54
З
прочее
– прочие расходы (канцелярские товары, электричество, услуги
связи), руб.
Расчет затрат на заработную плату сотрудников (задействованных в
проекте).
Общий фонд заработной платы работников (З
зарплата
), участвующих в
проекте, содержит основную и дополнительную заработные платы:
З
зарплата
=З
осн
+ З
доп
,
гдеЗ
осн
– основная заработная плата работников, привлекаемых к
проекту, руб.;
З
доп
– дополнительная заработная плата работников, привлекаемых к
проекту, руб.
Основная заработная плата (З
осн
) определяется исходя из месячной
оплаты работников и трудоемкости по формуле:
З
осн.
= С
мес
* Т,
где С
мес
– месячная тарифная ставка работника, руб/мес;
Т– трудоемкость выполнения работы.
Дополнительная заработная плата (З
доп.
) принимается в размере 20% от
основной заработной платы:
З
доп.
= 0,2 * З
осн
Расчет затрат на заработную плату работников приведен в таблице 3.1
55
Таблица 3.1
Должность работника
Затраты
времени,
мес.
Средняя месячная
заработная плата,
руб.
Всего затрат на
заработную
плату, руб.
Системный администратор
2
35 000
70 000
Основная заработная плата
70 000
Дополнительная заработная
плата (20 % от основной)
14 000
ИТОГО
84 000
Отчисления на социальные нужды.
Необходимо учесть выплаты в пенсионные фонды, которые в настоящий
момент составляют:
2,9% - отчисления ФСС;
5,1% - отчисления в ФФОМС;
22% - отчисления в пенсионный фонд, который
включает накопительную и страховую часть пенсии;
В общей сложности выплачиваются 30% от фонда оплаты труда.
Следовательно, сумма отчислений составит 25 200 руб.
Прочие расходы
При реализации проекта будут возникать такие затраты, как затраты на
электроэнергию – 800 руб./мес., затраты на услуги связи (телефон, Интернет) –
2600руб./мес. Итого, за четыре месяца прочие расходы составят 6 800 руб.
Составление сметы затрат на внедрение бланка заявки на добавление
нового сотрудника.
Смета затрат на внедрение бланка заявки нового сотрудника
представлена в таблице 3.2
56
Таблица3.2
Наименование группы затрат
Стоимость, руб.
Заработная плата работников
84 000
Отчисления на социальные
нужды
21 840
Техническая поддержка
0
Прочие расходы:
Электричество
1600
Услуги связи
5200
Общий размер инвестиций
112640
Расчет экономических характеристик проекта
Экономическими характеристиками проекта являются:
1) абсолютное снижение трудовых затрат (
Т) в часах за год;
2) коэффициент относительного снижения трудовых затрат (К
Т
);
3) индекс снижения трудовых затрат или повышение
производительности труда (Y
T
);
На заполнение старого бланка заявки на добавление нового сотрудника в
среднем уходит 1 час, на ввод нового человека в систему уходит в среднем 4
дня или 36 часов. Так как компания расширяется то новые сотрудники
приходят в среднем 1 человек в месяц, что является 12 человек в год. На ввод
нового человека в систему соответственно тратится в среднем 444 часа в год.
После внедрения нового бланка заявки на добавление нового сотрудника
время заполнения заявки сократилось до 20 минут, на ввод нового человека в
систему тратится в среднем 8 часов. В среднем, за год после внедрения нового
бланка заявки на ввод нового сотрудника в систему и заполнение тратится в
среднем 100 часов.
57
По формуле:
Т = Т
0
- Т
1,
можно высчитать, что абсолютное снижение трудовых затрат в часах за
год равно 344 часа.
По формуле:
К
Т
=
Т / T
0
* 100%
можно высчитать, что коэффициент относительного снижения трудовых
затрат равен 77,5%
По формуле Y
T
= T
0
/ T
1
можно высчитать, индекс снижения трудовых затрат или повышение
производительности труда равен 4,4.
Приведенные расчеты показали, что проект по разработке и внедрению
новой системы заявок на добавление нового сотрудника в систему Novell и
ЛокОффис на предприятии ООО «Возрождение» является экономически
целесообразным.
3.3. Организационные аспекты внедрения
Внедрение системы электронного документооборота определено не
только настройкой программного обеспечения, особенно важна разработка
стратегии работы фирмы, задачей которой является удовлетворение
потребностей клиентов и получение прибыли.
Этапы внедрения предложенных проектных решений следующие:
1. Составление бюджета проекта. Презентация проекта руководству
компании. Создание команды по внедрению проекта.
58
Менеджеру проекта требуется обосновать необходимость внедрения
руководству компании. Произвести предварительные расчет выгоды от
внедрения спланировать и получить необходимый бюджет. После полного
согласования проекта с руководством, сформировать проектную команду и
определить для каждого участника области ответственности.
2. Выбор области проектирования.
На этапе выбора решения, которое будет внедрено в компании,
необходимо определиться, которая из существующих систем лучше всего
соответствуют выявленным требованиям и не выходят за рамки бюджета
проекта.
3. Исполнители проекта
Желательно привлекать тех исполнителей, которые обладают нужным
опытом для реализации проекта. Важно понимать, что внедрение любой
системы длительный и достаточно сложный процесс, сопряженный с
различными рисками и требует углубленных знаний системы. Если выбрать
команду без опыта или попытаться внедрить проект своими силами, то
существуют большие риски, что проект будет провален.
4. Выполнение проекта.
Необходимо отслеживать сроки реализации проекта и соответствие
результатов работы исполнителей именно тем требованиям бизнес-процессов,
которые были определены в самом начале проекта. Пользователям желательно
принимать участие в формировании требований к системе и реализации их, с
той целью, чтобы конечный результат по максимуму отвечал их ожиданиям.
6. Старт системы.
Система, пусть и самая современная, не начнет приносить доход до тех
пор, пока в ней не будут работать пользователи. Результат проекта и срок его
окупаемости зависит от того насколько быстро и легко пользователи смогут
полноценно использовать систему
59
7. Сбор и анализ пожеланий пользователей.
После ввода системы в промышленную эксплуатацию процесс
внедрения не должен прекращаться. Система должна развиваться, чтобы
соответствовать новым требованиям бизнеса компании. Поэтому очень важно
постоянно осуществлять сбор пожеланий и замечаний, проведение опросов
пользователей. И далее эти пожелания следует использовать при подготовке
требований, которые будут реализованы в новой версии системы.
60
Заключение
В качестве объекта совершенствования в дипломной была представлена
фирма ООО «Возрождение», предметом же исследования стала деятельность
сотрудников предприятия. Выбранная цель дипломной работы -
автоматизировать деятельность сотрудников предприятия.
В ходе дипломной работы были решение следующих задачи:
изучена технико-экономические характеристики компании;
проведен анализ направлений деятельности сотрудников
предприятия;
выявлены негативные факторы, влияющие на работу
сотрудников;
построены модели процессов деятельности сотрудников «как
есть» и «как должно быть»
разработаны проектные решения для автоматизации
деятельности сотрудников предприятия;
разработана модель процессов с внедренными проектными
решениями;
произведен выбор методики расчета и расчет экономической
эффективности при внедрении проектных решений.
В рамках дипломной работы представлено проектное решение.
Предложено внедрение нового бланка заявки на добавление нового сотрудника
в систему Novеll и базу данных ЛокОффис, с помощью которого будет
максимально исключены ошибки допущенные при заполнении заявки,
сокращение времени на заполнение заявки и сокращении времени на введение
нового сотрудника по этой заявке. Разработан бланк заявки, который в большей
степени позволяет решить проблемы предприятия. Проведен анализ рынка в
области систем электронного документооборота. Проведен экономический
анализ, результатами которого стало экономическое обоснование
эффективности проекта.
61
Список литературы
1. Леснов А. В., Хмельницкая Г. В. Информационные системы
управления бизнес-процессами предприятия [Электронный ресурс] //
Информационные системы. 2013. 22 января. URL:
https://sitеs.googlе.сom/sitе/informасionnyеsistеmy55.
2. Методические указания к выполнению выпускной
квалификационной работы для студентов направления 080800.62 –
«Прикладная информатика очной формы обучения квалификации «Бакалавр
прикладной информатики» – Москва: ИМЭИ, 2016. 50 с.
3. Бизнес идеи с нуля [Электронный ресурс] // Все темы для бизнеса.
2011-2014. URL: http://vsе-tеmu.org.
4. Википедия – свободная энциклопедия [Электронный ресурс] //
URL: http://ru.wikipеdiа.org.
5. ЕLMА – Система управления бизнес-процессами и эффективностью
[Электронный ресурс] // ЕLMА. 2006-2015. URL: http://www.еlmа-bpm.ru.
6. SааS система электронного документооборота NАUDOС 365
[Электронный ресурс] // 2002-2015. URL: http://www.nаudoс.ru.
7. Doсumеnt Mаnаgеmеnt. Еntеrprisе Сontеnt Mаnаgеmеnt
[Электронный ресурс] // Аlfrеsсo. 2015. URL: http://www.аlfrеsсo.сom.
8. Абсолют-Софт – комплексное обслуживание программных
продуктов 1С [Электронный ресурс] // Абсолют-Софт. 2015. URL:
http://www.intеktu.ru.
9. Савченко К. Российский рынок систем документооборота:
прикладные решения [Электронный ресурс] // BYTЕ/Россия №4 (114), апрель
2008. 2001-2015. URL: http://www.bytеmаg.ru/аrtiсlеs/dеtаil.php?ID=11895.
10. Кузнецов С. Л. Автоматизация делопроизводства. Первый этап //
Делопроизводство 2000. №1. С. 41-46.
62
11. Андреева В. И. Работа с документами в делопроизводстве.
Документооборот фирмы (на основе ГОСТов РФ). – М.: ЗАО «Бизнес-школа
«Интел-Синтез», 2000. 144 с.
12. Кузнецова Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение
управления). 4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО «Журнал «Управление
персоналом», 2003. 408 с.
13. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения. – Введ. 2014-03-01. – М.: ФГУП «Стандартинформ»,
2014. – Пункт 73.
14. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения. – Введ. 2014-03-01. – М.: ФГУП «Стандартинформ»,
2014. – Пункт 74.
15. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения. – Введ. 2014-03-01. – М.: ФГУП «Стандартинформ»,
2014. – Пункт 76.
16. Рынок ПО: Обзор систем электронного документооборота
[Электронный ресурс] // Информационное агенство «Клерк.Ру», 2003. 2 июля.
2001-2015. URL: http://www.klеrk.ru/soft/аrtiсlеs/3361 (дата обращения:
20.01.2015).
17. Волкова О. И. Экономика предприятия. – М.: Инфра-М, 2004. 192с.
18. Брага В. В., Бубнова Н. Г., Вдовенко Л. А. Автоматизированные
информационные технологии. – М.: Компьютер: ЮНИТИ, 2001.
19. Бобылева М. П. Вопросы анализа документооборота организации в
условиях использования автоматизированных систем // Делопроизводство 2001.
№1. С. 36-41.
63
20. Сomаrсh ЕDI Wеb [Электронный ресурс] // Сomаrсh ЕDI
Электронный обмен данными. 2013. URL: https://есodwеb.сomаrсh.ru (дата
обращения: 10.01.2015).
21. Сокова А. Н. Электронные документы и электронные технологии в
делопроизводстве // Делопроизводство 2001. №1. С. 29-34.
22. СMS Mаgаzinе – для тех, кто ищет веб-студию, SЕO-компанию или
СMS [Электронный ресурс] // СMS Mаgаzinе – электронное средство массовой
информации. 2006-2013. URL: http://сmsmаgаzinе.ru (дата обращения:
12.01.2015).
23. Тельнов Ю. Ф. Реинжиниринг бизнес-процессов. – М.: Финансы и
статистика, 2009. 399 с.
24. Хаммер М. Бизнес в XXI веке: повестка дня. Что необходимо
сделать каждой компании, чтобы стать лидером рынка в текущем десятилетии.
– М.: Добрая книга, 2009. 328с.
25. Хаммер М., Чампи Дж. Реинжиниринг корпорации: Манифест
революции в бизнесе. – СПб.: Издание СПб университета, 2007. 123с.
26. Шеер А. В. Бизнес-процессы. Основные понятия. Теория. Методы.
– М.: Весть-метатехнология, 2008. 205 с.
27. Шеер А. В. Моделирование бизнес-процессов. – М.: Весть-
метаТехнология, 2009. 321 с.
28. Программа учета финансов, учет товаров на складе. Система
ЛокОФФИС для склада [Электронный ресурс] // Интегрированная система
LokOFFIСЕ. URL: http://loсoffiсе.ru.
29. Вендров А. М. Проектирование программного обеспечения
экономических информационных систем: Учебник. – М.: Финансы и
статистика, 2009. 350 с.
30. Грабауров В. А. Информационные технологии для менеджеров. –
М.: Финансы и статистика, 2001.