28
Таблица 10
Программное обеспечение
№
п/п
Программное средство
Описание программного средства
1.
Windows 10
Операционная система для
персональных компьютеров и рабочих
станций, разработанная корпорацией
Microsoft.
2.
Windows Server 2019
Серверная операционная система от
Microsoft.
3.
Microsoft Office 2019
Версия офисного пакета компании
Microsoft, включающая в себя
следующие программы
соответствующего года: Word, Excel,
PowerPoint, Access database, Visio.
4.
Kaspersky Internet Security
Антивирусное программное
обеспечение, разрабатываемое
Лабораторией Касперского.
Предоставляет пользователю защиту от
различного рода вирусов и
вредоносных программ.
5.
Google Chrome
Браузер, для выхода в интернет,
разрабатываемый компанией Google.
6.
Amanda Network Backup
Это простое, удобное и
функциональное решение для бэкапа
предприятия, с помощью которого
можно создавать резервные копии
файлов, распространённых баз данных,
образов диска, веб-сайтов и другой
информации на операционных
системах Windows.
7.
7-Zip/WinRAR
свободный файловый архиватор с
высокой степенью сжатия данных.
8.
Windows MySQL server
это свободная реляционная система
управления базами данных, которая
29
№
п/п
Программное средство
Описание программного средства
реализует модель клиент-сервер. В
данной системе управления базой
данных можно отметить следующие
качества: простота использования,
гибкость, низкая стоимость,
масштабируемость, высокая
производительность, совместимость с
большинством операционных систем.
9.
КонсультантПлюс
Компьютерная справочная правовая
система в России. НПО «ВМИ» в 1992
году создало новую систему
«КонсультантПлюс».
10.
Visual Studio 2019
Это продукт компании Microsoft,
представляющий собой
интегрированную среду разработки
программного обеспечения и ряд
других инструментальных средств.
Данные продукты позволяют
разрабатывать как консольные
приложения, так и приложения с
графическим интерфейсом, в том числе
с поддержкой технологии Windows
Forms, а также веб-сайты, веб-
приложения, веб-службы как в родном,
так и в управляемом кодах для всех
платформ, поддерживаемых Windows,
Windows Mobile, Windows CE, .NET
Framework, Xbox, Windows Phone .NET
Compact Framework и Silverlight.
11.
Adobe Illustrator СС 2019
это векторный графический редактор,
разработанный и распространяемый
фирмой Adobe Systems.
12.
Adobe Photoshop 2019
это многофункциональный
30
№
п/п
Программное средство
Описание программного средства
графический редактор,
разрабатываемый и распространяемый
компанией Adobe Systems. В основном
работает с растровыми изображениями,
однако имеет некоторые векторные
инструменты.
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес-процессов
Полная или частичная автоматизация является одним из лучших
решений для компаний любого рода в той или иной сфере. В данном случае
подойдёт частичная автоматизация сортировки сертифицированных
документов в документопотоке компании.
Сортировка документов — это расположение их в определенной
последовательности согласно выбранному критерию. В соответствии с
базовыми критериями – датой составления документа и его видом –
выделяются основные методы сортировки.[13]
На производстве данного рода системы используются для оптимизации
документов в сети, уменьшение сроков, затрат и работ.
Система электронного документооборота (СЭД) — это система (в
основном это специализированное программное обеспечение), дающее
возможность упорядочить и автоматизировать работу с электронными
документами на протяжении всего их жизненного цикла. Основные
возможности СЭД включают в себя создание, редактирование, хранения и
управление потоком документов, а также ряда сервисных возможностей,
таких как поиск, классификация и пр.[10]
31
СЭД, кроме того, предназначена для организации и автоматизации
процессов взаимодействия между сотрудниками (передачи документов,
выдачи заданий, отправки уведомлений и т.п.). Сотрудники могут
оперативно получать любую необходимую информацию по клиентам
компании. При этом документами могут быть как структурированные
объекты информационной системы, обладающие определенным набором
стандартных реквизитов, так и неструктурированные (файлы Word, Excel,
.pdf, .jpg и пр.). СЭД может включать в себя электронный архив документов,
что дает возможность коллективной обработки информации, и систему
автоматизации деловых процессов (workflow). Также СЭД является одним из
вариантов применения BPM системы.[11]
Основными характеризующими функциями СЭД является:
Создание, регистрация и хранение электронных документов,
создание карточки документа;
Движение документа по заданному маршруту, возможность его
отслеживания;
Ведение истории изменений документа;
Создание и настройка уведомлений о прохождении документа и
его статусе;
Ведение журналов, контроль сроков исполнения, создание
отчётов;
Аналитические функции;
Импорт и экспорт документов, в том числе сканирование и
печать бумажных документов;
Обеспечение сохранности и конфиденциальности информации, в
том числе контроль и разграничение доступа, использование цифровой
подписи и т.п.
Кроме того, система электронного документооборота может обладать
дополнительными специфическими возможностями в зависимости от задач,
32
для которых она адаптирована. Так, подсистема, выполняющая функции
электронного архива, имеет эффективные инструменты для сканирования и
оцифровки бумажных оригиналов, в том числе поточного, оснащена
средствами работы со складом документов и т.п. Системы, предназначенные
для работы с проектной документацией, могут работать с графическими
файлами разных типов.
Преимущества электронного документооборота:
Централизованное, структурированное и систематизированное
хранение документов в электронном архиве;
Сокращение расходов на печать, почтовую пересылку и хранение
бумажных счетов-фактур;
единообразный подход к процедурам формирования и обработки
документа (регистрация, согласование и т.п.);
сокращение времени на доставку, регистрацию и согласование
документов;
быстроту подписания документов;
возможность круглосуточно в режиме online осуществлять любые
операции с документами: поиск, загрузку, печать, сверку, отклонение, а
также отслеживать их движение;
быстрый поиск документов.
Конфиденциальность обмена обеспечена шифрованием документов.
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) обеспечивает идентификацию
подписанта и целостность передаваемых документов. Доставка электронных
документов гарантируется оператором документооборота.[15]
За счет автоматического формирования документов исключаются
ошибки ручного ввода в первичных документах и налоговых декларациях. К
преимуществам электронного документооборота с клиентами относится
ускорение обмена документами со своими контрагентами (сокращение
33
времени до 75%). Электронные документы не теряются в отличие от
бумажных, поскольку хранятся в электронном виде и регулярно сохраняются
копии. СЭД позволяет экономить время сотрудников до 65%. Это время они
могут потратить на эффективный труд, а не на рутинную работу, связанную с
распечатыванием документов, их обработкой и занесением в журналы.
Применение электронных документов на 80% снижает затраты предприятия
на печать, доставку и хранение документов.
Однако, нас же больше интересует одна из основных функциональных
частей СЭД – это документопоток.
Документопоток — это система циркуляции документов от отдела,
отвечающего за создание этих самых документов, до пунктов их
последующей обработки.[14]
Всего существует три основных вида потоков:
Поток входящих документов – это поток только поступивших
документов в организацию;
Поток внутренних документов – это документы что были
созданы внутри организации, и они не подлежат выходу из неё.
Поток исходящих документов – это документы, что назначены на
отправку в другие организации
Основные характеристики документопотока:
содержание;
структура;
цикличность;
направление;
объем.
34
Содержание документопотока определяется составом документов,
входящих в документопоток, и составом информации, содержащейся в этих
документах.[19]
Структура документопотока описывается признаками, по которым
могут быть классифицированы и индексированы входящие в документопоток
документы, а также сформирована справочная система по документам
организации.[18]
Режим или цикличность документопотока определяется изменением во
времени информационной нагрузки документопотока. Изменения
информационной нагрузки, как правило, связаны с цикличностью
планирования и подведения итогов работы, периодическим изменением
деловой, политической и управленческой активности, внутренними
режимами работы организации.[17]
Направление документопотока зависит от содержания конкретного
этапа обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые
документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется
контроль исполнения службой ДОУ и т.д., а также от способа удостоверения
входящих в документопоток документов: согласование, утверждение,
ознакомление и др.[16]
Объем документопотока измеряется количеством документов
(подлинников и копий), который может быть дополнен объемом
содержащейся в документах информации. Количество документов всех
потоков составляет объем документооборота организации.
Исследование документопотоков организации проводится для
следующих целей:
повышение эффективности управленческой деятельности;
ускорение движения документов в организации;
35
уменьшение трудоемкости обработки документов.
Далее будет проведён анализ основных бизнес-процессов компании
«ООО Русские Корма» с помощью методологии IDEF0. Ниже будет
представлена контекстная диаграмма (рис. 4).
A0
Представление
документопотока в
производственной
сфере
ЗАГОЛОВОК:УЗЕЛ: НОМЕР:А0
Представление документопотока в производственной сфере
Несертифицированные документы
Стандарты
сертификации
Руководители
организации
Нормативные
документы
ООО «Русские Корма»
Бухгалтерия
Рисунок 1. Контекстная диаграмма.
Входящими потоками данных являются заявки на сертификацию
документов и сами несертифицированные документы, итоговыми же
исходящими потоками являются сертифицированные документы и отчёт о их
сертификации, такая модель наглядно показывает контроль оборота
документов на производстве. Дальше будет показана декомпозиция
основного бизнес-процесса – процесс контроля сертификации документов
(рис. 5).
36
ЗАГОЛОВОК:УЗЕЛ: НОМЕР:A1
Декомпозиция основного бизнес-процесса "Сертификация документов"
A1
Обработка заявки
A2
Запрос
документов
A3
Проведение
сертификации
A4
Написание
отчётности
Документация
Сертифицированная
документация
Заявка на
сертификацию
Несертифицированные документы
Нормативы
компании
ООО «Русские
Корма»
Начальство
Выходная
отчётность
Стандарты сертификации
Бухгалтерия
Сертифицированн
ые документы
Принятие
заявки
Рисунок 5. Диаграмма декомпозиции бизнес-процесса.
На данной диаграмме видны основные рассматриваемы
процессы:
Обработка заявки;
Запрос документов;
Проведение сертификации;
Написание отчётности.
Далее будут представлены декомпозиции описанных процессов, а
именно: Обработка заявки (рис. 6); Запрос документов (рис.7); Проведение
сертификации (рис. 8).
37
ЗАГОЛОВОК:
УЗЕЛ: НОМЕР:А2 Обработка заявки
A1
получение
запроса
A2
Рассмотрен
ие заявки
A3
Одобрение
заявки
Входящий
запрос
Норматив
ы
Начальство
Бухгалтерия
Одобренна
я заявка
Переход к
рассмотрению
Одобрение
Рисунок 6. Диаграмма декомпозиции обработки заявки.
ЗАГОЛОВОК:
УЗЕЛ: НОМЕР:А3
Запрос документов
A1
Запрос
документов
A2
Получение
документов
A3
Проверка
документов
A4
Переход к
сертификации
Принятый запрос
на проведение
сертификации
Утверждённая
несертифицир
ованная
документация
Бухгалтерия
Нормативы
Несертифицированные документы
Стандарты проверки
Входящая
документаци
я
Переход
к
проверке
Поток
утверждённой
документации
Рисунок 7. Диаграмма декомпозиции запроса документации.