12
Информация о контрагентах, необходимая для планировки договоров,
извлекается «вручную» из предоставляемых финансовых и учредительных
документов.
Оформление договоров ведется вручную с использованием
механизмов продукта «Microsoft Office Word», которые позволяют
формировать бланки документов.
Журнал договоров ведется в MS Excel. Он используется также для: 1)
планирования договоров, которое производится в разрезе платежей ( таблица
содержит столбцы «Начало», «Конец» и «Цена» договора); 2) контроля
исполнения договоров ( таблица содержит столбец «Статус»).
На основании первичных документов поставщика (ТН, ТТН, счет, счет-
фактура) составляются данные о приходе заносятся в «Товарный отчет».
Листы «Товарного отчета» сшиваются в книгу, к каждому листу
прикрепляются соответствующие первичные документы.
Оплата производится либо безналичным расчетом через систему
«Клиент- банк», либо наличными средствами. В случае оплаты по договору
наличными, существует правило: сумма оплаты наличными средствами по
одному договору не может превышать 100 000 рублей. В этом случае
организация получает кассовый чек контрагента и прикрепляет его к счету
контрагента.
Операции продаж осуществляются либо безналичным расчетом по
договорам, либо с использованием кассового аппарата с выдачей кассового
чека. Кассир в конце каждого операционного дня регистрирует все кассовые
операции в Кассовой книге. Выручка сдается непосредственно
руководителем по квитанции в банк.
Оплата за проданный товар может поступать также от клиента на
расчетный счет в банке. К оплате прилагается договор. Ежедневно ко всем
проведенным оплатам прилагаются выписки банка со всеми
оправдательными документами.
13
К своим заказам контрагенты составляют заказную смету в
произвольной форме. Такая же заказная смета составляется фирмой в случае
заказа у контрагентов.
В случае расчета с поставщиками наличными средствами, денежные
средства выдаются из кассы.
Основная проблема существующей системы учета связана с
отсутствием единого структурного подхода к использованию программного
обеспечения в локальной сети предприятия. Все материалы, касающиеся
базы данных клиентов, оформленных и неоформленных договоров, торговых
и складских документов, реестры документов представляют из себя
совокупность отдельных файлов MS Word и MS Excel, раскиданных по
различным папкам в локальной сети. Не смотря на то, что на файл-сервере
предприятия выделены специальные папки для хранения шаблонов
договоров, оформленных документов торгового и складского учета с
покупателями и поставщиками, реестров договоров, единая система хранения
и ведения договоров отсутствует. На первое место выходит уровень владения
пользователем пакетами «MS Word» и «MS Excel», а этот уровень далеко не
одинаков у всех пользователей. Для тех менеджеров, у которых уровень
владения достаточно высок, данные пакеты действительно становятся
реальными помощниками в их работе. Однако, для тех менеджеров, которые
недостаточно профессионально владеют данными пакетами, да и общий
уровень владения ПК достаточно низок, такое использование
информационных технологий становится скорее обузой и приводит к
дополнительным ошибкам.
В любом случае можно выделить следующие недостатки
существующего процесса оформления и учета договоров:
Отсутствие единого хранилища данных по клиентам, договорам,
документам, видам договоров и т.д.;
Отсутствие единого формата хранения данных: каждый менеджер
ведет базу клиентов и договоров в файлах, нередко созданных им
14
самим и формат этих файлов определяется каждым пользователем
индивидуально, по собственному усмотрению. Это приводит к
невозможности обмениваться базами клиентов и заключенных
договоров между менеджерами и подразделениями;
Заполнение большинства данных в договорах вручную, что
приводит к ошибкам и опечаткам;
Несмотря на то, что реестры оформленных документов должны
быть строго определенного формата по каждому виду документов,
многие менеджеры не соблюдают это требование. В большинстве
случаев это связано с тем, что количество требуемых полей в
реестре весьма значительное и менеджер не может их все заполнить
и придумывает свой, «упрощенный» формат реестра, либо оставляет
большинство полей пустыми;
Дублирование данных в различных файлах, разбросанных по
папкам локальной сети и файл-сервера предприятия. Например,
многие менеджеры ведут базу своих клиентов, с указанием всех их
данных в одном файле, но при оформлении документов не
подставляют эти данные, а вбивают их в поля договора заново,
вручную, в том числе и с ошибками. Таким образом, один и тот же
клиент или объект договора может фигурировать в различных
файлах с разными параметрами;
Формирование итоговых отчетов не на основе первичных
документов, а вручную отдельным файлом, никак не связанным с
самими документами. Это приводит к огромному количеству
ошибок, начиная от опечаток при повторном вводе вручную
фамилии клиента в реестр, до полного отсутствия записей о
некоторых договорах в реестре.
Все это приводит к возникновению трудностей со своевременным
выполнением условий договоров по поставке и отгрузке продукции
покупателям, а также с контролем по выполнению ими своих платежных
15
обязательств в связи с большим количеством заказов, приходящихся на сезон
продаж. Что приводит к необходимости вручную составлять графики по
поставке и отгрузки продукции. Все перечисленные выше негативные
факторы приводят к увеличению трудовых затрат и затрат времени, а также к
снижению производительности и эффективности труда сотрудников,
возможным ошибкам в работе, что в конечном счете сказывается на
финансовых показателях хозяйственной деятельности, и в первую очередь —
размере прибыли.
Таким образом, целесообразно автоматизировать бизнес-процесс
управления торговым и складским учетом, которая позволит оптимизировать
множество рутинных функций.
Таким образом, основными недостатками при существующей практике
решения данной задачи являются:
− низкая оперативность;
− несовершенство в процессах хранения, обработки и использования
информации;
− большая погрешность данных, т.к. составление отчетов
происходит не в автоматическом режиме;
− трудоемкий процесс подготовки коммерческого предложения и
составления отчетов.
1.5 Обоснование необходимости автоматизации процесса учета
Предметной областью реализации данного дипломного проекта можно
считать торговый учет на предприятии ООО «Авто-Космос» т.к. основным
объектом изучения является отдел продаж, основные функции которого
описаны ранее. Из всех выше изложенных функций можно выделить одну
основную, на автоматизацию которой и направлен данных проект. Этой
функцией является составление документов по работе с клиентами, что в
свою очередь полностью автоматизирует процесс формирования первичной
документации, а также процесс анализа продаж. Введение АИС торгового
16
учета ускорит прием заявок клиентов, формирование отгрузочных
документов, формирование документов по претензиям клиетов благодаря
возможности поиска данных в раннее введенной информации
3
.
Введение АИС торгового учета обеспечит уменьшение управленческих
и накладных расходов, увеличит скорость приема заявок от клиентов,
улучшить логистику доставки, уменьшит простои сотрудников, даст
возможность формирования достоверной и полной информации обо всех
проводимых операциях.
Важным аспектом является и то, что удобство работы с АИС гораздо
выше, чем при работе с бумажными носителями. Обеспечение
многопользовательского режима работы также является неоспоримым
преимуществом использования АИС
4
.
Анализ задачи торгового учета приводит к выводу, что ее решение
устаревшими средствами учета c использованием бумажных документов, а
также с использованием разрозненных файлов затруднительно. Такой вывод
следует из анализа количества операций., который приходится выполнять
сотрудникам Также тяжело хранить и осуществлять поиск информации в
бумажном виде и в разрозненных файлах.
Одним из преимуществ использования АИС является безопасность
хранения данных. При хранении документов на бумажных носителях потеря
любого бумажного документа была невосполнимой. При хранении данных в
электронном виде существующие методы обеспечения безопасности
хранения информации делают такое хранение абсолютно надежным.
3
Арутюнов В.В. Теория экономических информационных систем: Московская финансово-промышленная
академия. М., 2005. – 192 с.
4
Котлер Ф. Маркетинг менеджмент / Пер. с англ. под ред. Л.А. Волковой, Ю.Н. Каптунеревского. – СПб.:
Питер, 2002. – 756с.р
17
Таким образом, можно выделить следующие преимущества
использования АИС на основе ВТ для решения задачи построения АИС
деятельности отдела продаж в части ведения работы с клиентами
5
:
− Удобство поиска и отбора данных из справочников;
− Повышение скорости внесения информации;
− Обеспечение безопасности хранения данных;
− Повышение скорости получения и точности формируемой
отчетности;
− Обеспечение многопользовательской работы.
Автоматизация работы с клиентами позволит:
1) Наиболее эффективным образом модифицировать технологию
создания и движения документов внутри компании;
2) Снизить трудовые затраты;
3) Сократить время обработки информации;
4) Повысить скорость работы с документами;
5) Устранить многократное дублирование информации;
6) Максимально сократить количество бумажных документов;
7) Облегчить получение различных аналитических отчетов.
1.6 Построение функциональной модели предметной области
Для более наглядной реализации места проектируемой задачи
дипломного проекта в комплексе задач автоматизации были разработаны
IDEF-диаграммы процессов работы предприятия, показанные на рисунках
данного раздела.
Первая диаграмма представляет из себя модель системы в целом, без
детализации. Входными данными системы являются:
5
Вендров А.М. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем. – М.:
Финансы и статистика, 2000.-187с.
18
- Данные по предприятию;
- Данные по контрагентам;
- Данные по номенклатуре товаров и услуг;
- Планы продаж;
- Накладные на приход товарно-материальных ценностей и услуг от
поставщиков;
- Заявки покупателей на поставку им товаров и услуг;
- Акты покупателей на возврат;
- Выписка банка;
- Счета поставщиков;
- Данные о поступлении наличных средств в кассу.
Выходными данными системы являются:
- Заполненные картотеки;
- Данные в журналах учета;
- Оформленные документы;
- Сформированные отчеты.
Система функционирует согласно учетной политики предприятия и
действующего законодательства. Пользователями системы являются
сотрудники предприятия. Общая модель системы приведена на
Рисунок 0.1.
19
Рисунок 0.1. Структурно-функциональная диаграмма
деятельности предприятия «Как было»
Далее была проведена декомпозиция системы на подзадачи. В системе
выделены следующие подсистемы:
- Ведение картотек;
- Работа отдела продаж;
- Учет взаиморасчетов с контрагентами;
- Внесение планов продаж;
- Аналитическая отчетность.
Для блока «Ведение картотек» входной информацией являются данные
по структуре предприятия, клиентам и номенклатуре товаров. Выходными
данными этого блока являются сформированные картотеки. Работу с
автоматизированной системой на этом этапе выполняет администратор
системы.
Для блока «Работа отдела продаж» входами являются заявки
покупателей на приобретение товаров, а также претензии, поступившие от
20
покупателей и акты на возврат. Созданные на предыдущих этапах картотеки
и данные в журналах документов также являются входами блока. В
результате работы блок вносит изменения в данные в журналах что является
результатом его работы. Также результатом являются созданные акты
выполненных работ и накладные на продажу товаров. Работу с блоком
выполняют менеджеры отдела продаж.
Для блока «Учет взаиморасчетов с контрагентами» входными данными
являются выписка, пришедшая из банка и наличные средства, прошедшие по
кассе. Выходом блока являются данные в файлах учета и оформленные
документы.
Блок «Планирование продаж» принимает на входе планы реализации
клиентам товаров, составленные руководством торгового предприятия на
основе анализа отчетов о продажах за предыдущие периоды работы, а также
исходя из существующей коньюктуры рынка. Сформированные на
предыдущем этапе картотеки также являются входными данными блока.
Выходными данными блока являются заполненные документы планирования
продаж товаров, которые в свою очередь являются входными данными для
блока аналитической отчетности. Работу на этом этапе выполняют
менеджеры отдела продаж.
Для блока «Аналитическая отчетность» входными данными являются
созданные на предыдущих этапах движения и остатки в бумажных журналах
учета и в файлах, сформированные проводки и данные картотек. Выходными
данными блока являются сформированные отчеты. Работу с блоком
осуществляют все сотрудники предприятия.
На всех этапах работа ведется в рамках действующего
законодательства и существующей на предприятии учетной политики и
правил. Первая декомпозиция системы показана на Рисунок 0.2.
21
Рисунок 0.2. Декомпозиция процесса деятельности
предприятия
Далее была выполнена декомпозиция каждой задачи на некоторые
подзадачи.
Блок «Ведение картотек» был декомпозирован на три блока:
«Внесение данных по предприятию», для которого входами являются данные
о составе и структуре предприятия, «Внесение данных по контрагентам», для
которого входными данными является информация о покупателях и
поставщиках предприятия и «Внесение данных по номенклатуре товаров»,
для которого входной информацией является информация о составе
номенклатуры товаров и услуг. Выходными данными всех перечисленных
блоков являются созданные данные картотек. Все функции на этих этапах
осуществляет администратор системы, опираясь на стандарты, принятые на
предприятии. Декомпозиция блока «Ведение картотек» представлена на
Рисунок 0.3.