2
Содержание
Введение ................................................................................................................... 4
1 Аналитическая часть ........................................................................................ 6
1.1 Назначение разработки ............................................................................. 6
1.2 Краткая характеристика предприятия ..................................................... 8
1.3 Описание существующей системы торгового учета ............................. 9
1.4 Выявление недостатков существующего процесса ............................. 11
1.5 Обоснование необходимости автоматизации процесса учета ......... 15
1.6 Построение функциональной модели предметной области ............... 17
1.7 Обзор и сравнение аналогов разработки ............................................... 27
2. Концепция проекта ......................................................................................... 39
2.1. Выбор системы разработки .................................................................... 39
2.2. Функциональная структура разрабатываемой системы ...................... 45
2.3. Требования к надежности и целостности данных ............................... 47
2.4. Проектирование архитектуры разрабатываемой АИС ........................ 47
2.5. Состав аппаратно-программного комплекса ........................................ 50
2.6. Формализованное описание предметной области ............................... 53
2.7. Разработка концептуальной (инфологической) модели данных ........ 60
2.8. Выбор системы управления базами данных ......................................... 66
2.9. Разработка физической модели базы данных....................................... 68
3. Системная архитектура проекта ................................................................... 75
3.1. Создание прикладных объектов конфигурации ................................... 75
3.2. Разработка отчетов и запросов ............................................................... 95
3.3. Разработка интерфейса системы ............................................................ 96
3.4. Тестирование и отладка программы ...................................................... 99
3.5. Руководство по установке, настройке и сопровождению программы
.................................................................................................................100
3.6. Руководство пользователя .................................................................... 101
3
3.7. Экономическая эффективность и стоимостные затраты на
использование программного комплекса ...................................................... 105
Заключение .......................................................................................................... 117
Список использованных источников ................................................................ 119
4
Введение
Актуальность выбранной темы дипломной работы состоит в том, что в
настоящий момент торговля – это одна из крупных отраслей экономики,
занимающая не малую долю на рынке любой страны, не только на основе
объемов, но и по структуре занятости населения, подвержена влиянию
множества факторов и охватывает широкий спектр вопросов
организационно-технологического, экономического и финансового характера,
требующих повседневного решения. Динамическая конкурентная среда,
новые условия ведения бизнеса предъявляют повышенные требования к
организации управления на торговом предприятии. В современных условиях
организационная структура управления является стратегическим фактором
конкуренции. Рост физических объемов торговли и расширение ассортимента
обуславливает необходимость совершенствования управленческой
деятельности предприятий торговли. Таким образом, исследование и
рационализация информационных процессов в системе управления на
предприятиях торговли является актуальной задачей.
Целью данной выпускной квалификационной работы является
обоснование разработки и разработка системы автоматизации деятельности
менеджера по работе с клиентами ООО «Авто-Космос», занимающегося
торговлей автозапчастями для грузовиков. В современных рыночных
условиях эффективная деятельность любого производственно-коммерческого
предприятия возможна лишь при условии автоматизации всего спектра
деятельности предприятия. Особенно это касается такой специфической
области как торговля автозапчастями. Автоматизация позволяет снизить
издержки, повысить эффективность работы, достичь возможностей,
недоступных ранее при использовании бумажного документооборота. Польза
от автоматизации деятельности ощущается в том случае, если
автоматизируется вся деятельность предприятия, весь комплекс его задач.
Среди всего комплекса задач автоматизации деятельности предприятия
особо выделяется задача автоматизации отдела продаж в части работы
5
менеджеров этого отдела с клиентами. Деятельность на этом направлении
является центральной и наиболее трудоемкой частью деятельности всего
предприятия. Успешное решение этих задач является залогом успешного
решения всего комплекса задач автоматизации предприятия.
Цель исследования – обосновать необходимость разработки и
разработать систему автоматизации деятельности менеджера по работе с
клиентами ООО «Авто-Космос».
Объект исследования – процесс работы отдела продаж предприятия,
который после исследования формализуется и реализуется в виде
автоматизированной информационной системы.
Предмет исследования – предметная область работы отдела продаж в
части взаимодействия с клиентами, принятый на предприятии стандарт и
механизм документооборота, установившаяся система отчетности.
Задачи исследования:
− Определение комплекса задач автоматизации, выбор места решаемой
задачи в этом комплексе.
− Анализ существующих разработок для решения поставленной задачи.
− Формализация задачи, выбор стратегии автоматизации, постановка
целей и задач автоматизации.
− Обоснование проектных решений решения задачи.
− Разработка информационного обеспечения задачи.
− Разработка программного проекта решения задачи.
− Тестирование полученного проекта, устранение недостатков.
− Экономическое обоснование целесообразности проекта.
Теоретико-методической основной исследования являются
современные подходы и разработки в области управления предприятием. Эти
разработки были взяты за основу данного проекта.
Выпускная квалификационная работа содержит 14 таблиц и 46 рисунков.
6
1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
1.1 Назначение разработки
Целью данной работы является разработка АИС менеджера по работе с
клиентами отдела продаж компании ООО «Авто-Космос».
АИС разрабатывается с целью автоматизации процессов по
составлению документов и отчетов; автоматизации документооборота
организации, касающегося работы с клиентами.
Экономическая сущность решаемой задачи состоит в снижении затрат
на составление документов и отчетов, предоставление возможности
постоянного контроля за процессами выполнения заказов.
Разрабатываемая АИС должна выполнять комплексную автоматизацию
деятельности отдела продаж предприятии. Она должна позволять вводить
всю необходимую нормативно-справочную информацию, оформлять факты
прихода запчастей на склады, приема заявок от клиентов и выставления им
счетов, оформления продажи запчастей клиентам, учета товаров на складах,
получения отчетности.
Разрабатываемая АИС должна выполнять следующие функции:
− оформление документов торгового учета;
− подсистема складского учета;
− подсистема справочников;
− получение отчетности.
Отдельно отметим тот факт, что автоматизация деятельности
менеджера по работе с клиентами невозможна без реализации подсистемы
складского учета. Наличие товаров на складе – один из основных факторов
работы менеджера по работе с клиентами, но этот фактор находится в
ведении подсистемы складского учета. Поэтому в рамках разрабатываемой
системы придется реализовать и операции прихода товара на склад от
поставщиков и операции движения по складу.
Разработанную АИС планируется внедрить на предприятии и
ежедневно использовать в текущей деятельности; как правило, это составляет
7
300 операций в день.
Входными данные для работы АИС являются данные полученные:
менеджером по работе с клиентами, кладовщиками и операторами отдела
продаж, а результаты работы используются руководителем при анализе
деятельности предприятия.
1
Перечень и описание входных документов:
− Данные контрагентов;
− Данные по номенклатуре автозапчастей;
− Данные по видам номенклатуры;
− Документы от поставщиков на поступление запчастей на склады;
− Внутренние складские документы на списание и перемещение
запчастей;
− Заявки клиентов на покупку запчастей;
− Документы на реализацию номенклатуры клиентам;
− Акты на возврат от контрагентов в случае брака.
Источниками получения входной информации служат документация
фирмы и документы поставщиков. Форма получения –– электронные и
бумажные документы.
Перечень и описание выходных документов:
− Оформленные документы;
− Отчет по продажам товаров;
− Отчет по остаткам.
Источниками получения служит АИС торгового учета предприятия.
Форма получения – электронные и бумажные документы. При этом
предъявляются достаточно высокие требования к точности выходной
информации. От точности данной информации зависит принятие
корректного решения специалистом на данном уровне.
1
Митичкин С.А. Разработка в системе 1С:Предприятие 8.1, - М.: ООО «1С-Паблишинг», 2003. – 413 с.: ил.
8
1.2 Краткая характеристика предприятия
Компания «Авто-Космос» с 2001 года занимается поставками
запчастей для грузовиков иномарок от европейских производителей. Сегодня
компания является одним из лидеров по продаже автозапчастей в России,
поставщиком 79 производителей, имеет центральный офис в Москве, а также
филиалы и представительства в Санкт–Петербурге, Нижнем Новгороде,
Самаре, Воронеже, Екатеринбурге, Ростове и Казани. В распоряжении
клиентов компании 32000 наименований деталей в наличии, складские
помещения площадью более 6000 кв.м. и собственная служба доставки.
На сегодняшний день компания занимает 2-ое место среди крупнейших
оптовых компаний России по продаже грузовых автозапчастей для
европейских автомобилей.
Ассортимент складов хорошо сбалансирован и подойдет как для
небольшого магазина, так и для сетей специализированных магазинов. В
продаже присутствует все многообразие автозапчастей.
Общество является юридическим лицом, коммерческой организацией,
имеет обособленное имущество на праве собственности и отвечает по своим
обязательствам всем принадлежащим ему имуществом, может от своего
имени заключать сделки, приобретать и осуществлять имущественные и
личные неимущественные права, выступать истцом или ответчиком в суде,
арбитражном суде. Общество имеет самостоятельный баланс, расчетный и
иные счета.
Общество имеет круглую печать, содержащую его полное фирменное
наименование на русском языке и указание его место нахождения. Общество
вправе иметь штампы и бланки со своими фирменным наименованием,
собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном
порядке товарный знак и другие средства индивидуализации.
Имущество общества принадлежит ему на праве собственности и
образуется из вкладов учредителей (участников) в уставный капитал.
9
Общество имеет гражданские права и несет обязанности, необходимые
для осуществления любых видов деятельности, не запрещенных
законодательными актами Российской Федерации.
1.3 Описание существующей системы торгового учета
В данном дипломном проекте решается задача автоматизации работы
менеджеров отдела продаж в части работ с клиентами, что отражается на
деятельности таких его подразделений как:
- Отдел продаж;
- Склады материалов и товаров;
Автоматизация деятельности именно данных отделов является
обычной типовой задачей для предприятия любой формы собственности, так
как данные подразделения присутствуют в каждой фирме. Систему
автоматизации деятельности следует проектировать и разрабатывать,
конечно, как систему комплексной автоматизации, связывающую в единое
целое все отделы предприятия. Эта взаимосвязь следует из естественной
взаимосвязи работы вышеперечисленных отделов. Так, например,
сотрудники департамента продаж могут реализовать покупателям только тот
товар, который присутствует в наличии на складе, а поступление товара
выполняет сотрудник склада – кладовщик. Любая проведенная операция
реализации номенклатуры на складе изменяет остатки на складе. Кроме
логической связи работы отделов друг с другом существует еще несколько
взаимосвязей, которые объединяют деятельность всех подразделений в
единое предприятие
Первая из этих взаимосвязей всех подсистем – это использование в
работе общих справочников. Все справочники системы представляют из себя
общий ресурс и используются любой подсистемой. Самым простым
примером является справочник номенклатуры товаров – им пользуются
сотрудники склада при оформлении поступления товара на склад от
поставщика и менеджеры департамента продаж, при оформлении реализации
10
клиенту этой номенклатуры. Справочник контрагентов (покупателей и
поставщиков) также является единым справочником системы, используемым
всеми ее пользователями. Заполнение справочников следует оформить в
отдельную подсистему всей системы автоматизации работы предприятия.
Подсистема формирования аналитической отчетности также является
еще одной взаимосвязью, объединяющей деятельность всех подразделений в
единое общее предприятие. Возможностями этой подсистемы пользуются
сотрудники всех подразделений. Например, отчет по остаткам и движениям
товара на складе является наиглавнейшим отчетом для сотрудников склада,
но он нужен также и менеджерам департамента продаж для определения
количества имеющейся в наличии номенклатуры, которую можно продавать.
Анализ продаж не очень интересен сотрудникам склада, но в нем содержится
часть данных о расходе товаров со склада – той части товаров, которая была
реализована покупателям. И тот и другой отчет используют единый источник
данных остатков на складе – регистр остатков. Однако в подсистеме
получения аналитической отчетности присутствуют некоторые отчеты,
которые нужны только для сотрудников какого-то одного отдела.
Подсистему формирования аналитической отчетности, конечно, следует
рассматривать как отдельную подсистему разрабатываемой комплексной
системы автоматизации работы предприятия.
2
Однако с точки зрения сотрудника каждого отдела разбиение на
отделы, конечно же, существует и заключается это разбиение, прежде всего,
в функциональном различии деятельности отделов. Деятельность
сотрудников склада – материально ответственных лиц – заключается прежде
всего в сохранности объектов складского учета, отслеживании движения
номенклатуры по складу и сверки учетных и фактических остатков на складе.
Деятельность менеджеров отдела продаж заключается, прежде всего, в
2
Габец А.П., Гончаров Д.И., Козырев Д.В., Кухлевский Д.С., Радченко М.Г. Профессиональная разработка в системе 1С:Предприятие
8 (+CD) / Под ред. Радченко М.Г. – М.: «1С-Паблишинг»; СПб.: Питер, 2007. – 808 с .:ил.
11
обеспечении высокого объема продаж, который является главным
показателем их деятельности. Таким образом, единая система автоматизации
деятельности с точки зрения сотрудников каждого отдела должна
функционально разбиваться на подсистему каждого отдела. Такое разбиение
выполняется при помощи разграничения доступа к функциям системы при
помощи интерфейса и прав доступа.
Управление торговыми процессами в ООО «Авто-Космос»
основывается на информации, отражающей объем, структуру и динамику
поступления, продажи и запасов товаров. Движение информации между
ООО «Авто-Космос» и внешней средой (поставщиками, покупателями)
осуществляется в форме потоков информации. По отношению к оптовому
предприятию различают входные, внутренние и выходные потоки
информации (входную, внутреннюю и выходную информацию). От
рациональной организации потоков информации оптового предприятия,
способов сбора, регистрации, передачи, хранения и обработки информации,
ее состава и своевременного получения зависят оперативность и
эффективность управления торговыми процессами.
1.4 Выявление недостатков существующего процесса
В настоящее время для ведения оперативной работы в предприятии
ООО «Авто-Космос» используется автоматизированная система, введенная в
эксплуатацию несколько лет назад. Она в основном обеспечивает расчеты с
клиентами. Но эта система устарела технически и морально. Она не
позволяет полностью автоматизировать все процессы в системе. При этом
вопрос учета товаров на складе в системе не представлен вообще никаким
образом. Подготовка отчетов производится вручную с помощью офисных
средств «Microsoft Excel» и «Microsoft Word», что занимает много времени и
требует большой концентрации внимания. Опишем основные моменты
ведения управленческого и бухгалтерского учета в ООО «Авто-Космос» на
текущий момент.