17
осуществляется согласно уставу организации. Механизмами процесса являются
сотрудники логистического отдела и сотрудники транспортного отдела.
Подробнее процесс рассмотрен на декомпозиции контекстной диаграммы,
которая приведена на рисунке 5.
Рисунок 5. Декомпозиция контекстной диаграммы
Привлечением клиентов и крупных заказов занимается отдел логистики.
Также клиенты могут обратиться в организацию самостоятельно. При
самостоятельном обращении также с клиентами работают сотрудники отдела
логистики: консультируют, осуществляют сбор требований к грузоперевозкам и
т.д. Заявки оформляются в виде текстового документа, в котором перечислены
параметры заказа. Поскольку заявка не имеет стандартизированной формы,
необходимо с максимальной точностью донести требования заказчика до
сотрудников транспортного отдела – от этого зависит и скорость выполнения
заказа, и репутация организации.
У заявок есть несколько параметров, по которым выбирается вид
грузоперевозки:
1. Вид груза.
18
2. Габариты груза.
3. Вид транспорта.
4. Стоимость.
5. Время грузоперевозки.
Но поскольку процесс передачи заявок сопровождается бумажными
документами или файлами в текстовом редакторе, это сопровождается
дополнительными затратами. Также необходимо вести учет выполнения работ
по каждой заявке, например:
Выбрать транспортное средство;
контролировать осуществление грузоперевозки;
заполнять документы для передачи заказа клиенту.
Сейчас учет обработки заявок ведется в табличных редакторах. Поэтому
процесс обработки заявок нуждается в оптимизации. Для дальнейшего
исследования был выбран процесс обработки заявок на осуществление
грузоперевозок.
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Процесс обработки заявок на осуществление логистических услуг будет
рассматриваться от сбора заявок от клиентов до выдачи заказа клиенту.
Важность процесса обработки заявок от клиентов сотрудниками заключается в
том, что точность принятия заявки, описания параметров груза, условий
перевозки и вида транспорта оказывает прямое влияние на удовлетворенность
клиента и повышения качества предоставления услуг. Модель бизнес-процесса
представлена на рисунке 6.
Процесс обработки заявок на предоставление логистических услуг связан
с процессом предоставления логистических услуг, поскольку является его
компонентов.
19
Рисунок 6. Модель бизнес-процесса сбора заявок
Входным информационным потоком бизнес-процесса является обращение
клиента. А выходным информационным потоком бизнес-процесса является
заявка. Процесс осуществляется сотрудниками логистического отдела.
Результатными показателями процесса являются: количество
обработанных заявок и количество доставленных заказов. Исполнителями
процесса являются сотрудники логистического отдела, которые осуществляют
прием и обработку заявок, а также осуществляют контроль доставки грузов.
На основании анализа бизнес-процесса обработки заявок на
предоставление логистических услуг был выделен ряд задач, которые подлежат
автоматизации:
1. Создание заявки.
2. Учет этапов обработки заявки с возможностью отслеживания.
3. Формирование документов на выдачу заказа клиенту.
4. Формирование отчета по заявкам для отслеживания обработки
заявок.
20
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Для того, чтобы дать обоснованное решение о необходимости
использования средств вычислительной техники для решения поставленной
задачи, необходимо проанализировать трудозатраты сотрудников, связанные с
процессом обработки заявки на осуществление грузоперевозок.
В процессе участвуют следующие документы:
заявка;
акт приема-передачи;
отчет.
Заполнение заявки осуществляется сотрудниками отдела логистики. Акт
приема-передачи заполняется сотрудником транспортного отдела при передаче
груза заказа клиенту. Отчет может формироваться по необходимости или по
запросу руководителя. Рассмотрим схему документооборота процесса (рисунок
7).
КлиентОтдел
Сбор заявок
Передача груза
перевозчику
Контроль
выполнения
грузоперевозки
Процесс
Транспортный
отдел
Заявка
Заявка
Заявка
Выдача заказа
Акт приема-
передачи
Акт приема-
передачи
Отчет
Отчет
Отчет
Заявка
Рисунок 7. Схема документооборота
21
Трудозатраты на осуществление документооборота процесса
складываются из затрат на прием, обработку, проверку заявок и формирование
документооборота. Характеристика документооборота по существующей схеме
представлена в таблице 2.
Таблица 2
Характеристика формирования документооборота
Характеристика
Заявка
Акт
Отчет
Количество документов в год, шт.
5000
5000
48
Количество символов в документе, шт.
1000
3000
1000
Частота возникновения в год
250
250
20
Трудозатраты на обработку в год, чел-час
280
340
510
Трудозатраты на формирование документооборота по существующей
схеме составляют 1130 человеко-часов в год. С помощью средств
вычислительной техники заявки будут вводиться в информационную систему
сотрудниками отдела логистики. Все этапы обработки заявок будут учитываться
в системе для того, чтобы можно было оперативно отслеживать выполнение
каждой заявки. Также система будет формировать акт приема-передачи заказа
клиенту. Это позволит снизить трудозатраты на передачу заявок между отделами
и сделать процесс более прозрачным и контролируемым. Характеристика
документооборота после применения средств вычислительной техники
представлена в таблице 3.
Таблица 3
Характеристика формирования документооборота после
автоматизации
Характеристика
Заявка
Акт
Отчет
Количество документов в год, шт.
5000
5000
48
Количество символов в документе, шт.
1000
3000
1000
Частота возникновения в год
250
250
20
Трудозатраты на обработку в год, чел-час
180
170
310
Согласно приведенным расчетам трудозатраты на формирование
документооборота на текущий момент составляют 1130 человеко-часов. После
автоматизации процесса трудозатраты составят 660 человеко-часов. Снижение
трудозатрат на формирование документооборота является достаточным
основанием для автоматизации бизнес-процесса.
22
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Политика безопасности компании реализована в рамках рассматриваемой
задачи следующим образом:
Доступ к каждому компьютеру организации осуществляется с
помощью авторизации, в ходе которой пользователь вводит уникальный логин и
пароль, созданный системным администратором.
Доступ к программному обеспечению «SAP ERP» есть только у
сотрудников отделов кадров, бухгалтерии и склада. Для доступа к системе
необходимо пройти процедуру авторизации, в ходе которой указываются
уникальные логин и пароль для входа в систему, созданные системным
администратором.
Политика безопасности организации основана на принципе «что не
разрешено, то запрещено». В связи с чем у пользователей ПК есть разрешение на
открытие всех файлов, кроме системных, внесение изменений только в те файлы,
которые созданы членами группы пользователя.
Доступ к функционалу «SAP ERP» ограничен следующим правилом:
все сотрудники, у которых есть учетная запись могут создавать записи в
программе. Все сотрудники могут вносить изменения в документы, созданными
от их учетной записи. Право на удаление документов есть только у начальников
отделов.
Рассмотрим инженерно-технические средства защиты ресурсов
информационной инфраструктуры компании. В компании применяются
следующие инженерно-технические средства обеспечения информационной
безопасности:
антивирусное программное обеспечение «NOD 32»;
программные брандмауэры, входящие в состав применяемых
коммутаторов.
Помимо этого, в качестве мер защиты ЛВС компании применяются
следующие организационные меры:
23
в системе назначен администратор безопасности;
за каждое устройство назначен ответственный за его эксплуатацию;
системный блок компьютера опечатывается печатями
ответственного и работника технического отдела;
установка любого программного обеспечения проводится только
сотрудником технического отдела;
запрещено использование неучтенных носителей информации. На
учтенных носителях выполнена маркировка, в том числе гриф хранимой
информации, номер, должность и фамилия сотрудника.
У компании есть сайт, на котором указана информация о компании,
предоставляемых услугах и возможностью составления заявки для обратной
связи. Для защиты сайта от внешних угроз используются следующие методы:
На сервере существует дополнительная аутентификация
пользователей.
Доступ к панели администратора сайта защищен надежным паролем,
который состоит из символов двух алфавитов, цифр и спецсимволов.
Для защиты информации сайта проводится ежеквартальное
сканирование PCI через сервис Trustwave.
Для обеспечения защиты информации сайта используются файлы
.htaccess.
Используется протокол SSL, который позволяет установить
безопасное соединение, при этом все данные передаются в закодированном виде
по протоколу HTTPS.
Сайт регулярно подвергается модерации и администрированию.
В качестве мер защиты от инсайдерских угроз в компании используется
видеонаблюдение. Доступ к помещению офиса компании ограничен. На входе
установлен домофон с видеонаблюдением. Пропуск в помещение офиса
осуществляется офис-менеджером, который выясняет цель визита посетителей и
координирует их.
24
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Процесс обработки заявок на осуществление грузоперевозок
автоматизирован с помощью логистических систем. Постановка задачи
автоматизации заключается в необходимости автоматизации процесса
обработки заявок на грузоперевозки. А в комплекс функций логистических
систем входит:
Учет заказов;
Расчет стоимости заказа;
Контроль выполнения заказов;
Оформление документации;
Формирование аналитических отчетов.
Рассмотрим рынок информационных систем, автоматизирующих процесс
обработки заявок на осуществление грузоперевозок. Подсистема «Транспортная
логистика», разработанная компанией «Транспорт Мониторинг» выделена в
отдельное автоматизированное рабочее место диспетчера автотранспортного
предприятия [28]. Система позволяет автоматизировать следующие функции:
мониторинг автотранспорта, включая пробег, нормативный и
фактический расход ГСМ, количество перевезенных грузов, объем
транспортных услуг;
учет и контроль актуальности документов водителей и транспорта;
хранение данных о контрагентах, включая договоры;
отображение плановых маршрутов движения транспорта;
формирование документов и отчетов.
Интерфейс системы представлен на рисунке 8.
Далее будет рассмотрен программный продукт «1С:Предприятие 8. TMS
Логистика. Управление перевозками» (1С:TMS). Эта система предназначена для
комплексной автоматизации процессов управления грузоперевозками [29].
Система была разработана для организаций, деятельность которых связана с
25
мультимодальными перевозками, доставками по городу и между регионами.
Рисунок 8. Интерфейс подсистемы «Транспортная логистика»
Система «1С: TMS» включает в себя следующий комплекс подсистем:
управление нормативно-справочной информацией;
управление потребностями в перевозке грузов;
формирование рейсов и маршрутов перевозок;
управление ресурсами для обеспечения рейсов;
контроль выполнения транспортных заданий;
управление взаимодействиями сотрудников при решении
транспортно-логистических задач;
онлайн-мониторинг передвижения грузов.
Интерфейс системы представлен на рисунке 9.
Программный комплекс «Монтрек» автоматизирует процесс
непрерывного мониторинга транспортных средств и других подвижных
объектов даже за пределами покрытия сетями сотовой связи [26]. Система
обладает набором гибких настроек, которые позволяют оптимизировать расходы
на контроль движения транспортных средств.
26
Рисунок 9. Интерфейс системы «1С:TMS»
Система «Монтрек» устанавливается на транспортные средства, после
чего может осуществлять следующие функции:
отслеживание местонахождения и передвижения объектов на карте;
отслеживание параметров движения транспортного средства;
осуществление анализа данных о перемещениях транспортных
средств с помощью отчетов.
Бортовое программное обеспечение осуществляет непрерывный контроль
местоположения объекта, используя данные навигационных спутниковых
систем (GPS/ГЛОНАСС), а также отслеживает другие параметры движения и
состояния объекта, используя подключенные к бортовому вычислительному
устройству датчики. Интерфейс системы представлен на рисунке 10.
Рисунок 10. Интерфейс системы «Монтрек»