12
Рисунок
1.5
- Программная архитектура предприятия ООО
«Снекпро
»
13
В ООО «Снекпро» используется два сервера:
- сервер модели HP ProliantMicroServer Gen8 783958-S01 с источником
бесперебойного питания APCSmart-UPSRT 1000VA и дисковым
массивом ZyXEL NSA220, объемом 3000 Гб;
- сервер модели HPProLiantML350 G9 765819-421 с источником
бесперебойного питания APC bySchneiderElectricBack-UPS BX700UI
и дисковым массивом ZyXEL NSA220, объемом 6000 Гб;
На рабочих местах сотрудников организации установлена операционная
система Windows (версия 7). Для работы с документами используется MS Office
2016 StandartEdition. В качестве браузера используется FirefoxMozilla. Защита
компьютеров от вирусов реализована с помощью брандмауэра и программы
Антивирус Касперского 2013.
Для управления кадрами и ведении бухгалтерии используется «1C:
Предприятие 8». Все программное обеспечение лицензировано. Установка
программного обеспечения разрешена только администраторам.
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес-процессов
Для характеристики рабочего времени используются такие понятия как
продолжительность, эффективность и интенсивность использования рабочего
времени, которое определяет, насколько напряженным является труд сотрудника
и какой конечный результат получен в результате этого напряженного труда [5].
Рабочее время может выступать в различных формах, которые
разделяются по четырем классификационным признакам, представленным на
рисунке 1.6 [28].
Согласно трудовому законодательству рабочее время — это время, в
течение которого сотрудник выполняет свои должностные обязательства
согласно правилам внутреннего распорядка и нормам трудового
законодательства [28].
14
Рисунок 1.6— Формы рабочего времени
В ООО «Снекпро» для учета рабочего времени сотрудников компании
используется табель учета рабочего времени – это документ, который содержит
информацию о фактически отработанном времени и количестве неявок за месяц
по каждому сотруднику организации. На его основании производится расчет и
начисление заработной платы.
Табель учета рабочего времени ведется ручным методом. В
ООО «Снекпро» применяют типовую форму Т-12 [29]. Бланк Т-12 представлен в
приложении А.
Табель учета рабочего времени ведется каждый рабочий день в течение
месяца, в последний день месяца подводится итоговое количество отработанных
часов и неявок каждым сотрудником [29].
Составляется данный документ в одном экземпляре и передается в
бухгалтерию для последующего расчета оплаты труда сотрудникам компании.
В табеле учета рабочего времени отражается [29]:
1. Продолжительность работы в дневное и ночное время.
2. Продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни.
3. Продолжительность сверхурочной работы.
4. Служебная командировка.
15
5. Отпуск (без сохранения заработной платы, основной оплачиваемый,
дополнительный оплачиваемый,отпуск в связи с обучением с сохранением и без
сохранения заработной платы).
6. Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением
новорожденного ребенка).
7. Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет.
8. Временная нетрудоспособность без назначения и без назначения
пособия.
9. Прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в
течение времени, установленного законодательством).
10. Выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие праздничные
дни.
11. Отстранение от работы.
На рисунке 1.7 представлена обобщенная модель процесса учета рабочего
времени в ООО «Снекпро» с помощью заполнения табеля по форме Т-12.
Рисунок 1.7 - Процесс учета рабочего времени
Табель печатается в типографии в формате А3, так как в филиалах
ООО «Снекпро» нет принтеров нужного формата. В каждом подразделении
филиала назначается лицо, ответственное за ведение табеля – табельщик. В
Печать табелей в
типографии (формат
А3)
Назначение
табельщиков в каждом
отделе
Ежедневное
заполнение табеля
табельщиком
Передача табеля в
конце календарного
месяца в бухгалтерию
Начисление заработной
платы сотрудникам на
основе табельного
времени
16
конце каждого календарного месяца табельщик передает заполненную форму Т-
12 в бухгалтерию для начисления заработной платы.
В течение всего месяца табельщик отмечает работу каждого сотрудника –
выходные, отпуск, больничные, командировки и т.д.
Нормальная продолжительность рабочего времени составляет 40 часов в
неделю. В ООО «Снекпро» переработки возникают только в период сдачи
крупных заказов и оплачиваются сотрудникам в двойном размере в соответствии
с трудовым законодательством .
В ООО «Снекпро» учет использования рабочего времени организуется
таким образом, чтобы обеспечить контроль [5]:
– за своевременной явкой сотрудников на работу, выявлением всех не
явившихся и опоздавших;
– нахождения сотрудников в рабочее время на своих рабочих местах, а
также своевременного ухода и прихода с обеденного перерыва;
– своевременности ухода сотрудников с работы по окончании рабочего
дня;
– фактически отработанного времени сотрудниками, времени простоя
и других видов недоиспользования рабочего времени.
На рисунке 1.8 представлена IDEF0-модель учета рабочего времени в
ООО «Снекпро».
В качестве входной информации представлены: форма табеля, данные о
сотрудниках, приказы о предоставлении отпуска сотрудникам,
командировочные листы, больничные листа, график выходных и праздничных
дней, служебные записки и докладные относительно учета рабочего времени,
задание на формирование отчетности.
В качестве выходной информации представлены: табель по форме Т-12,
отчетность по учету и анализу рабочего времени сотрудников.
В качестве механизма управления выделены сотрудники ООО «Снекпро».
На рисунке 1.9 представлена декомпозиция IDEF0-модели [1, 19], которая
включает блоки: печать табелей, заполнение табеля, передача табеля в
бухгалтерию и анализ рабочего времени, формирование отчетности.
17
Рисунок 1.8IDEF0-модель учета рабочего времени
Рисунок 1.9 Декомпозиция IDEF0-модели
На рисунке 1.10 представлена декомпозиция блока «Заполнить табель».
Табельщик на основе служебных записок и докладных о предоставлении
увольнительных, направлении на служебное задание, вынужденных отгулах,
подменах и т.д. вносит информацию в табель. По приказам о предоставлении
отпусков, в начале месяца табельщик проставляет в табеле отпускные, по
командировочным листам командировки, по больничным листам –
18
больничные. На основе графиков выходных дней и расписания праздничных
дней на год, указываются выходные дни.
Рисунок 1.10 Декомпозиция блока «Заполнить табель»
На рисунке 1.11 представлена декомпозиция блока «Провести анализ
рабочего времени и сформировать отчетность», которая включает несколько
этапов.
Рисунок 1.11 Декомпозиция блока «Провести анализ рабочего времени и
сформировать отчетность»
19
Первоначально создается шаблон отчета на основе задания на
формирование отчетности, далее выбирается временной период для анализа
данных. На следующем этапе сотрудники занимается анализом и обобщением
сведений, полученных после сбора данных по табелям. Далее формируется отчет
и сдается руководству.
На основе проведенного исследования ведения учета рабочего времени
сотрудников в ООО «Снекпро» выявлены следующие недостатки:
– необходимость заказа печати табелей в типографии;
– ручное заполнение табеля;
– хранение табеля в единственном экземпляре;
– отсутствие защиты от потери данных;
– хранение большого количество табелей в бумажном виде;
– необходимость ручной обработки данных в бухгалтерии;
– необходимость ручного анализа табелей для формирования
отчетности.
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и
ее описание
На рисунке 1.12 представлена схема процесса учета рабочего времени
сотрудников ООО «Снекпро».
Участниками процесса учета рабочего времени сотрудников
выступают:сотрудники ООО «Снекпро»; ответственный сотрудник за ведение
табельного учета;сотрудники отдела кадров; сотрудники бухгалтерии.
Документы, которые используются в процессе учета рабочего времени:
бланк табеля Т-12, больничные и командировочные листы, график отпусков,
график праздничных дней и рабочих дней сотрудников. Выходными данными в
данном процессе выступают: заполненный табель Т-12 и расчет бонусов/премий
для сотрудников, полученные на основе анализа рабочего времени.
Информационная система учета рабочего времени предназначена для
упрощения работы сотрудников, обеспечения простого и удобного доступа к
информации в целях экономии времени и уменьшения трудоемкости при работе
с данными.
20
Рисунок 1.12— Процесс учета и анализа рабочего времени сотрудников ООО «Снекпро»
21
Входные данные в систему поступают из договоров о приеме на работу,
графика праздничных дней на год, больничных листов, командировочных
листов, приказов о предоставлении отпуска, служебных записок и докладных по
учету рабочего времени (отгулы, замены и т.д.), приказов и устных
распоряжений руководства [18].
Имеющаяся на предприятии компьютерная техника позволяет
использовать для организации работ локальную сеть, а при необходимости – и
Интернет.
Требования к функциональным характеристикам информационной
системы:
идентификация пользователя в системе по логину и паролю;
хранение списка отделов и подразделений компании;
хранение справочника должностей сотрудников компании;
ведение справочника праздничных дней на календарный год;
ведение справочника кодов обозначения табельного учета;
хранение общей информации о сотрудниках (ФИО, место
проживания, паспортные данные);
ведение учета выходных дней сотрудников;
ведение учета отпусков сотрудников;
ведение учета командировок сотрудников;
ведение учета больничных сотрудников;
автоматизированное заполнение табеля по форме Т-12;
реализация возможности формирования отчетной информации;
При введении информационной системы в эксплуатацию все
необходимые исходные данные должны фиксироваться в базе данных. При этом
система должна автоматически выполнять возможную рутинную и
подготовительную работу, оставляя сотрудникам право контроля и коррекции
данных [14].
Основной период использования системы – ежедневная работа.
Все введенные данные должны сохраняться в базу данных системы и
выдаваться оператору системы по его запросу. Система должна предоставлять