38
ЗАГОЛОВОК:УЗЕЛ: НОМЕР:А4 Проведение сертификации
A1
Получение пакета
несертифицированных
документов
A2
Сертифицирование
A3
Подготовка к
отчётности
Нормативы
Бухгалтерия
Начальство
Сертифицирован
ные документы
Отчётность
Переход к
сертифицированию
Подготовка
отчётности
Стандарты компании
ООО «Русские Корма»
Рисунок 8. Диаграмма декомпозиции проведения
сертификации.
На диаграммах видны основные проблемы работающего комплекса
функций сертификации документов в ООО «Русские Корма»:
Огромное количество операций, требующих ручной проверки
документов;
Чрезмерная длинна всех операций в комплексе, что тратит слишком
много времени;
Решение вышеописанных проблем лежит в их автоматизации, создание
системы контроля и мониторинга сертификации сократит время самой
сертификации, а также уменьшит требуемое количество операций для
сертифицирования документации, что исключает или уменьшает шанс
ручной ошибки и нагрузку на производственный комплекс.
При проведении оценки целесообразности внедрения АИС были
выявлены следующие положительные факторы: ускорение работы и
уменьшение нагрузки на систему в общем.
39
Основные этапы разработки ИС по сортировке сертифицированных
документов в документопотоке:
Анализ деятельности процессов компании;
Анализ всего документопотока компании;
Основное определение задач автоматизации;
Построение логической и физической модели данных;
Создание ИС на основе имеющихся СУБД, с использованием
имеющихся сред программирования.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
В этой главе будут описаны смежные задачи, связанные с технологией
данного бизнес-процесса:
Связь с производственной линией;
Учёт входящей документации;
Учёт исходящей документации;
Протоколы сертифицирования.
Ниже будет описана диаграмма места проектируемой задачи (рис. 9).
Контроль
документопотока
Связь с
производственной
линией
Учёт входящей
документации
Учёт исходящей
документации
Протоколы
сертифицирования
Рисунок 9. Диаграмма места проектируемой задачи.
40
Принцип работы архитектуры промышленных компаний
подразумевает единую систему документооборота, а значит и единую
систему документопотока, должно быть чёткое взаимоотношение между
производственной линией и главным офисом.
Из типовых задач выявляются следующие решения поставленных
целей:
Введение реестра документации;
Введение реестра входящего потока (несертифицированных)
документов и исходящих (сертифицированных) документов;
Введение базы данных всей проходящей документации;
Организация возможности удалённого взаимодействия с
документами.
Автоматизация системы документопотока на производстве
осуществляется для уменьшения времени и затрат ресурсов на заполнение
документации, её сортировки и отслеживания потоков документации,
сокращение ответа от производственного отдела с отделом склада,
маркетинга, бухгалтерии.
Для понятия целесообразности исполнения автоматизации данного
процесса будет проведён анализ.
Основными вызывающими проблемами при неавтоматизированной
системе документопотока будет:
Долгий путь прохождения всей необходимой документации через
все возможные цепочки отделов, что замедляет сам процесс
производства;
Излишняя трата ресурсов (в том числе и человеческих) на
исполнение данного процесса;
Возможность ошибки ручного ввода, человеческий фактор.
Из этого можно делать вывод о целесообразности внедряемой системы
автоматизации сортировки документации в документопотоке.
41
Для определения эффективности внедряемой системы будут
рассмотрены основные её возможные критерии:
Качество и стандарты, по которым проверяют документы;
Временные затраты;
Единая база данных;
Массивы отчётной документации.
Теперь будут рассмотрены основные этапы проектирования:
Анализ бизнес-процессов;
Определение задач автоматизации;
Построение логической и физической модели данных;
Создание программного обеспечения для нормального
функционирования ИС на основе имеющихся СУБД, с
использованием имеющихся сред программирования.
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи.
Для контроля системы сортировки документации возникает нужда в
формировании отчётности, общая база данных.
Дальше, в приведённой таблице ниже будут сравнены показатели при
автоматизации и без неё, что напрямую даёт всю наглядную информацию о
разнице эффективности работы системы и надобности её автоматизации
(табл. 11).
Таблица 11
Таблица сравнения автоматизированной системы с
неавтоматизированной
№
Название операции
До
автоматизации
После
автоматизации
1
Сбор и анализ документации
От 2 до 4 дней
От 3 до 5 часов
2
Утверждение всей документации
От 1 до 2 дней
От 1 до 3 часов
3
Проверка на ошибки
От 2 до 4 дней
От 1 до 2 часов
42
4
Количество людей,
использованных для проведения
проверки
От 3 до 5
человек
1 человек
5
Формирование отчетности
1 день
1 час
Далее будет представлена таблица выгоды от внедрения
информационной системы в бизнес-процессе (табл. 12)
Таблица 12
Выгоды внедрения информационной системы
Характер
Степень
Новые
возможности
Эффективность
Уменьшение
действий
Финансовые
Уменьшение
затрат
Сокращение
трудозатрат
Сокращение
трудоемкости
Количественные
Новые операции
Меньшее
количество
операций для
результативности
Уменьшение
операций в
логистической
системе
Измеримые
Сильное
сокращение
времени
Сильное
сокращение
времени
Сильное
сокращение
времени
Качественные
Новые
возможности,
позволяющие
определённые
данные
Уменьшение
влияния
человеческого
фактора
Долгая проверка,
зависимая от
разных факторов
Также будет показана схема движения документооборота в процессе
сертифицирования документов в компании ООО «Русские Корма» на
рисунке 10.
43
Начальство
Производственная
линия
Бухгалтерия
Принятие
несертифицированных
документов
Запрос
Несертифицирован
ные документы
Запрос на
документацию
Сертифицирование
документов
Сертифицированны
е документы
Написание отчётности
Отчёт
Рисунок 10. Схема документопотока в ООО «Русские Корма»
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Внутри информационной системы ООО «Русские Корма»
используются программный продукт Kaspersky Internet Security 10.0 для
информационной безопасности.
Сохранность всей ИС обеспечивается путем резервного копирования
данных и их архивирования. В случае сбоя работы какой-либо системы или
при неполадках текущее состояние системы на момент резервного
копирования должно быть восстановлено и её дальнейшее
функционирование должно продолжаться в штатном режиме.[22]
Также реализовываются уровни защищенности:
Антивирусные программы.
Пароль на ОС.
Пароль на СУБД.
В соответствии с положениями Федерального закона Российской
Федерации от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных
44
технологиях и о защите информации» для защиты информации используются
правовые, организационные и технические меры, направленные на:
Обеспечение защиты информации от неправомерного доступа,
уничтожения, модифицирования, блокирования, копирования,
предоставления, распространения, а также от иных неправомерных действий
в отношении такой информации;
Соблюдение конфиденциальности информации ограниченного
доступа;
Реализацию права на доступ к информации.
В случае проникновения постороннего лица в локальную сеть, то для
передачи документов будет использован защищённый протокол передачи
данных, при получении им прямого доступа к рабочей станции, ему придётся
проходить через систему авторизации пользователя. На каждом компьютере
используется своя учётная запись с разным доступом прав.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
На Российском рынке из предложенных вариантов уже существующих
систем автоматизированных или полуавтоматизированных СЭД существуют:
1) 1С-Архив - Производитель: 1С
«1С: Архив» является системой управления документами масштаба
предприятия и служит для повышения эффективности коллективной работы
сотрудников с архивами электронных документов и контроля
исполнительской дисциплины.[21]
Функции системы:
организация централизованного хранилища всех документов
организации, структурирование их по папкам-рубрикаторам и обеспечение
45
коллективного доступа сотрудников как по локальной сети, так и по
Интернету;
выдача поручений; выбор исполнителей или группы
исполнителей; установка контрольных сроков и автоматическая рассылка
оповещений сотрудникам о поступлении новых поручений;
хранение всех версий документов с возможностью вернуться в
любой момент времени к нужной версии или сравнить любые две версии
документов;
поиск как по реквизитам учетно-регистрационной карточки, так и
по содержанию (полнотекстовый поиск) с учетом морфологии русского
языка;
управление правами пользователей и установление различных
прав доступа к папка-рубрикаторам и содержащимся в них документам для
различных пользователей.
Технология WebPortal предназначена для динамической публикации
архивов документов в сети Интернет и обеспечения доступа к документам с
помощью обычных web-браузеров для клиентов, удаленных офисов или
сотрудников, работающих по модему.
2) ЕВФРАТ- Документооборот - Производитель: Cognitive
Technologies
«ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет организовать управление
информационными потоками и документами организации и содержит весь
необходимый инструментарий для успешной автоматизации
документооборота любой компании, независимо от численности и формы
собственности. Система рассчитана на работу как в рамках небольшого
отдела, так и в рамках всей организации со сложной схемой
информационных потоков. «ЕВФРАТ-Документооборот» отличается
гибкостью и простотой настройки. В стандартный комплект поставки входит
весь необходимый инструментарий (дизайнер форм, дизайнер маршрутов,
46
менеджер журналов и отчетов), который позволяет заказчику своими силами
и в кратчайшие сроки адаптировать систему к особенностям своей компании.
Главным преимуществом системы является то, что при высокой
функциональности она является по-настоящему коробочным решением и
имеет низкую общую стоимость владения.[20]
Функции системы:
регистрация, хранение и поиск документов;
создание и изменение регистрационных карточек без
привлечения разработчика с помощью дизайнера форм;
работа с документами в бумажной и электронной форме;
контроль исполнения поручений;
создание типовых маршрутов документов с помощью дизайнера
маршрутов;
создание различных журналов и отчетов по исполнительской
дисциплине, документам, сотрудникам и т.д.;
надежный учет и хранение документации;
разграничение прав и защита от несанкционированного доступа;
списание документов в архив;
возможность удаленной работы с системой на обычном рабочем
месте пользователя или через тонкий клиент (MS Internet Explorer);
удаленное администрирование системы;
безопасность работы через Интернет с помощью специального
модуля для идентификации пользователя.
3) DocsVision 2.0 «Архив-Делопроизводство» - Производитель:
DocsVision
Система DocsVision представляет собой законченное приложение,
предназначенное для создания архивов документов для автоматизации
47
основных делопроизводственных процедур и бизнес-процессов обработки
документов в организации.
Функции системы:
ведение картотеки документов;
создание электронного архива документов компании;
ведение справочников контрагентов и сотрудников организации;
организацию циклов разработки согласования документов;
организацию контроля исполнения документов и заданий;
маршрутизация документов в организации и вне ее;
автоматизация разнообразных процессов обработки документов;
организация процедур периодической обработки документов и
широковещательной рассылки документов.
Данная система может быть использована как законченное решение
для внедрения в компаниях либо служить в качестве прототипа при
разработке приложения на заказ. Структура системы может быть настроена в
соответствии с потребностями конкретной организации.
Более подробное сравнение предлагаемых решений на рынке будет
приведено в таблице 13.
Таблица 13
Функциональные возможности предлагаемых решений на рынке
Функционал
программы
1С-Архив
ЕВФРАТ
DocsVision 2.0
Лёгкость в
освоении и
использовании
65/100
80/100
90/100
Стоимость
Дорого (от 36
тысяч рублей)
Приемлемо (от 20
тысяч рублей)
Дёшево (от 13
тысяч рублей)
Простота в
Высокий порог
Средний порог
Низкий порог