16
Таблица 1.2
Техническая архитектура
Оборудование
Характеристики
Персональный компьютер
Intel Core i5-8400/8 ГБ/1024 ГБ HDD/Intel UHD
Graphics 630
Файловый сервер
Xeon E3-1225/3300 МГц/4 ядра//1x 8 ГБ//2x2ТБ
Сервер баз данных
Xeon E-2124G//8Gb/4*2TB
Коммутатор
Cisco SF220-24
24 порта Ethernet 10/100 Мбит/сек
Маршрутизатор D-link
DSR-150
Cisco C881-K9
4 порта Ethernet 10/100 Мбит/сек4 портов Ethernet
10/100 Мбит/сек
Программная архитектура информационной сети организации
представлена на рисунке 1.3.
Все ПК в ЛВС компании работают под управлением ОС семейства
Microsoft Windows. На рабочем месте пользователя установлена ОС MS Windows
10. На сервере установлена ОС MS Windows Server 2016. Работа с документами
осуществляется в пакете программ MS Office 2016.
Для различных отделов используются свои системы:
− 1С: Бухгалтерия – бухгалтерия;
− TMS – отдел логистики;
− ЭОС.Кадры – отдел кадров;
− WMS.BOX – склад МТО и СГП;
− Парус.Управление финансами – планово-экономический отдел.
17
Отдел
снабжения
Характеристика:
Windows 10, MS
Office 2016
(Word, Excel,
PowerPoint,
Outlook),
TeamViewer
Бухгалтерия
Характеристика:
Windows
10, MS
Office
2016
(Word, Excel,
PowerPoint,
Outlook
), 1C:
Бухгалтерия
,
TeamViewer
Отдел
логистики
Характеристика:
Windows 10, MS
Office 2016
(Word, Excel,
PowerPoint,
Outlook), TMS,
TeamViewer
Отдел
кадров
Характеристика:
Windows 10, MS
Office 2016
(Word, Excel,
PowerPoint,
Outlook
),
ЭОС
.Кадры,
TeamViewer
СГП
Характеристика
:
Windows
10, MS
Office 2016
(Word, Excel,
PowerPoint
,
Outlook),
WMS.B OX ,
TeamViewer
Планово-
экономичес
кий отдел
Характеристика:
Windows 10, MS
Office 2016
(Word, Excel,
PowerPoint,
Outlook), Парус.
Управление
фи нансами,
TeamViewer
Отдел IT
Характеристика:
Windows 10, MS
Office 2016
(Word, Excel,
PowerPoint,
Outlook, Visio
),
Emb ar cadero
R AD Stud io 10
.2,
MS SQL Server
2017, CA ErWin,
TeamViewer
Коммутатор
Маршрутизатор
Склад МТО
Характеристика:
Windows 10, MS
Office 2016
(Word, Excel,
PowerPoint
,
Outlook
),
WMS.B OX
,
TeamViewer
Руководств
о
Характеристика:
Windows 10, MS
Office 2016
(Word, Excel,
PowerPoint,
Outlook),
TeamViewer
Отдел по
работе с
клиентами
Характеристика
:
Windows 10, MS
Office 2016
(Word, Excel,
PowerPoint,
Outlook),
TeamViewer
Коммутатор
Коммутатор
MS Windows Server
2016
Файловый сервер
MS Windows Server 2016, MS SQL Server
2017
Резервный сервер БД
MS Windows Server 2016
, MS SQL Server
2017
Сервер баз данных
Рис. 1.3. Программная архитектура информационной сети компании
18
Техническая часть не нуждается в модернизации, программная часть
автоматизирована, но различными системами и не во всех отделах, одним из таких
отделов является работа с клиентами.
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Для выбора комплекса задач, подлежащего автоматизации требуется
разработать SADT-модель. Так, на рисунке 1.4 представлена модель процесса
ведения заявок AS-IS.
Рис. 1.4. Структурно-функциональная диаграмма процесса ведения заявок (AS-
IS)
Управляющие объекты являются:
− прайс-лист;
USED AT: AUTHOR: D AT E :
REV:PRO JECT: Учёт заявок (As-Is)
16.09.2019
16.09.2019
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
W O RK ING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER D AT E CONTEXT:
TOP
NODE: TITLE: NUMBER:
Учёт заявок (As-Is)
A-0
Данные о клиенте
Данные о заявк е
Данные о поставк ах
Карта заявки
Журнал поставок
Отчёт о заявках за период
Отчёт о сбыте за период
Прайс-лист
Клиентский отдел
Регламент работы с заявками
A0
Учёт заявок (As-Is)
19
− регламент работы с заявками.
Входными объектами:
− данные о клиенте;
− данные о заявке;
− данные о поставке.
Выходными объектами:
− карта заявки;
− журнал поставок;
− отчёт о заявках за период;
− отчёт о сбыте за период.
Исполнителями: клиентский отдел.
Структурно-функциональная диаграмма декомпозиции данного процесса
представлена на рисунке 1.5.
Рис. 1.5. Структурно-функциональная диаграмма декомпозиции процесса учёта
заявок
USED AT: AUTHOR: D AT E :
REV:PRO JECT: Учёт заявок (As-Is)
17.09.2019
17.09.2019
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
W O RK ING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER D AT E CONTEXT:
A-0
NODE: TITLE: NUMBER:
Учёт заявок (As-Is)
A0
Прайс-лист
Клиентский отдел
Регламент работы с заявками
Карта заявки
Данные о клиенте
Данные о заявк е
Журнал поставок
Данные о поставк ах
Отчёт о заявках за период
Отчёт о сбыте за период
A1
Учёт клиентов
A2
Приём заявок
A3
Учёт поставок
A4
Формирование отчётов
20
Процесс ведения заявок включает в себя следующие процессы:
− учёт клиентов;
− приём заявок;
− учёт поставок;
− формирование отчётов.
Подробнее процесс учёта поставок показан на рисунке 1.6. Этот процесс
можно представить в виде следующих работ:
− формирование поставки;
− учёт товаров поставки.
Рис. 1.6. Структурно-функциональная диаграмма процесса учёта поставок
Разработанная модель показывает объём задач, которые стоят перед
специалистами отдела по работе с клиентами. Работа по учёту заявок в
существующем виде приводит к следующим проблемам:
− несвоевременный обмен информацией между отделами компании;
− ошибки при ведении заявок и графиков поставок;
− сложность в подготовке отчётов.
USED AT: AUTHOR: D AT E :
REV:PRO JECT: Учёт заявок (As-Is)
17.09.2019
17.09.2019
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
W O RK ING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER D AT E CONTEXT:
A0
NODE: TITLE: NUMBER:
Учёт поставок
A3
Регламент работы с заявками
Прайс-лист
Клиентский отдел
Журнал поставок
Карта заявки
Данные о поставк ах
A3.1
Формирование поставки
A3.2
Учёт товаров поставки
21
Данный комплекс задач выбран для дальнейшей автоматизации, так как
ошибки в данном процессе пагубно скажутся на прибыли компании.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
После анализа существующей системы учёта заявок была разработана
модель учёта в автоматизированном режиме. На рисунке 1.7 представлена
структурно-функциональная диаграмма процесса учёта заявок TO-BE.
Рис. 1.7. Структурно-функциональная диаграмма процесса учёта заявок (To-Be)
Управляющие потоки:
− регламент;
− прайс-лист.
Входные потоки:
− данные о клиенте;
− заявка;
USED AT: AUTHOR: D AT E :
REV:PROJECT: Учёт заявок (To-Be)
17.09.2019
18.09.2019
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
W O RK ING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER D AT E CONTEXT:
TOP
NODE: TITLE: NUMBER:
Учёт заявок (To-Be)
A-0
Данные о клиенте
Заявка
Данные о
поставках
Карта клиента
Карта заявки
Карта пост авки
Отчёты
Клиентский
отдел
Регламент Прайс-лист
A0
Учёт заявок (To-Be)
22
− данные о поставках.
Выходные потоки:
− карта клиента;
− карта заявки;
− карта поставки;
− отчёты.
Исполнители и ресурсы:
− информационная система;
− клиентский отдел.
На рисунке 1.8 представлена декомпозиция данного процесса.
Рис. 1.8. Декомпозиция структурно-функциональной диаграммы процесса учёта
заявок (To-Be)
Процесс включает в себя следующие работы:
− учёт клиентов;
− учёт поставок;
− формирование отчётов.
USED AT: AUTHOR: D AT E :
REV:PROJECT: Учёт заявок (To-Be)
18.09.2019
07.10.2019
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
W O RK ING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER D AT E CONTEXT:
A-0
NODE: TITLE: NUMBER:
Учёт заявок (To-Be)
A0
Регламент
Клиентский отдел
Прайс-лист
Карта клиента
Данные о клиенте
Карта заявки
Заявка
Карта пост авки
Данные о
поставках
Отчёты
ИС
A1
Учёт клиентов
A2
Учёт поставок
A3
Формирование отчётов
23
На рисунке 1.9 подробнее представлена декомпозиция процесса учёта
поставок.
Рис. 1.9. Структурно-функциональная диаграмма процесса учёта поставок
Данный процесс включает в себя следующие работы:
− создание карты заявки;
− создание карты поставки со списком товаров поставки;
− расчёт стоимости заявки.
Автоматизация рассмотренного комплекса задач позволит
усовершенствовать его и уменьшить расходы.
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Выявлены узкие места рассмотренного комплекса задач:
− ошибки при ведении заявки и графика поставок;
− ошибки при подготовке отчётов;
USED AT: AUTHOR: D AT E :
REV:PROJECT: Учёт заявок (To-Be)
18.09.2019
07.10.2019
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
W O RK ING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER D AT E CONTEXT:
A0
NODE: TITLE: NUMBER:
Учёт поставок
A2
Регламент
Клиентский отдел
Прайс-лист
Карта клиента
Карта заявки
Заявка
Карта пост авки
Данные о поставк ах
ИС
A2.1
Создание карты заявки
A2.2
Создание карты поставки
со списк ом товаров пост авки
A2.3
Расчёт
стоимости з аявки
24
− повышенные трудозатраты сотрудников.
На рисунке 1.10 представлена схема документооборота выбранного
процесса.
Операции
Отдел по
работе с
клиентам
и
Основное
производс
тво
Отдел
логистики
Планово-
экономиче
ский
отдел
Анкета
клиента
Карат
заявки
Карта
поставок и
партий
График
по став ок
Отчёт о
заявке
Отчёт о
заявках
Клиент
Данные о
клиенте
Данные о
заявке
График
по став ок
Прайс-лист Прайс-лист
Отчёт о
заявке
Отчёт о
заявках
График
по став ок
Ознакомле
ние с
продукцие
й
Регистраци
я клиента
Оформлен
ие заявки
Формиров
ание
по став ок
Согласова
ние
по став ок
Передача
заявки в
производст
во
Формиров
ание
отчёта
Рисунок 1.10 – Схема документооборота
В таблице 1.3 представлены параметры некоторых документов.
25
Таблица 1.3
Параметры документов
Документ
Частота
возникновения в
год
Трудовые
затраты на
обработку
одного
документа
Трудовые
затраты на
обработку
документа в год
Заявка
800 0,5 400
График поставок
1300 1 1300
Отчёт о заявке
800 1 800
Отчёт о заявках за
период
50 2 100
В результате, при ставке специалиста по работе с клиентами 400 рублей в
час, на обработку документа заявки затраты С
0
= 400 ∗ 400 = 160 000 руб.
В автоматизированном варианте, оформление одной заявки займёт
примерно 0,1 часа. Следовательно, трудовые затраты в год составят 80 чел.-
час/год. Затраты на обработку в автоматизированном варианте в год составят:
С
1
= 80 ∗ 400 = 32 000 руб.
Экономия в год только по одному документу составит:
0
−
1
=
160 000 − 32 000 = 128 000 руб. С учётом экономии только по одному
документу из рассмотренных – сумма значительная.
В результате внедрения информационной системы можно добиться
следующих результатов:
− снизить ошибки ручного ввода;
− снизить трудозатраты;
− повысить скорость поиска информации;
− ускорить процесс формирования отчётов.
Таким образом, учёт заявок в автоматизированном режиме для компании
имеет следующие преимущества:
− использование справочной информации сокращает варианты ошибок
и ускоряет процесс;
− все формы ведения строго типизированы;