23
Исполнитель
Специалист по
работе с
клиентами
Фотограф
Экономист
Действие
1. Оформление
услуги
Ввод заявки
2. Оказание
услуги
Оформление
документов
Оказание услуги
3.
Аналитический
отчет
Формирование
аналитического
отчета
Рисунок 1.10 - Схема документооборота для процесса «Учет заявок»
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
В условиях ООО "Foto Style" предусмотрено использование технологий
информационной безопасности в соответствии с действующим
законодательством и регламентирующими внутренними документами.
Специфика организации такова, что материалы, находящиеся в фотостудии,
могут относиться к категории защищаемой информации и персональных
данных, что требует принятия необходимых мер по обеспечению их
защищенности.
Основными направлениями в обеспечении защиты информации ООО
"Foto Style" являются:
- обеспечение физической защиты помещений (использование охранной
и пожарной сигнализации, система видеонаблюдения, наличие договора с
охранным предприятием);
- организационная защита информации (разработка внутренних
регламентирующих документов, ознакомление сотрудников с ними под
24
роспись, доведение ответственности за нарушение требований защиты
информации, определение перечня видов конфиденциальной информации, с
которой работают сотрудники и порядка работы с ней);
- программная защита информации (защита информационной системы,
что включает использование антивирусной защиты, средств защиты от
сетевых угроз, криптографические системы).
Защита информации ООО "Foto Style"осуществляется со стандартами по
классу К3.
В условиях информационной системы ООО "Foto Style"используются
программные продукты в области информационной безопасности:
- Антивирусное решение DrWeb Security Space 11.0;
- управление видеосистемой на базе «Орион»;
- Криптографические системы на базе «Крипто-Про».
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации ООО "Foto Style".
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Для проведения анализа существующих разработок автоматизации
задачи учета продаж были выбраны 3 программных продукта:
- «CRM Лайт»;
- «1С: Комплексная автоматизация 8»;
- «Мои продажи 2.0».
«CRM Лайт» - онлайн-сервис для ведения клиентской базы и
автоматизации продаж. С помощью «CRM Лайт» можно видеть информацию
по всем клиентам и продажам в одном интерфейсе, настроить процессы
обработки заказов, анализировать всю статистику по воронке продаж.
Таким образом, «CRM Лайт» позволяет:
- автоматизировать процесс продаж;
- вести учет клиентов;
- контролировать ход всех сделок;
25
- видеть воронку продаж;
- оценивать эффективность отдела продаж.
Прикладное решение «1С: Комплексная автоматизация 8» позволяет
автоматизировать задачи учета, контроля, анализа и управления на
предприятиях, которые ведут оптовую, розничную, комиссионную торговлю
(включая субкомиссию), осуществляют прием товаров на комиссию, продажу
в кредит, торговлю по заказам.
Программный продукт обладает следующим функционалом:
- возможность планирования продаж и закупок;
- учет поставок и товарных запасов;
- учет взаиморасчетов с контрагентами.
Технология работы с заказами позволяет проводить эффективное
размещение заказов покупателей и отражение их в планах подразделений
согласно принятой в компании стратегии их исполнения и технологическими
схемами (складские операции, под заказ). В процессе регистрации заказа
нужные товары автоматически резервируются на складских площадях
предприятия, а в случае отсутствия необходимого количества товаров
производится автоматическое формирование заказа для поставщика.
«Мои продажи 2.0» - бесплатная программа с открытым исходным
кодом для учета продаж и товаров. Предназначена для розничных торговых
точек, которые работают по упрощенной системе.
Возможности программного продукта:
- создание нескольких пользователей с возможностью разграничения их
полномочий;
- просмотр параметров продаж в онлайн режиме из различных торговых
точек;
- формирование и печать списка продаж за выбранный период;
- просмотр статистической информации за выбранный период в разрезе
отделов и продавцов;
26
- возможность гибкой работы с продукцией, наличие древовидного
каталога продукции при неограниченной степени вложенности, реализация
технологий прихода, списания продукции, просмотра и распечатки остатков
товаров для более эффективного процесса инвентаризации;
- поиск по товарам, продажам, сделанным расходам;
- возможность расширения функций программы через добавление
плагинов.
Сравнение функциональных возможностей автоматизированных систем
учета продаж представлено в Таблице 1.2.
На сегодняшний день наиболее эффективным программным продуктом
для целей автоматизации учета продаж является «1С: Комплексная
автоматизация 8», позволяющая как осуществлять планирование продаж
компании, так и проводить комплексный анализ продаж, формировать
отчетные документы, заявки и договора.
27
Таблица 1.12
Таблица сравнения функциональных возможностей
автоматизированных систем учета продаж
Функциональные
возможности системы
Наименование системы
«CRM Лайт»
«1С:
Комплексная
автоматизация 8»
«Мои
продажи
2.0»
Специальные возможности
Календарное
планирование, контроль
и управление продажами
предприятия
-
+
-
Календарное
планирование
поступления денежных
средств от продаж
-
+
-
Специальные возможности
Оперативная отчетность
+
+
+
Формирование счета-
фактуры
+
+
-
Формирование плана
поступления денежных
средств от продаж
-
+
-
Контроль исполнения
плана поступления
денежных средств
-
+
-
Учет и регистрация
поступающих заявок
+
+
+
Согласование и
утверждение заявок на
платежи
+
+
+
Формирование договора
с компанией
+
+
-
Регистрация документов
+
+
-
Отчеты по продажам
+
+
+
Общие возможности (%)
Удобство интерфейса
90
70
80
Гибкость
50
80
30
Практичность
50
100
25
Безопасность
80
90
60
Стоимость программы,
руб.
2500
22000
12000
28
Основным недостатком перечисленных систем является их
громоздкость и, как следствие, сложность внедрения, и большое количество
времени и средств, затрачиваемых на это.
В нашем же случае необходимо разработать автоматизированную
систему учета реализации продукции и учета заявок поставщикам, то есть
автоматизировать только небольшой участок деятельности предприятия.
Рассмотренные же системы автоматизируют большую часть деятельности в
области реализации продукции, то есть, в случае покупки такого
программного комплекса большая часть функций не будет использоваться,
следовательно, финансовые средства будут потрачены впустую и не принесут
ожидаемого эффекта. Таким образом, в случае технологии управления
проектами ООО "Foto Style" оптимальным решением будет являться
собственная разработка программного обеспечения.
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Разрабатываемая система автоматизации бизнес-процессов для
фотостудии должна обладать приемлемыми характеристиками по
параметрами масштабируемости надежности хранения информации. Кроме
того, система должна обладать адаптируемостью под программную среду в
условиях ООО "Foto Style". Также, разрабатываемая система ИС должна иметь
возможности по доработке функционала при изменении потребностей
организации. Система не должна иметь неиспользуемого функционала.
Система должна представлять собой: приложение Windows, обладать
понятным пользовательским интерфейсом, интерфейс администратора
должен иметь набор необходимых функций, также должна быть реализована
возможность по формированию отчетности согласно поставленным задачам.
При реализации проекта необходимо определить следующие стадии
[12]:
29
1. Проведение анализа существующих бизнес-процессов управления
предприятием с использованием информационного портала. Предполагает
проведение сбора и анализа следующих параметров: объем продаж, наличие
товара на складе, уровень спроса по видам продукции.
2. Определение функций, подлежащих автоматизации.
3. Определение стратегии автоматизации. Проведение анализа
существующих стратегий автоматизации и подбора наиболее подходящего
варианта для ООО "Foto Style".
4. Разработка документа «Техническое задание» и сроков исполнения
работ
Далее проведем выбор стратегии автоматизации применительно к
данному проекту.
Принятыми в настоящее время стратегиями автоматизации являются
[10]:
- Кусочная (предполагает автоматизацию для каждой из задач с
использованием собственной информационной системы;
- По участкам (автоматизируются участки деятельности с
использованием собственного ПО);
- По направлением (производится автоматизация направления
деятельности);
- Полная автоматизация (весь производственный процесс
автоматизируется одним программным продуктом).
В рамках данного проекта в качестве способа автоматизации выберем
автоматизацию по направлению, направлением является «управление
проектами». Использование полной автоматизации нецелесообразно, так как
остальные направления деятельности фотостудии (учет хозяйственных
операций, работа юридического и кадрового отдела, учет заработной платы)
не имеют связи с изучаемой технологией.
30
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи
Далее проведем выбор способа приобретения программного решения
для процесса управления проектами для фотостудии. Существуют следующие
способы приобретения программных решений [5]:
Приобретение готового специализированного программного решения;
Разработка программного решения силами специалистов компании;
Привлечение специалистов сторонней организации для разработки
программной системы;
Приобретение системы с последующей её доработкой.
В рамках данного проекта выбран способ приобретения программного
продукта через собственную разработку в силу следующих причин [16]:
- Наличие в штате специалистов, способных провести разработку
системы;
- Возможность доработки системы под специфику организации;
- Отсутствие зависимости от сторонних разработчиков, которые могут
изменять ценовую политику при разработке и сопровождении, либо
отказаться от проекта.
1.4 Обоснование проектных решений
1.4.1 Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
В процессе проектирования информационной системы управления
проектами фотостудии потребуется использование ряда классификаторов:
Локальный классификатор видов услуг;
Локальный классификатор клиентов;
Локальный классификатор сотрудников;
31
В качестве входных документов информационной системы
используются:
Реализация услуг;
Договор на оказание услуг;
Оказание услуг
Выходной информацией будет являться:
Отчет по динамике оказанных услуг;
Отчет по заявкам;
Печатные формы, необходимые в процессе оказания услуг
фотостудии
В большинстве случаев, использовать унифицированные формы
документов не представляется возможным, так как таких форм просто нет.
В целях повышения достоверности выдаваемых результатов, а также для
исключения дублирования информации и ошибочной передачи информации
не по ее назначению, в информационной системе необходимо использовать
централизованную базу данных, построенную в виде взаимосвязанных
таблиц, т.е. использующую реляционную модель хранения данных. Это
позволит сделать работу с системой оперативной, построенной на единых
алгоритмах сбора, хранения и обработки всей входящей и исходящей
информации.
1.4.2 Обоснование проектных решений по программному
обеспечению
Программное обеспечение является совокупностью программных
продуктов системы обработки данных и программной документации,
необходимой в рамках их эксплуатации. [6]
Системное программное обеспечение представляет собой комплекс
программных продуктов, обеспечивающих возможность эффективного
управления составляющими вычислительных систем (процессором,
32
оперативной памятью, каналами ввода-вывода, сетевым оборудованием),
выступая в роли «межслойного интерфейса» с одной стороны которого
используется аппаратные составляющие, а с другой – пользовательские
приложения.
Прикладное программное обеспечение представляет собой комплекс
программных решений, предназначенных для выполнения пользовательских
задач и рассчитанный на непосредственное взаимодействие с пользователями.
Инструментальное программное обеспечение представляет собой
программным обеспечением, предназначенным для использования при
проектировании, разработке и сопровождения программных продуктов.
В качестве средства разработки в рамках данного проекта выбрано
Delphi XE.
Основные возможности данной среды разработки предполагают
возможность взаимодействия с множеством СУБД, наличие большого
количества компонент, позволяющих работать с различными внешними
приложениями, выводить отчетность в приложения MS Office, Open Office.
В качестве СУБД выберем MS SQL Server, так как она принята в
качестве стандарта в существующей информационной системе
статистических служб, проводящих учет демографических показателей и
приобретать новый программный продукт нецелесообразно. Кроме того,
использование данной СУБД соответствует требованиям к проектируемой
системе:
- обеспечение сетевого доступа из локальной сети, в том числе из
удаленных площадок;
- обеспечение безопасности данных на уровне СУБД;
- интеграция доменных политик безопасности с политиками
безопасности СУБД.