16
Всю бухгалтерию предприятия ведѐт один бухгалтер, который
осуществляет учѐт средств по договорам, осуществляет контроль закупок для
проведения работ по нарядам. Структурная схема предприятия изображена на
рисунке 1.
Рисунок 1. Организационная схема предприятия
Заявки на выполнение работ принимаются по телефону или при личном
обращении клиента в приѐмную компании. Крупные заказы согласуются через
директоров. На данный момент единственным средством привлечения клиентов
является размещение объявлений на специализированных досках в городе и
районе, что в первую очередь ориентировано на население предпенсионного и
пенсионного возраста, так как эти группы людей с наибольшей вероятностью
прочитают информацию, размещаемую на досках объявлений.
1.1.3. Программная и техническая архитектура ИС предприятия
Техническая архитектура предприятия представляет собой комплекс
аппаратных средств, обеспечивающих создание, хранение, передачу, изменение
информации, а также обеспечивающих информационную безопасность и
защиту данных. Среди аппаратных средств предприятия можно выделить
несколько групп: рабочие станции, серверное оборудование, сетевое
оборудование, периферийные устройства. Все эти группы техники объединены
в единую локальную сеть предприятия, что обеспечивает доступ к информации
Директора
Бухгалтерия Бригадиры
Рабочие бригад
17
для сотрудников. На рисунке 2 представлена схема технической архитектуры
предприятия.
Рисунок 2. Схема технической архитектуры предприятия
В таблице 3 представлены характеристики сервера Dell PowerEdge T130.
Таблица 3.
Характеристики сервера
Название характеристики
Значение
Процессор
Семейство процессоров Intel® Xeon® E3-1200 v6
Операционная система
Microsoft® Windows Server® 2012
Память
Архитектура: модули DIMM памяти DDR4, до 2
400 млн транзакций в секунду
Тип памяти: UDIMM
Разъемы для модулей памяти: 4
Максимальный объем ОЗУ: до 64 Гбайт
Отсеки для накопителей
4 3,5-дюймовых жестких диска с кабельным
подключение
Питание
Блок питания мощностью 290 Вт с кабельным
подключением
Контроллеры RAID
S130, H330, H730, H830
Накопители
3,5-дюймовые накопители SATA 7200 об/мин
начального уровня
Слоты
1 разъем PCIe 3.0 x8
1 разъем PCIe 3.0 x4
Сервер Dell PowerEdge T130
Маршрутизатор D-Link DIR-632
МФУ HP LaserJet M1132 MFP
Компьютер HP Pavilion p6-2012es
Интернет
Компьютеры HP Pavilion p6-2012es
Компьютер HP Pavilion p6-2012es
18
1 разъем PCIe 3.0 x4
1 разъем PCIe 3.0 x1
Доступ к устройствам
Порты USB на задней панели: 2 порта USB 3.0, а
также 4 порта USB 2.0
Порты USB на передней панели: 1 разъем USB
2.0, а также 1 порт USB 3.0
Характеристики компьютеров приведены в таблице 4.
Таблица 4.
Характеристики компьютеров HP Pavilion p6-2012es
Название характеристики
Значение
Процессор
AMD A8 3800 / 2.4 GHz
Операционная система
Microsoft® Windows 7
Память
Архитектура: модули DIMM памяти DDR3, 1333
МГц, 6 Гб
Отсеки для накопителей
4 3,5-дюймовых жестких диска с кабельным
подключение
Питание
Блок питания мощностью 290 Вт с кабельным
подключением
Накопители
3,5-дюймовые накопители SATA 7200 об/мин
начального уровня
Доступ к устройствам
Порты USB на задней панели: 2 порта USB 3.0, а
также 4 порта USB 2.0
Порты USB на передней панели: 1 разъем USB
2.0, а также 1 порт USB 3.0
Характеристики маршрутизатора приведены в таблице 5.
Таблица 5.
Характеристики маршрутизатора
Название характеристики
Значение
Интерфейсы
Порт WAN 10/100BASE-TX
8 портов LAN 10/100BASE-TX
Порт USB 2.0
Индикаторы
Питание
Интернет
Беспроводная сеть, USB
8 индикаторов локальной сети
WPS
Кнопки
Кнопка RESET для возврата к заводским
настройкам по умолчанию
Кнопка WPS для установки защищенного
беспроводного соединения
Антенна
Две внешние несъемные антенны с
коэффициентом усиления 2 дБи
19
Характеристики многофункционального устройства (МФУ) приведены в
таблицы 6.
Таблица 6.
Характеристики МФУ HP LaserJet 1132 MFP
Название характеристики
Значение
Цветность печати
черно-белая
Технология печати
лазерная
Количество страниц в месяц
8000
Максимальный формат
A4
Максимальное разрешение для ч/б печати
600x600 dpi
Скорость печати
18 стр/мин (ч/б А4)
Время выхода первого отпечатка
8.50 c (ч/б)
Глубина цвета
24 бит
Оттенки серого
256
Разрешение сканера
1200x1200 dpi
Разрешение сканера (улучшенное)
19200x19200 dpi
Скорость сканирования (ч/б)
до 6 оригиналов/мин
Поддержка стандартов
TWAIN, WIA
Максимальное разрешение копира (ч/б)
600x400 dpi
Скорость копирования
18 стр/мин
Изменение масштаба
25-400 %
Максимальное количество копий за цикл
99
Подача бумаги
150 лист. (стандартная)
Вывод бумаги
100 лист. (стандартный)
Ресурс ч/б картриджа/тонера
1600 страниц
Интерфейсы
USB
Потребляемая мощность (при работе)
375 Вт
Потребляемая мощность (в режиме ожидания)
3.2 Вт
Программное обеспечение, используемое в компании, можно разделить
на несколько видов. В первую очередь это офисное ПО, которое используется
всеми сотрудниками для ведения необходимой документации. На каждом
компьютере установлен офисный пакет Microsoft Office 2013. В бухгалтерии
используется программа «1С: Предприятие 8.3» для ведения бухгалтерского
учѐта деятельности предприятия.
Также на каждом компьютере установлено антивирусное ПО Avast Free
Antivirus, которое предназначено для защиты компьютеров от внешних угроз в
виде сетевых атак, а также от вирусов, которые могут быть занесены в сеть
через внешние устройства.
На сервере установлена служба каталогов Active Directory, которая
позволяет настроить общий доступ к сетевым ресурсам для компьютеров на
20
операционной системе Windows. Эта служба использует протокол LDAP
(Lightweight Directory Access Protocol — «лѐгкий протокол доступа к
каталогам»), который является протоколом прикладного уровня для доступа к
службе каталогов. Он использует сетевой протокол TCP/IP и позволяет
производить аутентификацию, поиск, сравнение, а также добавление,
изменение или удаление структур данных, которые хранят в себе информацию
о пользователях и каталогах. Эта служба является основой для разграничения
доступа в сети, так как реализует процесс аутентификации, обеспечивая
назначение пользователям их учѐтных записей, что в дальнейшем используется
в процессе авторизации (проверки прав доступа) при обращении к сетевым
ресурсам.
Локальная сеть компании разделена на 2 подсети: административную, в
которой находятся компьютеры бухгалтерии и директоров, и рабочую, в
которой расположены компьютеры бригадиров. В административной сети
также находится МФУ, который, соответственно, не доступен с компьютеров
рабочей сети.
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости
автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес-процессов
Для того, чтобы процесс автоматизации был возможен и эффективен,
необходимо определить основное направление работ, которые планируется
выполнять при помощи проектируемой ИС. Для этого следует провести
локализацию функций и задач, на автоматизацию которых направлена
проектируемая система.
Из всего множества бизнес-процессов можно выделить два наиболее
частых: создание заявки на оказание услуг и создание наряда на выполнение
заявки. Эти процессы являются наиболее часто встречаемыми в деятельности
предприятия, так как непосредственно связаны с осуществляемой ей
деятельностью.
21
Обработка заявки начинается с момента подачи клиентом заявки на
предоставление услуг. После принятия заявки, она передаѐтся на рассмотрение
одному из директоров, который в свою очередь составляет договор об оказании
услуг. После согласования с клиентом, этот договор подписывается обеими
сторонами и по нему создаѐтся наряд на выполнение работ.
В наряде указывается список выполняемых работ, сроки выполнения и
ответственные сотрудники. Процесс создания наряда является частью процесса
обработки заявки, так как он начинается только после того, как заявка была
оформлена и заключѐн договор с клиентом. Также, для создания наряда
необходимы данные договора, которые характеризуют предоставляемые
услуги. После выдачи рабочим наряда, начинается выполнение работ. В это
время директора поддерживают связь с бригадирами для своевременного
получения информации о процессе выполнения заявки.
На рисунке 3 показана диаграмма обработки заявок.
Рисунок 3. Контекстная диаграмма обработки заявок
Из диаграммы видно, что после обработки заявки, она считается
выполненной. На рисунке 4 уточняется, что заявка считается выполненной
после выполнения наряда, то есть, завершения всех работ по договору об
оказании услуг. Эти задания указываются в наряде на выполнение заявки
22
директором и принимаются бригадиром, а затем передаются рабочим и
бригадиру на выполнение. При этом, работа с заявкой производится согласно
инструкции по созданию и обработке заявок, отверждѐнной на предприятии, а
создание, завершение и выполнение работ по нарядам производится согласно
уставу компании, на основании которого, действуют все сотрудники компании
при заключении договора с клиентом.
Рисунок 4. Детализация контекстной диаграммы
Диаграмма выполнения наряда представлена на рисунке 5.
Рисунок 5. Диаграмма выполнения наряда
23
Исходя из статистики, полученной на этапе анализа деятельности
компании, создание одной заявки занимает от 5 до 15 минут в зависимости от
подробностей конкретной заявки в виде требований клиента.
Такое время нельзя назвать большим, учитывая, что по отношению к
длительности собственно работ оно может составлять менее 10%. В таблице 7
представлены данные о среднем времени на создание заявки и заключением
договора по отношению ко времени работы для некоторых услуг.
Таблица 7.
Время создания заявок и договоров
Услуга
Время работы, ч
Время на
создание
заявки, %
Время на
заключение
договора, %
Ремонт бытовой
электротехники
1 - 3
5 – 8
5 - 8
Ремонт
электрического
оборудования
2-6
4 - 8
5 - 12
Подключение к
локальной
электросети
4 - 6
0,4 – 0,6
2 - 5
Установка
промышленных
электроприборов
6 – 24
0,3 - 0,4
1 - 1,5
Из данных таблицы видно, что наибольшая относительная задержка во
времени оказания услуги проявляется при создании заявки и заключении
договора на ремонт электрического оборудования. Это вызвано тем, что как
при создании заявки, так и при заключении договора в этом случае необходимо
получить от клиента подробное описание необходимой ему услуги. Учитывая
тот факт, что клиент не всегда может предоставить необходимую информацию
о нуждающемся в ремонте электрическом оборудовании, этап оформления и
принятия в обработку заявки может занимать длительное время, которое по
абсолютным значениям может приближаться ко времени на оформление заявки
на установку промышленных электроприборов, несмотря на то, что уровень
подробности требуемой информации может сильно различаться для этих услуг.
24
Исходя из этого анализа, было принято решение о разработке
информационной системы, которая будет направлена на автоматизацию именно
этих направлений деятельности компании.
2
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и еѐ
описание
Выделяя проектируемую задачу в комплексе задач, можно определить еѐ
входные и выходные потоки информации. Так, на вход задачи поступает
информация от клиента о виде предоставляемых услуг, а также его конкретных
характеристиках, зависящих от выбранной услуги. Помимо этого, существует
фиксированный список услуг, составляемый директорами компании, который
непосредственно регулирует доступные для оказания клиенту услуги.
В качестве выходной информации для задачи автоматизации можно
выделить выполненную заявку и исполненный договор об оказании услуг, а
также выполненный наряд на выполнение работ по заявке, так как этот
документ используется бухгалтерией для начисления заработной платы
сотрудникам.
Задача автоматизации ограничена функционально следующими
требованиями: обеспечение доступа клиентам к созданию заявок на услуги и
управление нарядами на работы по заявкам.
Управление нарядами позволяет рабочим своевременно сообщать
бригадиру о выполнении задач, выполнении наряда в целом, позволяет
своевременно подавать выполненные наряды в бухгалтерию. В тоже время,
возможность самостоятельной записи на услуги для клиентов позволяет
разгрузить бухгалтера, который выполняет роль администратора при работе с
заявками клиентов.
Возможность для клиентов самостоятельно обращаться в компанию и
создавать заявки не только позволит уменьшить трудовую нагрузку на
бухгалтера, но и увеличить поток клиентов благодаря обеспечению
2
Романова Ю.Д. Информационные технологии в менеджменте (управлении) : учебник и практикум для
вызов. М.: Издательство Юрайт, 2019. – 411
25
возможности взаимодействия с частью общества, которая до автоматизации
была недоступна.
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
При выполнении операций по обработке заявки входной информацией
являются запросы клиента, в которые входят вид услуги и пожелания по
оказанию конкретной услуги. На рисунке 6 показана схема документооборота
при создании заявки.
Исполнитель
Действие
Клиент
Бухгалтер
Директор
Подача заявки на
предоставление
услуг
Одобрение заявки
Рисунок 6. Схема документооборота заявки
На рисунке 7 представлена схема документооборота при выполнении
наряда. В этой схеме участвуют все сотрудники организации, так как она
затрагивает все аспекты оказания услуг с момента заключения договора до
момента принятия работ клиентом.
Заявка на
услугу
Заявка на
услугу
Заявка на
услугу