26
− формы отчётов строго типизированы;
− потоки информации легко контролируются;
− централизованное хранение данных в базе.
Цель проекта в проектировании и разработке ИС учёта заявок. При этом
преследуются следующие задачи:
− уменьшение трудозатрат специалистов договорного отдела;
− уменьшение количества ошибок, связанных с обработкой большого
объёма данных;
− уменьшение времени формирования отчёта для клиента;
− увеличение лояльности клиентов.
Таким образом, местом автоматизации является отдел по работе с
клиентами.
Поставленная цель – разработка информационной системы по учёту заявок.
Решаемые задачи:
− проектирование базы данных;
− проектирование интерфейса;
− разработка базы данных и запросов;
− разработка программных модулей;
− тестирование системы.
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Все компьютеры, на которых будет установлена система учёта заявок
должны быть изолированы от внешней сети для обеспечения безопасности
личным данным клиентов компании. А также, сотрудники отдела работы с
клиентами должны работать согласно правилам безопасности компании:
− запрещается подключение внешних носителей информации к
рабочим ПК;
− доступ к серверу баз данных разрешён только сотрудникам отдела
IT;
27
− сотрудник отдела IT отвечает за сохранность базы данных;
− запрещается передача информации из системы во внешнюю сеть
интернет;
− за каждым компьютером может работать только авторизованный
пользователь.
Внутренняя сеть компании закрыта брэндмауэром. Для защиты от вирусов
применяется антивирусная система. Настройки операционной системы позволяют
зайти только зарегистрированным пользователям.
В результате, используются следующие методы защиты информации на
предприятии:
− резервирование базы данных;
− протоколирование действий пользователя за ПК;
− межсетевое экранирование;
− антивирусное программное обеспечение;
− парольная идентификация.
Применяемое программное обеспечение:
− антивирус Kaspersky;
− встроенные средства ОС Windows позволяют организовать
парольную идентификацию и систему протоколирования.
Используется следующее техническое обеспечение:
− для резервного копирования используется резервный сервер;
− в качестве межсетевого экрана используется маршрутизатор Cisco
C881-K9.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Поиск аналогов помогает разработчику выявить сильные и слабые стороны
представленных на рынке решений для реализации поставленной задачи. Их
28
анализ позволяет понять стоимость продукта, составляемую из цены на пакет ПО
и стоимости внедрения. Комплексное сравнение средств разработки по
предъявляемым к проекту критериям, позволяют провести точечное сравнение
каждого продукта в конкретной задаче проекта.
Учёт заявок относится к подкатегории документооборота компании.
Следовательно, для анализа рассмотрено несколько систем документооброта:
− ЕВФРАТ-Документооборот;
− Docsvision;
− ДЕЛО.
«ЕВФРАТ-Документооборот» – система электронного документооборота,
позволяющая построить полноценную систему управления бизнес-процессами и
документами организации.
Система содержит весь необходимый инструментарий для успешной
организации электронного документооборота любой компании, независимо от
численности и формы собственности. Система рассчитана на работу как в рамках
небольшого отдела, например, канцелярии или локальной организации в целом,
так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой
информационных потоков.
«ЕВФРАТ-Документооборот» разработан в полном соответствии с
рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition) и удовлетворяет
требованиям стандарта ISO 9000. Гибкость системы ЕВФРАТ-Документооборот
позволяет автоматизировать документооборот организации как в соответствии с
требованиями ГОСТа по делопроизводству, так и с требованиями регламента,
положений и инструкций по работе с документами, разработанными и
применяемыми организацией.
Функционал системы позволяет решить все типовые задачи
делопроизводства:
− автоматизировать регистрацию документов и заданий;
− обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в рамках
работ по документам;
− осуществлять мгновенный поиск информации;
− контролировать выполнение работ, инициируемых документами и
29
заданиями;
− проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ
загрузки персонала за счет формирования различных журналов и отчетов;
− организовать долговременное хранение документов организации;
− обеспечить разграничение прав доступа сотрудников к информации.
Поддержка работы в организациях с территориально-распределенной
структурой управления позволяет организовать сквозную работу над
документами и заданиями между главным офисом и территориально удаленными
филиалами. Информация между офисами передается в кодированном виде.
Настройку и работу системы обеспечивают следующие модули:
− АРМ «Пользователь» - универсальное рабочее место доступа к
системе;
− АРМ «Администратор» - средство настройки и администрирования
системы;
− «Графический дизайнер маршрутов» - инструмент для
проектирования типовых процессов обработки документов в организации;
− «Дизайнер форм» - средство настройки регистрационно-
контрольных карточек;
− «Менеджер журналов и отчетов» - инструмент для настройки
шаблонов отчетов по деятельности организации;
− средства настройки ЭЦП и протоколирования действий
пользователей;
− «Почтовый клиент» - средство работы с сообщениями электронной
почты.Дополнительные модули системы:
В системе ЕВФРАТ-Документооборот используется протокол обмена
данными TCP/IP, что позволяет вести работу в системе с удаленного компьютера
посредством Internet/Intranet-сетей. Модуль «HTTP-сервер» дает возможность
пользователям получать доступ к документам и поручениям при помощи веб-
браузера из любой точки мира.
APM «Архивариус»
Дополнительный модуль «Архивариус» предоставляет средства
автоматизации процессов списания и долговременного хранения документов,
30
вышедших из оперативного обращения. Модуль поддерживает принятую в
организации номенклатуру дел, а также поддерживает связь с оперативными
документами.
APM «Руководитель»
Дополнительный модуль «Руководитель» предоставляет удобный и
полноценный доступ к корпоративной системе документооборота с помощью
Интернет для руководителей, работа которых по тем или иным причинам связана
с достаточно частыми поездками и оторванностью от основного офиса.
Архитектура системы
Система «ЕВФРАТ-Документооборот» имеет клиент - серверную
архитектуру. Благодаря «HTTP-серверу» и модулю АРМ «Руководитель» доступ
к системе может осуществляться через Интернет. Наличие подсистемы обмена
документами позволяет организовать территориально-распределённую работу. В
качестве базы данных используется СУБД собственной разработки – НИКА,
которая поставляется вместе с продуктом. Особенности архитектуры системы и
применяемые механизмы позволяют добиться эффективной работы и
оптимальной производительности системы электронного документооборота.
Система «ЕВФРАТ-Документооборот» позволит повысить эффективность
деятельности организации, отдела, департамента, улучшить исполнительскую
дисциплину, сэкономить время на всех этапах деятельности сотрудников, создать
единое информационное и управленческое пространство на предприятии. [28]
Docsvision – комплексная платформа СЭД сочетающая в себе современную
архитектуру и широкий набор инструментов, позволяющих создавать решения
задач управления предприятием в эпоху цифровой трансформации:
− решение задач делопроизводства;
− построение корпоративного архива;
− поддержку средств групповой работы и гибких методик управления
(Agile);
− решение специализированных отраслевых задач.
В основе платформы лежит современная трехзвенная архитектура,
спроектированная с учетом растущих потребностей в объемах обрабатываемых
данных и количества вовлеченных в работу пользователей предприятия.
31
База данных работает под управлением СУБД MS SQL Server, а сервер
приложений - Microsoft Internet Information Server.
На всех уровнях платформа обеспечивает масштабирование за счет:
− построение NLB-кластера сервера приложение;
− построения кластера AlwaysOn с распределением нагрузки;
− построение кластера подсистемы Workflow;
− использования масштабируемого кэш-сервера redis;
− использования масштабируемого поискового движка ElasticSearch;
− оптимальной структуры базы данных, позволяющих распределить
нагрузку на отдельные ее узлы;
− использования внешних иерархических файловых хранилищ.
Серверные компоненты позволяют создать все необходимые структуры для
хранения данных (учетных карточек документов и заданий, файлов электронных
документов) а также поддерживать их целостность в дальнейшем, обеспечивают
доступ, получение, обновление и удаление данных пользователем в соответствии
с его правами доступа по отношению к данному документу, а также многие другие
функции. [29]
Система «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные Офисные
Системы» (ЭОС) – комплексное промышленное решение, обеспечивающее
автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью
электронного документооборота организации.
Система делопроизводства эффективно используется как в небольших
коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или
ведомственных структурах.
В настоящее время «ДЕЛО» используют 2000 компаний, учреждений и
организаций в России и странах СНГ, а общее число установленных рабочих мест
составляет более 150 000. Двенадцать субъектов Федерации реализуют
программы автоматизации органов власти всех уровней на базе системы «ДЕЛО».
Сегодня программа документооборота «ДЕЛО» фактически является
отраслевым стандартом автоматизации документооборота в России. Высокий
уровень качества и многолетний опыт специалистов ЭОС гарантируют успешное
внедрение и отсутствие проблем с дальнейшей эксплуатацией.
32
Система «ДЕЛО» обеспечивает как автоматизацию классического
документооборота компании, так и полноценное управление электронными
документами. Это позволяет создать решение для комплексной автоматизации
любого уровня, а также плавно и без риска осуществлять переход к современным
технологиям ведения делопроизводства. [30]
В таблице 1.4 представлено сравнение рассмотренных систем с критериями
поставленной задачи.
Таблица 1.4
Сравнение рассмотренных систем
Необходимые
функции
ЕВФРАТ-
Документооборот
Docsvision
ДЕЛО
Учёт заявок
+
+
+
Учёт поставок
-
-
-
Учёт партий
-
-
-
Учёт продукции
+
+
+
Учёт клиентов
+
+
+
Учёт менеджеров
+
+
+
Формирование
отчёта по заявке
+
-
+
Формирование
отчёта по заявкам
-
-
-
В результате выявлено, что все системы требуют доработки, нельзя купить
и установить из коробки. Следовательно, процесс внедрения сильно удорожит
систему и затянется на некоторое время. В данном случае, это говорит о том, что
внедрение готовой системы повлечёт за собой сложности и дорогостоящие
доработки.
33
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Автоматизация бизнес-процессов предприятия – это возможность
освобождать ресурсы, своевременно реагировать на изменения рынка, быстро
принимать решение и распланировать дальнейшие действия. Это важно для
любой организации, которая собирается расти и развиваться в современных
условиях жесткой конкуренции и в режиме постоянной многозадачности.
Автоматизированные бизнес-процессы позволяют работникам
визуализировать собственную роль в создании конечного продукта. Это приносит
положительную динамику, ведь люди наглядно видят, что получится в итоге, если
они будут действовать сообща.
Применять автоматизацию можно в любой области деятельности
организации. Наравне с постановкой цели это HR, продажи, маркетинг,
подготовка единицы продукции, даже объединение с небольшой компанией.
Чтобы добиться оптимизации, нужно создать верную основу:
− определить, какие данные и материалы требуются для выполнения
полного цикла производства единицы продукции, обеспечить их наличие;
− создать выверенный алгоритм без лишних элементов, по которому
все время будет работать программа или человек;
− заранее определить результат, ради которого тратятся ресурсы
времени и прикладываются усилия.
Все эти принципы определяет стратегия автоматизации. При
автоматизации выбранного комплекса задач требуется определить стратегию. В
дальнейшем придерживаться выбранной стратегии. Стратегия определяет задачи,
которые требуется выполнять сотрудникам при поддержке управления
компанией.
Стратегия включает следующие компоненты:
− цели: области деятельности предприятия и последовательность, в
которой они будут автоматизированы;
− способ автоматизации: по участкам, направлениям, комплексная
автоматизация;
− долгосрочная техническая политика - комплекс внутренних
34
стандартов, поддерживаемых на предприятии;
− ограничения: финансовые, временные и т.д.;
− процедура управления изменениями плана. [2]
Можно выделить ряд этапов осуществления разработки
автоматизированной системы:
− составление и согласование технического задания, определение
дополнительных функций и возможностей;
− определение типа автоматизированной системы;
− представление внешнего оформления (дизайна), согласование;
− определение предположительного уровня владения компьютером
пользователей системы;
− тестирование всех модулей системы, и внедрение;
− сборка программы согласно тех. заданию и принятому внешнему
оформлению. [26, стр. 105]
Распространены следующие стратегии автоматизации:
а) Хаотичная - предполагает установку частей ИС по мере
возможностей. Представляет собой заплатку. Является наиболее плохим
вариантом с точки зрения долгосрочного эффекта. Полное отсутствие
стратегического плана развития ИС. Потребность во внедрение чаще всего
определяется сиюминутными задачами. [23, стр. 48]
б) По участкам – процесс автоматизации отдельных производственных
или управленческих подразделений, объединенных по функциональному
признаку. Внедрение характеризуется большой трудоемкостью для эффективной
реализации стратегии обязательно наличие стратегических и оперативных
планов. Подход выбирается: когда инвестиционные ресурсы недостаточны для
полной автоматизации, когда автоматизация участка позволяет достичь
существенного эффекта [23, стр. 49]
в) Автоматизация по направлениям – автоматизация отдельных групп,
бизнес-процессов (направлений), таких как производство, сбыт управления
финансами. При смене объекта, меняется предметная область. Выбор системы
автоматизации зависит от вида услуг и состава затрат. Внедряемая система
автоматизации представляет «конструктор» автоматизированных рабочих мест.
35
[23, стр. 50]
г) Полная автоматизация – распространение систем автоматизации на
все функциональные направления деятельности компании за счет проведения
системной интеграции (объединения) ИС при внедрении.
Стратегии внедрения ИС подразумевают:
− пилотный проект – система внедряется в определённый процесс, с
сохранением текущей системы, с плавным переходом на новую;
− параллельное внедрение;
− единовременное внедрение – скачок;
− внедрение в узконаправленном процессе – узкое место.
В качестве стратегии внедрения выбрана «пилотный проект».
В рамках настоящего исследования проводится автоматизация процесса
учёта заявок – стратегию автоматизации по направлению.
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи
Способы приобретения ИС:
− покупка готовой ИС;
− разработка собственной ИС.
Покупка готовой информационной системы повлечёт за собой её
доработку. Что увеличит стоимость и без того дорогих систем. Подобный вариант
не подходит в рамках поставленной задачи.
Разработка собственного решения позволит:
− снизить время адаптации;
− ускорить реакцию на изменение регламента процессов;
− ускорить время обучения персонала.
Разработка собственного решения возможна следующими способами:
− собственные силы;
− аутсорсинг.
В компании уже есть развитый отдел IT. Специалистам отдела по силам