26
Исполнитель
Действие
Рабочие
Бригадир
Директор
Бухгалтер
Создание наряда
Назначение
заданий рабочим
Выполнение
заданий по
наряду
Учѐт выполнения
заданий
Отметка о
выполнении
наряда
Учѐт рабочего
времени
Рисунок 7. Схема документооборота наряда
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Текущая политика обеспечение информационной безопасности в
компании основана на разграничении доступа к информации для работников.
Наряд на
выполнение
работ
Наряд на
выполнение
работ
Наряд на
выполнение
работ
Наряд на
выполнение
работ
Наряд на
выполнение
работ
Наряд на
выполнение
работ
27
Исходя из того, что с определѐнными видами документов могут работать
только сотрудники, занимающие соответствующие должности, доступ к этим
документам может быть произведѐн только с учѐтных записей пользователей,
удовлетворяющим настройкам доступа. Эти настройки устанавливаются на
сервере, который помимо предоставления общего доступа к документам,
устанавливает политику безопасности в локальной сети для рабочих станций.
При использовании этого подхода, все права доступа к данным, а также
разрешения на действия на самих рабочих станциях, можно настраивать в
одном месте, без необходимости постоянного непосредственного
взаимодействия с рабочими станциями.
Так, каждому пользователю по сети выдаются его личные настройки,
такие, как:
домашняя папка;
группа пользователей;
разрешения на доступ к файлам и папкам;
сетевые разрешения;
разрешения на запуск, установку и удаление программ;
разрешения на использование подключаемых устройств.
Таким образом, политика безопасности, организуемая в локальной сети,
позволяет осуществлять обеспечение информационной безопасности и защиты
данных сразу по нескольким направлениям. Так, установка группы
пользователей позволяет определить роль учѐтной записи в общей сети. На
основании этой роли может быть разрешѐн или запрещѐн доступ на чтение
и/или запись файлов и папок на локальном сервере.
Также, группы пользователей могут иметь разные разрешения на
выполняемые действия в операционной системе. Например, с помощью
учѐтной записи администратора сети возможна настройка сетевых параметров
системы, что недоступно для учѐтной записи бухгалтера.
3
3
Нестеров С.А. Основы информационной безопасности: учебное пособие. –5-е изд., стер. – СПб.:
Издательство «Лань», 2019. – 324 с. – (Учебники для вузов. Специальная литература).
28
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Одним из наиболее популярных решений является сервис по
автоматизации бизнеса YCLIENTS, который занимается не только
автоматизацией создания и обработки заявок, но и также онлайн-платежами,
аналитикой, складским учѐтом, клиентскими базами и электронными
журналами клиентов.
4
Сервис предоставляет клиентам на выбор несколько тарифов, которые
отличаются наборами предоставляемых услуг, в число которых входит помощь
в установке и настройке системы на существующий сайт или же запуск
мобильного приложения, рекламы или ботов в социальных сетях. Пример
виджета приведѐн на рисунке 8.
Рисунок 8. Виджет сервиса YCLIENTS
На услугу онлайн-записи предоставляется пробный бесплатный период
длительностью 7 дней, после чего пользователю предлагается выбрать платный
тариф. Оплату услуги можно произвести за разные периоды времени, что
4
https://support.yclients.com/hc/ru/articles/206156311-Виджеты-онлайн-записи
29
сказывается на сумме за месяц использования сервиса: чем дольше период, за
который производится единовременная оплата, тем меньше стоимость за один
месяц использования.
К достоинствам сервиса YCLIENTS можно отнести простоту настройки,
достигаемую благодаря поддержке со стороны сотрудников сервиса, лѐгкость
внедрения на существующий сайт, удобство для клиентов компании при записи
на услугу. Однако, для при отсутствии сайта у организации, единственным
сходим вариантом использования является разработка мобильного приложения,
которая стоит значительно дороже разработки сайта (40000 рублей в год на
01.03.2020). Также отсутствие контроля за потоками данных внутри
предоставляемой системы со стороны компании-заказчика создаѐт
дополнительный риск утечки информации клиентов.
Также существует мобильное приложение ГномГуру
5
, функционал
которого направлен на запись и отслеживание клиентов. Это приложение
позволяет создавать заявки на оказание услуг во время телефонного разговора с
клиентом со смартфона сотрудника компании. Интерфейс приложения
представлен на рисунке 9.
Рисунок 9. Интерфейс приложения ГномГуру
5
https://gnom.guru/
30
Основной отличительной особенностью этого сервиса является
возможность отправки SMS-сообщений клиентам с напоминанием о записи на
услугу. В остальном, функционал ГномГуру схож с функционалом записной
книжки или календаря, которые обычно предустановлены в современных
смартфонах, либо распространяются бесплатно в магазинах приложений.
Основным достоинством ГномГуру является возможность
использования сервиса прямо со смартфона сотрудника компании, что
позволяет получать заявки в любое время. Также, возможность отправки
сообщений клиентам с напоминаниями может оказаться полезной при
необходимости уведомить клиента о готовности предоставления услуги.
Главным недостатком этого сервиса стоит указать необходимость по-
прежнему принимать звонки на телефон, что не даѐт преимущества в
максимально возможном количестве принимаемых заявок в единицу времени.
Также, приложение доступно только для устройств под управлением ОС
Android.
Ещѐ одним сервисом для онлайн-записи является Get in line
6
. Он
предоставляет виджет для интеграции на сайте компании-заказчика, в
социальных сетях, картографических сервисах. Сервис имеет собственную
CRM-систему для создания электронной базы клиентов и их сегментации с
целью автоматического начисления бонусов/скидок. Пользователям Get in line
доступен автоматический расчѐт зарплаты с учѐтом загруженности
сотрудников.
Пользовательский интерфейс панели управления показан на рисунке 10.
6
https://www.get-in-line.ru/
31
Рисунок 10. Панель управления Get in line
К плюсам этого сервиса можно отнести современный дизайн с гибкой
настройкой, возможность добавления виджета не только на сайт, но и в
социальные сети, возможность создавать рассылки для клиентов.
Из минусов же можно отметить отсутствие мобильной версии сервиса,
отсутствие бесплатной версии и очень непродолжительный тестовый период.
Также, чтобы размещение виджета в социальных сетях было эффективным,
необходимо проводить дополнительные работы по продвижению компании в
этих сетях, иначе использование подписки на сервис онлайн-записи не даст
результатов.
Исходя из приведѐнных выше характеристик существующих систем,
можно сделать вывод о том, что специфика бизнес-процессов в компании ООО
«Энергия» не позволяет достаточно легко внедрить один из готовых продуктов
без необходимости существенной его доработки, которая может быть
осуществлена не во всех рассмотренных случаях. Поэтому было принято
решение о разработке собственной информационной системы на основе
системы управления контентом WordPress.
32
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Существует несколько стратегий автоматизации задач на предприятии.
Обычно выделяют хаотичную, автоматизацию по участкам, автоматизацию по
направлениям и полную автоматизацию. Для выбора наиболее подходящей
стратегии, рассмотрим каждую из них применительно к предприятию, для
которого ведѐтся разработка ИС.
Хаотичная модель представляет собой набор автоматизируемых
участков, не связанных друг с другом. При таком подходе автоматизация
определяется оперативными задачами и не диктуется стратегическими планами
компании. В качестве критериев принятия решений в этих случаях могут
выступать: уровень знаний и предпочтений лиц, принимающих решения,
возможность купить сейчас с эксклюзивной скидкой какую-либо технику или
ПО и т. д. Как правило, в результате предприятие в лучшем случае получает
разрозненные прикладные системы, стоимость интеграции которых в ряде
случаев может быть сравнима с общей стоимостью комплексного решения. В
худшем случае создаются незаконченные фрагменты информационной
инфраструктуры и прикладных систем, которые не могут применяться в
практической деятельности пред-приятия. При этом предприятие несет
дополнительные затраты на дублирование функций, которые должна была
выполнять информационная система, и обслуживание созданных
незаконченных прикладных систем.
Автоматизация по участкам, в свою очередь, подразумевает
автоматизацию отдельных производственных или управленческих
подразделений, объединѐнных по функциональному признаку, таких, как,
бухгалтерия или склад. Обычно, эта стратегия применяется в следующих
случаях:
инвестиционные ресурсы предприятия недостаточны для решения
задачи автоматизации деятельности предприятия в полном объѐме;
существуют участки, на которых применение автоматизированных
систем даѐт значительный экономический эффект, например, за
33
счѐт уменьшения времени на выполнение операций или
сокращения персонала;
технология производства или иные условия не позволяют
обходиться без использования автоматизированных систем.
При этом стратегический план автоматизации должен периодически, не
реже раза в год, пересматриваться. При ревизиях стратегического плана
целесообразно особенное внимание уделить вопросам преемственности
комплекса стандартов на информационные технологии, поддерживаемые на
предприятии.
При использовании стратегии автоматизации по отдельным
направлениям деятельности предприятия часто используются системы класса
MRP и ERP, когда конечной целью работ является полная автоматизация
предприятия. Автоматизация по направлениям отличается от автоматизации по
участкам тем, что в этом случае в процессе автоматизации участвует
большинство подразделений компании, так как каждый вид деятельности
охватывает и производственные, и управленческие подразделения. В
большинстве случаев автоматизация по направлениям связана с
реинжинирингом бизнес-процессов и требует создания модели всего
предприятия.
Полная автоматизация деятельности предприятия осуществляется
внедрением автоматизированной системы управления предприятием (АСУП).
Эта система состоит из большого количества элементов различных уровней и
различного назначения. К ним относятся подсистемы, модули, блоки
управления, задачи, управленческие процедуры, функции, операции и другие
элементы. Базовые системы типа ERP, как правило, представляют собой
иерархические структуры, состоящие в итоге из элементарных управленческих
процедур, предназначенных для включения в АСУП.
7
7
Колосов О.С. Технические средства автоматизации и управления : учебник для академического
бакалавриата / под общ. ред. О.С. Колосова. – М.: Издательство Юрайт, 2017. – 291 с. – Серия: Бакалавр.
Академический курс.
34
Исходя из свойств указанных стратегий автоматизации, наиболее
корректным выбором является стратегия автоматизации по направлениям. На
это есть следующие причины:
рассматриваемая задача автоматизации затрагивает одно
направление деятельности предприятия – обработку заявок клиентов на
оказание услуг;
таким образом, рассматриваемая задача затрагивает все
подразделения компании.
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи
Существует несколько способов приобретения ИС для автоматизации
поставленной задачи:
приобретение готового настраиваемого продукта;
использование существующих наработок с их последующим
усовершенствованием и доработкой;
разработка собственной ИС.
При выборе готовой системы заказчик сталкивается с проблемой
развития, конфигурирования и доработки этой системы под свои нужды.
Развитие такого решения потребует дополнительных затрат ресурсов, что не
всегда может в достаточной мере удовлетворять пожеланиям и представлениям
заказчика о схеме работы интернет-магазина.
Также, доработка готовой системы не всегда может быть возможна, что
обуславливается такими факторами, как закрытость внутреннего устройства
системы, недостаточная квалификация сотрудников компании-заказчика,
отсутствие поддержки со стороны разработчика системы и другими, вплоть до
ликвидации компании-разработчика.
Вариант, который сам по себе предполагает существенную доработку
системы заказчиком – использование прототипа – также обладает
особенностями, присущими использованию готовой системы. Но в этом случае
большое внимание при выборе должно быть обращено на возможность
35
компании доработать систему до необходимого уровня функционала. Это
трудоѐмкий процесс, который может быть осложнѐн отсутствием или
неполнотой технической документации и сложностями во взаимодействии с
разработчиками системы-прототипа. Из положительных черт этого подхода
стоит отметить открытость таких прототипов, что увеличивает шанс
нахождения квалифицированного специалиста для доработки системы. Такие
специалисты могут уже состоять в штате компании или быть наняты
специально для этих работ, что связывает подход применения прототипов с
аутсорсингом.
Подход, при котором торговая компания самостоятельно разрабатывает
новую систему под свои требования, является самым дорогостоящим. Он
предполагает существование в компании ИТ-отдела. Чтобы разработать
информационную систему Интернет-магазина, приходится нанимать на
постоянной основе специалистов, квалифицированных для проведения такого
рода работ. Они должны не только разработать Интернет-магазин, но и
обеспечить его дальнейшее сопровождение.
8
Компания может выбрать такой подход по следующим причинам:
в компании уже есть ИТ-отдел со специалистами необходимой
квалификации или она планирует создать его, например, в рамках
модернизации компании;
компания не хочет рисковать конфиденциальной информацией, которая
может попасть к сторонним разработчикам;
в компании имеются нетривиальные бизнес-процессы, которые вызывают
необходимость построения информационной системы в тесном
сотрудничестве менеджеров с разработчиками.
Некоторые компании могут выбрать этот подход ошибочно,
переоценивая свои возможности в управлении ИТ-проектами или недооценивая
сложность проблематики. Поэтому если торговая компания не обладает
8
Рочев К.В. Информационные технологии. Анализ и проектирование информационных систем:
учебное пособие / К.В. Рочев. – СПб.: Издательство «Лань», 2019. – 128 с.: ил. – (Учебники для вузов.
Специальная литература).