28
Действие
Среднее
количество
за рабочий день
Время, необходимое для
выполнении одного
действия, минут
Общее время,
минут
заявки
Поиск
необходимой
информации
5
30
150
Анализ
информации за
период
0,5
60
30
ИТОГО, минут:
330
В итоге, каждый день, в среднем, 330 минут либо 5 часов 30 мин., работник
занят занесением нужных данных в книги учета, также, по мере необходимости
изучением и поиском подходящих данных. Беря во внимание, что длительность
рабочего дня составляет 8 часов, делаем вывод, что на реализацию других
обязательств (другими словами конкретную работу по урегулированию вопросов
клиента и выработке нужных мероприятии) остается наименее сорок процентов
рабочего времени, что очень малопродуктивно.
Для этого метода также свойственны последующие недочеты:
- Низкая скорость и точность реализации расчетов.
- Малопродуктивное внедрение рабочего времени.
- Слабенький контроль работы работника.
- Бюрократия – увеличивающийся «поток» бумажной работы.
- Вялость служащих - усиление негативного действия человеческого
фактора.
В итоге проводимой автоматизации подразумевается в режиме On-Line
иметь точнейшие сведения о числе заявок, их видах, уменьшить время на
подготовку аналитических отчетов и передачу документов за счет их электронной
формы.
Разумеется, что для автоматизации нужно применять подобные средства,
как индивидуальные ПК, принтеры, также особое ПО и, может быть, локальную
вычислительную сеть.
В случае использования вычислительной техники этот процесс водится к
просмотру заявки, которая оформлена на Интернет-ресурсе компании и уже
занесенной в БД по мере их поступления, поиск информации будет производится
29
при задании нужных характеристик. В таблице 4 произведен расчет эффекта
внедрения.
Таблица 4 Расчет эффекта внедрения
Действие
Среднее
количество
за рабочий день
Время, необходимое
для выполнения одного
действия, минут
Общее время,
минут
Просмотр заявки
10
1
10
Поиск
необходимой
информации
5
2
10
Анализ
информации за
период
0,5
5
2,5
ИТОГО, минут:
12.5
В итоге, ожидаемая экономия рабочего времени составляет приблизительно
5 часов каждый день, что позволяет повысить продуктивность работы служащих
АО «МЕЖДУНАРОДНЫЙ АЭРОПОРТ ШЕРЕМЕТЬЕВО».
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты
информации
Защита информации - это спектр мер, которые предусмотрены для
безопасного хранения и защиты информации от нежелательных пользователей.
Безопасность коммерческих секретов и оборота документов является
существенной целью в защите информации.
Объект защиты информации - это «информация или носитель информации
или информационный процесс, который необходимо уберечь в соответствии с
поставленной задачей защиты информации».[31]
Цель защиты информации - это «желаемый результат защиты
информации». Целью защиты информации быть может предотвращение затрат
владельцу, собственнику, пользователю информации в последствии допустимой
утечки информации или несанкционированного и непреднамеренного влияния на
информацию. [1]
Вопросам безопасности информации на протяжении всей истории
уделялось пристальное внимание для нормализации функционирования жизни
30
общества. На нынешний день всё больше внимания уделяется безопасности
информации, об этом свидетельствует разросшаяся за короткие сроки правовая
база, и сопутствующие современные решения в области безопасности
информации. Но существует одна не решеная проблема: кроме развития способов
защиты информации, совершенствуются или появляются новые методы кражи
этой информации.
К числу основных проблем сохранности информационных данных следует
причислить 3 группы проблем [36]:
1) нарушение конфиденциальности информационных данных.
Информация, которая хранится и обрабатывается в КС, имеет возможность
обладать высочайшей ценностью для ее владельца, а ее Применение не
желательными лицами нанесет вред интересам собственника;
2) нарушение целостности информационных данных. потеря целостности
информации. Информация, владеющая ценностью, может быть подвержена
изменению или же удалению;
3) нарушение доступности информационных данных. Исключение из
нормального режима, либо ошибка в работе компьютерных систем имеет
возможность стать причиной получения не верных данных, отказа КС от потока
информационных сведений либо отказа в процессе обработки.
Мероприятия, направленные на защиту данных, включают в себя:
1) Сохранность информационных данных изнутри корпоративной сети
предполагает собой 1 из основных задач, решаемых в процессе конструирования
информационной безопасности в предприятии. С этой целью необходимо
осуществить четкое разграничение предоставления доступа к информации между
сотрудниками предприятия и минимизировать не законный доступ к ней;
2) В ходе построения безопасности используются программные решения в
области информационной безопасности, позволяющие организовать настройку
политики безопасности в предприятии, осуществлять централизованное
руководство процедурами сохранности, группировать ряд механизмов в единый
комплекс и выделять различные роли для управления защищаемой системы;
3) Применение криптографических средств;
4) Применение брандмауэров.
31
На сегодняшний день в АО «МЕЖДУНАРОДНЫЙ АЭРОПОРТ
ШЕРЕМЕТЬЕВО» активно применяются современные информационные
технологии, используется довольно мощная информационная среда, которая
постоянно усовершенствуется.
Начиная с 2015 года и до сегодняшнего момента исследуемая организация
успешно применяет в своей деятельности новейшие информационные технологии
и оборудования. Внедряются новые программные продукты последних версий.
применяется развитие структуры работы с Web-технологией. Происходит
увеличение компьютерных сетей, увеличивается скорость обмена информацией.
Обозначенные изменения способствуют ускорению деятельности сотрудников
посредством увеличения скорости работы оборудования, кроме того
использования качественные продукты программного обеспечения.
Кроме того, применяется система безопасности данных, дополнительное
программное обеспечение, используется система прав доступа к данным, а также
реализуется анализ процесса применения информационных сведений.
В ходе управления персоналом реализуется ряд проектов, направленных на
усовершенствование корпоративного управления и увеличение прозрачности
информации. К примеру, известный проект информации АСУТоИР
усовершенствовал систему и практические аспекты управления сотрудниками
предприятия АО «МЕЖДУНАРОДНЫЙ АЭРОПОРТ ШЕРЕМЕТЬЕВО».
Указанный проект был реализован в самом предприятии и включил в себя
все элементы, обладающие значимостью именно для этого предприятия.
Преимуществом представленного проекта является его реализация посредством
Web-технологий, позволяющая использовать большее число клиентов. Это
первый проект, использующийся в АО «МЕЖДУНАРОДНЫЙ АЭРОПОРТ
ШЕРЕМЕТЬЕВО», и его успешное внедрение существенно сократила интервал
формирования заданий и увелся уровень точности внешней и внутренней
деятельности компании. Проект позволяет обрабатывать информацию о
сотрудниках компании, осуществлять их мотивацию на более продуктивную
деятельность, оценивать уровень производительности труда, анализировать
деятельность цехов.
32
Применение Web-технологий позволило разработать и успешно
использовать Web-сайты в локальной сеть самого предприятия, что дает
возможность в онлайн-режиме наблюдать за текущим состоянием отделов.
Применение указанных программ позволяет оперативно реагировать на
производственную ситуацию и принимать необходимые для работы с персоналом
решения.
Независимо от использования современного ПО, сформированного на
предприятии, происходит активное распространение программных продуктов.
Одним из наиболее значимых продуктов являются программы, которые
дозволяют осуществлять работу с документооборотом предприятия.
Компанией АО «МЕЖДУНАРОДНЫЙ АЭРОПОРТ ШЕРЕМЕТЬЕВО»
используется программа документооборота NAUDOC, разработанная фирмой
NAUMEN, позволяющая осуществлять работу с корпоративной документацией,
используя при этом Web-технологии. Применение NAUDOC позволяет
своевременно применять передачу документов посредством сетевого
оборудования, а также уменьшить длительность передачи данных. В настоящий
момент осуществляется решение вопросов касаемо использования указанного
продукта с целью оказания помощи управленческому персоналу низшего звена.
В целях ведения хозяйственной деятельности применяется программа
«Базис-склад 7.0»”, нацеленная на работу складов. Применяется учёт
оборудования предприятия, имеющегося сырья, материалов и спецодежды.
Кроме того, применяются программные продукты разработанные Microsoft
Office. Так, Применение Word, Excel, Access является необходимым для успешной
работы предприятия. Формирование документации, ведение отчётности в
табличной форме отличаются плотной взаимосвязью с намеченными
программами. Их использование предоставляет возможность применения
документооборота АО «МЕЖДУНАРОДНЫЙ АЭРОПОРТ ШЕРЕМЕТЬЕВО».
На рисунке 5 показаны особенности применения указанных программных
продуктов, которые позволяют руководству предприятия осуществлять анализ
деятельности сотрудников и обеспечивать процесс производства необходимым
оборудованием.
33
Руководящий
состав
Программный продукт
управлениея персоналом
АСУТоИР
Программный продукт
документооборота организации
NAUDOC
Программный продукт ведение
учета оборудования и материала
Базис-склад 7.0
Рабочий персонал
Текущее состояние цехов, время
простоя агрегатов
Рис.5.Схема применения информационных технологий по работе с
сотрудниками АО «МЕЖДУНАРОДНЫЙ АЭРОПОРТ ШЕРЕМЕТЬЕВО»
В настоящее время АО «МЕЖДУНАРОДНЫЙ АЭРОПОРТ
ШЕРЕМЕТЬЕВО» широко использует современные информационные
технологии, что позволило добиться следующих результатов:
- увеличение показателей деятельности руководства предприятия;
- процедура выдачи личного задания для руководства применяется намного
быстрее;
- сократилась время процедуры передачи отчетности руководителю;
- осуществление анализа касается проведенной работе по каждому участку;
- создание общего плана ведения ППР;
- достижение целостности передачи данных, которая обеспечивается
внедряемыми и контролируемых системами;
- увеличение скорости работы с документооборотом предприятия;
- разработка и внедрение методик, нацеленных на устранение
неисправностей;
- осуществление контроля деятельности отделов.
Описанные выше проекты существенно улучшили корпоративное
управление посредством роста прозрачности и точности информации,
предоставляемой отделом. Сформировалось эффективное прогнозирование и
планирование, более рациональной стала процедура принятия управленческих
решений.
34
С наступлением эпохи сети-Интернет модернизировались принципы
использования информационных технологий. Вероятно, что
сконфигурированные системы управления документацией должны иметь более
широкие возможности. Высокой значимостью отличаются не только точно
формализованная документация, но и документы, созданные неожиданно, на не
предсказанной основе.
Для осуществления работы с документацией в АО «МЕЖДУНАРОДНЫЙ
АЭРОПОРТ ШЕРЕМЕТЬЕВО» принято применять программу NauDoc (версия
3.4.0.2), которая является собственностью компании NAUMEN. Программа
адоптированна к работе с Web-браузерами, что делает этот продукт еще более
доступным для usrs.
Программа NauDoc является системой электронного документооборота,
позволяющая легко и быстро автоматизировать всю деятельность, связанную с
электронным документооборотом на предприятии. Данный продукт отличается
целым свойством положительных характеристик: полноценный и удобный в
процессе работы интерфейс, с помощью которого может без лишних расходов
быть подключена система к готовой и работающей программной сети,
используемой на предприятии. [15]
Программа NauDoc была создана для организаций типа АО
«МЕЖДУНАРОДНЫЙ АЭРОПОРТ ШЕРЕМЕТЬЕВО». NauDoc позволяет
сократить затраты времени, связанные с выполнением однообразной работы и
увеличить результативность деятельности персонала. Применение данного
продукта особенно эффективно на участках и цехах, это позволяет
автоматизировать документооборот.
Также необходимо отметить незаменимость NauDoc для реализации
конкретных задач при автоматизации документооборота компании. Программа
призвана обеспечить работу с нормативной документацией и полностью отвечает
стандартам ISO 9001:2000, гарантируя прекрасные отношения и
взаимопонимание в коллективе организации.
Для системы управления документацией в компании АО
«МЕЖДУНАРОДНЫЙ АЭРОПОРТ ШЕРЕМЕТЬЕВО» характерны
кардинальные изменения. Они быстро транспортируются из приложений с
35
ограниченным доступом, в сферу где они являются высоко доступными и
ценными для каждого сотрудника компании.
Параллельно с применением программы Базис-склад 7.0 сформированы
дополнительные программные разработки посредством Microsoft Office Access,
которые получили название - «Склад». Возможности, которыми наделена данная
программа, значительно облегчает персонала складов.
Применение этой программы способствует своевременному обеспечению
работников нужными для осуществления качественной работы материалами.
Применение исправных инструментов и высококачественного
оборудования приводит к улучшению качества деятельности рабочих АО
«МЕЖДУНАРОДНЫЙ АЭРОПОРТ ШЕРЕМЕТЬЕВО».
В настоящее время руководители среднего звена АО
«МЕЖДУНАРОДНЫЙ АЭРОПОРТ ШЕРЕМЕТЬЕВО» стремятся
усовершенствовать систему отслеживания деятельности предприятия и
использовать на практике современные информационные технологии.
Формируются новые вопросы и требования, касающиеся работы с кадрами
предприятия. Группой разработчиков программных продуктов под руководством
генерального директора формируются и внедряются современные программы.
В процессе исследования информационно-технического обеспечения
управления персоналом в организации АО «МЕЖДУНАРОДНЫЙ АЭРОПОРТ
ШЕРЕМЕТЬЕВО» были установлены последующие составляющие, конкретно
входящие в состав структуры автоматизированной информационной системы:
1. Наличие автоматизированных рабочих мест снаряженных
вычислительной техникой.
2. Наличие корпоративной вычислительной сети.
3.Наличие пакета прикладных программ.
АСУ "Кадры" представляет собой форму организации управления
персоналом, которая была основана на тесной связи человека и вычислительной
техники, также на широком использовании выработанных в практике управления
приемов и способов оптимизации и автоматизации принимаемых решений.
36
АО «МЕЖДУНАРОДНЫЙ АЭРОПОРТ ШЕРЕМЕТЬЕВО» использует
систему "Кадры", которая создана для автоматизированного ведения кадровой
информации.
Принципиальным свойством универсальных систем электронного
документооборота АО «МЕЖДУНАРОДНЫЙ АЭРОПОРТ ШЕРЕМЕТЬЕВО»
будет то, что они предоставляют возможность решения огромного числа задач
управления документами. Все же необходимо подчеркнуть, что всецело все
задачи управления документооборотом все они равно не смогут решить (из-за их
динамически меняющегося и, фактически, неистощимого обилия). [18]
В программных средствах поддержки групповой работы АО
«МЕЖДУНАРОДНЫЙ АЭРОПОРТ ШЕРЕМЕТЬЕВО» есть развитые среды
разработки приложений (в Лотус Notes), в которых перечисленные выше
возможности EDMS-систем также реализованы. Но нужно заметить, что эти
возможности реализованы в EDMS-системах уже вначале.
Кроме управления документооборотом системы, которые используются в
организации АО «МЕЖДУНАРОДНЫЙ АЭРОПОРТ ШЕРЕМЕТЬЕВО»
пригодны также для решения определенных денежных задач, управления
персоналом, ведения складского учета и т. д. Подчеркнём, что у большей части
таковых систем есть значительные ограничения при их применении на
предприятиях. А именно, для всех приложений в этой системе нужно
поддерживать свою базу данных (часто эти базы данных никак не соединены
вместе). Возможность интеграции с разными приложениями является одним из
соответствующих параметров EDMS-систем. Благодаря наличию этого свойства,
EDMS-системы могут выступать в качестве связывающего звена между разными
системами, которые функционируют в организации, создавая, тем, базу для
организации всего его делопроизводства и управления персоналом.
В EDMS-системе АО «МЕЖДУНАРОДНЫЙ АЭРОПОРТ
ШЕРЕМЕТЬЕВО» реализованы надежные средства разграничения возможностей
и контроля за доступом к документам.
Во время работы с EDMS-системой каждое действие пользователя
протоколируется, и, таким образом, вся история его работы с документами быть
может просто проконтролирована.
37
При одновременной работе с документом сразу нескольких пользователей
(в особенности, когда его нужно согласовывать в разных органах) чрезвычайно
удобным свойством EDMS-системы, которая используется предприятием АО
«МЕЖДУНАРОДНЫЙ АЭРОПОРТ ШЕРЕМЕТЬЕВО» является внедрение
версий и под версиями документа. Представим, исполнитель сделал первую
версию документа и передал ее на изучение последующему пользователю. 2-ой
пользователь изменил документ и сделал на его базе уже новую версию. Потом
он передал свою версию документа в последующую инстанцию третьему
пользователю, создавшего уже третью версию. Спустя определенное время, после
ознакомления с замечаниями и исправлениями, 1-ый исполнитель документа
решает доработать начальную версию и на ее базе делает под версию первой
версии документа. Достоинством EDMS-систем является реализованная в них
возможность автоматического отслеживания версий и под версиями документов.
АО «МЕЖДУНАРОДНЫЙ АЭРОПОРТ ШЕРЕМЕТЬЕВО» использует
также автоматизированную систему управления выводов документов, главным
назначением которых является генерация выходных документов. Ряд OMS-
систем отвечает лишь за распределение и доставку выходных документов (в
электронном виде — в форматах HTML, XML и PDF). Нередко OMS-системы
взаимосвязаны с программными пакетами сканирования документов и
изображений. Полезной возможностью некоторых OMS-систем является и
сотрудничество с полученными по наследству системами.
Предприятие АО «МЕЖДУНАРОДНЫЙ АЭРОПОРТ ШЕРЕМЕТЬЕВО»
использует OMS-систему Optio, существенно облегчающую работу с
документами, в связи с тем, что информация, которую пользователь желает
включить в отчет, может быть получена не только из ERP-системы. Перед
выводом отчета пользователи могут запросить из OMS-системы (также, через
интернет) всякую индексированную информацию, лежащую в общем
репозитарии. Если пользователям нужно часто готовить отчеты, то они могут
сформировать запросы таким образом, что запрашиваемая информация будет
автоматически собираться, храниться и доставляться на настольный ПК
пользователя (эту функцию OMS-систем нередко еще называют "пакетной
обработкой"). При интеграции с SAP R/3 система позволяет находить данные и