22
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
На настоящее время выбор программного обеспечения для
моделирования бизнес-процессов автоматизации клиентской базы для ПАО
«Ростелеком» относительно не велик.
В зависимости от потребностей компании, и её размера можно найти как
относительно дешевое и простое средство автоматизации моделирования
бизнес-процессов электронной коммерции (например, графический пакет MS
Visio), так и довольно сложное и относительное дорогостоящее комплексное
программное обеспечение (например, ARIS).
Выбор методологии предназначенной для моделирования модели
управления проектами будем проводить условно по двум направлениям:
1. Выбор методологии для управления проектами на верхнем уровне –
процессов управления.
2. Выбор методологии для управления проектами на нижнем уровне –
процессов работ.
Рассмотрим выбор методологии на верхнем уровне. Здесь мы сравним
нотацию IDEF0 и нотацию VAD методологии ARIS.
Выбор данные двух нотаций обусловлен их самой большой
распространенностью для целей моделирования процессов на верхнем уровне
управления организацией.
Из особенностей нотации ARIS VAD можно отметить то, что нотация не
предназначена для моделирования большого количества сложных
управленческих взаимосвязей, среди которых особенно выделяются обратные
связи по управлению и обратные связи по входу.
Конечно эти недостатки можно обойти искусственно введя условные
элементы в модели, однако это ещё больше увеличит трудоемкость создания
моделей и без того высокой трудоемкости в сравнении с IDEF0.
23
Также, нотация ARIS VAD формально не имеет формальные
иерархические связи при декомпозиции с VAD на eEPC, и больше
ориентирована на построение временных моделей в виде последовательности
процедур во времени. Такие проблемы имеются и у стандартов IDEF0 в связке
с IDEF3. Однако, исключительная в сравнении с IDEF0 трудоемкость при
моделировании вынуждает нас выбрать именно IDEF0 как базовую нотацию
моделирования процессов верхнего уровня, так как время исполнения проекта
играет исключительно большую важность для компании.
Методология соответствует определению процесса в ИСО 9000:2005.
Использование же ARIS VAD не обеспечивает получения комплексных
связных моделей верхнего уровня, поэтому в том числе не рекомендуется для
создания моделей верхнего уровня.
Таким образом, использование методологии IDEF0 является
оптимальным вариантом для целей моделирования бизнеса на верхнем уровне,
так как позволяют качественно передать материальные и информационные
потоки, требования к персоналу и инфраструктуре, управляющие воздействия
и обратные связи и также данная методология поддерживается и является
основной для выбранного средства автоматизации All Fusion Process Modeler
r7 для целей проекта.
Рассмотрим выбор методологии для описания процессов на нижнем
уровне – процессов работ.
В рамках моделирования процессов нижнего уровня подойдет нотация
IDEF3.
Таким образом и выбор средства автоматизации, и выбор методологии
для проведения описания модели электронной коммерции.
AllFusion Process Modeler (ранее BPwin) представляет собой программу
для реализации автоматизации описания, анализа, документирования и
оптимизации бизнес-процессов.
Программа позволяет создавать целостные и непротиворечивые модели
бизнес-деятельности организации, при этом модели получаются относительно
24
простыми и наглядными, что эффективно сказывается на проекте
моделирования и оптимизации деятельности предприятия.
Программа является инструментом способным реализовать различные
задачи, в том числе стратегический анализ, финансовый анализ по
операционным затратам, анализ временных работ, движение материальных и
документальных потоков.
На данный момент времени для реализации процесса моделирования
(описания) бизнес-процессов программа поддерживает несколько
методологий. К их числу относят следующие методологии:
1. Методология структурного анализа и проектирования систем, так
называемый SADT или основанные на SADT стандарты серии IDEF.
2. Методология потоков работ, так называемая Work Flow.
3. Методология описания потоков данных, так называемая Data Flow
Modeling.
Для качественного развития необходимо специализированное
программное обеспечение, которое позволит реализовать системный подход
при организационном развитии компании и её бизнеса.
К сожалению, обычное прикладное программное обеспечение,
например MS Visio или пакет MS Office не предназначен для реализации
комплексного подхода в развитии организации (MS Visio является сильной
универсальной системой графического анализа, но не является
специализированным программным обеспечением в области моделирования
бизнес-процессов).
Для реализации модели электронной коммерции можно рассматривать
два программных продукта – Aris 9.7 и AllFusion Process Modeler r7.
Учтем при выборе, что для моделирования модели электронной
коммерции лучше выбрать более простой продукт - AllFusion Process Modeler
r7 нежели более функциональный и сложный Aris Toolset 9.7.
В пользу такого выбора повлияло то также и то, что использование
данного программного продукта позволяет применять нотации IDEF0 и
25
нотацию IDEF3, а также ряд других нотаций (например DFD), что является
необходимым для компании исходя из анализа выбора методологии, при этом
скорость разработки моделей в целом выше чем у аналогов – например ARIS.
Методология IDEF0 была создана в США в 1963 году. С тех пор в сам
стандарт не вносились существенные изменения. Сейчас стандарт больше
развивается за счет усовершенствования программных продуктов,
автоматизирующих его работу и жизненный цикл проектирования.
Стандарт IDEF0 предоставляет хорошие возможности для
моделирования деятельности организации, и её бизнес-процессов на так
называемом верхнем уровне с концентрацией на управление бизнес-
процессами. Концентрация на управление бизнес-процессами реализуется за
счет обратных связей при проектировании деятельности. Такие обратные
связи могут быть различного типа – по управлению, по информации, по
движению ресурсов. В IDEF0 прекрасно реализована декомпозиция моделей,
что упрощает понимание сложных систем.
Методология IDEF0 позволяет прекрасно моделировать управление
процессами, структурную вложенность. Основное её предназначение –
моделировать деятельность высокоуровневых бизнес-функций.
Рассмотрим модель бизнес-процессов управления проектами.
Контекстная диаграмма является вершиной древовидной структуры
диаграмм и представляет собой самое общее описание системы и ее
взаимодействия с внешней средой.
Контекстная диаграмма состоит из одной работы, которая называется
«Управление клиентской базой». Взаимодействие работы с внешним миром
описывается в виде стрелок, которые представляют собой некую информацию
и именуются существительными. В данной работе описаны стрелки:
типа вход (Input): Заказ клиента. Они представляют
собой входную информацию.
26
типа выход (Output): Исполненный заказ клиента. Она
содержит в себе выходную информацию.
типа механизм (Mechanism): Менеджер клиента,
Оператор. Эти стрелки входят в нижнюю грань работы.
типа управление (Control): Нормативные акты РФ,
Стандартны бизнес-процессов (Регламенты компании).
Они входят в верхнюю грань работы и показывают правила, планы,
которыми руководствуется предприятие при учете заявок клиентов.
Контекстная (корневая) диаграмма имеет номер А-0 и представлена на
рис. 4.
Рисунок 4 - Контекстная диаграмма.
После описания системы в целом проводится разбиение ее на крупные
фрагменты. Этот процесс называется функциональной декомпозицией, а
диаграммы, которые описывают каждый фрагмент и взаимодействие
фрагментов, называются диаграммами декомпозиции. Диаграммы
декомпозиции содержат родственные работы, т.е. работы, имеющие общую
родительскую работу. После декомпозиции контекстной диаграммы
27
проводится декомпозиция каждого большого фрагмента системы на более
мелкие и т.д. до достижения нужного уровня подробности описания системы.
Декомпозиция контекстной диаграммы имеет номер А0 (рис. 2). Эта
декомпозиция состоит из следующих основных работ, осуществляемых при
учете заявок клиентов:
1. Обработка заявки клиента.
2. Утверждение заявки клиента.
3. Исполнение заявки клиента.
Рисунок 5 - Диаграмма декомпозиции А0.
В декомпозиции контекстной диаграммы показаны основные работы,
которые осуществляет предприятие в процессе своего функционирования на
основе входной информации из внешней среды.
28
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач
Прежде всего, необходимо проанализировать какие функции необходимо
разработать в ЭИС (базе данных и приложении) в соответствии с теми конкретными
задачами, которые нужно решать компании ПАО «Ростелеком».
Главной целью разработки экономической информационной системы -
является повышение эффективности работы специалистов по их предметным
областям с общей клиентской базой и интегрированными информационными бизнес-
процессами, протекающими через все подразделения компании.
Все это выражается в уменьшении экономических издержек, проявляемых в
ресурсных, временных и других видах потерь.
Грамотное управление клиентской базой и эффективная обработка
потребностей клиентов и потенциальных заказчиков делает предприятие более
восприимчивым к клиентским запросам и ожиданиям. Важно понимать, что именно
клиенты приносят деньги компании и эффективное управление приемом и
сопровождением заказов делает компанию более прибыльной.
В ходе исследования преимуществ внедрения, мною были просчитаны
экономические эффекты внедрения новой ЭИС на основе метода Дельфи (экспертных
оценок).
На рис. 6 представлена функциональная структура решаемых задач ЭИС, а
также входные и выходные информационные потоки:
29
Рисунок 6 - Функциональная структура решаемых ЭИС задач
Данная схема показывает информационные потоки, которые поступают
на вход ЭИС, функции решаемых системой в ходе осуществления своих
функций в соответствии с целями системы. Также, на схеме показаны
выходящие информационные потоки, которые были созданы в следствии
реализации системой своих функций.
30
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Документооборот неразрывно связан со всем бизнес-процессами на
предприятии и, если идет речь об оптимизации бизнес-процессов , то чаще
всего это невозможно без оптимизации документооборота.
Оптимизация документооборота может быть достигнута правильной
постановкой процесса и использованием средств автоматизации. [9].
Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать
определенные задачи, стоящие перед организацией, из которых наиболее
часто встречаются следующие:
обеспечение более эффективного управления за счет автоматического
контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на
всех уровнях;
поддержка системы контроля качества, соответствующей
международным нормам;
поддержка эффективного накопления, управления и доступа к
информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет
большей формализации деятельности каждого сотрудника и
возможности хранения всей предыстории его деятельности;
протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние
служебные расследования, анализ деятельности подразделений,
выявление "горячих точек" в деятельности);
оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их
выполнения и контроля;
исключение или максимально возможное сокращение оборота
бумажных документов на предприятии. Экономия ресурсов за счет
сокращения издержек на управление потоками документов в
организации;
31
Исключение необходимости или существенное упрощение и
удешевление хранения бумажных документов за счет наличия
оперативного электронного архива.
В процессе деятельности ПАО «Ростелеком» возникает ряд документов:
Утверждение заказа;
Первичная связь с клиентом по заказу;
Обратная связь с клиентом по заказу;
Сама же деятельность не могла бы осуществляться должным образом без
информации, как:
Информация о заказчиках;
Информация об исполнителях заказах.
Все информационные потоки входят в документ «Утверждение заказа» ИС.
Рассмотрим схему действующего документооборота для данных
документов на рис. 7.