64
Рисунок 1.2 Экранная форма списка документов
Список документов, находящихся в архиве, а также список документов,
находящихся на контроле, отличаются статусом. При этом в системе могут быть
следующие статусы:
документ зарегистрирован;
документ рассмотрен;
документ поставлен на контроль;
документ отправлен в архив.
На основе статуса формируются списки документов. При формировании
списков документов используются такие таблицы, как Документы, Файлы, а
также справочники Отделы, Виды документов, Пользователи.
Номенклатура дел содержит наименование томов, их количество и общее
количество страниц.
Учетная карточка документа содержит следующие реквизиты:
наименование документа;
дата добавления (создания);
список файлов, прикрепленных к документу;
наименование папки, в которой содержится документ;
резолюции руководителей отделов.
2.3 Программное обеспечение задачи
2.3.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)
65
В разработанной системе предусмотрено 2 вида пользователей;
Сотрудник, осуществляющий регистрацию документов;
Администратор.
Различие между функциями данных пользователей содержится в
различном уровне к доступу редактирования справочников. Дерево функций для
администратора представлено на рисунке 2.3.
Функции системы
документооборота
Работа со
справочниками
Работа с
документами
Регистрация
Редактировани
е
Добавление
файла
Получение
отчетов
Изменение
папки
Добавление
примечаний
Создать
Редактировать
Удалить
Печать
Создать
Редактировать
Удалить
Печать
Экспорт в MS
Excel
Номенклатура
дел
Список
сотрудников
Список
документов по
видам
Список
документов,
находящихся в
архиве
Разделы
номенклатуры
Пользователи
Отделы
Должности
Виды
документов
Работа с
папками
Добавление
Редактировани
е
Просмотр
Просмотр
документов в
папке
Удаление
Установка прав
Учетная
карточка
документа
Рисунок 1.3 Дерево функций системы
Сценарии диалога приведен на рисунке 2.4.
66
Авторизация
Папки
Список
Главное меню
Просмотр
папки
Добавить папку
Удалить
Редактировать
Настройка
доступа
Документы
Добавить
документ
Удалить
Редактировать
Настройка
доступа
Учетная
карточка
документа
Файлы
Добавить файл
Удалить
Редактировать
Настройка
доступа
Загрузить
Модули
Создать
Редактировать
Удалить
Печать
Разделы
номенклатуры
Пользователи
Отделы
Должности
Виды
документов
Отчеты
Создать
Редактировать
Удалить
Печать
Экспорт в MS
Excel
Номенклатура
дел
Список
сотрудников
Список
документов по
видам
Список
документов,
находящихся в
архиве
Учетная
карточка
документа
Рисунок 1.4 Сценарий диалога
2.3.2 Характеристика базы данных
ER-диаграмма базы данных созданная в соответствии с информационной
моделью представлена на рисунке 2.5.
67
Рисунок 1.5 ER-диаграмма базы данных
Характеристика каждой таблицы базы данных приведена ниже, в таблицах
2.4-2.11.
Таблица 1.4
Структура таблицы department (отделы)
Поле
Тип
Null
По умолчанию
id
int(11)
Нет
title
varchar(255)
Да
NULL
Таблица 1.5
Структура таблицы document (документы)
Поле
Тип
Null
По умолчанию
id
int(11)
Нет
id_folder
int(11)
Да
NULL
registration_date
datetime
Да
NULL
number
varchar(255)
Да
NULL
title
varchar(255)
Да
NULL
description
longtext
Да
NULL
68
page_count
int(11)
Да
NULL
destination
varchar(255)
Да
NULL
id_user
int(11)
Да
NULL
id_document_status
int(11)
Да
NULL
id_document_kind
int(11)
Да
NULL
Таблица 1.6
Структура таблицы document_access (права доступа)
Поле
Тип
Null
По умолчанию
id
int(11)
Нет
id_document
int(11)
Да
NULL
id_user
int(11)
Да
NULL
id_department
int(11)
Да
NULL
id_user_type
int(11)
Да
NULL
flag_view
bit(1)
Да
NULL
flag_edit
bit(1)
Да
NULL
flag_delete
bit(1)
Да
NULL
Таблица 1.7
Структура таблицы document_kind (виды документов)
Поле
Тип
Null
По умолчанию
id
int(11)
Нет
title
varchar(255)
Да
NULL
Таблица 1.8
Структура таблицы document_status (статусы документов)
Поле
Тип
Null
По умолчанию
id
int(11)
Нет
title
varchar(255)
Да
NULL
Таблица 1.9
Структура таблицы file (файлы)
Поле
Тип
Null
По умолчанию
id
int(11)
Нет
id_document
int(11)
Да
NULL
registration_date
datetime
Да
NULL
number
varchar(255)
Да
NULL
title
varchar(255)
Да
NULL
filename
varchar(255)
Да
NULL
size
int(11)
Да
NULL
id_user
int(11)
Да
NULL
Таблица 1.9
Структура таблицы folder (папки)
Поле
Тип
Null
По умолчанию
id
int(11)
Нет
id_partition
int(11)
Да
NULL
registration_date
datetime
Да
NULL
69
number
varchar(255)
Да
NULL
title
varchar(255)
Да
NULL
id_user
int(11)
Да
NULL
Таблица 1.10
Структура таблицы partition (разделы)
Поле
Тип
Null
По умолчанию
id
int(11)
Нет
title
varchar(255)
Да
NULL
Таблица 1.11
Структура таблицы user (пользователь)
Поле
Тип
Null
По умолчанию
id
int(11)
Нет
username
varchar(255)
Нет
password_str
varchar(255)
Да
NULL
password_hash
varchar(255)
Нет
auth_key
varchar(32)
Нет
password_reset_token
varchar(255)
Да
NULL
activation_token
varchar(255)
Да
NULL
email
varchar(255)
Нет
status
smallint(6)
Нет
10
created_at
int(11)
Нет
updated_at
int(11)
Нет
nikname
varchar(255)
Да
NULL
id_user_type
int(11)
Да
NULL
last_name
varchar(255)
Да
NULL
first_name
varchar(255)
Да
NULL
middle_name
varchar(255)
Да
NULL
phone
varchar(255)
Да
NULL
id_department
int(11)
Да
NULL
id_user_function
int(11)
Да
NULL
birthday
datetime
Да
NULL
Информационная модель представляет собой схему движения входных,
промежуточных и результативных потоков и функций предметной области.
Кроме того, она объясняет, на основе каких входных документов и какой
нормативно-справочной информации происходит выполнение функций по
обработке данных и формирование конкретных выходных документов.
Информационная модель представлена на рисунке 2.6.
70
ИС
Т права
доступа
Спр Отделы *
Спр виды
документов
Т права
доступа *
Спр разделы
Спр
Пользователи*
Спр статусы
документов
Спр виды
документов*
Т файлы
Спр
Номенклатура
*
Т папки
Спр Папки*
Администратор
Перечень отделов
Список
сотрудников
Номенклатура дел
Учет отделов
Учет
пользователей
Составление
номенклатуры
Учет видов
документов
Учет прав
доступа
Сотрудник
Документ
Регистрация
документа
Создание папки
Спр
пользователь
Т документы
Т Файл*
Т Документ*
Список
сотрудников
Номенклатур
а дел
Список
документов,
находящихся
в архиве
Список
документов
по видам
АдминистраторСотрудник
Спр отделы
Спр Разделы *
учетная
карточка
документа
Рисунок 1.6 Информационная модель системы документооборота
В соответствии с приведенной информационной моделью, работа системы
осуществляется следующим образом.
Администратор системы регистрирует сотрудников, используя и изменяя
содержимое справочника «Пользователи». При необходимости администратор
добавляет данные в справочники Папки, Номенклатура, Типы документов, Роли,
Адреса, Отделы.
Сотрудник регистрирует документы, используя документ и справочник
«Типы документов», Роли, Номенклатура, Папки и изменяя содержимое таблиц
Документы и Файл.
Администратором системы на основании входных документов
заполняются следующие справочники:
отделы;
71
роли пользователей;
пользователи;
виды документов;
номенклатура.
Для заполнения справочников используются соответствующие экранные
формы, а именно:
учет отделов;
учет ролей;
составление номенклатуры;
учет видов;
учет пользователей;
Данные сведения сохраняются в таблицах с первичными данными,
наименования которых совпадают с наименованиями справочников.
Далее используется экранная форма регистрация папки и документа. При
этом используются данные всех системы справочников, указанных ранее. В
результате информация о документах и папках сохраняется в справочнике Папки
и таблицах Документы и Файл.
Затем администратор и пользователь системы получает на экран состав
справочников, а также список документов и папок. При этом используются
данные из всех справочников системы и таблицы Документы. При
необходимости данные документы можно вывести на печать.
В качестве входной информации в разработанной системе
документооборота используются следующие документы и сведения:
Перечень отделов предприятия;
Список сотрудников предприятия;
Номенклатура дел.
Данные документы вносятся в систему вначале ее работы.
В системе используются справочники, приведенные в таблице 2.13.
Таблица 1.13
Перечень используемых справочников
№
п
п
название
справочник
а
ответственны
й за ведение
средний
объём
справочник
среднюю
частоту
актуализаци
средний
объем
актуализаци
72
а в записях
и
и, %
1
Отделы
Администрато
р
100
1 раз в месяц
10
2
Роли
пользователе
й
Администрато
р
10
1 раз в год
10
3
Пользовател
и
Администрато
р
200
1 раз в год
10
4
Типы
документов
Администрато
р
500
1 раз в месяц
25
5
Номенклатур
а
Пользователь
200
1 раз в год
25
6
Папки
Пользователь
250
ежедневно
25
Справочник Отделы включает в себя название отдела. Справочник Роли
пользователей включает наименование роли пользователя, а также
определенные права на чтение, добавление или удаление документов, файлов,
папок. В справочнике Пользователи содержатся следующие сведения:
Фамилия
Имя и отчество
Должность
Логин
Пароль
Дата регистрации
Дата рождения
Роль пользователя
Справочник Номенклатура составляется в ходе использования
номенклатуры дел бумажного документооборота и содержит следующие
реквизиты:
Наименование записи (дела) в номенклатуре
Количество томов
Номер тома
Страниц всего
Дата добавления
ФИО добавившего пользователя
ФИО удалившего пользователя
73
Справочник Папки является справочником, который содержит сведения о
создании каждым пользователем иерархии обрабатываемых документов. Также
каждая папка может быть в той или иной степени открыта для чтения и записи
другими пользователями, либо вообще закрыта.
Данный справочник содержит следующие реквизиты:
Наименование папки
ФИО добавившего пользователя
Дата добавления
Права доступа
Изображение
Оперативная информация хранится в таблицах Документы и Файлы. В
таблице Документы хранятся все сведения о зарегистрированном документе, а
именно следующие реквизиты:
Номер документа
ФИО сотрудника
Наименование
Вид документа
Дата подготовки
Дата и время регистрации
Количество страниц
Примечание
Адресат
Статус
Права доступа
В ходе деятельности к документам могут прикрепляться различные
файлы, в том числе и их электронные копии. Сведения о таких файлах
содержатся в таблице Файлы, в которой учитываются нижеперечисленные
реквизиты:
Номер файла
Наименование файла
Путь к файлу на сервере