13
На рисунке показано, что с сервера баз данных, по каналам связи
передается информация на рабочие места, где в свою очередь сотрудники
формируют отчет и распечатывают его на принтере. В виду специфики работы
с программным обеспечением про обработке снимков и необходимостью
хранения больших объемов информации, а также необходимости
использования значительных вычислительных ресурсов, необходимо наличие
техники, соответствующей системным требованяим в рамках выполняемых
задач.
Рассмотрим более подробно состав технической архитектуры::
Основной сервер компании состоит из:
1. Патч -панель:Trenolnet TC-P24C6
2. Маршрутизатор: Trenolnet Teg-s24r
3. Сервер: IBM3650
4. Дисковый массив IBMDS 3400(объем 16 Терабайт)
5.ИБП APC Symetria RM
6. Модем ADSL D-Link DSL-2500U
7.Wi-Fi- точка доступа D-Link DFL-900AP+
8. Система защиты Proxy Server User Gate
Основные параметры локальной сети фирмы приведены в таблице 3.
14
Таблица 3
Основные параметры локальной сети предприятия
№
Наименование параметра
Значение
1
Общее количество портов локальной сети
69
2
Общее количество активных подключений локальной
сети
40
3
Количество коммутаторов (48 портов)
2
4
Наличие АТС (внешних/внутренних линий)
9/36
5
Количество рабочих станций пользователей
25
6
Количество технологических подключений к сети
(сетевые принтеры, сканеры, МФУ, система
видеонаблюдения и др. устройства, не являющиеся
компьютерами, но использующие локальную сеть)
15
7
Источник бесперебойного питания SmartUPS 2000
(используются для подключения коммутаторов и
серверов)
2
8
Телекоммуникационная стойка
1
9
Кондиционер
1
Технические характеристики сервера IBMх3650, используемого в работе
специалистов ООО "Foto Style" приведена в таблице 4, характеристики
рабочей станции специалиста приведены в таблице 5.
Таблица 4
Технические характеристики сервера IBMх3650
Характеристика
Значение
Процессор
4 x Intel Xeon-2.67GHz (667MHz,2х2MB
L2 Cache),
Оперативная память
4 x 2048MB PC2-5300 667MHz DDR2
ECC DIMM Fully Buffered
HDD
4 x 1024 GB SATA
Дополнительно
DVD/ RW
15
Таблица 5
Технические характеристики рабочей станции специалиста отдела по
работе с клиентами Kraftway Credo KC 38
Характеристика
Значение
Периферия
Есть
Монитор
Acer G226HQLHbd, 21,5’, 1920x1080 (16:9), 8мс, LED,
250 кд/м
2
Описание
Офисный ПК
Процессор
Intel (TM) Core i3
Память
4 GB
HDD
500Гб 7200 об/мин 32 Мб SATA3
Оптический накопитель
DVD-ROM + CD-RW (COMBO) 52/32/52+16
Видеосистема
1024Mb integrated
Аудио
АС97
LAN
Есть
Размеры
~ 415 х 185 х 505мм
Уровень зрелости ИТ-инфраструктуры компании – стандартизованный.
Каждый из основных бизнес-процессов имеет свои средства автоматизации,
реализована система Active Directory в соответствии с организационной
структурой предприятия, с использованием которой применяются доменные
политики, система разграничения доступа. Вместе с тем ряд технологических
операций выполняются вручную, существует зависимость состояния системы
от уровня квалификации администратора. Также отсутствует единая
информационная база предприятия – каждый из его сегментов
автоматизирован по отдельности, что предполагает необходимость
выполнения работ по получению сводной информации из разнородных
прикладных программных комплексов.
16
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Рассмотрим существующую технологию управления проектами
фотостудии. Контекстная диаграмма приведена на рисунке 1.6, на рисунке 1.7
- диаграмма декомпозиции основного бизнес-процесса.
Рисунок 1.6 - Контекстная диаграмма
17
Рисунок 1.7 - Диаграмма декомпозиции основного процесса
Как показано на рисунке 1.7, основной бизнес-процесс управления
проектами фотостудии включает:
- учет клиентов;
- учет заказов;
-учет исполнения проектов;
- формирование отчетности.
На рисунке 1.8 - диаграмма декомпозиции учета клиентов, на рисунке
1.9 - учета заказов, на рисунке 1.10 - учета исполнения заказов.
18
Рисунок 1.8 - Диаграмма декомпозиции учета клиентов
Рисунок 1.9 - Диаграмма учета заказов
19
Рисунок 1.10 - Диаграмма учета исполнения проектов
Как выяснено руководством организации, в последнее время часто
возникает ситуация, когда план оказания услуг и фактически реализованные
проекты не совпадают. В результате наблюдается снижение прибыльности,
неэффективное расходование средств на аренду или приобретение реквизитов,
оплату труда привлеченных сотрудников.
Заявки клиентов на услуги фотостудии в настоящее время фиксируются
в файле Excel, где указывается номер заявки, наименование клиента, вид услуг
и их объем, продолжительность, а также дата предполагаемой фотосесии.
Вся информация хранится в файле Excel, либона бумажных носителях,
что не позволяет полноценно проводить мониторинг поступивших заказов и
фактически выполненных работ, затрудняет анализ эффективности работы
фотостудии и проводить оценку стоимости услуг.
Если же необходимо найти какую-либо информацию по ранее
заключенным договорам услуг фотосессий, то поиск осуществляется в архиве,
20
который хранится в виде бумажных документов - журналов учета и других.
Большую часть рабочего дня менеджер занят занесением необходимых
сведений в книги учета, а также, при необходимости анализом и поиском
нужных сведений.
Кроме того, в отчетный период менеджеру необходимо составлять
аналитические отчеты, включающие в себя анализ продаж фотостудии за
определенный период.
Для данного способа характерны следующие недостатки:
1. Невысокая скорость и точность выполнения расчетов.
2. Слабый контроль работы бухгалтера.
3. Усталость менеджеров - усиление негативного воздействия
человеческого фактора.
В связи с этим, руководством компании было принято решение об
автоматизации данного процесса, то есть создании экономической
информационной системы для повышения качества учета и уменьшения
временных затрат на обработку необходимых документов и получения
результативной информации в рамках технологии управления проектами
фотостудии.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и
ее описание
Как показано в результате анализа бизнес-процессов, изучаемая
технология связана со смежными задачами:
- учетом поставок материалов для проведения фотосессий;
- учетом клиентов;
- учетом платежей;
- учетом оказанных услуг.
Диаграмма места проектируемой задачи в информационной системе
фотостудии показана на рисунке 1.9.
21
Управление
проектами
фотостудии
Учет платежей
Учет услуг
Учет клиентов
Учет материалов
Рисунок 1.9 - Диаграмма места проектируемой задачи в
информационной системе предприятия
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
В ходе исследования было выявлено, что в технологии управления
проектами фотостудии возникает необходимость формирования отчетных
форм, а также выходных документов, в которых фигурируют данные из
информационной базы. Примерные расчеты приведены в таблице 6.
В таблице 6 показано, что использование информационной системы
позволит существенно экономить рабочее время сотрудников, сократить
трудозатраты на выполнение основных технологических операций в
управлении проектами.
22
Таблица 6
Частота формирования отчетных документов
№
Название документа
Время
формирован
ия без
применения
автоматизац
ии
Время
формирован
ия с
применение
м
автоматизац
ии
Частота
формирования
, раз в год
1
Учет платежей
15 мин.
0,5 мин
6000
2
Учет заказов
15 мин.
0,5 мин.
4000
3
Определение времени
15 мин.
0,5 мин.
4000
4
Определение специалистов,
задействованных в
фотосессиях
15 мин.
0,5 мин.
6000
5
Формирование сводного
отчета
15 мин.
1 мин.
7000
6
Формирование
аналитического отчета о
динамике оказанных услуг
15 мин.
1 мин.
6000
7
Учет услуг компьютерной
обработки фотографий
2 ч.
1 мин.
12
8
Формирование отчета по
исполнению заказов
1 ч.
1 мин.
100
Только по приведенным в таблице бизнес-процессам виден выигрыш
рабочего времени в 1030 рабочих дней.
Схема документооборота для процесса «Учет продаж» приведена на
рисунке 1.10. Схема документооборота для процесса «Анализ продаж»
приведена на рисунке 1.11.