22
Рисунок 0.3. Декомпозиция задачи «Ведение картотек»
Подсистема «Работа отдела продаж» предназначена для учета
оформляемых реальных продаж товаров на предприятии. Менеджеры отдела
продаж, осуществляя свою основную функцию – добывания денег для
фирмы, в своей деятельности оформляют такие документы:
- «Счет на оплату покупателю»;
- «Накладная на реализацию товаров»;
- «Возврат товаров от покупателя».
Подсистема получения аналитических отчетов в части касающейся
работы отдела продаж должна формировать «Отчет по продажам», который
позволяет по различным группировкам с возможностью наложения
различных условий и их сочетаний в наглядной и простой форме показать
объем продаж и динамику продаж.
Работа отдела продаж делится на два блока: «Оформление реализации
товаров» и «Оформление возвратных документов». Для первого блока
23
входными данными являются поступившие различными способами заявки от
покупателей на реализацию им товаров, а выходными – оформленные
накладные на продажу. Для второго блока входами являются акты на возврат
брака от клиентов, а выходом – проведенные возвраты и уменьшение
дебиторской задолженности клиента. Оба блока выполняют изменение
остатков в журналах учета товаров на складах и в качестве входа
дополнительно используют данные из картотек. Работу с системой на этом
этапе выполняют менеджеры отдела продаж. Декомпозиция блока «Отдел
продаж» приведена на Рисунок 0.4.
Рисунок 0.4. Декомпозиция процесса функционирования отдела
продаж
Подзадача планирования продаж имеет своей целью ввод планов
продаж на период и получение отчетов по фактическому выполнению этих
планов. Правильно и грамотно установленное планирование будущих
продаж позволяет предприятию спрогнозировать и оптимизировать свои
24
будущие расходы, составить будущий план закупок покупных материалов,
полуфабрикатов и услуг, составить график работы сотрудников и в конце
концов минимизировать затраты. Планы будущих продаж составляются
руководством фирмы на основании анализа положения фирмы на рынке,
анализа продаж за предыдущие подобные периоды и существующего
положения дел на предприятии. Новые планы продаж оформляются
сотрудниками отдела продаж в виде документов «План продаж». Таких
документов на новый планируемый период может быть создано любое
количество – каждым менеджером по отдельному направлению. В документе
указывается номенклатура товаров и услуг и количество, которое
предполагается реализовать клиентам. По одному и тому же товару может
быть составлено несколько планов на период; в этом случае повторно
внесенные планы выступают как корректирующие и указанное в них
количество суммируется с исходным количеством.
Подсистема планирования продаж тесно связана с подсистемой учета
сделанных продаж. Дело в том, что фактическое выполнения плана продаж
берется из фактически созданных документов на реализацию товаров,
которые вводятся в рамках учета работы отдела продаж. Отслеживание
сложившегося факта выполнения плана - очень важная составляющая
подсистемы планирования продаж, так как рождение планов – это только
половина работы. Необходимо видеть, на сколько процентов эти планы
выполняются, стремиться к их реализации и перевыполнению. Если же
планы постоянно не выполняются, то это свидетельствует о проблемах в
структуре управлении предприятием, так же как высокая температура тела
сигнализирует о воспалительных процессах в организме человека. Либо
руководство предприятия выставляет нереальные планы, либо их реализация
невозможна по каким-либо причинам.
Подсистема получения аналитических отчетов в части касающейся
планирования продаж содержит два отчета: «Отчет по планам продаж» и
«Отчета по выполнению плана продаж (план-факт)».
25
Подсистема планирования продаж выполнена одним блоком: «Ввод
планов продаж». Входными данными этого блока являются планы продаж,
составленные руководством и заполненные на предыдущих этапах картотеки.
Выходными данными блока являются заполненные документы планирования
продаж, которые в свою очередь выступают входными данными для
подсистемы аналитической отчетности. Работу на данном этапе выполняют
сотрудники отдела продаж. Управляющими воздействием для блока
являются стандарты предприятия.
Рисунок 0.5. Декомпозиция процесса «Планирование продаж»
Блок «Учет взаиморасчетов с контрагентами» представлен двумя
блоками: «Оформление прихода и расхода безналичных средств» и
«Оформление прихода и расхода наличных средств». Входными данными
являются выписка банка и данные об обороте наличных средств. Выходом
являются заполненные файлы и оформленные документы.
26
Рисунок 0.6. Декомпозиция блока «Учет взаиморасчетов с
контрагентами»
Блок «Аналитическая отчетность», предназначенный для анализа
продаж, декомпозируется на три блока: «Отчеты по планированию»,
«Отчеты по продажам», «Отчеты по взаиморасчетам». Первый из них
строится на основе введенных документов планирования продаж и на основе
данных журналов учета, из которых выбираются данные о факте продаж.
Следующие отчеты строятся на основе данных журналов учета. Все блоки
используют заполненные картотеки в качестве входной информации.
Выходными данными всех блоков являются сформированные в бумажном
виде отчеты. Работу с блоками ведут сотрудники: менеджеры, кладовщики и
бухгалтеры. Декомпозиция блока «Аналитическая отчетность» приведена на
Рисунок 0.7.
27
Рисунок 0.7. Декомпозиция задачи «Аналитическая отчетность»
1.7 Обзор и сравнение аналогов разработки
На сегодняшний день существует ряд разработанных решений
поставленной задачи. Одним из таких решений является разработка
компании «1С» - «1С:Управление торговлей 8»
6
.
"1С:Управление торговлей 8" — это современный инструмент для
повышения эффективности бизнеса торгового предприятия.
"1С:Управление торговлей 8" позволяет в комплексе автоматизировать
задачи оперативного и управленческого учета, анализа и планирования
торговых операций, обеспечивая тем самым эффективное управление
современным торговым предприятием.
6
Митичкин С.А. Разработка в системе 1С:Предприятие 8.1, - М.: ООО «1С-Паблишинг», 2003. – 413 с.: ил.
28
Предметная область, автоматизируемая с помощью "1С:Управление
торговлей 8", может быть представлена в виде следующей схемы.
Рисунок 0.8. Структура системы "1С:Управление торговлей 8"
"1С:Управление торговлей 8" автоматизирует следующие направления
хозяйственной деятельности:
- управление отношениями с клиентами,
- управление правилами продаж,
- управление процессами продаж:
- управление торговыми представителями,
- управление запасами,
- управление закупками,
- управление складом,
- управление финансами,
- контроль и анализ целевых показателей деятельности предприятия.
В программе могут регистрироваться как уже совершенные, так и еще
только планируемые хозяйственные операции. "1С:Управление торговлей 8"
автоматизирует оформление практически всех первичных документов
29
торгового и складского учета, а также документов движения денежных
средств.
"1С:Управление торговлей 8" рассчитана на любые виды торговых
операций. Реализованы функции учета – от ведения справочников и ввода
первичных документов до получения различных аналитических отчетов.
Решение позволяет вести управленческий учет по торговому
предприятию в целом. Для предприятия холдинговой структуры документы
могут оформляться от имени нескольких организаций, входящих в холдинг.
"1С:Управление торговлей 8" — это готовое решение, в основе
которого лежит мощная технологическая платформа нового поколения
"1С:Предприятие 8".
"1С:Управление торговлей 8" обеспечивает автоматический подбор
данных, необходимых для ведения бухгалтерского учета, и передачу этих
данных в "1С:Бухгалтерию 8".
Использование программы "Управление торговлей" совместно с
другими программами позволяет комплексно автоматизировать оптово-
розничные предприятия. Программа "Управление торговлей" может
использоваться в качестве управляющей системы для решения "1С:Розница
8"
7
.
Рассмотрев данный программный продукт, с точки зрения решаемой
задачи, была отмечена его громоздкость, излишняя универсальность и
избыточность информации. Большое количество вносимой информации не
позволяет быстро вносить заявки покупателей. Данный программный
продукт платный. Поэтому данный программный продукт не подходи для
решения поставленной задачи.
Также поставленную задачу можно решить с помощью программы
учета «КЛАД-Перл».
7
Диго С.М. Проектирование и использование баз данных Учебник. М.: Финансы и статистика. 1995 г;
30
Программа «КЛАД-Перл» предназначена для учета движения товаров
на предприятиях малого и среднего бизнеса. В зависимости от настроек и
типа базы данных, программа может использоваться для складского учета на
предприятиях следующих типов:
- Предприятия общественного питания (ресторан, бар, клуб, кафе,
комбинат питания, интернет-кафе и т.п.);
- Салоны красоты;
- Мини-пекарни, кондитерский и хлебопекарный цеха;
- Магазины, торговые точки;
- Строительные организации;
- Салоны сотовой связи;
- Склады и организации складского типа;
- Предприятия с распределенной структурой (центральный офис и
несколько филиалов, складов, магазинов, территориально
расположенных в разных местах).
Программа учета «КЛАД-Перл» позволяет:
- Автоматизировать ведение электронных документов для всех
основных операций с товаром (приход, переброска, списание,
инвентаризация;
- Автоматизировать процесс списания товаров, блюд и услуг согласно
технологическим (калькуляционным) картам;
- Создание технологических карт неограниченной степени
вложенности на произвольную норму закладки (для учета в
общепите, салонах красоты и других предприятиях, занимающихся
производством товаров или услуг);
- Вести не только коллективную материальную ответственность в
салонах красоты, но и индивидуальную;
- Облегчить ввод нормативно-справочной информации:
многоуровневый классификатор товаров, справочники клиентов,
курсов валют, единиц измерения, налоговых ставок;
31
- Формировать разнообразные отчеты за произвольный период в
любой выбранной из справочника валюте;
- Гибко настраивать уровень доступа и полномочия пользователей
программы.
Программа «КЛАД-Перл» обеспечивает полный контроль
товарооборота, начиная с поступления товара на склад и заканчивая
списанием (или продажей) товара как целиком, так и частями в виде
ингредиентов. Программа складского учета «КЛАД-Перл» позволяет
автоматизировать учет движения товаров между подразделениями
предприятия, поставщиками и покупателями; наладить контроль над
финансами предприятия; упростить бухгалтерский учет; производить анализ
прибыльности продаж и многое другое.
Рассмотрев данный программный продукт, с точки зрения решаемой
задачи, была отмечена его избыточная универсальность, невозможность
изменения функционала программы. Отсутствует специализация по
быстрому и безошибочному внесению данных при общении с клиентом.
Данный программный продукт платный. Редкость операторов ПК знающих
данный программный продукт. Поэтому данный программный продукт не
подходи для решения поставленной задачи.
Поставленную задачу можно решить с помощью «"1С:Торговля и
cклад 7.7"»
8
.
"1С:Торговля и склад" автоматизирует работу на всех этапах
деятельности предприятия.
Типовая конфигурация позволяет:
- Вести раздельный управленческий и финансовый учет;
- Вести учет от имени нескольких юридических лиц;
- Вести партионный учет товарного запаса с возможностью выбора
метода списания себестоимости (FIFO, LIFO, по средней);
8
1С:Предприятие 7.7 Описание встроенного языка часть 2, - Москва, Фирма «1С», 2003