26
1.3.1. Организация хранения товаров
1.3.2. Обеспечение сохранности товарно-материальных ценностей
1.3.3. Контроль за состоянием складов
1.4. Ремонт и осблуживание
1.4.1. Выработка ценовой политики по Ремонт
1.4.2. Заключение договоров на ремонт
1.4.3. Контроль за исполнением договоров на ремонт
1.4.4. Контроль за качеством ремонта
1.4.5. Предоставление информации по ремонту для оперативного учета
1.5. Реклама
1.5.1. Планирование рекламных мероприятий
1.5.2. Контроль за рекламной кампанией
1.5.3. Организация рекламной кампании
2. Бизнес-процессы управления
2.1. Структура
2.1.1. Организационная структуризация
2.1.2. Финансовая структуризация
2.2. Финансы
2.2.1. Финансовое планирование
2.2.2. Анализ финансового состояния
2.2.3. Ведение операционных бюджетов
2.2.4. Ведение бюджета движения денежных средств
2.2.5. Ведение бюджета доходов и расходов
2.3. Учет
2.3.1. Бухгалтерский учет
2.3.2. Оперативный учет
2.3.3. Внутренний учет для менеджеров и руководителей
2.4. Маркетинг
2.4.1. Проведение маркетинговых исследований
2.4.2. Прогноз продаж
2.4.3. Формирование заказа товара
2.4.4. Анализ продаж
27
2.4.5. Поиск новых направлений сбыта
2.4.6. Оценка рынка
2.4.7. Анализ конкурентов
2.4.8. Ценовая политика
2.5. Экономика
2.5.1. Управление затратами
2.6. Бизнес-планирование
2.6.1. Разработка бизнес-планов
2.6.2. Контроль за исполнением бизнес-планов
2.7. Персонал
2.7.1. Подбор кадров и управление персоналом
Основной деятельностью ООО «Platinum» является ремонт
персональных компьютеров и другой техники, поэтому в настоящей дипломной
работе рассматривается деятельность мастера по ремонту ПК, являющимся
руководителем сотрудников, непосредственно выполняющих ремонт.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Рассмотрим деятельность мастера по ремонту ПК так, как она
организована в настоящее время.
28
Рисунок 1.5 Характеристика процессе деятельности мастера по ремонту
ПК
Потоками входной информации, на основании которой мастер
осуществляет свою деятельность, составляют заявки от менеджера по работе с
клиентами на ремонт ПК.
Выходными информационными потоками являются закрытие заявки, то
есть такие заявки, по которым уже осуществлен ремонт, и счет на оплату
ремонта, формируемый на основании вида ремонта и использованных запасных
частей и расходных материалов.
Границы рассматриваемой задачи заключаются в рамках деятельности
мастера по учету заявок и формированию счета на оплату, а также учету расхода
запасных частей им расходных материалов.
Деятельность мастера заключается в учете заявки на ремонт,
поступившей от менеджера, формировании наряда на работы, в том числе
закрепление этого наряда за определенным исполнителем, выдаче наряда
сотруднику сервисного отдела, закрытии заявки после ее выполнения с учетом
израсходованных комплектующих, расходных материалов и выполненных работ,
формировании на основании данных сведения счета на оплату ремонта.
Схематически данный процесс представлен на рисунке 1.6.
29
Рисунок 1.6 Декомпозиция процесса деятельности мастера по ремонту ПК
В настоящее время учет заявки происходит в специальном журнале
учета, куда заносятся сведения о времени поступления заявки, наименование
техники, ее номер и модель.
После этого мастер закрепляет заявку за определенным сотрудником
сервисного отдела, формируя наряд на работы. После выполнения ремонта
сотрудник сообщает мастеру об израсходованных комплектующих, расходных
материалах и выполненных работах. Мастер, подсчитывая общую стоимость
ремонта, формирует счет на оплату и передает его клиенту. Все документы
существуют только в бумажном виде, подсчет ведется на калькуляторе с
помощью таблиц стоимости, таким образом, деятельность мастера никак не
автоматизирована.
1.2.3 Обоснования необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Использование АРМ подразумевает осуществление деятельности мастера
по ремонту ПК с использованием вычислительной техники. Это позволит в
автоматизированном режиме выполнять мастеру все те функции, которые до
30
этого он выполнял с использованием традиционных, бумажных документов и
записей в журналах учета [9]. Единственным условием является наличие
персонального компьютера с подключенной к нему локальной вычислительной
сетью. Так же использование вычислительной техники позволит легко создавать
необходимые отчеты и графики по ремонтам, что позволит следить за
деятельностью и вовремя принимать необходимые решения с целью увеличения
качества ремонта.
Схема документооборота представлена в таблице 1.8.
Таблица 1.8
Схема документооборота
Наименование
документа
Откуда
приходит
Куда
уходит
Информация и
документы,
используемые
для
формирования
Операции,
выполняемые
над
документом
Заявка на
ремонт
Менедже
р по
работе с
клиентами
Мастер
по ремонту
ПК
Заявка клиента
на ремонт
Получение и
учет
Описание
типовых
неисправностей
Мастер
по
ремонту
ПК
Мастер
по ремонту
ПК
Статистика
ремонта
Учет и
использование
в работе
Перечень
типовых работ
Мастер
по
ремонту
ПК
Мастер
по ремонту
ПК
Статистика
ремонта
Учет и
использование
в работе
Список
комплектующих
Мастер
по
ремонту
ПК
Склад
Список
комплектующих
частей ПК,
необходимых
для ремонта
Использовани
е в работе
Список
расходных
материалов
Мастер
по
ремонту
ПК
Склад
Список
расходных
материалов,
необходимых
для ремонта
Использовани
е в работе
Список
сотрудников
сервис-отдела
Начальни
к отдела
кадров
Мастер
по ремонту
ПК
Перечень
сотрудников
отдела
Назначение
сотрудников
для ремонта
Наряд на
работу
Мастер
по
ремонту
Сотрудни
к
сервисного
Заявка, список
сотрудников
Назначение
сотрудников
для
31
ПК
отдела
выполнения
ремонта
Счет на оплату
Мастер
по
ремонту
ПК
Клиент
Перечень
работ,
комплектующих
и расходных
материалов
Формировани
е и отправка
Графическая схема документооборота представлена на рисунке 3.
Заявка на ремонт
Действие
Мастер по ремонту ПК
1. Поступление заявки
Формирование
Исполнитель
Заявка на ремонт
Заявка на ремонт
Наряд на работу
Менеджер по работе с
клиентами
Получение и выполнение
наряда
Сотрудник сервисного
отдела
Закрытие заявки
Счет на оплату
Формирование
Учет заявки
Наряд на работу
Получение
Счет на оплату
Клиент
Рис. 3 Графическая схема документооборота.
Для того , чтобы определить возможную экономическую эффективность
от внедрения АРМ мастреа, оценим трудозатраты в существующем варианте, до
внедрения АРМ (таблица 1.9).
Таблица 1.9
Трудозатраты в существующем варианте
№
Наимен.
Объем
Время
Трудо
Зарпла
Общая
32
-
емкост
ь
та
стоим.
Ед. изм.
Операций
/год
Часов/опера
ция
Часов/
год
Рублей/
час
Рублей/
год
1
Учет
заявки на
ремонт
Учет
заявки на
ремонт
3600
0,2
720
350
2
Изменени
е товара
Формиро
вание
наряда на
работы
3600
0,25
900
350
3
Удаление
товара
Закрытие
заявки
3600
0,2
720
350
4
Обработк
а заказа
Формиро
вание
счета на
оплату
3600
0,3
1080
350
Итого:
1197000
Суммарная стоимость поддержки текущей организации
деятельности мастера равна 1197000 рублей в год.
В таблице 1.10 представлены трудозатраты на обеспечения деятельности
мастера после внедрения АРМ.
Таблица 1.10
Трудозатраты после внедрения АРМ
№
Наимен.
Объем
Время
Трудо
-
емкост
ь
Зарпла
та
Общая
стоим.
Ед. изм.
Операций
/год
Часов/опера
ция
Часов/
год
Рублей/
час
Рублей/
год
1
Учет
заявки на
ремонт
Учет
заявки на
ремонт
3600
0,05
180
350
2
Изменени
е товара
Формиро
вание
наряда на
работы
3600
0,05
180
350
3
Удаление
товара
Закрытие
заявки
3600
0,05
180
350
4
Обработк
а заказа
Формиро
вание
3600
0,05
180
350
33
счета на
оплату
Итого:
252000
Таким образом, после создания и внедрения данной
информационной системы в компании сократятся затраты на 1197000-
252000=945000 рублей за счет уменьшения трудоемкости выполнения операций
В процессе автоматизации будут выполнено следующее:
Возможность легкого управления формированием наряда на
работы, счета на оплату;
Возможность оперативного изменения справочников, касающихся
комплектующих, расходного материала, работ;
Возможность автоматического назначения сотрудников в наряд на
работы;
Возможность быстрого формирования отчетности о произведенных
ремонтах, израсходованных расходных материалах и комплектующих.
Улучшение функционирования предприятия в целом.
Благодаря данной системе будет увеличен рынок предоставляемых
услуг, укрепится место, занимаемое на рынке аналогичных услуг. Будет
оптимизирован процесс работы мастера по ремонту ПК.
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Обеспечение информационной безопасности можно рассматривать как
одну из важнейших задач для любой компании, работающей с информацией,
разглашение которой может дорого стоить. Характерным в такой работе является
то, что почти каждый человек понимает для себя важность защиты данных, но на
практике лишь несколько понимают необходимость такой защиты и представляют
реальные последствия и методы их предотвращения. У большинства же людей
информационная угроза ассоциируется с сфенами из популярных фильмов о
«хакерах» [5]. На практике же все не так просто, ведь ИБ обязана учитывать
34
множество факторов, которые так или иначе связаны с рассматриваемым
объектом.
Каждый год появляется множество новый научных открытий, особенно
заметно это в сфере информационных технологий. Реализуются новые технологии
обработки данных, их хранения, передачи, благодаря этому растут и
вычислительные мощности, направляемые на преодоление даже самых
современных систем защиты. Продвижение таких направлений, как физика волн,
радиоэлектроника, электромагнитные импульсы, позволяют изобретать все более
изощренные способы получения данных, при которых даже не устанавливается
непосредственного контакта с компьютером жертвы [8].
Защита ресурсов обычно осуществляется на этапе их разработки,
эксплуатации, производства или модернизации, а также в неразрывной цепочке
ввода, обработки, передачи и хранения данных. Применение таких принципов
позволяет дать возможность создавать СЗИ, у которой нет слабых звеньев как на
отдельных этапах жизненного цикла КС, так и при работе любого элемента и
выбранного режима работы КС. Однако сейчас в филиале такая взаимосвязь
отсутствует.
Механизмы защиты, которые активно применяются для создания систем
защиты, должны быть увязаны с временем, местом и характером действий.
Комплексность также предполагает реализацию различных методов и свойств
защиты данных: программных, технических, криптографических, правовых или
операционных. Поэтому даже простая СЗИ является комплексной [5].
Система защиты должна иметь несколько уровней, которые перекрывают
друг друга, т.е. подобные системы строят обычно по типу «матрешки»:
• Контроль по периметру объекта;
• Контроль по периметру здания;
• Охрана внутри помещений;
• Защита аппаратных средств;
• Защита программных средств;
• Защита данных.
В рассматриваемом филиале сейчас реализована только защита по
периметру, а также частичная защита данных.
35
Для построения системы защиты важно определить принципы, опираясь на
которые она будет построена. СКЗИ - это сложная система, которая
функционирует в основном у условиях неопределенности, и требует значительных
материальных затрат. Поэтому определив основные параметры СКЗИ можно
выявить базовые подходы к ее построению.
Принцип законности состоит в том, что принимаемые меры соответствуют
законодательству РФ о защите данных, а если законы ответствуют, то соответствие
должно опираться на другие нормативные документы по защите.
Исходя из принципа полноты защищаемых данных, охране подлежит не
только информация, которая составляет коммерческую, государственную или
служебную тайну, но и та часть доступной информации, утрата которой может
принести серьезный ущерб ее собственнику или владельцу. Внедрение данного
принципа позволяет обеспечить охрану интеллектуальной собственности.
Принцип обоснования защиты связан с установлением экспертного
заключения о целесообразности засекречивания и защиты той или иной
информации, а также возможных экономических и других последствия от такой
защиты исходя из интересов самого государства, общества и социума. Такой
подход позволяет расходовать средства на защиту только тех данных, утрата
которых действительно может нанести серьезный ущерб владельцу.
Принцип внедрение специальных подразделений по защите данных
заключается в том, что подобные подразделения особенно актуальны для
организации комплексной защиты, поскольку только спецслужбы могут
разрабатывать и внедрять разного рода защитные мероприятия и вести контроль за
их выполнением.
Требование участия в защите всех заинтересованных лиц исходит из того,
что защита данных является служебной обязанностью того сотрудника, которые
имеет к ней доступ и работает с ней в силу должностных обязанностей, при этом
такое участие может только увеличить надежность защиты.
Принцип персонального ответа за защиту данных требует, чтобы каждый
сотрудник отвечал персонально за неразглашение и сохранность вверенной ему
защищаемой информации, а за ее утрату или распространение нес уголовную,
административную или другую ответственность.