25
A1
Работа с
клиентами
A1
Выполнение
работ
A1
Бухгалтерский
учет
A1
Обеспечение
ресурсами
Нормативные
акты
Приказы, распоряжения
Заказы
Накладные
Материалы
Договора
Выполненные
работы
Отчетность
Смета
Счета
Договора
Оборудование Персонал
Рис.1.6. Декомпозиция модели
26
A2
Анализ
текущего
состояния
оборудования
A2
Планирование
ремонта и
обслуживания
A2
Формирование
графика
технического
обслуживания
A2
Ведение
технической
докуентации
Оборудование
Оборудование
Устав предприятия
предприятия
Информация о состоянии
оборудования
План ремонта
График тех.обслуживания
Законодательные
акты
Устав
предприяти
я
Рис.1.7. Основные бизнес-процессы предприятия
27
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Схема документооборота вышеперечисленных документов приведена на
рисунке 1.8.
В настоящее время учет документов и все связанные с ним действия
производятся специалистом без использования каких-либо средств
автоматизации, то есть журналы, реестры и отчеты заполняются вручную, что
влечет за собой частое возникновение ошибок.
Самыми затратными по временным и трудовым ресурсам среди
описанных выше составляющих процесса учета движения являются подготовка
отчетов и поиск информации по конкретному документу для определения его
местоположения. Это вызвано большим количеством поступающих и
формирующихся документов, что в итоге значительно затрудняет поиск
информации в них. Сравнение основных операций при учете документов без
применения средств автоматизации и в предлагаемом варианте по трудовым и
стоимостным затратам приведено в таблице 1.5 и таблице 1.6(с учетом средней
заработной платы сотрудника 25000 в месяц).
Таблица 1.5
Временные и стоимостные затрат при существующем варианте
Наименование
операции
Количество,
в рабочий
день
Затрачиваемое
время на одну,
мин
Итого в
рабочий
день,
минут
Стоимостная
оценка,
рублей
Анализ текущего
состояния оборудования
8
40
320
793,6
Планирование ремонта и
обслуживания
4
30
120
297,6
Формирование графика
технического
обслуживания
4
10
40
99,2
Ведение технической
документации
4
15
60
148,8
Итого:
540
1339,2
28
Таблица 1.6
Временные и стоимостные затрат при планируемом варианте
Наименование
операции
Количество,
в рабочий
день
Затрачиваемое
время на одну,
мин
Итого в
рабочий
день,
минут
Стоимостная
оценка,
рублей
Анализ текущего
состояния
оборудования
4
1
4
9,92
Планирование
ремонта и
обслуживания
4
1
4
9,92
Формирование
графика
технического
обслуживания
4
10
40
99,2
Ведение
технической
документации
4
10
40
99,2
Итого:
88
218,24
Как ожидается, в случае автоматизации затрачиваемое специалистом
время на внесение записей и подготовку, и поиск информации значительно
снизится, снизится также и количество неверных записей.
Как видно из приведенных выше таблиц, после внедрения
автоматизированной системы документооборота меняется само содержание
работы специалиста службы делопроизводства, в том числе и выполняемые
операции.
При этом временные затраты должны сократиться на 540-88=452
минуты=7, 5 часов и 1339-218=1121 рубль в сутки. Следовательно, внедрение
такой системы является однозначно выгодным с точки зрения оптимизации
расхода трудовых и стоимостных ресурсов.
Разрабатываемая система должна удовлетворять следующим требованиям:
Иметь систему регистрации пользователей;
Предоставлять пользователю полную информацию об оборудовании;
Иметь удобную и быструю систему учета ремонта оборудования;
Возможность добавления, удаления и редактирования информации об
оборудовании.
29
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Для обеспечения информационной безопасности в ПАО «Ростелеком»
сформирован специальный документ (Перечень мер), которые направлены на
предотвращение неправомерного использования служебной информации при
осуществлении профессиональной деятельности, определяет комплекс
мероприятий, осуществляемых обществом в целях предотвращения
несанкционированного доступа к служебной информации и ее неправомерного
использования [27, с.68].
Целью применения Перечня мер является реализация следующих задач:
исключение возможности неправомерного использования Служебной
информации Сотрудниками и третьими лицами в собственных интересах в
ущерб интересам Клиента/Контрагента и самого предприятия;
повышение уровня доверия к предприятию со стороны
Клиента/Контрагента;
предотвращение утечки, хищения, утраты, искажения, подделки
служебной информации;
предотвращение несанкционированных действий по уничтожению,
модификации, искажению, копированию, блокированию служебной
информации.
В целях реализации требования разграничения доступа к служебной
информации сотрудников структурных подразделений, предприятие
предпринимает следующие меры организационно-технического характера:
обеспечивает разграничение доступа сотрудников к информационным
системам и базам данных;
ограничивает доступ сотрудников в технологические помещения,
содержащие компьютерное и телекоммуникационное оборудование,
персональным компьютерам, кабинетам, помещениям в которых хранится
служебная информация;
30
определяет систему разграничения доступа сотрудников к сетевым
ресурсам локальной сети;
устанавливает разрешительную систему работы с накопителями на гибких
магнитных или компакт-дисках, электронной почтой и системой Internet;
обеспечивает систему защиты информации, отправляемой во внешние
сети;
размещает помещения структурных подразделений и оборудование
способом, исключающим возможность бесконтрольного проникновения в
эти помещения и/или доступа к этому оборудованию Клиентов и иных
посторонних лиц, включая сотрудников других структурных
подразделений;
контролирует соблюдение при размещении рабочих мест сотрудников
принципа размещения по функциональному признаку (в том числе, по
различным видам деятельности или выполняемым обязанностям;
использует технологические средства, специальное оборудование и/или
услуги специальных организаций для предотвращения доступа
посторонних лиц в соответствующие помещения (равно как и в
здание/помещения, занимаемые в целом) как в рабочее, так и во
внерабочее время, в связи с чем:
а) устанавливается пропускной режим входа в помещения
(подразделения) ПАО «Ростелеком»;
б) доступ посторонних лиц в помещения ПАО «Ростелеком» после
окончания рабочего дня, а также по выходным и в нерабочие праздничные дни
не допускается, а для сотрудников -ограничивается.
В целях предотвращения несанкционированного использования и
распространения служебной информации сотрудниками, Предприятие
осуществляет меры по управлению персоналом, которые включают:
ознакомление сотрудников Предприятия при приеме на работу с
Правилами внутреннего трудового распорядка, утвержденными на
предприятии, предусматривающими различные меры ответственности за
нарушение трудовой дисциплины и распорядка;
31
наличие письменного обязательства сотрудников Предприятия о
неразглашении служебной информации внутри Предприятия и за ее
пределами;
контроль за деятельностью сотрудников Предприятия, предоставляющих
информацию третьим лицам (контрагенты, Клиенты и др.);
применение мер дисциплинарной ответственности;
четкое определение состава служебной информации, к которой имеет
доступ конкретный сотрудник Предприятия, на уровне внутренних
документов Предприятия, которые доводятся до сведения сотрудника;
обеспечение доступа сотрудников Предприятия только к сведениям,
необходимым им для выполнения своих прямых трудовых обязанностей.
Меры, направленные на организацию документооборота, препятствующие
несанкционированному доступу к служебной информации и ее неправомерному
использованию включают:
Служебная информация между структурными подразделениями
Предприятия передается при наличии необходимости и в порядке,
установленном внутренними документами Предприятия. Передача оформляется
в виде служебной записки с визами курирующих подразделения Вице-
президентов.
Переговоры с Клиентами Предприятия проводятся в специально
оборудованном для этих целей помещении, обособленном от иных помещений,
где располагаются сотрудники и/или посетители Предприятия.
Документы, содержащие служебную информацию, хранятся в запираемых
шкафах или сейфах.
Документы передаются Клиенту в следующем порядке:
документы, предназначенные для передачи конкретному Клиенту,
должны передаваться непосредственно такому Клиенту либо
направляться курьером Предприятия, заказной почтой, или иным
образом, согласованным с Клиентом в соответствующем договоре, по
адресу, указанному Клиентом;
32
информация на бумажном носителе доставляется/передается Клиенту в
запечатанных конвертах, исключающих возможность просмотра
содержащихся в них документов;
при передаче Клиенту информации в электронном виде используются
защищенные каналы связи;
Предприятие использует иные возможные средства для минимизации
рисков, связанных с возможным несанкционированным доступом к
документам, направляемым Клиенту.
Документы, не подлежащие хранению, своевременно уничтожаются: в
случае, если документ, содержащий служебную информацию, утратил силу,
устарел и не может представлять никакой важности/ценности в будущем, то
такой документ уничтожается на специальном оборудовании по распоряжению
руководителя Предприятия или по решению руководителя соответствующего
структурного подразделения.
Предприятие осуществляет контроль за обменом служебной информацией
между структурными подразделениями и передачей данной информации
третьим лицам.
Предприятие проводит проверки соблюдения сотрудниками
законодательства Российской Федерации и внутренних правил в части
соблюдения процедур ограничения доступа сотрудников к служебной
информации, делопроизводства и движения документов между структурными
подразделениями. В случаях подозрения на несанкционированное использование
информации проводятся оперативные проверки.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Для контроля технического состояния оборудования существует
множество как готовых программ, так и модулей к ERP-системам. Рассмотрим
различные типы готовых систем.
33
Галактика. Модуль «Управление техническим обслуживанием и
ремонтом оборудования»
Решение «Управление техническим обслуживанием и ремонтом
оборудования» предназначено для использования в ремонтных службах
предприятия (ОГМ, ОГЭ, содержания зданий и сооружений).
Рис.1.8. Галактика: Управление ремонтами
Основной задачей является обеспечение надежного функционирования
оборудования и должного содержания производственных помещений,
планирование для этого потребностей в ресурсах, учет использования затрат на
ремонтные и профилактические работы. Одной из основных функций модуля
является формирование оптимального графика технического обслуживания и
ремонта оборудования (ТОРО) с учетом текущего состояния оборудования и
реально отработанного им ресурса.
Работа системы технического обслуживания и ремонта оборудования
основывается на принципах классической системы планово-предупредительных
34
ремонтов (ППР), применяемой многими предприятиями различных отраслей
промышленности.
Основные возможности решения «Галактика Управление ТОРО»:
Паспортизация оборудования
Регламентная и аналитическая отчетность ТОРО
Нормирование сроков ТОРО и состав работ
Планирование обслуживания и ремонта
Материальное обеспечение для ТОРО
Плановые и фактические затраты на ТОРО
Учет использованных ресурсов ТОРО
Учет технического состояния оборудования.
«АСУ 1С: ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием
оборудования»
«АСУ 1С:ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования»
разработана на базе самой популярной в России платформе 1C, знакомой
широкому классу ИТ-специалистов. Поэтому «1С:ТОИР» - это самое гибкое
решение АСУ ТОИР в нашей стране, доступное для обслуживания на любом
предприятии.
Система «1С:ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием
оборудования» является самостоятельной конфигурацией для «1С:Предприятие
8», но наибольший эффект от применения данного программного продукта
(программа 1С:ТОИР) достигается при интеграции с типовой конфигурацией
«1С:Управление производственным предприятием 8».