28
1.2.Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости
автоматизации
1.2.1.Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Автоматизация бизнес процессов От АО ЮГУ ЦБ РФ является
необходимым и обязательным условием его хорошей работы. Тяжело представить
на данный момент организацию, на котором, осуществляется вручную, например,
бухгалтерский учет. Но бухгалтерский учет – это не единичный пример
приложения автоматизации в От АО ЮГУ ЦБ РФ. Имеющиеся информационные
технологии дают возможность автоматизировать деятельности на практике всех
уровней От АО ЮГУ ЦБ РФ. Отталкиваясь от этого делается ясно, что
автоматизация работы делается ключевой задачей, которую нужно решить
руководству От АО ЮГУ ЦБ РФ для того, чтобы организация работала
максимально успешно.
Специалисту для работы с заявками необходимо хранить и обрабатывать
следующие сведения: Списки отделов; Данные сотрудников; Данные по
компьютерной технике; Данные по заявке.
BPwin - инструмент для анализа, моделирования, документирования и
оптимизации бизнес-процессов. BPwin возможно применять для графического
формирования бизнес-процессов. Графически сформированная схема
выполнения обмена информацией, работ, документооборота визуализирует
модель бизнес-процесса. Графическое представление этой информации дает
возможность перевести задачи управления компанией из области сложного
ремесла в сферу инженерных технологий [9, стр. 52-66].
BPwin позволяет четко документировать главные аспекты любых бизнес-
процессов: действие, которое необходимо предпринять, способы его проявления
и контроля, необходимые для этого ресурсы. В итоге, формируется общая картина
деятельности организации: от потоков работ в небольших подразделениях до
сложных организационных функций.
Контекстная диаграмма процесса учета заявок на техническое
обслуживание представлена на рисунке 1.4.
29
Рисунок 1.4. – Контекстная диаграмма процесса Приема заявок на ремонт ПК
30
На рисунке 1.4 представлена модель бизнес-процесса учета обращения.
Все поступающие в отдел обращения учитываются в файле MS-Excel.
Программист вводит данные обращения и данные об объекте ремонта. Затем
данные сохраняются в файле MS Excel.
На рисунке 1.5. представлена модель бизнес-процесса передачи
обращения. В этом же файле указывается сотрудник, ответственный за
выполнение работ по обращению.
Когда запись сохранена в файле, обращение передается сотруднику с
помощью следующих каналов связи:
Телефон;
Электронная почта;
Система мгновенного обмена сообщениями.
31
Рисунок 1.5 – Декомпозиция контекстной диаграммы
32
Рисунок 1.6. – Модель процесса приема обращения
33
Рисунок 1.7. – Модель процесса учета обращения сотрудника
34
Рисунок 1.8. – Модель процесса передачи обращения
35
Таким образом, необходимость автоматизации представленных процессов
является актуальной задачей.
1.2.2.Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Процесс приема заявок на ремонт и модернизацию ПК осуществляется
сотрудниками сервисного отдела. Входным информационным потоком процесса
является обращение клиента, а выходным информационным потоком –
обработанное обращение клиента.
Значимость рассматриваемого процесса в целом для предприятия
заключается в том, что ремонт цифровой техники является основным видом
деятельности компании. Процесс приема заявок на ремонт и модернизацию ПК
будет рассматриваться от отправки обращения клиентом компании до передачи
обращения в работу. Рассматриваемый бизнес-процесс связан с процессом
снабжения ресурсами организации, поскольку закупка комплектующих по заявке
осуществляется отделом закупок.
Также процесс приема заявок на ремонт и модернизацию ПК связан с
процессом складского учета, поскольку необходимо вести учет выданного и
поступившего оборудования для формирования фактических данных о наличии
ресурсов в организации. В процессе решения поставленной задачи задействованы
специалисты сервисного отдела, которые осуществляют прием, учет и передачу
заявок в обработку. Результатным показателем процесса является количество
обработанных заявок. Исполнителями задачи являются сотрудники сервисного
отдела, которые принимают обращения пользователей. На основании анализа
бизнес-процесса приема заявок ремонт и модернизацию ПК был выделен ряд
задач, которые подлежат автоматизации:
1. Создание заявки на ремонт и модернизацию ПК.
2. Учет заявки.
3. Передача заявки специалисту для дальнейшей обработки..
1.2.3.Обоснование необходимости использования вычислительной техники
для решения задачи
Для того, чтобы дать обоснованное решение о необходимости
36
использования средств вычислительной техники для решения поставленной
задачи, необходимо проанализировать трудозатраты сотрудников От АО ЮГУ ЦБ
РФ на прием обращение пользователей.
В процессе участвует только 1 документ – заявка на ремонт и
модернизацию ПК. Заполнение заявки осуществляется специалистом, принявшим
заявку в файле MS Excel. С помощью средств MS Excel ведется учет всех заявок,
поступивших в отдел. Рассмотрим схему документооборота процесса (рисунок
1.9).
Рисунок 1.9. – Схема документооборота
Трудозатраты на осуществление документооборота процесса
складываются из затрат программиста на прием и распределение заявок.
Характеристика документооборота по существующей схеме представлена в
таблице 1.2.
Таблица 1.2
Характеристики описанных процессов по заявкам на ремонт и
модернизацию ПК в От АО ЮГУ ЦБ РФ, в год
Действие
Среднее
количество
Время,
необходимое для
выполнении
одного действия,
минут
Общее время,
минут
Прием обращения
1460
7
10220
Учет обращения
1460
3
4380
Передача обращения
1460
2
2920
Заполнение журнала
1460
5
7300
Итого, человеко-часов
414
37
Как видно из таблицы 1.2. совокупные трудозатраты на прием обращений
по ремонту и модернизации ПК в ПК в От АО ЮГУ ЦБ РФ составляют 414
человеко-часов.
Принимая во внимание, что время рабочего дня соответствует 8 часов,
подходим к выводу, что на выполнение других обязанностей (то есть
непосредственную работу по решению проблем сотрудников и подборке
необходимых мероприятии) остается мало рабочего времени у программистов,
что очень неэффективно.
Для данного способа также отмечаются такие недостатки:
небольшая скорость и точность выполнения расчетов;
неэффективное использование трудового периода;
довольно слабый контроль работы персонала;
бюрократия – возрастающий «поток» бумажной текущей работы;
быстрое уставание сотрудников – сильное усиление негативного
воздействия человеческого фактора.
Вследствие проводимой автоматизации думается всегда иметь точные
сведения о всем количестве заявок на ремонт и модернизацию ПК в От АО ЮГУ
ЦБ РФ, их видах, сократить много времени на подготовку различных отчетов и
передачу необходимых документов за счет их электронной формы.
Несомненно, что для автоматизации заявок на ремонт и модернизацию ПК
в От АО ЮГУ ЦБ РФ нужно использовать такие средства, как персональные
компьютеры, принтеры, а кроме того специальное программное обеспечение и, по
возможности, локальную вычислительную сеть.
1.2.4.Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты
информации
В От АО ЮГУ ЦБ РФ важнейшие процессы бухгалтерского учёта и
управление складом комплектующих к компьютерам автоматизируются
соответствующим классом систем, защищенность которых достигается целым
комплексом технических и организационных мер.
В их составе антивирусная система Kaspersky Internet Security, защита
межсетевого экранирования и электромагнитного излучения. Системы хорошо
защищают информацию организации разного вида электронных носителях,