27
Рисунок 1.10 Функциональная модель. Уровень 1.2.2 Согласование требований
Под процесс заключение договора 2-го процесса, работа с новым клиентом.
Задачи:
- составление окончательно версии договора - входные потоки: Проект
договора; выходные потоки: Договор для подписи.
- подписание клиентом и ответственным лицом;
входные потоки: договор для подписи;
выходные потоки: договор.
28
Рисунок 1.11 Функциональная модель. Уровень 1.2.3 Заключение договора
Клиентский отдел - это опорная точка всех процессов в организации,
связанных с оказанием услуг или продажей продукции.
При автоматизации данного комплекса задач планируется достижение
следующих целей в качестве прямого эффекта:
- снижение стоимостных затрат на обработку информации.
- снижение трудовых затрат на обработку информации.
- сокращение времени на выполнение рутинных операций и освобождение
его для выполнения аналитических операций.
- повышение степени понятности расчётов.
- уменьшение количества работников, которые занимаются ручными
операциями.
- увеличение скорости обслуживания клиентов.
- при уходе или временном отсутствии сотрудника в базе будут не только
координаты клиентов, но и история взаимоотношений с ним.
Система, проект которой мы осуществляем, должна подчиняться
следующим техническим требованиям:
- это и возможность интеграции с большинством информационных систем
29
хотя бы на уровне открытых кодов командной строки или поддержки стандарта
OLE Automation;
- обеспечение должного уровня безопасности при помощи различных
методов контроля и доступа к информационным ресурсам;
- наличие, сертифицированных в ФАПСИ, программно-аппаратных средств
защиты системы, которые осуществляют шифрование данных, поддерживающих
электронную цифровую подпись и аутентификацию на её основе пользователей,
а также масштабируемость, для работы с разным числом клиентских мест и
возможным развитием системы;
- построения системы из оперативно-независимых функциональных
блоков с расширением за счет открытых стандартов, API или COM, так
называемый модульный принцип;
- возможность миграции система с платформы на платформу, конечно
обязательно должны быть версии для ОС MS Windows, и UNIX;
- система должна поддерживать технологию распределенной обработки
информации и технологию Internet/Intranet с возможностью работы через тонкого
клиента. Это решение даёт возможность использовать стандартные хранилища
данных, такие как библиотеки документов и базы данных, из локальных,
корпоративных и глобальных сетей, не требуя существенных затрат на
надежность и безопасность хранения данных, а также на дополнительное
администрирование и поддержание целостности;
- наличие технологии многоуровневого электронного архивирования
информации на разных носителях, DVD-ROM, CD-RW, магнитооптических
дисках;
- возможность и инструментальные средства, позволяющие самостоятельно
наращивать функциональность установленной ERP-системы;
- ну и конечно удовлетворительные характеристики при эксплуатации
системы, такие как легкость обучения, эргономичность рабочих мест,
администрирования и русскоязычный интерфейс [5].
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
30
Применение компьютеров при выполнении ресурсоёмких решении,
комплексов задач, описываемых в данной работе, обосновано несколькими
факторами. Во - первых, базовое ПО, на платформе которого будет выполняться
наша задача, не позволят решать задачи без использования вычислительной
техники быстро, и что важней всего точно. При необходимости постоянной связи
с базой данных, и использования, как интернета, так и локальной сети, средств
телекоммуникации, и другие факторы, которые определяют решения
поставленных задач при использовании определённых методов и обуславливают
использование вычислительной техники.
Разделим процесс решаемой задачи, состоит он трех этапов:
- первый этап - это сбор, регистрация, и передача данных, которые будут
применены для обработки. Результатом будет являться составление документа.
- второй этап - это заполнение данными информационной базы, перенос данных
на носители информации и первоначальное формирование отчётов.
- третий этап включает операции корректировки, накопления информации,
сортировки, обработка данных и отображение.
При выполнении этапов надо учитывать такие требования, как:
- достоверность обрабатываемой информации;
- сроки, в которые задача должна быть выполнена;
- затрачиваемые трудовые затраты, а также их стоимость, при обработке данных;
- наличие возможности обработки данных на ЭВМ;
- выполнение задачи в разных режимах.
Такие требования выполняются за счет нескольких факторов:
- сокращение числа ручных операций;
- жесткий контроль вводимой информации;
- уменьшение объема обрабатываемых данных;
- обучение персонала пользованию системой и повышение производительности
за счет улучшений условий труда.
Факторы, влияющие на выбор способа сбора, регистрации и передачи данных
следующие:
- расположение информации, и её источников от центра обработки данных;
31
- возможность пользоваться выделенными каналами связи при получении,
передачи информации.
Использование массивов при обработке данных обработке данных. Что
безусловно дает преимущества в скорости выбора, сортировки, поиска и т.д.
Также необходима при этом возможность просмотреть полученные результаты
перед передачей и оформлением и информации на выходе.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Для обеспечения безопасности, в плане хищения информации на предприятии
разработаны меры, которые направлены на создание барьеров при попытке
неправомерного использования служебной информации. При осуществлении
деятельности предприятие определяет комплекс мероприятий, осуществляемых
сотрудниками в целях ограничения несанкционированного доступа к важной
информации, и ее неправомерного использования [6, стр.68].
Целью такого применения перечня мер является осуществление следующих
задач:
- исключение возможности неправомерно использовать служебную информацию
как сотрудниками фирмы, так и третьими лицами в своих интересах, а также в
ущерб интересам клиента и фирмы;
- предотвращение хищения, утраты, утечки, а также искажения и подделки
служебной информации;
- предотвращение действий по несанкционированному уничтожению,
искажению, копированию, блокированию и модификации служебной
информации.
При реализации требований ограничения доступа, к информации,
предназначенной для служебного использования, сотрудников других
подразделений, организация принимает следующие организационно-технические
меры:
- разграниченное обеспечение доступа, к системам и информационным базам
данных, сотрудников;
32
- определение разграничения доступа сотрудников в систему и к сетевым
ресурсам по локальной сети;
- обеспечение защиты используемой информации, отправляемой во внешние сети;
- контроль и соблюдение мер при размещении мест сотрудников и принципа
расположения по выполняемым обязанностям и функциональному признаку, и
различным видам деятельности в том числе.
Для предотвращения неправомерного использования, распространения,
копирования информации, относящейся к служебной, сотрудниками организация
принимает меры по управлению персоналом, в которые входит:
- ознакомление, с утвержденными на предприятии правилами внутреннего
трудового распорядка, сотрудников организации при приеме на работу, которые
предусматривают принятые меры ответственности при нарушении дисциплины и
трудового распорядка;
- согласие в виде письменного обязательства сотрудников организации о
неразглашении служебной информации, как за пределами организации, так и
внутри;
- конкретное определение информации, относящейся к служебной, к которой
имеет доступ определённый сотрудник фирмы, на уровне внутренних документов
организации, которые доводятся до сведения этого сотрудника;
- допуск сотрудников организации только к сведениям, которые необходимы им
для выполнения своих прямых обязанностей.
Определено хранение документов, которые содержат служебную
информацию, они хранятся в сейфах или запираемых шкафах.
Клиент получает документы в следующем порядке:
- на бумажном носителе информация передаётся или доставляется клиенту в
конвертах, запечатанных и исключающих возможность просмотра, находящейся
в них информации;
- если информация передаётся клиенту в электронном виде, то при этом
используются защищенные каналы связи;
- также организация использует другие возможные средства для уменьшения
рисков, связанных с возможным несанкционированным доступом к информации,
направляемой к заказчику.
33
Информация, которая не подлежит хранению, уничтожаются сразу. В том
случае, когда документ, содержащий служебную информацию, силу утратил или
устарел и не представляет важности, а также ценности для использования в
будущем, такой документ уничтожается по распоряжению руководителя
организации или по решению руководителя, если это в его полномочиях,
соответствующего структурного подразделения.
Организация своевременно проводит проверки сотрудников на предмет
соблюдения принятых мер по сохранению информации, и внутренних правил,
касающихся соблюдения ограничения доступа сотрудников к информации,
относящейся к служебной, делопроизводства и движения документов.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации
задачи
Система, проектируемая в организации, будет соответствовать имеющимся
общим техническим требованиям:
- должна быть возможность взаимодействия с большим числом
программных продуктов с минимальным уровнем интеграции - на уровне
открытых кодов командной строки или поддержки стандарта OLE Automation.
- обеспечивать безопасность такую как, разграничение доступа к
информационным ресурсам с помощью разных методов контроля [7].
- наличие программно-аппаратных средств защиты информации в составе
системы, сертифицированных в ФАПСИ те, которые позволяют шифровать
данные, поддерживать электронную подпись и аутентификацию на ее основе
пользователей.
- масштабируемость с возможностью развития системы и для работы с
разным числом пользователей.
- иметь возможность работы с технологиями распределенной обработки
информации, такими как Internet/Intranet. Это позволяет использовать
техническое решение для стандартного хранилища данных, таких как библиотеки
документов, базы данных из локальных, корпоративных и глобальных сетей, не
34
требуя больших затрат на поддержание целостности дополнительное
администрирование и обеспечение надежности и безопасности хранения данных.
- наличие технологии многоуровневого электронного архивирования
информации на разных носителях информации, таких как дисковые массивы, CD-
ROM, CD-RW, флэш накопители и т.п.
- требование к наличию встроенных инструментальных средств и
аналитических возможностей, которые позволяют самостоятельно наращивать
функциональность установленной системы.
- характеристики, удовлетворяющие при эксплуатации системы, такие как
легкость обучения, администрирования, русскоязычный интерфейс и
эргономичность рабочих мест.
Таблица 1.5 Сравнения систем автоматизации
№
п\п
Название
системы
Характеристика
системы
Функции системы
Стоимос
ть
рублей
1.
LiveSklad
Облачная платформа
для автоматизации
сервисного центра.
Взаимодействует с
клиентом и
контролирует все
процессы в сервисе.
Подойдет для любых
размеров бизнеса,
ориентирована на
сервисные центры по
ремонту техники,
автосервисы, ателье и
другие сферы
деятельности
12000 в
год на 5
пользова
телей
2.
Универсальн
ая система
учета УСУ
Универсальная
Система Учета - это
система,
специализирующаяс
я на автоматизации
Продуктовый каталог,
Колл-центр и
телефония, История
взаимодействия с
клиентом, Системы
32000 на
5
пользова
телей
35
бизнеса и работы
предприятий с
любым видом
деятельности
лояльности,
Мониторинг
эффективности
персонала, Тайм-
менеджмент,
Управление
поддержкой
3.
Service CRM
Расширенная
система учета
клиентов
складской учет, учет
задач, гибкое
планирование
заработных плат,
интеграция с
прайсами
поставщиков и
управление
маркетингом
компании - все
объединено в одной
системе.
15600 в
год на 5
сотрудни
ков
Как показал сравнительный анализ можно взять в эксплуатацию одну из
систем, находящихся на рынке, но эти системы, рассмотренные выше, не совсем
подходят для внедрения в нашу организацию. Основная причина - это затраты на
приобретение программного продукта, а также слишком обширная
функциональность всех рассмотренных программных комплексов. В случае
внедрения ПО это повлечет за собой, реализацию множества функций ненужных
для деятельности организации, или их дублирование. А так как стоимость
внедрения программных комплексов составляет достаточно весомую сумму, это
повлечёт за собой еще и неэффективное вложение капитала.
Подводя итог можно с уверенность сказать, что наиболее логичным выходом
в сложившейся ситуации, является создание своей разработанной системы, на
36
имеющейся в организации платформе 1С, которая позволяет реализовать
необходимые для этого функции.
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Стратегия автоматизации содержит в себе основные базовые принципы,
которые применяются при автоматизации компании. В состав стратегии входят
следующие элементы:
- техническая политика с расчётом на будущее - совокупность внутренних
стандартов, поддерживаемых в организации;
- последовательность целей функционирования организации, согласно которым,
будет проходить автоматизация;
- выбор способа автоматизации: комплексно, по участкам, по направлениям;
- существующие ограничения: временные, финансовые и т.д.;
- также процедура управления изменениями плана в организации.
Выбранная стратегия автоматизации должна отвечать в первую очередь
задачам и существующим приоритетам организации. Приняв решение о
внедрении системы автоматизации, организация должна выбрать стратегию из
ниже перечисленных вариантов:
- автоматизация по участкам являет собой процесс автоматизации
решаемых задач в отдельных сегментных подразделениях организации, которые
объединены по функциональному свойству. В этом случае имеется в виду выбор
одной или нескольких задач, решаемых сотрудниками одного отдела, без
привязки к процессам, имеющимся на предприятии. Такая стратегия имеет все
шансы на существование в случаях, когда у организации нет возможности для
внедрения системы комплексной автоматизации, и есть участки, на которых
автоматизация дает ощутимый эффект.
- хаотичная – это когда автоматизируются отдельные цели, и не связанные между
собой процессы, осуществляемыми как одним, так и множеством исполнителей.
Минусы этой стратегии в наличии неавтоматизированных разделов, то есть
существует вероятность дублирования данных при вводе их в разные
приложения, это обуславливает невысокую эффективность автоматизации.