000
225000
450000
100
800000-
1190000
375000
900000
Стоимость однопользовательской лицензии на используемый СУБД:
Cache (разработчик InterSystems)– 125-1100$ [9]
Oracle Database (разработчик Oracle)– 150-520$ [13]
Microsoft SQL Server 2005 (разработчик Microsoft) - 500$ [10]
1.3.2Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Проектирование рассматриваемой системы состоит из ряда
последовательных этапов и включает в себя:
1. сбор информации о деятельности рассматриваемого отдела.
39
2. определение стратегических свойств ИС;
3. определение функциональности ИС;
4. выбор стратегии автоматизации:
5. выбор способа приобретения;
6. определение архитектуры.
На первом этапе происходит сбор необходимой информации о работе
отдела охраны труда и экологической безопасности, производится анализ
деятельности отдела и выбор направлений автоматизации, таких как: обучение,
контроль за нарушениями ОТ, проведение мероприятий и учет руководящих
документов[9].
На втором этапе определяется базовая концепция проектируемой
информационной системы, которая отражает основные свойства будущей
системы, основные компоненты и их взаимосвязи. На этом этапе были
сформированы основные подсистемы: подсистема обучения, подсистема
проведения мероприятий, подсистема контроля за нарушениями ОТ, подсистема
учета руководящих документов.
На третьем этапе детально прорабатывается функциональность каждого из
компонентов системы. Здесь предъявляются предварительные требования к
функционалу каждой из подсистем.
На четвертом этапе происходит выбор стратегии автоматизации.
Существуют четыре варианта стратегии автоматизации: кусочная (хаотичная)
автоматизация, автоматизация по участкам, автоматизация по направлениям и
комплексная автоматизация. На данном этапе был сделан выбор автоматизации
по направлениям.
На пятом этапе производится анализ существующих разработок для
автоматизации комплекса задач, вырабатываются критерии оценки
эффективности использования существующих информационных систем, и
производится сравнительный анализ с вариантом разработки новой
информационной системы, на основе чего делается выбор наиболее
подходящего способа приобретения. В результате проведенного анализа было
принято решение о разработке новой информационной системы[10].
40
На шестом этапе производится выбор и обоснование проектных решений
по техническому и программному обеспечению задачи, определяется
приблизительный вариант архитектуры будущей информационной системы.
Так как рассматриваемый комплекс задач автоматизации затрагивает
работу одного подразделения – делопроизводства, то целесообразно выбрать
стратегию автоматизацию по участкам в качестве стратегии автоматизации.
1.3.3Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации комплекса задач
Способы приобретения ИС – это последующие действия от определения и
формализации решения о необходимости ИС до момента пока ИС не будет
внедрена на предприятия. Для рассматриваемого предприятия возможны
следующие способы приобретения ИС [6]:
разработка (самостоятельная и заказная);
покупка ИС (покупка отечественной или зарубежной ИС);
покупка + доработка (самостоятельная или заказная);
аренда.
Деятельность делопроизводства состоит из процессов, плохо
вписывающихся в концепцию большинства информационных систем,
предлагаемых на рынке. Комплекс задач автоматизации является очень
узкоспециальным, поэтому подобрать на рынке готовое программное решение
практически невозможно. Отсюда следуют два возможных варианта
приобретения информационной системы:
1. Приобретение одной из информационных систем, предлагаемых на
рынке, с серьезной доработкой под требуемый функционал.
2. Разработка новой информационной системы, непосредственно
решающей поставленные задачи.
К недостаткам первого варианта относится:
Затраты на приобретение информационной системы.
Дополнительные требования к квалификации людей, занимающихся
автоматизацией, т.е. необходимые навыки внедрения, доработки и поддержки,
41
приобретаемой информационной системы, что сказывается на повышении
ставки таких специалистов и ведет за собой дополнительные затраты.
Большие стоимостные и трудовые затраты на доработку
приобретаемой информационной системы.
К плюсам первого подхода можно отнести лишь появление определенного
фундамента для разработки информационной системы, чем в данном случае и
будет являться приобретаемая информационная система.
Единственным недостатком второго варианта – разработки новой
информационной системы в нашем случае, является отсутствие фундамента для
создания информационной системы, т.е. разработка с нуля.
Достоинствами разработки новой информационной системы являются[11]:
Полная ориентированность на решение задач отдела.
Учет требований к функционалу происходит на этапе
проектирования, из чего следует максимальное соответствие возможностей
системы заявленным требованиям.
Выбор платформы и программных технологий также
осуществляется с учетом принятых на предприятии требований и критериев, что
ведет за собой максимальное использование системой тех технических и
программных средств, которые уже имеются в наличии у предприятия.
Отсутствие затрат на доработку системы, так как весь функционал
создается на этапе разработки.
Компактность разрабатываемой системы, ориентация только под
конкретные задачи отдела.
На основе проведенного анализа, учета плюсов и минусов каждого из
возможных вариантов, был сделан вывод о разработке новой информационной
системы, которая будет полностью реализовать необходимые задачи и
максимально использовать имеющиеся ресурсы предприятия, не требуя больших
затрат на доработку и поддержку.
42
2 Проектная часть
2.1Обоснование проектных решений
2.1.1 Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
Информационное обеспечение (ИО) подсистемы состоит из
информационной модели работы персонала ООО «ВЕНТРЕШЕТКИКОМ».
Обычно выделяют внемашинное и внутримашинное обеспечение.
ИО состоит из: системы определения и кодирования; системы обобщения
документации, применяемой в ИО, информационную базу, т.е. данные из всех
массивов данных.
Внемашинное обеспечение включает в себя совокупность данных,
главную часть которых составляют документы. Можно различать первичные
(входные) документы, например, декларации и другую отчетность
налогоплательщиков, а также выходные документы, к которым можно отнести
отчетность налогоплательщиков, подготовленную и обработанную для отдела по
работе с налогоплательщиками или департамента камеральных проверок.
Внутримашинное ИО определяет представление данных на физических
носителях в виде специальных массивов (файлов), БД и их информационных
связей. Внутримашинное ИО подсистемы использует информационную среду,
направленную на реализацию сотрудниками своих должностных обязанностей.
Эта область выражается набором объектов, их свойств и взаимосвязей. Для
каждого отдельного объекта определяется набор его характеристик и свойств.
Информационные потоки внешне машинного ИО выражаются
направленным регулярным движением документов от источников их создания к
получателям[13].
Чтобы приспособить экономические данных для эффективного поиска,
обработки и передачи по каналам связи, их нужно перевести в цифровой вид.
Для этого их изначально упорядочивают (классифицируют), а затем
формализуют (кодируют) при помощи классификатора.
43
Классификатор является документом, при помощи которого реализуется
формализованное описание экономических данных в ЭИС, содержащей
названия объектов, названия классификационных группировок, а также их
кодовые обозначения.
По сфере действия можно выделить следующие типы классификаторов:
международные, внутригосударственные, отраслевые и локальные.
В это проекте использовались следующие общероссийские
классификаторы:
• ОКОПФ - Общероссийский классификатор организационно-правовых
форм;
• ОКУД - Общероссийский классификатор управленческой документации.
Главной компонентой внемашинного ИО становится система
документации, используемая в процессе управления экономическим объектом.
Документом является некая совокупность сведений, применяемая при решении
экономических задач, которая находится на материальном носителе в
соответствии с принятой формой.
Система документации является совокупностью обобщенных форм
документов, которые используются в процессе управления экономическим
объектом. Главным отличием системы экономической документации становится
большое разнообразие типов документов.
Используемые системы документации, характерные для
неавтоматизированных ИС, характеризуются большим количеством
разнообразных видов форм документов; значительным объемом потоков
документов и их запутанностью; задвоением данных в документах и
дублированием работ по их обработке, что приводит в итоге к низкой
достоверности итоговых результатов. Обработка документов в подобных
системах отнимает большую часть времени сотрудников. При попытке
упростить систему документации применяются следующие подходы:
• Обобщение и стандартизация документов[14];
• Использование безбумажной технологии, основанной на применении
ЭДО и новых информационных технологий их обработки.