26
Таблица 1.4 – Параметры документов
Документ
Частота
возникновения в
год
Трудовые затраты
на обработку
одного документа
Трудовые затраты
на обработку
документа в год
Заказ
500
1
500
Карта клиента
50
0,5
25
Отчёт о заказе
1500
0,5
750
Отчёт о заказах за
период
110
2
220
В результате, при ставке специалиста договорного отдела 400 рублей в час,
на обработку документа заказа затраты
В автоматизированном варианте, оформление одного заказа займёт
примерно 0,2 часа. Следовательно, трудовые затраты в год составят 100 чел.-
час/год. Это в пять раз меньше. Затраты на обработку в автоматизированном
варианте в год составят:
Экономия в год только по одному документу составит:
Что является значимой суммой экономии.
Внедрение информационной системы позволит существенно сократить
время поиска информации в базе данных. Это позволит быстрее формировать
заказы и рассчитывать их стоимость, отвечать на вопросы клиентов, что повысит
лояльность клиентов.
Возможность возникновения ошибки существенно уменьшится при
автоматических расчётах стоимости заказа, использовании справочников и
возможности подстановки данных из них.
Формирование отчётов в автоматическом режиме займёт всего несколько
секунд, это сильно снизит трудозатраты, уменьшить ошибки.
В общей сложности, управление заказами в автоматизированном варианте
имеет ряд преимуществ по сравнению с обычным вариантом:
простота внесения изменений в заказе;
возможность использовать заранее заготовленные формы;
компактность архивов;
27
простота контроля информационных потоков;
высокая скорость поиска и извлечения информации;
возможность защиты документов от несанкционированного доступа
и разграничения прав доступа сотрудников к информации. [21, стр. 92]
Следует отметить, что внедрение ИС учёта заявок дает определенные
преимущества руководству предприятий и организаций для осуществления
эффективного управления и оперативного принятия решений, а именно:
прозрачность деятельности сотрудников и отделов;
высокая скорость получения аналитических справок и отчетов;
укрепление исполнительской дисциплины;
снижение негативного влияния человеческого фактора на
деятельность компании.
Цель проекта в проектировании и разработке ИС учёта заявок. При этом
преследуются следующие задачи:
уменьшение трудозатрат специалистов договорного отдела;
уменьшение количества ошибок, связанных с обработкой большого
объёма данных;
уменьшение времени формирования отчёта для клиента;
увеличение лояльности клиентов.
Таким образом, местом автоматизации является договорной отдел.
Поставленная цель – разработка информационной системы по учёту заявок
и формированию отчётов.
Решаемые задачи:
проектирование базы данных;
проектирование интерфейса;
разработка базы данных и запросов;
разработка программных модулей;
тестирование системы.
28
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Защита информации происходит по следующей схеме: анализ и выбор
политики безопасности, применение средств защиты (технические и
программные средства), разработка и внедрение организационных мер. Компания
должна уделить внимание не только техническим методам защиты информации
на предприятии, но и использовать специально разработанные нормативно-
правовые документы. В систему правового обеспечения обязательно входят
государственные законы, нормы и инструкции, документы предприятия (права и
обязанности сотрудников, с обязательным указанием размера наказания за
нарушение взятых на себя обязанностей). [28]
Работа в ИС учёта заявок должна осуществляться непосредственно на
компьютер, находящемся в локальной сети. Подчиняется всем нормам, которые
установлены для сотрудников при работе на ПК в организации. Требуется
авторизация для входа в учётную запись Windows. Запрещено подключать к
компьютеру внешние устройства без ведома администратора сети. Сеть
организации защищена антивирусным программным обеспечением Kaspersky.
Выход в сеть интернет осуществляется через firewall. База данных ИС хранится
на сервере. Подключение к БД настраивает системный администратор.
Подключение осуществляется по учётной записи пользователя Windows.
Используются следующие методы защиты:
создание резервных копий системы и документов;
парольная идентификация;
система аудита и протоколирования;
межсетевое экранирование.
На предприятии используется следующее программное обеспечение:
антивирус Kaspersky;
встроенные средства ОС Windows позволяют организовать
парольную идентификацию и систему протоколирования.
Используется следующее техническое обеспечение:
для резервного копирования используется резервный сервер;
29
в качестве межсетевого экрана используется маршрутизатор D-link
DSR-150.
В те помещения, где происходит работа с секретными данными, открыт
доступ только тем людям, которые непосредственно за них отвечают. Таких
сотрудников выбирает руководство, а перед началом работы они проходят
обязательное тестирование. В целях безопасности информации в секретном
помещении технический персонал не должен находиться без присмотра
сотрудника.
Раз в неделю системный администратор осуществляет создание резервной
копии базы данных. Все резервные копии хранятся на внешнем жёстком диске.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Для определения варианта автоматизации требуется рассмотреть
существующие системы, которые позволят автоматизировать процесс учёта
работы с заявками клиентов:
мегаплан;
Clobbi.CRM.
Мегаплан изначально позиционировал себя как система управления
проектами. Постепенно он в угоду рынку стал маскироваться под CRM, что,
впрочем, не противоречит определению системы управления
взаимоотношениями с клиентами. Однако именно модуль управления проектами
и постановки задач в Мегаплане реализован довольно сильно, с учётом
мельчайших деталей. Первое преимущество — это иерархия и вложенность задач:
внутри проекта создаются задачи, подзадачи, вехи, дела, проекты. Такая иерархия
позволяет организовать работу и фактически построить карту проекта, доступ к
каждому элементу можно получить, кликнув на ссылку названия задачи,
подзадачи и т.п.
Форма создания задачи предусматривает большой набор полей, из которых
30
минимум относится к обязательным. Внутри задачи устанавливается
ответственный, возможный бонус за исполнение, крайние сроки, права доступа к
полям. В дополнительных полях можно проставить продолжительность, дату
старта и финиша задачи, установить плановые трудозатраты. Среди участников
задачи опционально можно указать соисполнителей, аудиторов, заказчика. При
необходимости можно настроить правила повторения задачи каждый день,
неделю, месяц или год. Подзадачи создаются в схожих формах. Задачи и
подзадачи можно завершать, редактировать, снимать, удалять, ставить на паузу,
делегировать и даже проваливать (по сути, завершать без результата и работы по
задаче). Проваленные и завершённые задачи отображаются в списке серым
цветом, по желанию пользователя их можно скрыть. В Мегаплане задачи можно
отображать как в виде списка, иерархии, так и на диаграмме Ганта. Однако
диаграмма Ганта в Мегаплане довольно номинальная — на ней можно видеть
поставленные задачи, но передвигать и редактировать их прямо на диаграмме
невозможно. [29]
Clobbi.CRM.
Все заказы, размещенные клиентами, хранятся в реестре «Заказы сбыта».
Информация о заказах клиентов представлена в табличной форме, каждому
отдельному заказу соответствует одна строка в таблице реестра. Программа
управления заказами позволяет быстро получить общее представление о сути
заказа: его текущем статусе, информация о контрагенте, стоимости в денежном
выражении.
Во вкладке «Строки» в табличной форме представлена подробная
информация о номенклатуре товаров, относящихся к выбранному заказу. Помимо
наименования товарной позиции в этой таблице системы управления заказами
приводится информация о плановой и фактической себестоимости заказа,
состоянии заказа в производстве и прочие детальные характеристики, связанные
с исполнением заказа.
Система управления заказами содержит документы, состоящие из
заголовка и строк. При вводе заголовка обязательно нужно выбрать клиента (поле
«Контрагент») и ответственного.
В строках указывается подробная информация о заказываемых позициях –
31
наименование, количество и дата, к которой необходимо изготовить позицию.
Реквизит заказ заполняется в строках документа автоматически. Далее он
используется по всей системе для отслеживания состояния заказа.
CLobbi.CRM позволяет компании заключить долгосрочный контракт с
клиентом, отслеживать процесс продажи, начиная от запроса до исполнения,
легко интегрируя эти активности с финансовой отчетностью и контролем оплат
(дебиторской задолженностью). Система позволяет управлять стоимостными и
количественными договорами, договорами поставки, обрабатывать заявки на
отгрузку, выставлять счета и обрабатывать платежи. [30]
Для того, чтобы определить вариант автоматизации, требуется сравнить
рассмотренные системы. В таблице 1.5 представлено сравнение рассмотренных
систем и собственной разработки.
Таблица 1.5
Сравнение систем
Параметры
Мегаплан
Clobbi.CRM
Собственная
разработка
Учёт клиентов
+
+
+
Учёт заказов
+
+
+
Расчёт стоимости
+
+
Учёт оборудования
-
-
+
Формирование команды
+
+
+
Учёт задач
+
+
+
Учёт документов
+
+
+
Формирование отчёта о
заказах за период
+
+
+
Формирование отчёта о
заказе
-
+
+
Разработка
+
+
-
Сложность внедрения
-
-
+
Сопровождение
-
-
+
Цена
+
-
-
Рассмотренные системы многофункциональны, достаточно дороги.
Длительный процесс внедрения и сложность сопровождения систем также
говорит в пользу собственной разработки.
32
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Основной целью автоматизации является повышение качества исполнения
процесса. Автоматизированный процесс обладает более стабильными
характеристиками, чем процесс, выполняемый в ручном режиме. Во многих
случаях автоматизация процессов позволяет повысить производительность,
сократить время выполнения процесса, снизить стоимость, увеличить точность и
стабильность выполняемых операций. [20, стр. 46]
Первоочередной задачей является получение оперативной, достоверной и
непротиворечивой информации о деятельности пред приятия, что позволяет
достаточно точно оценить эффективность работы и в дальнейшем принимать
обоснованные управленческие решения. Автоматизация производственных про-
цессов предприятия должна вытекать из стратегии его развития и быть эффектив-
ной, т.е. решать необходимо только те задачи, которые способствуют достижению
цели предприятия. [22, стр. 81]
Понятие стратегии автоматизации и внедрения включает в себя базовые
принципы, используемые при автоматизации предприятия. Требования системы
управления предприятием к информационной системе заключаются в поддержке
реализации стратегии решения, определяемых данной системой множества задач,
состав которых зависит от типа деятельности предприятия.
Стратегия автоматизации задачи включает следующие компоненты:
цели: области деятельности предприятия и последовательность, в
которой они будут автоматизированы;
способ автоматизации: по участкам, направлениям, комплексная
автоматизация;
долгосрочная техническая политика - комплекс внутренних
стандартов, поддерживаемых на предприятии;
ограничения: финансовые, временные и т.д.;
процедура управления изменениями плана. [2]
Можно выделить ряд этапов осуществления разработки
автоматизированной системы:
составление и согласование технического задания, определение
33
дополнительных функций и возможностей;
определение типа автоматизированной системы;
представление внешнего оформления (дизайна), согласование;
определение предположительного уровня владения компьютером
пользователей системы;
тестирование всех модулей системы, и внедрение;
сборка программы согласно тех. заданию и принятому внешнему
оформлению. [26, стр. 105]
В настоящее время в практике предприятий наиболее часто встречаются
четыре варианта стратегии внедрения ИС, представленные в таблице 1.6.
Таблица 1.6
Варианты стратегий автоматизации
Стратегия
Описание
Хаотичная
Предполагает установку частей ИС по мере возможностей.
Представляет собой заплатку. Является наиболее плохим
вариантом с точки зрения долгосрочного эффекта. Полное
отсутствие стратегического плана развития ИС. Потребность во
внедрение чаще всего определяется сиюминутными задачами [23,
стр. 48]
По участкам
Процесс автоматизации отдельных производственных или
управленческих подразделений, объединенных по
функциональному признаку. Внедрение характеризуется большой
трудоемкостью для эффективной реализации стратегии
обязательно наличие стратегических и оперативных планов.
Подход выбирается: когда инвестиционные ресурсы
недостаточны для полной автоматизации, когда автоматизация
участка позволяет достичь существенного эффекта [23, стр. 49]
34
Продолжение таблицы 1.6
Автоматизация по
направлениям
Автоматизация отдельных групп, бизнес-процессов
(направлений), таких как производство, сбыт управления
финансами.
При смене объекта, меняется предметная область.
Выбор системы автоматизации зависит от вида услуг и
состава затрат.
Внедряемая система автоматизации представляет
«конструктор» автоматизированных рабочих мест [23, стр.
50]
Полная
автоматизация
Распространение систем автоматизации на все
функциональные направления деятельности компании за
счет проведения системной интеграции (объединения) ИС
при внедрении.
Полная автоматизация подразделяется на:
- автоматизацию с внутренней интеграции –
использования в качестве единого информационного
хранилища одной СУБД;
- автоматизацию с внешней интеграцией- использования
внешних информационных сущностей (либо файлы), либо
использования внутренних протоколов при
взаимодействии отдельных модулей [23, стр. 50]
Любой вариант автоматизации подразумевает внедрение ИС. Существуют
следующие стратегии внедрения проектов: пилотный проект; параллельная;
скачок; узкое место.
В качестве стратегии внедрения выбрана «пилотный проект».
В рамках настоящего исследования проводится автоматизация процесса
внутрикорпоративного общения сотрудников. Автоматизируется процесс учёта
заявок и заказов клиентов, что позволяет выбрать стратегию автоматизации по
направлению.
35
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи
Существуют следующие способы приобретения ИС:
покупка готового решения;
создание собственного решения. [12, с. 37]
Покупка готового решения может подразделяться на следующие варианты:
покупка готового решения и внедрение как есть;
покупка готового решения и доработка под свои нужды. [17]
Покупка готового решения и внедрение как есть в данном случае не
устраивает по причине дороговизны подобных систем и дороговизны их
доработки.
Покупка готового решения и внедрение как есть также очень
дорогостоящий вариант, тем более, что системы слишком перегружены
функционалом.
Способ разработки собственного решения в данном случае подходит
больше.
Способ разработки собственного решения:
разработка с привлечением сторонних разработчиков;
разработка силами собственного IT-отдела.
В компании существует развитый IT-отдел, который уже использует
инструменты и среды разработки для своих нужд, например, учёт заявок на
обслуживание пользователей локальной сети компании. Следовательно, логично
выбрать разработку системы своими силами.
1.4 Обоснование проектных решений
1.4.1 Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
На рисунке 1.11 представлена диаграмма вариантов использования работы
пользователя в системе учёта заказов.