44
2.2 Информационное обеспечение задачи
2.2.1 Информационная модель и её описание
Первоначально задумывалось сделать сайт с шестью страницами (Рис.
2.1):
- главная страница,
- модули,
- склады,
- товары,
- компании,
- клиенты.
На главной странице задумывалось сделать кнопки с переходом на
последующие страницы для выбора данных. На дополнительных страницах так
же была расположена кнопка «Печать» и кнопка «Назад».
45
.
Рис. 2.1
На всех страницах кроме главной в основном лежал список с
возможностью выбора нескольких пунктов (Рис. 2.2). Печать и сохранение
донных было сделано таким образом, чтобы выводились на печать и
сохранялись только выбранные пункты (Приложение 2).
Рис.2.2
46
В дальнейшем для удобства заполнения бланка было решено сделать из
страниц блоки с возможностью скрывать/показывать некоторые из блоков (Рис.
2.3). Печать и сохранение было сделано аналогичным образом, как и в
начальном варианте.
Рис. 2.3
В конечном результате (Приложение 1 рис.1,2,3) вместо блоков решили
сделать спойлеры, что как нам показалось гораздо удобней и компактнее
(рис. 2.4).
Рис. 2.4
47
Были добавлены примеры заполнения для предотвращения ошибок при
заполнении заявки (Рис. 2.5).
Рис. 2.5
Печать и сохранение было сделано аналогично с остальными
вариантами, добавилась функция отправки данных письмом на электронную
почту при нажатии кнопку «Отправить» (Рис. 2.6).
Рис. 2.6
2.2.2 Характеристика нормативно-справочной, входной и
оперативной информации
Входной информацией данного сайта являются:
- текстовые поля, используются для ввода таких данных как имя,
фамилия, отчество, номер телефона, должность, логин, пароль.
- вложенные списки, используются для выбора таких данных как город,
компания, рабочая смена, почтовый домен, прерогативы сотрудника.
- списки множественного выбора, используются для выбора списка
устанавливаемых программ, списка модулей, клиентов, товаров, компаний,
складов, открываемых в базе данных системы ЛокОффис.
48
2.2.3 Характеристика результатной информации
Выходными данными данного дипломного проекта является форма
письма, которое отправляется при нажатии на кнопку отправить на
электронную почту со всеми заполненными данными (Рис. 2.7).
Рис. 2.7
49
2.3 Программное обеспечение задачи
2.3.1 Общие положения (дерево функций)
50
В данном бланке заявки на добавления нового сотрудника реализованы
следующие функции:
1) Проверка ввода обязательных полей – если не
заполнены поля «Фамилия», «Имя», «Отчество» то бланк не
отправиться сотрудникам ИТ отдела. Данная функция позволяет
сэкономить время на проверке все ли поля заполнены.
2) Печать – вывод на печать выполнен таким образом, что
печатаются только выбранные элементы списка.
3) Примеры - в полях ввода сделаны примеры для того,
чтобы сотрудник понимал, что и как надо заполнять. Данная функция
позволяет сэкономить время заполнения данной заявки и снижает
шанс допущения ошибок при оформлении заявки.
4) Отправка – после нажатия кнопки «Отправить»
отсылается письмо на электронную почту сотрудникам ИТ отдела для
дальнейшей работы. Данная функция позволяет сэкономить время на
отправку письма сотрудникам ИТ одела, так как письмо отправляется
автоматически при нажатии кнопки «Отправить», и сотрудник ИТ
отдела так же сразу получит эту заявку и сможет приступить к ее
выполнению, чем сократит время бездействия нового сотрудника.
5) Сохранение данных в файл PDF – заполненные
пользователем данные можно сохранить как файл формата PDF.
6) Ввод данных осуществляется посредством заполнения
текстовых полей, выбора из списка с множественным и выбора из
списка с вложенным выбором данных, тех пунктов, которые
необходимы новому сотруднику.
51
7) Результат представлен в виде автоматически
сформированного электронного письма со всеми данными
находящимися в теле письма, либо в виде документа формата PDF,
либо в печатном варианте. Во всех трех случаях выводятся только те
данные, которые пользователь выбрал. Те данные, которые
пользователь не выбрал скрываются.
52
ГЛАВА 3 Обоснование экономической эффективности работы
3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической
эффективности
Говоря о различных факторах повышения эффективности деятельности
организации при внедрении системы электронного документооборота,
необходимо, прежде всего, понимать, как определяется та самая
эффективность. Согласно общепринятому определению, будем рассматривать
эффективность как достигаемый результат деятельности, отнесенный к
затратам на его достижение.
Эффективность = Результат/Затраты
Как видно из формулы, повышать эффективность деятельности
организации можно по меньшей мере двумя путями: сокращая затраты и/или
увеличивая результат. Хорошие системы электронного документооборота
позволяют реализовать оба варианта. Внедрение бланка дает организации
возможность меньше тратить и больше зарабатывать.
Определим факторы, способствующие снижению затрат:
Сокращение затрат времени на заполнение данного бланка
руководителями отделов;
Ускорение информационных потоков;
Сокращение затрат времени на внесение нового сотрудника в систему
Novеll и базу данных ЛокОффис.
53
Для оценки возможного экономического эффекта от внедрения нового
бланка на добавление нового сотрудника необходимо знать, какое время
сотрудники организации тратят на заполнение старого бланка, какое
количество ошибок делают сотрудники, заполняя данных бланк и какое
количество времени уходит на внесение нового сотрудника в систему и базу
данных основываясь на данных заполненных в бланке.
Проведя данные исследования, мы выяснили, что 40% старых бланков
были заполнены с ошибками, возникшими вследствие того, что, сотрудники не
понимают, как заполнять некоторые важные поля. Так же было выявлено, что
из-за конфликта версий программного обеспечения, установленного на рабочих
местах сотрудников бланк на добавление нового сотрудника на старых версиях
открывается не корректно. Из-за этого в дальнейшем ИТ отдел не может
быстро ввести нового сотрудника в систему, так как приходится уточнять
введенные данные и на данный процесс уходит несколько дней, и новый
сотрудник не имеет возможности начать выполнение своих обязанностей.
3.2 Расчёт показателей экономической эффективности работы
До внедрения нового бланка на добавление нового сотрудника в ООО
«Возрождение» необходимо рассчитать величину затрат на реализацию
данного проекта. После провести анализ проекта по экономическим
показателям и сделать выводы о его целесообразности.
Структура затрат на проект (З
проект
) может быть определена с помощью
следующей формулы:
З
проект
= З
зарплата
+ З
соц.фонд
+ З
прочее
,
где З
зарплата
– учет заработной платы работников, привлекаемых к
проекту, руб.;
З
соц.фонд
– отчисления на социальные нужды, руб.;