22
возможность подготовки отчетных данных для анализа за произвольный
интервал времени (неделю, месяц и т.п.).
К выходным данным относятся уведомления, отчеты, экранные формы,
которые должны содержать необходимые данные о сотрудниках и учете
рабочего времени [17].
Выходной информацией являются отчетные формы о сотрудниках, табель
учета рабочего времени, отчетные материалы. Отчеты должны содержать
следующую информацию:
списочный состав сотрудников компании с расчетом общего числа
отработанных часов за выбранный период;
информация об отсутствии сотрудников на работе по причине
командировок, отпусков, больничных, выходных, праздников;
обобщенный отчет по учету рабочего времени сотрудников.
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
С целью решения выявленных проблем организации учета рабочего
времени сотрудников ООО «Снекпро», необходимо разработать и внедрить
информационную систему, для автоматизированного ведения учета рабочего
времени и заполнения табеля учета.
Информационная система должна позволять:
вести учет сотрудников компании;
вести учет отпусков сотрудников;
вести учет командировок сотрудников;
вести учет больничных листов сотрудников;
хранить информацию о праздничных днях;
хранить информацию о выходных днях сотрудников;
автоматически формировать табель по форме Т-12;
автоматически рассчитывать бонусы/премии;
формировать отчеты по учету и анализу рабочего времени
сотрудников за любой промежуток времени.
23
На рисунке 1.13 представлена схема документооборота в процессе учета
рабочего времени сотрудников.
Рисунок 1.13 – Схема документооборота по учету рабочего времени сотрудников
Для реализации новой технологии учета рабочего времени в
ООО «Снекпро» необходимо осуществить следующие изменения:
1. Выделить или принять в штат нового сотрудника, который будет
выполнять роль администратора системы, а также контролировать
работу сотрудников по своевременному вносу информации в базу
данных.
2. Обязать сотрудников, ответственных за ведение табельного учета на
предприятии, регистрировать информацию по табельному учета в
информационной системе. Выделить на сервере место для хранения
табелей, запретив прямой доступ к папкам напрямую с рабочих мест
сотрудников. Доступ должен быть организован только сотрудникам
бухгалтерии и табельщикам.
24
3. Обязать табельщиков хранить сформированные табели в
определенном месте на сервере компании для доступа к табелям
бухгалтера ООО «Снекпро».
Участниками процесса являются:
1. Табельщик – ведет учета рабочего времени сотрудников.
2. Сотрудники – сообщают табельщику время прибытия на рабочее место
и время ухода.
3. Отдел кадров – передает информацию о командировках.
4. Бухгалтерия – передает информацию об отпусках и графике работы
сотрудников.
С учетом изменений существующей технологии учета рабочего времени
сотрудников ООО «Снекпро» IDEF0-модель TO-BE («как будет») будет
выглядеть так, как представлено на рисунке 1.14.
Рисунок 1.14
IDEF0-модельTO-BE
Изменения относительно ранее представленной модели IDEF0 AS-IS:
1. Добавлен управляющий поток Инструкция по работе с ИС.
2. Добавлен механизм управления ИС.
3. Добавлен входной поток Трудовые договора сотрудников.
4. Добавлен выходной поток Расчет бонусов/премий.
На рисунке 1.15 представлена декомпозиция IDEF0-модели.
25
Рисунок 1.15
Декомпозиция IDEF0-модели TO-BE
Изменения относительно модели AS-IS:
1. Исключен блок «Печать табеля», так как теперь табель будет
заполняться и передаваться в бухгалтерию в электронном виде.
2. Заполнение табеля будет выполнено ИС совместно с сотрудниками
ООО «Снекпро».
3. ИС позволит автоматически формировать отчет по расчету заработной
платы на основе условий трудового договора (размера оклада и ставки) и данных
по отработанному рабочему времени.
4. Передача табеля в бухгалтерию и формирование отчетности будет
выполнено информационной системой.
На рисунке 1.16 представлена декомпозиция блока «Заполнить табель в
ИС». Как видно из представленной модели учет рабочего времени будет
выполняться сотрудниками ООО «Снекпро», но с помощью ИС, что значительно
простит их работу за счет автоматизированного предварительного заполнения
табеля на основе введенных данных об отпусках, командировках, больничных,
графиках выходных и праздных днях.
26
Рисунок 1.16
Декомпозиция блока «Заполнить табель в ИС»
Сотрудники ООО «Снекпро» также будут вручную отмечать информацию
об отсутствии сотрудников на рабочем месте в частных случаях, например,
отгул, подмена и т.д. Формирование табеля и экспорт его в формат MSExcel
для передачи в бухгалтерию будет выполняться автоматически на основе
введенной информации. Табель будет храниться на сервере.
После внедрения информационной системы сотрудники будут
формировать отчётность с помощью информационной системы, исключив тем
самым ручной труд и сократив количество ошибок.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Под информационной безопасностью понимается состояние
защищенности информации, характеризуемое способностью персонала,
технических средств и информационных технологий обеспечивать
конфиденциальность, целостность и доступность информации при ее обработке
техническими средствами [9].
27
Политика информационной безопасности – это совокупность правил,
процедур, практических методов и руководящих принципов в области ИБ,
используемых организацией в своей деятельности [18].
Политика безопасности ООО «Снекпро»разработана в соответствии с
положениями международного стандарта ISO/IEC 27001:2013.
На рисунке 1.17 представлено содержание политики безопасности.
Рисунок 1.17 – Состав политики безопасности
Согласно политике безопасности, в ООО «Снекпро»действуют
следующие правила:
- все компьютеры имеют лицензионное антивирусное программное
обеспечение;
- на компьютерах установлен брандмауэр и сетевая защита данных;
- разрешена установка только лицензионного программного
обеспечения;
- установка программного обеспечения разрешена только
администратору;
- компьютеры пользователей защищены паролем.
28
Согласно политике безопасности, при внедрении информационной
системы приема и обработки заявок отделом технического обслуживания
необходимо предусмотреть реализацию следующих условий:
- пользователь должен авторизоваться по логину и паролю;
- выделение ролей пользователей;
- организация автоматического регулярного резервного копирования
данных.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации
задачи
В настоящее время на рынке программного обеспечения представлены
следующие наиболее популярные программы для автоматизации учета рабочего
времени сотрудников с помощью табелей:
LS-Табель и графики (ЛугаСофт, http://lugasoft.ru/tabel);
Табель (БухСофт, http://www.pravkons.ru/bstabl.htm);
Табель учета рабочего времени (ИнтерИТ, http://tabelsoft.ru).
LS-Табель и графики. Программа предназначена для автоматизации
создания графиков работ (сменности) и заполнения табеля учета рабочего
времени работников организации или индивидуального предпринимателя [30].
Для организации по заданным параметрам и расписаниям рабочего
времени создаются графики работ (сменности) с привязкой по работникам и
сравнением с нормами рабочего времени. Заполнение табеля учета рабочего
времени работников ведется по подразделениям организации с учетом приема на
работу, переводов на другую работу (переводов в другое подразделение) и
увольнения. Присутствует возможность автоматического заполнения табелей
учета рабочего времени по данным графиков работ (сменности) и по данным
отклонений от этих графиков. В наличии печать табелей учета рабочего времени
29
по формам Т-12, Т-13 и печать графиков работ (сменности) по организации, по
работникам за год и за месяц [30].
Табель. Особенностью программы «Табель» от Бухсофт является то, что в
одну дату имеется возможность занести несколько записей о различных видах
периодов отработанного или не отработанного времени [31].
К каждому периоду пользователь может присвоить свой вид начисления.
При расчете заработной платы программа автоматически будет учитывать виды
отработанного времени и производить расчет установленных по табелю
начислений.
Программа «Табель» позволяет вести табельный учет как по всему
предприятию, так и по подразделениям. Все итоговые данные рассчитываются
автоматически. В программах серии «Бухсофт» табель может заполнен
автоматически по всем сотрудникам в соответствии с календарем рабочего
времени [31].
Табель учета рабочего времени. Табель учета рабочего времени -
программа для ведения табеля учета рабочего времени в организации. Все
операции максимально упрощены, программа имеет интуитивно-понятный
интерфейс, для работы с табелем не требуется специального обучения [32].
Позволяет значительно сократить время на заполнение табеля. Как
показывает практика, на заполнение табеля уходит всего несколько минут.
Возможность печати табеля за любой прошлый период. Быстрый ввод неявок
различными способами, оперативный подсчет рабочего времени.
Возможность заполнения справочника графиков, справочника неявок.
Гибкая настройка учета неявок.
Ведение учета ночных, сверхурочных, вредных часов.
Позволяет вести базу данных сотрудников с учетом кадровых перемещений.
Имеет возможность распечатывать табель в различных формах, в том числе
форма Т-12, Т-13 [32].
Возможность печати табеля для аванса (за неполный рабочий месяц).
Имеет возможность работы по сети, с одновременной работой нескольких
пользователей. Реализована возможность импорта данных. Выходные формы в
формате MS Excel и OpenOffice [32].
30
В таблице 1.2 представлен сравнительный анализ программ учета
рабочего времени.
Таблица 1.2
Сравнительный анализ программ учета рабочего времени
Характеристика
LS - Табель и
графики
Табель
Табель учета рабочего
времени
1
2
3
4
Наименование
компании
ЛугаСофт
БухСофт
ИнтерИТ
Ссылка на программу
http://lugasoft.ru/t
abel
http://www.prav
kons.ru
/bstabl.htm
http://tabelsoft.ru
Стоимость одного
рабочего места
18500 р.
19990 р.
21500 р.
Экспорт табеля в
форму Т-12
+
+
+
Автоматический
расчет отпускных,
командировок и т.д.
+
-
+
Возможность
указания данных
сотрудников (кроме
ФИО)
+
-
+
Автоматическая
установка выходных и
праздничных дней
-
-
+
Учет перемещений
сотрудников между
отделами
-
-
+
Возможность импорта
данных из табелей из
формата MSExcel
-
-
+
Поддержка
многопользовательско
го режима
+
-
+
Возможность
отправки табеля по
электронной почте
+
-
+
Техническая
поддержка
-
-
+
Как видно из представленного анализа программ учета рабочего времени
сотрудников, минимальная цена самой простой программы составляет 18
500 руб. на одно рабочее место без возможности многопользовательского
использования. Стоимость программы с максимальной функциональностью
31
составляет 21 500 руб. Затраты на автоматизацию 10 рабочих мест составят от
185 000 до 215 000 рублей.
Тем не менее для решения задачи автоматизации учета и анализа рабочего
времени в ООО «Снекпро» целесообразно разработать собственную программу,
которая будет установлена на рабочих местах сотрудников, ответственных за
ведение табеля в каждом отделе, так как ни одна из рассмотренных систем не
соответствует всем требованиям компании. Информационная система может
быть разработана сотрудниками компании и затраты на ее разработку будут
исключены, так как разработка будет выполнена штатными работниками.
Данную работу можно поручить новым специалистам, которые могут проявить
себя в решении данной задачи на начальном этапе карьеры. Весь набор
необходимых программных и технических средств уже имеется в организации.
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Страегия автоматизации определяет последовательность действий,
которые необходимо выполнить для реализаци цели [22].
На рисунке 1.18 представлен список основных стратегий автоматизации,
которые могут быть использованы в настоящей выпускной квалификационной
работе.
Рисунок 1.18 – Стратегии автоматизации
Кусочная автоматиация используется в тех случаях, когда необходимо
автоматизировать отдельные бизнес-процессы. В частности, могут быть
автоматизированы бизнес-процессы расчета заработной платы, учета поставок,
учета продаж и т.д. Кусочная автоматизация подходит для не очень крупных
организаций, чтобы избежать дублирования информции, которая накапливается
в различных информационных системах [24].