52
только у автора документа – штатного сотрудника Службы, который создал этот
документ «Задача». Права на редактирование «чужих» документов сотрудником,
который в данный момент авторизовался в системе, определяются местоположением
текущего сотрудника в иерархии Службы. Так для документов, авторами которых
являются сотрудники, стоящие в иерархии ниже текущего (его подчиненные), у
текущего сотрудника есть полные права на редактирование документа (в том числе
на установку признаков исполнения), но только при условии, что у него установлено
свойство «Право руководителя». А для документов, авторами которых являются
сотрудники, стоящие в иерархии выше текущего (его начальники) у данного
сотрудника есть только право проставить отметку об исполнении своей части задачи
в списке исполнителей «чужого» документа «Задача». Такая гибкая настройка прав
позволяет сотрудникам редактировать документы только в пределах своей
компетенции.
Для предотвращения потери и порчи информации необходимо также
установить и настроить антивирусную систему, с постоянным обновлением баз
данных вирусов, а также установить и настроить систему «Firewall» для закрытия
угроз из внешней сети, например «Интернет».
Что касаемо политики безопасности, то все организационные меры защиты
информации, которые существовали в учреждении до внедрения новой АИС,
продолжают свое существование.
К внешним угрозам можно отнести взлом БД, вирусные атаки, шпионское ПО,
физическая порча оборудования, а также угрозы, поступающие из внешней среды
организации.
Для обеспечения информационной безопасности и защиты информации от
внешних угроз, в учреждении уже была установлена антивирусная система
«Symantec Endpoint Security», которая предусматривает защиту по всем факторам
программных внешних угроз. Данной антивирусной программы достаточно для
обеспечения безопасности такого уровня, который необходим для данного
предприятия. К аппаратным средствам защиты информации от внешних угроз после
внедрения АИС относятся те же средства, что и до внедрения, а именно: блок
«бесперебойного» питания сервера, который предохранит не только от потери
информации, но и от порчи оборудования
53
К защите информации также стоит отнести резервное копирование данных,
которое должно проводиться администратором раз в месяц.
В разрабатываемой АИС предусмотрена защита от удаления информации, на
случай невнимательности пользователей. Прежде чем удалить информацию из БД,
АИС выдает сообщение о подтверждении удаления, и только в случае согласия
пользователя, происходит удаление записи.
2.2 Информационное обеспечение задачи
2.2.1 Информационная модель и её описание
В результате проектирования была разработана информационная модель
системы, которая представляет из себя модель организации работы системы и
схематично поясняет, на основании каких входных документов, а также нормативно-
справочной информации происходит функционирование системы и получение
выходных данных, т.е. процесс преобразования данных в информационной системе.
Схема представлена на Рисунке 2.1.
54
Справочники
Отчеты и запросы
Регистры учетаТабличные частиЖурнал заявок
Ведение
справочников
Ввод заявок
Заявка
Использование
ресурсов
По структуре
компании
По задачам
По свойствам
для всех
объектов
Организации
Подразделения Должности
Сотрудники
Статусы
Виды задач
Типы свойств Значения свойств
Отчеты
Результаты
Исполнения
Виды свойствНаборы свойств
Этапы
Регистр сведений
ЗначенияНаборов
Свойств
Контрагенты
Адреса
Типы контактов
Виды
контрагентов
По
контрагентам
Объекты
Исполнители
Объекты
Ресурсы
Контакты
Подзадачи
Свойства
Файлы
Переписка
Типы
объектов
Реестр заявок
Использование
ресурсов
Отбор и
сортировка
Запрос
Рисунок 2.1. Информационная модель
55
2.2.2 Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной
информации
Основной компонентой внемашинного информационного обеспечения
является система документации. Документ – определенная совокупность сведений,
используемая при решении экономических задач, расположенная на материальном
носителе в соответствии с установленной формой. Первичные документы
предназначены для отражения процессов в материальной сфере и поставляют всю
постоянную и оперативную информацию, необходимую для решения
экономических задач. Вся первичная информация находится на бумажных
носителях [10].
Под входной информацией понимается вся информация, необходимая для
решения задачи и расположенная на различных носителях: первичных документах,
машинных носителях, в памяти персонального компьютера.
От рациональной организации входной информации предприятия, способов
сбора, регистрации, передачи, хранения и обработки информации, ее состава и
своевременного получения зависят оперативность и эффективность управления.
Входной информацией для разрабатываемой в ВКР автоматизированной
системы являются условно-постоянные данные, хранящиеся в справочниках и
регистрах сведений, представленных в Таблице 2.1:
Таблица 2.1. Данные по справочникам
Название
справочника
Ответственный
Средний
объём
Частота
актуализации
Средний
объем
актуализации
«Организации»
Администратор
системы
1
низкая
1
«Подразделения»
Администратор
системы
1
низкая
1
«Сотрудники»
Администратор
системы
2
низкая
2
«Должности»
Администратор
системы
3
средняя
3
«Статусы»
Оператор
50
высокая
100
«Результаты
исполнения»
Оператор
70
высокая
100
«Виды задач»
Администратор
системы
1
низкая
1
56
«Этапы»
Администратор
системы
1
низкая
1
«Контрагенты»
Оператор
80
высокая
100
«Адреса»
Оператор
80
высокая
100
«Типы контактов»
Администратор
системы
1
низкая
1
«Виды контактов»
Администратор
системы
1
низкая
1
«Объекты»
Оператор
50
высокая
100
«Типы объектов»
Администратор
системы
1
низкая
«Наборы свойств»
Оператор
20
средняя
100
«Виды свойств»
Администратор
системы
5
низкая
1
«Типы свойств»
Администратор
системы
5
низкая
1
«Значения
свойств»
Оператор
50
высокая
100
«Значения
наборов свойств»
Оператор
50
высокая
100
В автоматизированном рабочем месте службы технической поддержки,
выполняющей функции системы обработки заявок, присутствует только один
документ «Задача», который благодаря различным реквизитам может иметь
различные смысловые нагрузки. В документе присутствуют табличные части:
«Исполнители», «Свойства» «Контакты», «Подзадачи». «Ресурсы», «Объекты»,
«Файлы», «Переписка». Табличная часть «Исполнители» содержит данные по
исполнителям текущей задачи, проценту их участия, дате ознакомления
исполнителя с задачей, дате исполнения задачи. Табличная часть «Контакты»
содержит данные по контактам для данной задачи. Табличная часть «Подзадачи»
содержит данные по подзадачам, которые необходимо выполнить для выполнения
текущей задачи, т.е. табличная часть содержит ссылки на другие документы
«Задача». Табличная часть «Ресурсы» содержит список номенклатуры ресурсов,
которые понадобятся для выполнения данной задачи. Табличная часть «Файлы»
содержит в себе список дополнительной информации по задаче, которая хранится в
виде отдельных файлов. Табличная часть «Переписка» хранит в себе сообщения
пользователей-участников данной задачи друг другу, представляя собой диалог
участников.
57
Частота возникновения документов зависит от объема задач службы и может
варьироваться от нескольких в неделю до нескольких десятков в день (см. Таблицу
2.2)
Таблица 2.2. Данные по документам
Название
документа
Ответственный
Средний
объём
Частота
актуализации
Средний
объем
актуализации
Задача
Сотрудник
Службы
10
высокая
300
При проведении документа «Задача» он выполняет движение по регистру
накопления «Использование ресурсов», в котором накапливаются данные по
перечню наименований и количеству ресурсов, требуемых для выполнения заявок,
если в табличной части «Ресурсы» документа «Задача» введены какие-то данные.
Частота движений по этому регистру зависит от количества документов «Задача», в
которых эта табличная часть заполняется (см. Таблицу 2.3).
Таблица 2.3. Данные по регистрам накопления
Название
регистра
Ответственный
Средний
объём
Частота
актуализации
Средний
объем
актуализации
Использование
ресурсов
Сотрудник
Службы
10
высокая
150
2.2.3 Характеристика результатной информации
Результатная информация – это информация, прошедшая через блоки
обработки АИС и поступающая на ее выход. В разрабатываемой АИС это журнал
обработанных заявок пользователей на решение проблем, возникающих в ходе
эксплуатации информационных ресурсов предприятия.
Благодаря широким возможностям платформы «1С:Предприятие 8.3» по
настройке журнала, он становится основным инструментом работы с заявками.
Возможности настройки настолько широки, что позволяют любым категориям
пользователей настроить журнал под любые задачи, возникающие у них.
Одной из важных сервисных возможностей является поиск отбор и
сортировка данных в журнале заявок (Рисунок 2.2)
58
Поиск
Поиск по текущему
значению
Поиск по любому
полю
Отбор по любому
полю
Отбор по любому
сочетанию полей
Задание любых
условий отбора
Отбор по свойствамОтбор
Сортировка
Сортировка по
любому полю
Вложенная
сортировка по
нескольким полям
По возрастанию или
по убыванию
Условное
оформление
Параметры
оформления
Шрифт, цвет, формат, видимость,
доступность, выделение
отрицательных, незаполненных, ...
Задание условий
оформления
Как в отборах
Оформляемые поля
Отдельные строки, столбцы или
поля
Расширенный поиск
Группировка
Группировка
записей по полям
Именованное
сохранение
настроек
Выбор и загрузка
именованных
настроек
Автоматическое сохранение и
загрузка настроек для пользователя
Поиск, отбор и
сортировка
Рисунок 2.2. Возможности поиска, отбора и сортировки журнала заявок
Так, рядовой сотрудник может настроить журнал для поиска неисполненных
задач, адресованных непосредственно ему (в которых он назначен исполнителем или
ответственным). Это достигается установкой отбора, представленной на Рисунке
2.3.
59
Рисунок 2.3. Настройка отбора неисполненных задач «по себе»
Результатом такого отбора будет список задач, адресованных данному
сотруднику и ожидающих выполнения (Рисунок 2.4). Открыв любую задачу,
сотрудник получает полную информацию по ней и своему заданию по данной
задаче, если же этой информации недостаточно – он может перейти на задачу более
высокого уровня и получить необходимую информацию там.
Рисунок 2.4. Результат отбора неисполненных задач «по себе»
У начальника Службы может быть другая задача: вывести список
неисполненных и просроченных задач, сгруппировав его по ответственным
исполнителям. При этом красным цветом выделять задачи, находящиеся в статусе
«Ожидает выполнения», а синим цветом и увеличенным шрифтом выделять задачи,
находящиеся в статусе «Мешает выполнению других». Это достигается настройкой
отбора (Рисунок 2.5), условного оформления (Рисунок 2.6) и группировок (Рисунок
2.7).
60
Рисунок 2.5. Настройка отбора
Рисунок 2.6. Настройка условного оформления
61
Рисунок 2.7. Настройка группировки
Результат применения данных настроек к списку задач представлена на
Рисунке 2.8.
Рисунок 2.8. Результат отбора неисполненных и просроченных задач
Таким образом, журнал задач предоставляет широкие возможности по
настройке и отбору списка задач по любым условиям, превращая его в основной
инструмент работы с задачами для всех категорий сотрудников – руководителей и
администраторов Службы, непосредственных исполнителей, пользователей,
поставивших проблемы.
Помимо отбора и сортировки важной сервисной функцией является настройка
внешнего вида формы и выводимых в нее элементов. Эта настройка позволяет
настроить форму под любые потребности пользователя (Рисунок 2.9).