46
Как видно из приведенной таблицы, рассмотренные продукты способны
удовлетворить все потребности предприятия по автоматизации приема заявок и
службы технической поддержки вообще. Однако они также обладают и
существенными недостатками, к которым относят:
- большая стоимость для небольшой компании;
- сложность внедрения;
- необходимость приобретения стороннего программного обеспечения
(СУБД);
- необходимость обучения персонала.
В связи с этим привлекательность готовых решений для автоматизации
обозначенного процесса теряет свою актуальность.
Таким образом, рассмотренные автоматизированные системы позволяют
автоматизировать многие аспекты в деятельности мастера, могут генерировать
отчеты, вести учет, а также имеют много других полезных и важных возможностей.
Однако, при всей функциональности данных систем, их применение не отменяет
заполнение бумажных документов в ранее рассмотренных формах. К тому же
внедрение каждой из систем требует капитальных вложений, так как необходимо
устанавливать какое-либо дополнительное оборудование, прокладывать линии связи,
что влечет за собой значительные финансовые затраты. Поэтому было принято
решение о создании собственной системы для обеспечения деятельности мастера на
базе одной из бесплатных СУБД.
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Стратегия автоматизации изначально должна удовлетворять приоритетам и
стратегии (задачам) бизнеса и выражать пути достижения этого соответствия.
Стратегический план автоматизации готовится с учетом:
• Промежуточного периода смены технологий главного производства;
• Промежуточного отрезка жизни выпускаемых компанией продуктов и их
модификаций [3];
• Указанных долгосрочных планов поставщиков технических решений в
плане их развития;
47
• Временем амортизации применяемых систем;
• Долгосрочного плана развития компании, включая планы разделения
или слияния, изменения числа сотрудников и номенклатуры производимой
продукции;
• Возможных изменений функций персонала.
Автоматизация становится одним из способов реализации стратегических
бизнес-целей, и никогда не станет процессом, развивающимся по своим
утвержденным законам. В начале стратегии автоматизации зачастую располагается
стратегия бизнеса компании: ее миссия, направления и модель бизнеса. Поэтому
стратегия автоматизации является неким планом, согласованным по срокам и целям
со стратегией компании [1].
Следующей важной особенностью автоматизации становится степень
соответствия приоритетов автоматизации стратегиям бизнеса, т.е. получению
поставленных целей, к которым относятся:
• Цена продукции;
• Рост ассортимента или количества;
• Упрощение цикла: создание новых товаров и услуг, выход на рынок;
• Смена типа производства «на склад» к производству «для указанного
заказчика» с учетом конкретных требований.
Стратегические цели бизнеса, включая ограничения (финансовые, временные
и технологические) преобразуются в стратегический план автоматизации компании.
Автоматизация компании является инвестиционной деятельностью и к ней
можно применять все подходы оценки рентабельности инвестиций.
К главным ограничениям, которые важно учитывать при выборе стратегии
автоматизации, можно отнести: материальные; временные; человеческий фактор;
технические.
Материальные ограничения выражаются величиной инвестиций, которые
компания способна вложить в развитие автоматизации. Подобный тип ограничений
самый универсальный, поскольку остальные три вида могут быть частично
преобразованы в материальные [4].
Временные ограничения связаны с сменой технологий главного производства,
рыночной стратегией компании, государственным регулированием экономики.
48
К человеческому фактору можно отнести корпоративную культуру или
отношение персонала к автоматизации и особенности рынка труда в части трудового
законодательства.
Технические ограничения выражаются степенью морального и физического
износа технического парка компании.
Кроме указанных выше ограничений, сесть типичные проблемы, которые
могут иметь место при разработке стратегии автоматизации и, обычно связанны с
такими факторами, как:
• Состояние IT-рынка;
• Выражение рентабельности инвестиций в IT;
• Важность переосмысления деятельности компании при внедрении IT.
Хаотичная автоматизация.
Хаотичная автоматизация становится одним из наиболее неактуальных видов
вложения средств в развитие компании. Под хаотичностью процесса в таком случае
подразумевается отсутствие плана развития. Обычно при таком подходе процесс
применения информационных технологий выражается мимолетными отдельными
задачами, и не связан с актуальными потребностями бизнеса. В качестве критериев
принятия решений при этом выступают: уровень осведомленности и предпочтений
лиц, принимающих решения, доступность покупки сейчас с выгодной скидкой
какую-либо технику или ПО и т. д. Обычно в результате компания в лучшем случае
получает раздробленные прикладные системы, стоимость внедрения которых в ряде
зачастую больше стоимости комплексного решения. В худшем случае
разрабатываются незаконченные фрагменты IT-инфраструктуры и прикладных
систем, которые не используются в дальнейшей практической деятельности
компании. При этом сама компания несет значительные убытки на дублирование
функций, которые должны быть реализованы в ИС, а также на обслуживание
созданных разрозненных прикладных систем [9].
Главная причина такого подхода может состоит в неточном понимании своей
роли и функций IT-отдела (АСУ, вычислительной техники — тут название роли не
играет).
Автоматизация по участкам.
49
Автоматизация по участкам включает в себя процесс автоматизации
некоторых производственных или управленческих отделов компании,
сгруппированных по функциональному признаку (к примеру, бухгалтерия,
канцелярия и т.п.). Автоматизация по участкам включает в себя отбор одного или
нескольких участков работ, а точнее, задач, выполняемых одним или несколькими
сотрудниками конкретного отдела без привязки к установленным в компании бизнес-
процессам. Такой способ характерен для отдельных случаев:
• объем инвестиций компании недостаточен для полной автоматизации;
• есть участки, где использование ИС дает видимый экономический
эффект, к примеру, за счет сокращения сотрудников;
• технология производства или иные условия не смогут обходится без
применения ИС.
Зачастую подобный метод используется для автоматизации
производственных участков. Главное средство автоматизации — созданные АСУ ТП.
Применение принципа автоматизации компании по участкам для ряда фирм
становится единственно возможным способом увеличить экономические показатели
в условиях ограниченных инвестиционных ресурсов. Для того, чтобы автоматизация
по участкам стала эффективной, необходимо создание стратегических и оперативных
планов автоматизации. При этом стратегический план автоматизации, в случае
выбора стратегии автоматизации по участкам, должен через какое-то время
пересматриваться (лучше не реже раза в год). При ревизиях стратегического плана
особое внимание уделяется вопросам преемственности комплекса стандартов на IT,
используемые в компании.
Автоматизация по направлениям.
Автоматизация по направлениям включает автоматизацию конкретных
направлений работы компании, например, производство, сбыт, управление
финансами. Подход, основанный на автоматизации по направлениям, зачастую
используется в процессе работы с системами класса MRPII, ERP, когда итоговой
целью работ становится совокупная автоматизация предприятия.
От автоматизации по участкам отличается тем, что автоматизация по
направлениям работ включает участие в подобном процессе всех организационных
подразделений, работа которых связана с автоматизируемым направлением. Зачастую
50
любое направление бизнес-процесса охватывает почти все подразделения
предприятия, именно поэтому автоматизацию по направлениям не стоит
рассматривать, как локальную. К примеру, процесс снабжения. В нем участвуют все
отделы: от производственных (для составления планов закупки сырья, оборудования
и компонентов) до управленческих (канцтовары, мебель), также отдел снабжения и
транспортные службы. Его создание связано с внедрением как минимум
телекоммуникационной инфраструктуры компании. И зачастую автоматизация по
направлениям связана с перестройкой бизнес-процессов и влечет за собой разработку
модели всей компании.
Все вышесказанное относительно повышения эффективности при
применении подхода автоматизации по участкам сохраняется и в рассматриваемом
случае. Проверка стратегического плана автоматизации выполняется по окончанию
автоматизации отдельного направления и оценки полученных результатов.
Полная автоматизация управления компанией.
АСУП как система включает в себя большое количества элементов разных
уровней и разного назначения. К ним можно отнести модули, задачи, подсистемы,
управленческие процедуры, функции, операции, блоки управления и т. п.
Стандартные системы типа ERP обычно представляют собой иерархические
структуры, включающие в себя элементарные управленческие процедуры,
используемые для включения в АСУП.
Внедрение включает в себя объединение и утверждение управленческих
функций и процедур, чтобы в рамках управления компанией реализовывалась
оптимизация его поведения.
Внедрение проявляется в каждой обеспечивающей и функциональной системе
без исключения.
В подсистеме технического обеспечения — это ЛВС и обеспечение связи
компании с внешней средой через Интернет. В подсистеме ИО — это ведение БД под
управлением СУБД. Внедрение математического обеспечения изначально отражается
в согласовании входов и выходов математических моделей, отражении различных
моделей (к примеру, прогнозирования или планирования), точности и правильности
системы математических моделей. Внедрение ПО заметно следующим образом: оно
строится в виде сложного и вместе с тем гибкого программного комплекса,
51
делающего возможным выполнение программ с требуемой последовательностью и в
требуемых сочетаниях.
Но основная задача, для которой и внедряются автоматизированные системы
в компании — это функциональная интеграция.
Таким образом, в условиях ограниченного бюджета и начальной стадии
автоматизации логичным будет выбрать стратегию автоматизации по направлению и
автоматизировать только непосредственно работу мастера по ремонту ПК.
В качестве стратегии автоматизации выбираем «Автоматизация по участкам»,
как наиболее соответствующую сложившейся ситуации и описанной задаче
автоматизации.
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
комплекса задач
Способы приобретения ИС – это последующие действия от определения и
формализации решения о необходимости ИС до момента пока ИС не будет внедрена
на предприятия. Существуют следующие способы приобретения ИС:
разработка (самостоятельная и заказная);
покупка ИС (покупка отечественной или зарубежной ИС);
покупка + доработка (самостоятельная или заказная);
аренда.
Приобретаемая информационная система нам не подходит из-за ряда
недостатков, а также нехватки функциональности, длительного срока адаптации под
требования АРМ мастера, что увеличивает общую стоимость внедрения. Покупка и
доработка возможна, если требует небольшой объем доработки, данная доработка
часто возможна в рамках модели ядра ИС, что часто вызывает затруднения из-за
отсутствия развернутой документации. У варианта аренды ИС можно выявить
несколько недостатков: бизнес данные хранятся у третьего лица, часто минимальные
возможности по настройке [9].
АРМ будет разрабатываться в компании собственными силами, так как
компания располагает квалифицированными сотрудниками для разработки и
внедрения данной информационной системы. Разрабатываемая информационная
52
система будет включать весь необходимый функционал, и учитывать все особенность
работы и пожелания сотрудников данной компании, так как будет являться
индивидуальным (уникальным) продуктом, что позволяет быстро изменить
функциональность в соответствии с требованием внутреннего заказчика.
1.4 Обоснование проектных решений
1.4.1 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
ИО состоит из: системы определения и кодирования; системы обобщения
документации, применяемой в ИО, информационную базу, т.е. данные из всех
массивов данных.
Внемашинное обеспечение включает в себя совокупность данных, главную
часть которых составляют документы. Можно различать первичные (входные)
документы, например, декларации и другую отчетность налогоплательщиков, а также
выходные документы, к которым можно отнести отчетность налогоплательщиков,
подготовленную и обработанную для отдела по работе с налогоплательщиками или
департамента камеральных проверок.
Внутримашинное ИО определяет представление данных на физических
носителях в виде специальных массивов (файлов), БД и их информационных связей.
Внутримашинное ИО подсистемы использует информационную среду, направленную
на реализацию сотрудниками своих должностных обязанностей. Эта область
выражается набором объектов, их свойств и взаимосвязей. Для каждого отдельного
объекта определяется набор его характеристик и свойств.
Информационные потоки внешне машинного ИО выражаются направленным
регулярным движением документов от источников их создания к получателям[13].
Чтобы приспособить экономические данных для эффективного поиска,
обработки и передачи по каналам связи, их нужно перевести в цифровой вид. Для
этого их изначально упорядочивают (классифицируют), а затем формализуют
(кодируют) при помощи классификатора.
Классификатор является документом, при помощи которого реализуется
формализованное описание экономических данных в ЭИС, содержащей названия
53
объектов, названия классификационных группировок, а также их кодовые
обозначения.
По сфере действия можно выделить следующие типы классификаторов:
международные, внутригосударственные, отраслевые и локальные.
В это проекте использовались следующие общероссийские классификаторы:
• ОКОПФ - Общероссийский классификатор организационно-правовых форм;
• ОКУД - Общероссийский классификатор управленческой документации.
Главной компонентой внемашинного ИО становится система документации,
используемая в процессе управления экономическим объектом. Документом является
некая совокупность сведений, применяемая при решении экономических задач,
которая находится на материальном носителе в соответствии с принятой формой.
Система документации является совокупностью обобщенных форм
документов, которые используются в процессе управления экономическим объектом.
Главным отличием системы экономической документации становится большое
разнообразие типов документов.
Используемые системы документации, характерные для
неавтоматизированных ИС, характеризуются большим количеством разнообразных
видов форм документов; значительным объемом потоков документов и их
запутанностью; задвоением данных в документах и дублированием работ по их
обработке, что приводит в итоге к низкой достоверности итоговых результатов.
Обработка документов в подобных системах отнимает большую часть времени
сотрудников. При попытке упростить систему документации применяются
следующие подходы:
• Обобщение и стандартизация документов[14];
• Использование безбумажной технологии, основанной на применении ЭДО и
новых информационных технологий их обработки.
Входные документы для исследуемой задачи лучше получать через сеть,
поэтому они обязаны быть сделаны в файлах заранее утвержденной структуры. Для
более простого применения таких файлов, они должны быть иметь табличный вид
(что несложно реализовать, поскольку эти документы отражают результаты в других
задачах и генерируются программным способом).
54
Классификаторы используются для описания данных, определяют единство
классификации и кодирования данных и используются для реализации машинной
обработки и выдачи данных в понятной потребителям форме в процессе решения
различных задач.
К внутримашинному ИО можно отнести описание экранных форм.
В процессе построения структуры экранных форм для ввода данных
первичных документов с важными данными лучше всего применять
комбинированную форму, которая почти на 100% приближена к той, которая
применялась для разработки самого документа. Расположение полей должно быть в
той очередности, которая соответствует логической структуре документа и файлов с
важными данными, сокращая при этом трудоемкость операции загрузки данных в
информационную базу.
В процессе создания экранных форм для документов с фиксированными
данными важно иметь в виду, что эти макеты применяются для ввода и актуализации
записей БД, поэтому для их разработки лучше всего применить анкетную форму
расположения реквизитов, оптимальную для выполнения подобных операций.
В основе выбора экранных форм заключены принципы минимальной
трудоемкости и стоимости ввода данных в ЭВМ, высокой степени читабельности
выводимой информации, максимальной надежности и правильности выполнения этих
операций.
При разработке системы применялась реляционная модель БД,
представляющая собой набор отношений, которые изменяются во времени. В
процессе создания ИС, совокупность отношений дает возможность хранить данные о
всех объектах предметной области, отражать связи между ними. Сами данные в свою
очередь хранятся в таблицах. Для удобства определения каждая таблица созданной
БД имеет уникальный код.
Базовыми функциями справочников становятся:
• Реализация проверки кодированных параметров признаков при вводе
информации;
• Перекодирование значений признаков при передаче данных на монитор;
• Сохранение постоянной информации, связанной с некоторыми значениями
признаков;
55
• Добавление пояснительного текста к таблицам, получаемым в результате
решения совокупности задач.
При построении экранных форм для документов с постоянной информацией
следует иметь в виду, что эти макеты используются для ввода и актуализации записей
информационной базы, поэтому для их проектирования целесообразно применить
анкетную форму расположения реквизитов, удобную для выполнения этих операций.
В основе выбора экранных форм лежат принципы минимальной трудоемкости
и стоимости ввода информации в ЭВМ, максимальной степени читабельности
результатной информации, выводимой на экран, и максимальной надежности и
достоверности выполнения этих операций[15].
Для разрабатываемого АРМ необходимо применять следующие входные
документы:
Штатное расписание – для уточнения списка мастеров;
Перечень расходных материалов
Перечень комплектующих
Перечень работ
Заявка
Сведения о выполнении заявки
На основании их обработки должны получаться следующие выходные
документы:
Список сотрудников
Перечень комплектующих
Перечень работ
Поступившие заявки
Закрытие заявки
Наряд на работы
Для работы АРМ необходимо использовать формы ввода информации и
получения отчетных документов. Состав форм должен соответствовать составу
документов.
В данном проекте будут использованы следующие локальные
классификаторы: