30
Рисунок 0.4 Характеристика процесса заключения и исполнения договора
После завершения договора менеджер контролирует выполнение
оговоренных услуги и выставляет счет за них. Если договор заключён на оказание
разовых услуг, то счет выставляется после их выполнения, если же
подразумевается выполнение комплекса мероприятий, в таком случае
согласовывается график платежей, в соответствии с которым менеджер и
формирует счета на оплату. Счет на оплату формируется путем заполнения
шаблона счета данными о сумме оплаты и данными клиента. Также менеджер
формирует акт выполненных услуг.
В обязанность менеджера также входит формирование отчета по работе с
клиентами за определенный период (неделя или месяц). На основании данных об
оплаченных счетах, поступающих от бухгалтерии, менеджер рассчитывает
оплаченную сумму, сумму имеющейся задолженности, а также формирует отчет
по поступившим оплатам за каждого клиента в отдельности и за всю компанию в
целом. Отчет содержит такие графы, как наименование клиента, общая сумма
услуг, оплаченная сумма (с разбивкой по датам), остаток задолженности.
Также сотрудники обеспечивают обратную связь с клиентами (изучают их
требования к услугам, устанавливают причины неудовлетворенности клиента ими
31
или совместной работой, анализируют претензии клиентов и принимает меры по
их удовлетворению и пресечению впредь, а также меры по сохранению деловых
связей.
Эта функция необходима для определения уровня удовлетворенности
качеством продукции или услуг компании, для выяснения пожеланий клиентов
относительно совершенствования товаров или услуг.
Существенное проблемой в настоящее время является именно учет каждой
заявки и формирование на их основании общей. Как показывает опыт, при
переносе данных менеджер допускает ошибки в количестве товара, сроках
поставки, что отрицательно сказывается на заявках и их выполнении.
Помочь в решении этой проблемы может реализация сайта, на котором
будет представлен весь ассортимент продукции компании. Клиент сможет
оформлять заявку, выбирая нужные наименования товаров, указывая их
количество и срок поставки. Менеджер будет получать заявку клиента в
электронном виде, кроме того, все полученные заявки могут быть сведены в
общую с помощью функционала интернет-магазина.
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Учет и планирование продаж, а также получение отчетов по ним в
настоящее время осуществляется вручную, без применения средств
автоматизации. В этом случае многие аспекты остаются без внимания
компетентного руководителя, что приводит к ошибкам со стороны отдела и влечет
за собой не только штрафы и неустойки, которые выплачивает компания
клиентам согласно договорам, но и к потере так называемого “goodwill”(с анг.:
деловая репутация, престиж, авторитет).
Схема документооборота приведена на рисунке
32
Отчётность
Отчётность
Начальник
отдела
Директор
Заявка
Счет-фактура
Менеджер отдела
продаж
Изучение заявки
клиента на предмет
планирования
продаж
Подготовка
коммерческого
предложения
Утверждение у
начальника отдела
Учет счет-фактуры
Подготовка
отчетности
Печать отчётности
Действие
Подготовка
договора
№
1
2
3
4
5
6
7
Коммерческое
предложение
Договор
Договор
Отчетность
Отчетность
Рисунок 0.5 Схема документооборота
Остановимся поподробнее на проблемах, которые ввиду описанной выше
ситуации необходимо решить компании ООО «Интернет компания PS»:
33
1. Отсутствие порядка работы с заявками клиентов;
2. Отсутствие понятной системы контроля над сроками продаж;
3. Отсутствие единых методов анализа и прогнозирования хода
реализации продаж;
4. Отсутствие стандартной отчетности по продажам;
5. Отсутствие контроля над работой с каждым клиентом и его заявками.
Основной задачей информационной системы, которую необходимо
разработать, является обеспечение контроля над всеми реализуемыми компанией
продажами и заявками клиентов со стороны высшего руководства.
Реализовать описанные выше задачи можно путем внедрения
информационной системы учета заявок клиентов.
Существующий способ учета выполнения заявок клиентов с большой
трудоемкостью, разрозненностью сведений, что с большой вероятностью ведет к
их утере или неправильной интерпретации. На сегодняшний день невозможно в
короткий срок получить сведения об общем количестве заявок клиентов, провести
анализ основных причин возникновения проблемных вопросов у менеджеров в
ходе осуществления заявок клиентов.
Кроме того, в отчетный период необходимо составление аналитических
отчетов, включающих в себя анализ работы менеджера проектов с разбивкой за
каждого поставщика или вид товара за определенный период, что очень
затруднительно.
Ожидаемая экономия рабочего времени составляет около 320 минут (более
5 часов) ежедневно, что позволяет увеличить эффективность работы сотрудников
компании, в том числе менеджера по закупкам. В стоимостном выражении, при
учете того, что заработная плата сотрудника, занимающегося подготовкой заявок
клиентов, составляет 25000 рублей, экономия может составить более 13000
рублей ежемесячно.
Кроме того, основными достоинствами автоматизации бизнес-процессов
будут:
централизованное хранение данных;
34
исключение потери данных;
структуризация данных;
более оперативная обработка данных;
выдача результатов в удобной форме на принтер и экран;
легкое изменение данных;
сокращение времени оформления документов.
Использование персональных компьютеров для автоматизации учета на
предприятии является важной составной частью всей системы информационного
обеспечения офисной деятельности. Сам по себе учет состоит из множества
рутинных операций, связанных с многократным выполнением одних и тех же
арифметических действий, подготовкой разнообразных по форме отчетных
документов и переносом чисел из одних документов в другие.
Использование программы по автоматизации учета повышает
оперативность и экономичность работы управления предприятия. Своевременное
получение необходимой информации и достоверных данных – основа
эффективной работы предприятия. Одним из наиболее важных достоинств
компьютерной обработки информации является получение данных не только о
состоянии дел в бухгалтерии, производстве и так далее, но и комплексных
сведений об эффективности работы всего предприятия.
Автоматизация учета позволяет анализировать и планировать деятельность
организации.
В таблице 1.5 представлен объем потоков информации, обрабатываемых
одним менеджером по продажам за год.
Таблица 0.5
Объем потоков данных обрабатываемых документов
№
п/п
Наименование
документа
Объем
документа
в символах
Объем
документов
в месяц
Объем в
документах
в год
Объем в
символах
в год
1
Данные о клиенте
29062
30
360
10462320
2
Заявка на продажу
16641
6
72
1198152
3
Перечень товаров
2928
6
72
210816
35
4
План график заявок
клиентов
1131
15
180
203580
5
Список заявок
2159
120
1440
3108960
Итого по входным
документам
51921
177
2124
15183828
6
План распределения
заявок
10359
1
12
124308
7
Отчет о выполнении
заявок клиентов
1590
6
72
114480
8
Отчет по типам
товаров
2444
6
72
175968
9
Отчет по товарам
(общий)
10142
1
12
121704
10
Отчет по датам
1391
40
480
667680
Итого по выходным
документам
25926
54
648
1204140
ИТОГО
77847
231
2772
16387968
Таким образом, можно сделать вывод, что выполняется очень большое
количество рутинных операций, что может повлечь за собой увеличение ошибок.
Возникает возможность ошибок пользователя при вводе данных и обработке
данных. Кроме того, тратится время на проверку правильности составления
ведомостей и отчетов. Следовательно, уменьшается оперативность работы.
Опираясь на вышеизложенные факты и учитывая, что объем информации
имеет тенденцию к росту, можно сделать вывод о целесообразности
использования средств вычислительной техники для решения данной задачи.
Целью использования средств вычислительной техники при этом будет
повышение оперативности решения задачи.
Результатом автоматизации работы менеджера является программа для
учета выполнения заявок клиентов, которая способствует повышению качества и
скорости обработки информации, тем самым снижая временные затраты, а также
снижению трудовых и стоимостных затрат.
Данная программа должна отвечать следующим требованиям:
Дружественный интерфейс;
Отсутствие требований специальных знаний для эксплуатации;
Сохранение целостности данных.
36
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Безопасность информации в настоящее время обеспечивается за счет
применения следующих мер:
1. Использование встроенного брандмауэра в маршрутизаторах, а
также фильтрации по MAC-адресам и аутeнтификации пользоватeлeй;
2. Использованием антивирусного программного обеспечения -
Kaspersky Enterprise Space Security;
3. Соблюдением регламента работы с документами в бумажной и
электронной форме;
4. Использованием резервного копирования информации;
5. Использование организационных и кадровых мер, в том числе
системы контроля доступа.
Защита от несанкционированного доступа в ОАО «Beeline бизнес»
обеспечивается путем применения программного средства «Dallas Lock 6.0/7.0»,
обеспечивающего многоуровневую защиту локальных ресурсов компьютера, в
том числе:
· защиту информации от несанкционированного доступа на ПЭВМ
в ЛВС через терминальный и сетевой вход;
· разграничение полномочий пользователей по доступу к ресурсам
файловой системы;
· контроль доступа к реестру, контроль целостности, аудит событий;
· очистку остаточной информации;
· защиту данных путем преобразования диска (кодирования);
· разграничение доступа к устройствам, контроль аппаратной
конфигурации;
· возможность создания замкнутой программной среды;
· разграничение доступа при сетевом взаимодействии;
37
· сетевое администрирование, включая удаленную настройку
и просмотр журналов.
Все программное обеспечение, установленное на компьютерном
оборудовании компании, является собственностью компании и должно
использоваться исключительно в производственных целях.
Сотрудникам запрещается устанавливать на предоставленном в
пользование компьютерном оборудовании нестандартное, нелицензионное
программное обеспечение или программное обеспечение, не имеющее отношения
к их производственной деятельности. Если в ходе выполнения технического
обслуживания будет обнаружено не разрешенное к установке программное
обеспечение, оно будет удалено, а сообщение о нарушении будет направлено
непосредственному руководителю сотрудника и в Департамент защиты
информации.
На всех портативных компьютерах должны быть установлены программы,
необходимые для обеспечения защиты информации:
персональный межсетевой экран;
антивирусное программное обеспечение;
программное обеспечение шифрования жестких дисков;
программное обеспечение шифрования почтовых сообщений.
Все компьютеры, подключенные к корпоративной сети, оснащены
системой антивирусной защиты, утвержденной руководителем предприятия.
Сотрудникам компании запрещается:
блокировать антивирусное программное обеспечение;
устанавливать другое антивирусное программное обеспечение;
изменять настройки и конфигурацию антивирусного программного
обеспечения.
Кроме того, определены инструкции пользователям по использованию
паролей и антивирусной защиты.
38
Все пользователи должны придерживаться установленных процедур
поддержания безопасности при выборе использовании паролей. Они
обязаны соблюдать следующие инструкции:
• Обязательно устанавливать персональные пароли для обеспечения
подотчётности;
• Хранить все пароли в секрете;
• Не записывать пароли на бумаге, если бумажные носители не могут
быть сохранены в надежном месте;
• Менять пароль каждый раз, когда есть указания на возможную
компрометацию системы или паролей;
• Использовать пароли, содержащие не менее 6 знаков;
• Изменять все пароли через регулярные промежутки времени (не
более 180 суток) и не использовать повторного или циклического
применения старых паролей;
• Как можно чаще менять пароли для доступа к системным утилитам
и привилегированным системным ресурсам;
• Всегда изменять временные пароли при входе в систему;
• Не использовать пароли в открытых сценариях автоматического
входа – макросах или функциональных клавишах.
При выборе паролей не рекомендуется использовать:
• Дату рождения;
• Инициалы и регистрационные номера автомобилей;
• Названия и идентификаторы структурных подразделений;
• Номера телефоном и другие группы символов, состоящее из одних
цифр;
• Пользовательские, системные и групповые идентификаторы;
• Более двух одинаковых символом;
• Группы символов, состоящие из одних букв.
39
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Как и в любом виде коммерции, сегодня существует целое множество
различных видов программного обеспечения, позволяющих решать
поставленную в данном дипломном проекте задачу - автоматизацию учета
документов работы с контрагентами и расчетов с ними. Как правило, для этого
используются CRM-системы (системы управления взаимоотношениями с
клиентами).
Данное направление развития CRM-систем представляется наиболее
перспективным и удобным для использования в ВУЗе, поэтому рассмотрим
существующие решения.
Рассмотрим основные из существующих подобных систем,
предназначенных для автоматизации рассматриваемых в дипломном проекте
процессов, а именно:
• Клиент-Коммуникатор КлиК: Управление продажами;
• FreshOffice CRM;
• RegionSoft CRM;
• ELMA;
• Sales Expert;
• Quick Sales;
• CRM Кларис.
«Клиент-Коммуникатор КлиК Управление продажами» нельзя назвать
ограниченной версией «Управления бизнесом», это обновленное решение,
имеющее свой собственный дизайн карточек данных, аналитику и пр.
Доступно авто обновление до "КлиК: Управление бизнесом" с
поочерёдным переносом всех данных.
Т.к. решение уже с коробки готово к применению, комплект не имеет
модули для изменения конфигурации и интерфейсов. При этом, присутствует