14
Информационные системы, используемые в ООО
«Возрождение»
п/п
Наименование
Решаемая задача
1
1С: Бугалтерия 8.2
выполнение сложных периодических расчетов по
результатам хозяйственной деятельности
компании; ведение бухгалтерского и налогового
учета
2
ЛокОФФИС (LokOFFIСЕ)
ведение учета товаров; формирование первичной
документации; обработка заказов, поступающих
от клиентов; финансовый учет; учет в
производстве [28]
3
Novеll GroupWisе
обеспечение электронной почтовой связью как
внутри компании, так и с ее партнерами; ведение
картотек (номера телефонов, адреса электронной
почты); постановка задач одному или группе
сотрудников; уведомление о исполнении/не
исполнении поставленных задач
4
Система электронного
документооборота еXitе
(ООО «Э-КОМ»)
Прием заказов от ряда клиентов
5
Система электронного
документооборота СisLink
(ООО «Э-КОМ»)
Прием заказов от ряда клиентов
6
Система электронного
документооборота ЕСOD
(ООО «Корус Консалтинг»)
Прием заказов от ряда клиентов
15
Используемое прикладное программное обеспечение представлено в
таблице 1.3.
Таблица 1.3
Прикладное программное обеспечение, используемое в
ООО«Возрождение»
№
п/п
Наименование
Решаемая задача
1
MiсrosoftЕxсеl 2013
Составление отчетов, предоставляемых
руководству; формирование прайс-листов,
отправляемых с предложениями клиентам;
формирование первичной документации
(«выгрузка» данных из базы данных ЛокОФФИС
и проч.)
2
MiсrosoftЕxсеl 2007
3
Offiсе 2013
(профессиональный)
4
МiсrosoftWord 2007
Ведение документации, подготовка отчетов
5
АdobеRеаdеr
Просмотр pdf-файлов (договоров и проч.)
Для обеспечения оптимальной работы прикладных программ, а также
для организации защиты системных ресурсов, процессов, авторизацию
пользователя используются развитые операционные системы. Используемые
операционные системы и их количество представлено в таблице 1.4.
Таблица 1.4
Операционные системы, используемые в ООО
«Возрождение»
№
п/п
Наименование
Количество используемых лицензий
(на 1 рабочую станцию ставится 1
лицензия)
1
Windows XP версия 2002 SP 3
5
2
Windows7версия 2009 SP1
40
3
Windows 8.1
2
16
Для защиты рабочих станций в корпоративной сети от известных и
вновь появившихся угроз, а также для обеспечения оптимального уровня
безопасности компьютера и высокой производительности работы рабочих
станций используется антивирусная программа ЕSЕT NOD32 Smаrt Sесurity
Businеss Еdition.
Сетевая архитектура ООО «Возрождение»
17
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
На рис.1.3 представлена бизнес-процедура, где отражаются конкретные
действия начальников отделов.
Рис.1.3. Бизнес-процедура «Прохождение» заявки нового сотрудника
«как есть»
В обязанности менеджеров отдела продаж входят:
анализ и «подключение» новых клиентов;
согласование ассортимента, продаваемого у клиента (отправка прайс-
листа, коммерческого предложения);
получение договоров от новых клиентов;
получение и обработка поступающих заказов;
проведение мониторинга ассортимента и цен на аналогичные товары у
конкурентов;
ведение слаженной работы с сотрудниками других подразделений
компании.
18
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и
ее описание
При устройстве нового человека в компанию «Возрождение»
руководителем отдела заполняется бланк заявки на добавление нового
сотрудника. Данный бланк был составлен в программе MS Еxсеl. Далее
данный бланк отправляется в ИТ отдел для ввода нового сотрудника в
систему ЛокОффис, создания учетной записи в системе Novеll с доступом к
сетевым дискам.
Как процесс заполнения бланка заявки на добавление нового
сотрудника, так и процесс создания учетной записи по данному бланку -
процесс, занимающий много времени и зачастую по причине того, что
руководитель не может правильно заполнить данный бланк. На данный
момент по этой причине на создание учетной записи в системах Novеll и
ЛокОффис уходит несколько дней что, останавливает работу нового
сотрудника.
1.2.3 Обоснование использования вычислительной техники для
решения задачи
За последние двадцать лет значительно возрос объём и оборот
информации во всех сферах жизнедеятельности человека: экономической,
финансовой, политической, духовной. И процесс накопления, обработки и
использования знаний постоянно ускоряется. Учёные утверждают, что
каждые десять лет количество информации увеличивается вдвое. В связи с
этим возникает необходимость использования автоматических средств,
позволяющих эффективно хранить, обрабатывать и распределять
накопленные данные.
В настоящее время все предприятия испытывают настоятельную
потребность в расширении аналитических работ, связанных с разработкой
перспектив развития, комплексной оценкой эффективности применения
19
различных форм хозяйствования, своевременной выработкой оперативных
управленческих решений.
При помощи ЭВМ в компании «Возрождение» автоматизирован учет
поступления и продажи товаров, учет расчетов с поставщиками и
покупателями, операций по расчетному счету, количественно-суммовой
учет. В общем объеме учетных работ эти задачи имеют значительный
удельный вес.
Их автоматизация позволяет сократить ручные операции, ускорить
обработку информации, повысить точность учета. В памяти ЭВМ хранится и
может быть выдана на печать детальная информация о количестве
поступления и продажи конкретного товара по каждому документу в случае
несовпадения величины запаса с данными машинного учета.
Исходной информацией для учета являются первичные документы.
При ручном учете, а также частичной автоматизации обработки информации
каждое подразделение оптового предприятия (бухгалтерия, отдел закупок и
продаж и др.) для выполнения возложенных на них функций вводит в ЭВМ
по существу одни и те же данные из первичных документов, на основе
которых составляются отчетные и другие выходные документы
бухгалтерского, оперативного и статистического учета. Создание в каждом
подразделении своей собственной информационной базы приводит к
многократному дублированию информации, увеличению времени и
стоимости ее обработки.
20
Главное назначение автоматизированной системы обработки
экономической информации в данном случае – повысить эффективность
выполнения основных функций бухгалтера, поскольку, как можно увидеть,
функционирование блока выписки связано с очень большим документным и
информационным потоком. Кроме того, АСОЭИ призвана улучшить
оперативность принятия решений, повысить производительность труда,
снизить количество вычислительных ошибок при помощи автоматизации
процесса обработки информации, содействовать эффективному и
безопасному хранению и доступу к информации.
Целью АСОЭИ является создание единой информационной сети,
позволяющей эффективно хранить, обрабатывать, анализировать и
использовать информацию по учету складских операций и реализации
продукции.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
В настоящее время существует множество систем документооборота.
Рассмотрим некоторые из наиболее популярных на российском рынке
таких систем.
Directum
К функциональным преимуществам системы Directum относится не
только расширенный каталог бизнес-решений. Из функций, используемых
каждый день в работе, можно выделить удобные напоминания, возможности
настройки нумераторов и работы со штрих-кодовыми метками. Наличие
предпросмотра вложенных файлов, файловых хранилищ, большой выбор
заполненных справочников в базовой конфигурации, интерактивные мастера
создания документов.
21
Негативные стороны этой СЭД: отсутствие постраничного вывода
объектов в опись документов и результатов поиска, недоступность
применения дополнительных стилей в описи документа.
Данные функции реализуются в Docsvision. Внутри главного окна
приложения отображаются любые веб-страницы и настроенные отчеты.
Архивные документы перемещаются в отдельные таблицы базы данных.
Пользователи системы могут выбирать вариант аутентификации.
Применяется XSLT-преобразование к XML описанию регистрационной
карточки.
Защита данных в системе осуществляется с помощью логина-пароля
и учетных записей Windows. Можно создавать группы и роли пользователей.
Есть дискретная и ролевая модель управления доступом, также есть
возможность выдавать полномочия и привилегии. Разграничение прав
доступа осуществляется на уровне папки, РК, файла и справочника. Можно
настроить передачу прав. Применяется шифрование и ЭЦП.
Недостатки системы: нет распределения прав доступа к настроенным
поискам, нет настроенных поисков в веб-клиенте, нельзя создавать сложные
поисковые запросы.
Быстродействие панелей просмотра достаточно низкое.
К плюсам системы можно отнести наличие полнотекстового поиска
по документам и реквизитам регистрационных карточек (РК). Шаблоны
поиска можно настроить по реквизитам РК. Действует фильтр описи
документов по значениям колонок. Удобные функции настройки шаблонов
поисков. Можно создавать поисковые папки.
Отрицательные качества: нельзя распределить права доступа к
настроенным поискам; нет настроенных поисков в веб-клиенте; нет
возможности создавать сложные поисковые запросы, нет постраничного
вывода объектов в опись документов и результатов поиска, не применяются
дополнительные стили в описи документа.
22
ELMA
Систему ELMA отличает расширенная линейка бизнес-решений. В их
числе модуль ECM+ (сочетание функций BPM-системы и классической
СЭД), Проекты+ - стандартные функции для управления проектами плюс
управление процессами; ELMA CRM+ - реализует клиент-ориентированный
подход через реализацию сквозных процессов. И KPI-решение, которого нет
у системы Directum.
К вопросу о возможностях интеграции – плагин для работы с MS
Outlook есть и у ELMA ECM+, и у двух других решений. Кроме того, ELMA
легко интегрируется с «1С:Предприятие» (со всеми актуальными версиями).
Чтобы не путаться в большом количестве файлов с поправками и
изменениями, документы в приложении могут иметь неограниченное число
версий, но только одну можно назначить актуальной. Вся история
изменений документа собирается на карточку документа.
Все необходимые инструменты для работы по документу и контроля
исполнительской дисциплины по работе с этими документами находятся у
пользователя под рукой.
Если документ поступил в компанию в бумажном виде, он
автоматически сохраняется после сканирования.
Руководитель может просматривать отчет по текущей ситуации с
исполнительской деятельностью, а пользователям предоставлен ряд
фильтров, чтобы формировать результаты так, как они считают нужным.
Приложение ECM+ можно настроить произвольно согласно
потребностям отдельного предприятия и его организационной структуры.
Для ускорения создания документов можно создавать шаблоны. Это
доступно для любого пользователя, даже не имеющего навыков в
программировании.
Можно настроить автоматическое внесение штрих-кода в шаблон для
моментального распознавания в системе.
23
У всех рассматриваемых в обзоре систем есть свое мобильное
приложение для работы с функциями системы через планшетный компьютер
или мобильное устройство. Это позволяет топ-менеджерам принимать
участие в оперативной деятельности компании из любой точки, где есть
интернет. Клиенты для мобильных устройств совместимы со всеми
мобильными ОС.
Любой пользователь из любого места, где есть интернет, может
ввести свой логин и пароль и зайти в систему ELMA. Такой вход в систему
настроен по умолчанию для всех пользователей, но всего есть три основных
способа, как защитить вход в систему:
Вход только через доверенные устройства. Если вход осуществляется
с компьютера или мобильного устройства, которого нет в списке
доверенных, то система сообщит о невозможности входа.
Вход по Токену. Токен - устройство, которое привязывается к
учетной записи пользователя и будет соответствовать только ему. Плюс ко
всему, у отдельного пользователя имеется свой пин-код. На токен может
быть записано сразу несколько электронных ключей-контейнеров – для
входа в разные системы, а не только в ELMA, чтобы пользователю не носить
целую связку ключей.
Вход по Сертификату. Механизм осуществляется примерно так же.
Пользователь привязывает сертификат к своей учетной записи. Зайти в
систему по сертификату можно только с определенного рабочего места.
Такая возможность есть только в браузерах Mozilla Firefox и Internet
Explorer.
Также авторизация в ELMA может происходить по технологии Single
Sign On (SSO) - для входа в систему нужны имя и пароль, с которыми
пользователь вошел в ОС Windows.
Для согласования, подписания документа или его версии
используется электронно-цифровая подпись. При этом никакой другой