23
Рисунок 1.5 Декомпозиция деятельности отдела кадров
Контроль учета персонала включает:
а) Оформление приема на работу – ввод приказа о приеме на работу
(форма Т-1) и приказа по Предприятию о приеме на работу (форма Т-1а),
формирование печатных форм приказов [7]. Ввод приказа об удержании за
трудовую книжку или вкладыш к трудовой книжке. Поиск, сортировка, отбор
приказов по различным реквизитам;
б) Ведение личных карточек сотрудника – возможность формирования,
просмотра и редактирования личной карточки сотрудника (форма Т-2). Ввод
приказов об изменении фамилии, о поощрениях, взысканиях с автоматическим
обновлением данных в карточке Т-2 [7];
в) Расстановка персонала – отбор кандидатур на основе требований к
кандидатуре и штатного расписания, формирование списка отобранных кандидатур
, согласование кандидатур с руководителями подразделения, ввод приказа о
направлении сотрудника на другую работу, формирование печатной формы
приказа [7] и [24];
г) Повышение, понижение, перевод персонала – ввод приказа о переводе
работника на другую работу (форма Т-5) и приказа по Предприятию о переводе
работника на другую работу( форма Т-5а) [7]. Формирование отчета о движении
кадрового состава за период;
24
д) Оформление командировок сотрудникам;
е) Увольнение сотрудников – ввод приказа об увольнении сотрудника
(форма Т-8) и приказа по Предприятию об увольнении сотрудников (форма Т-8а),
формирование печатных форм приказа [7]. Оформление компенсации отпуска или
удержаний за использованный отпуск.
Рисунок 1.6 Контроль учета персонала
Начальник отдела кадров также контролирует подготовку проектов приказов
и их издание.
Отбор соискателей на работу прежде всего включает тестирование
соискателей.
Для проведения тестирования работников, работодатель должен утвердить
локальный нормативный акт (как вариант - положение), определяющий:
порядок, сроки и формы проведения тестирования;
состав тестов;
критерии оценки кандидатов( систему определения соответствия
кандидата занимаемой должности путем проставления соответствующих оценок
и/или баллов; установление количества / процента правильных ответов,
определяющих успешное прохождение работником тестирования);
виды решений, принимаемых по результатам тестирования и порядок
их принятия;
25
иные положения, способствующие, по мнению работодателя,
наиболее эффективному проведению данной процедуры.
Тестирование проводится отдельно для каждой специальности или
специализации. Для каждого направления тестирования создается тест, как
правило, состоящий из 25 вопросов и 3-4 вариантов ответов на них, один из
которых является верным. Результаты тестирования сравниваются после
завершения тестирования и учитываются при решении о приеме кандидата на
работу.
Начальник отдел кадров также составляет график отпусков для сотрудников
компании.
Учет трудовых и дисциплинарных отношений включает [11]:
ж) Учет табелей – формирование табелей на основе данных БД;
з) Учет трудовой и производственной дисциплины – учет нарушений в
БД, формирование приказа на взыскание, формирование отчета о состоянии
трудовой и производственной дисциплины;
и) Учет больничных листов – учет больничных листов, формирование
описи БЛ. Формирование приказа о продлении отпуска по БЛ;
к) Учет отпусков – расчет отпуска по сотруднику, учет рабочих периодов
, перенос рабочего периода в связи с длительным отпуском за свой счет. Ведение
графика отпусков (получение графика отпусков от подразделений, составление
сводного графика и его корректировка, контроль за соблюдением графика отпусков
в течение года), учет оплачиваемых дорог, проверка планируемого отпуска на
соответствие графику отпусков, ввод в БД приказа о предоставлении отпуска,
формирование печатной формы приказа, ввод в БД записки-расчета о
предоставлении отпуска, заполнение сведениями об отпуске личной карточки
сотрудника (Т-2). Оформление приказа об отзыве из отпуска, возврат
неиспользованных дней отпуска или компенсация;
л) Оформление поощрений/взысканий – ввод в БД приказов о
поощрении/взыскании на работников, формирование печатных форм;
26
Рисунок 1.7 Проведение аттестации сотрудников
После того как появится несколько кандидатур осуществляется отбор
наиболее компетентного и подходящего на данную должность соискателя в
соответствии с сформированными требованиями. Затем осуществляется прием
сотрудника и с ним заключается трудовой договор, с одной стороны подписанный
директором организации, с другой новым сотрудником.
Главной функцией программного продукта является учет персонала
организации.
Для реализации данной функции программный продукт должен также
позволять:
регистрировать прием, увольнение, перевод сотрудника с
возможностью формирования соответствующих приказов;
вести сведения по производственному календарю;
оформлять документацию по предоставлению отпуска;
поиск необходимой информации по сотрудникам;
На данный момент на предприятии используется ручной метод обработки
информации и используется из программных продуктов только стандартные
офисные приложения. Это приводит к следующим недостаткам:
длительная продолжительность в оформлении необходимой
документации;
27
низкая оперативность, снижающая качество управления;
невысокая достоверность результатов решения задачи из-за
дублирования потоков информации;
несовершенство организации сбора и регистрации исходной
информации;
несовершенство процессов сбора, передачи, обработки, хранения.
Длительная продолжительность в оформлении необходимой документации
связана с тем, что сотруднику отдела кадров необходимо: искать информацию о
сотруднике, найти стандартную форму или бланк документа, вручную заполнить
документ. При этом сотрудник оформляет периодическую довольно часто, причем
по всем сотрудникам, поскольку периодически необходимо подавать сведения о
сотрудниках в государственные структуры.
Экономическая сущность задачи разрабатываемого программного продукта
заключается в достижении следующих материальных выгод:
минимизация затрат связанных с кадровым учетом
минимизация вероятности возникновения ошибок при осуществлении
расчетов;
снижение занятости сотрудников отдела кадров,
освобождение
времени для выполнения других функций.
Пользователями системы будут являться сотрудники отдела кадров.
На сегодняшний день в организации большая часть информации о
сотрудниках храниться в папках в книжных шкафах, что вызывает сложности при
ее обработке, передачи и даже хранении.
Большой объем хранимых данных на бумаге заметно снижает оперативность
работы сотрудника отдела кадров, что отражается на качестве управления
персоналом не в лучшую сторону. Сотрудник отдела кадров не может быстро
искать необходимую информацию о сотрудниках организации. Кроме того,
довольно часто из-за большого количества бумажной отчетности возникает
дублирование потоков информации.
Программный продукт позволит более эффективно использовать имеющиеся
ресурсы и выделяемые средства и позволит сотрудникам отдела кадров быстро
искать интересующую их информацию по сотрудникам организации.
28
В информационной системе будут реализованы следующие компоненты:
база данных и клиентское приложение. Следовательно, для работы с
информационной системой на рабочей станции должна быть установлена и
система управления базами данных.
Использование разрабатываемой информационной системы на других
предприятиях на данный момент не предполагается.
1.2.3
Обоснование необходимости и цели использования
вычислительной техники для решения задачи
Схема документооборота документов приведена на рисунке 1.8.
29
Рисунок 1.8 Схема документооборота
Временные характеристики описанных выше процессов приведены в
таблице 1.8.
Таблица 1.8
Характеристики описанных процессов
Действие
Сотрудник отдела
кадров
Начальник отдела
кадров
1
Прием документов Документы
соискателя соискателя
Тестирование
соискателя
Результаты
тестирования
Формирование
3 приказа на прием на
рабо ту
Приказ на
прием на
работу
4 Контроль приказа
Приказ на
прием на
работу
5 Подпись приказа
Приказ на
прием на
работу
Подготовка
отчётности
Отчѐтность
7
Предоставление
отчётности
Отчѐтность
30
Действие
Среднее
количество
за рабочий день
Время, необходимое
для
выполнении
одного действия,
минут
Общее
время,
минут
Учет данных
персонала
10
5
50
Учет изменений в
служебном
положении.
10
15
150
Учет изменений в
семейном
положении
1
25
25
Учет проводимых
аттестаций
1
35
35
Учет больничных,
отпусков и
командировок
1
15
15
Построение
отчетов
1
5
5
ИТОГО, минут:
280
Исходя из приведенных расчетов ежедневно сотрудник отдела кадров около
280 минут тратит на подготовку документов, что не является рациональным
использованием рабочего времени.
Для данного способа также характерны следующие недостатки:
Невысокая скорость и точность выполнения расчетов.
Неэффективное использование рабочего времени.
Бюрократия
–
увеличивающийся
«
д
п
еятельност ь
оток» бумажной работы.
Возможность допущения ошибок из-за усталости сотрудников.
В результате проводимой автоматизации предполагается формировать
данный отчет в автоматическом режиме.
Проведем расчет ожидаемого эффекта от внедрения средств автоматизации.
В случае использования вычислительной техники данный процесс сводится
к вводу данных в приложение и получению общего отчета. В таблице 1.9
произведен расчет эффекта внедрения.
Таблица 1.9
Расчет эффекта внедрения
31
Действие
Среднее
количество
за рабочий день
Время, необходимое
для выполнения
одного действия,
минут
Общее
время, минут
Учет данных
персонала
10
0
0
Учет изменений в
служебном
положении.
10
0
0
Учет изменений в
семейном
положении
1
2
2
Учет проводимых
аттестаций
1
35
35
Учет больничных,
отпусков и
командировок
1
0
0
Построение
отчетов
1
0
0
ИТОГО, минут:
42
Таким образом, ожидаемая экономия рабочего времени составляет около 4
часов (280-42=238 минут) ежедневно, что позволяет увеличить эффективность
работы сотрудников отдела кадров.
1.2.4
Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Безопасность информационной системы рассматриваемого предприятия в
настоящее время достигается применением комплекса мер, в который входят
организационные, программные и аппаратные решения.
Основной организационной мерою является использование и строгое
следование положений, указанных в политике безопасности предприятия.
Для физической защиты информации от воздействия третьих лиц
используется система контроля и управления доступом.
Одновременно система доступа выполняет и функции системы контроля
прибытия и убытия персонала с рабочих мест, сохраняя данные об авторизации
магнитных карт.
32
Каждая магнитная карта персонализирована путем нанесения фотографии,
фамилии и инициалов сотрудника на ее поверхность.
Кроме того, считывателями также оборудованы следующие помещения:
серверная;
кабинеты руководства (в том числе начальников отделов);
помещения, в которых располагаются бухгалтерия и финансовый
отдел.
В составе системы также предусмотрены автоматизированные рабочие места
сотрудника охраны и администратора ЛВС предприятия.
Первому доступны просмотр изображений с видеофонов и просмотр
статистики работы считывателей, администратор же полностью управляет
системой.
Политика безопасности содержит следующие положения:
ответственные лица за безопасность функционирования фирмы;
полномочия и ответственность отделов и служб в отношении
безопасности;
организация допуска новых сотрудников и их увольнения;
правила разграничения доступа сотрудников к информационным
ресурсам;
организация пропускного режима, регистрации сотрудников и
посетителей;
использование программно-технических средств защиты.
В системе обеспечения безопасности используются следующие мероприятия
:
в системе назначен администратор безопасности;
за каждое устройство назначен ответственный за его эксплуатацию;
системный блок компьютера опечатан печатями ответственного и
работника IT-службы;
используются съемные жесткие диски, а по окончании рабочего дня
они убираются в сейф;
так как нет необходимости в эксплуатации CD-ROM, дисководов, они
сняты с компьютеров;