35
Второй этап решения задачи автоматизации – это поиск и обработка всей
информации, которая даже косвенным образом касается автоматизируемой
задачи. Главной целью данного этапа является выявление перечня данных,
которые необходимы для протекания автоматизируемого бизнес-процесса (или
задачи).
Далее выдвигаются конкретные предложения для каждой задачи,
выделенной для автоматизации, которые помогут достигнуть поставленной
цели: снизить нагрузку на сотрудников, увеличить их производительность и т.д.
Система должна быть оптимизирована для использования её
пользователями с определенной квалификацией, и иметь элементы, которые
выполняют следующие функции:
− получение данных;
− обработка, анализ, сохранение и вывод (например, печать) данных.
Выделяют четыре возможных варианта стратегии автоматизации
предприятия [6]:
− кусочная (или хаотичная) автоматизация;
− автоматизация по участкам;
− автоматизация по направлениям;
− комплексная автоматизации.
Кусочная автоматизация характеризуется отсутствием единой стратегии
автоматизации предприятия. Какие-то процессы и работы автоматизируются
хаотически, отдельными фрагментами различных информационных систем и
программных продуктов, что в последствии приводит к значительным затратам
для корректировки результатов хаотичной автоматизации.
Автоматизация по участкам предполагает автоматизацию отдельных
производственных участков организации, имеющих общее функциональное
значение, или выполняющих сходный набор функций. Данный вариант
автоматизации выбирают, если внедрение информационных технологий на
каком-то участке производства даст значительный экономический эффект
36
(устранение потерь при производстве, сокращение количество сотрудников и
т.д.).
Автоматизация по направлениям предполагает автоматизировать
отдельные направления деятельности предприятия.
Комплексная автоматизация подразумевает полную автоматизацию всех
подразделений и всех направлений деятельности организации.
Для данного дипломного проекта была выбрана стратегия автоматизации
по участкам. Основная причина – четкое выделение границ автоматизируемого
бизнес-процесса. Кроме того, данная стратегия автоматизации, по сравнению с
другими, лучше всего подходит: кусочная автоматизация сама по себе носит
негативный характер из-за своей хаотичности, автоматизация по направлениям
невозможна по той причине, что прием заявок в IT-отделе– это не направление
деятельности организации, а лишь обеспечивающий внутренний процесс.
Комплексная автоматизация также не подходит для автоматизации
рассматриваемого бизнес-процесса, исходя из её определения.
Выбранная стратегия автоматизации по участкам включает в себя
следующие этапы [6]:
− анализ области деятельности предприятия;
− анализ стратегии дальнейшего развития предприятия;
− определение стратегических свойств разрабатываемой системы;
− определение функциональности системы;
− анализ существующих разработок;
− выбор стратегии автоматизации;
− выбор способа приобретения;
− определение архитектуры;
− формирование бизнес-плана решения задачи.
37
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи
Под способами приобретения информационных систем понимают
действия от момента принятия решения о необходимости автоматизации задачи
с помощью ИС до момента, пока информационная система не будет внедрена на
предприятии. Существует несколько способов приобретения информационных
систем [7]:
− разработка (самостоятельная и заказная);
− покупка готовой информационной системы;
− покупка + доработка (самостоятельная или заказная);
− аренда.
Ниже будут рассмотрены все четыре выделенных способа на предмет их
применения к автоматизации приема заявок в IT-отделе ООО «Гео-Свет».
Для того, чтобы купить готовое решение, необходимо его выбрать.
Выбранное решение должно полностью соответствовать не только требованиям,
диктуемым организацией автоматизированной задачи, но и общей структуре
бизнес-процессов всей организации. Данный вариант возможен, однако в
большинстве случаев будет выбран программный продукт, который будет
перегружен ненужным функционалом (который также будет включен в
стоимость покупки).
Заказ разработки программного продута автоматизации выбранной задачи
у сторонних разработчиков позволит устранить проблему, описанную выше, и
будет приобретена информационная система, полностью удовлетворяющая
структуре бизнес-процессов организации. Однако, при изменении и
реинжиниринге бизнес-процесса в будущем возможно потребуется ее
переработка, что выльется в итоговое увеличение стоимости приобретения ИС.
Покупка и доработка возможна, если требует небольшой объем доработки,
данная доработка часто возможна в рамках модели ядра ИС, что часто вызывает
затруднения из-за отсутствия развернутой документации.
38
У варианта аренды ИС можно выявить следующие преимущества:
− улучшает инновационные возможности предприятия за счет
взаимодействия и партнерства с поставщиками мирового уровня, имеющими
большой интеллектуальный потенциал и богатый инновационный опыт;
− обеспечивает большую гибкость предприятия в случае внезапного
изменения рыночной ситуации или потребительских предпочтений: проще и
дешевле найти новых поставщиков с необходимыми возможностями и
ресурсами, чем перестраивать внутреннюю деятельность предприятия,
ликвидируя одни мощности и ресурсы, и создавая новые;
− ускоряет приобретение ресурсов и навыков;
− позволяет сосредоточиться на тех операциях, которые эффективно
выполняются силами предприятия, и тех, которые стратегически целесообразно
сохранить под ее контролем.
Однако в этом случае компания рискует вывести за свои пределы слишком
многие виды деятельности и лишиться части собственных ресурсов и
возможностей. В таких случаях организация утратит виды деятельности,
которые в течение длительного времени обеспечивали ей успех на рынке.
Поэтому в рамках данного дипломного проекта информационная система
для автоматизации приема заявок в IT-отделе будет разрабатываться в компании
собственными силами, т.к. предприятие располагает квалифицированными
кадрами для проектирования, разработки, внедрения и сопровождения ИС (в
штате имеются программисты).
Разрабатываемая информационная система будет включать весь
необходимый функционал, и учитывать все особенности работы и пожелания
сотрудников данной организации, так как будет являться индивидуальным
(уникальным) продуктом, что позволяет быстро изменить функциональность в
соответствии с требованиями внутреннего заказчика.
39
1.4. Обоснование проектных решений
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
Информационное обеспечение комплекса задач, которые поставлены
перед дипломным проектом, организовано в виде реляционной базы данных, в
которой хранится вся информация из заявок, поступающих в IT-отдел, а также
документов, являющимися выходными для данной информационной системы.
Реляционная модель хранения данных представляет объекты предметной
области и взаимосвязи между ними в виде таблиц, при этом все операции над
этой базой данных сводятся к манипулированию таблицами.
Входными данными для информационной системы являются заявки на
ремонт и модернизацию ПК. Все входные данные формируются путем
заполнения специальных форм на сайте и сохраняются в базе данных.
В заявке указываются:
− ФИО сотрудника, создавшего заявку;
− вид неисправности;
− словесный комментарий к неисправности;
− дата и время создания заявки;
− дополнительный файл (если это необходимо).
В комментарии к заявке указывается:
− автор комментария;
− текст комментария;
− заявка, к которой комментарий относится;
− дополнительный файл (если необходимо);
− дата и время отправки комментария;
Формы, с помощью которых формируются входные данные, содержат
поля для ввода каждого атрибута, кроме статуса заявки, автора и даты/времени
записи (они фиксируются системой автоматически). Также следует отметить, что
атрибут «вид неисправности» заполняется на основании таблицы-справочника.
40
Всего в информационной системе используется пять справочников:
− пользователи;
− отделы (структурные подразделения компании);
− виды неисправностей;
− статусы заявок;
− роли пользователей.
Выходными данными деятельности информационной системы
автоматизации приема заявок в IT-отделе являются данные о выполненных и
обработанных заявках, формируемых в виде отчета за определенный период.
Кроме того, выходными данными являются и email-уведомления для
сотрудников компании о новых комментариях к заявкам, либо об изменении их
статусов – это сделано для того, чтобы пользователям не нужно было неотрывно
проверять состояние своей заявки. Сотрудникам IT-отдела приходят
уведомления и при создании новой заявки, для того, чтобы они быстрее могли её
обработать.
Отчет по заявкам включает следующие параметры:
− количество отправленных заявок;
− количество выполненных заявок;
− в том числе заявок на ремонт;
− в том числе заявок на модернизацию.
Отчет выводится с помощью специальной пользовательской формы в виде
таблицы и может быть сохранен в формате файла Microsoft Excel.
Для каждого входного документа и справочных данных используются
классификаторы, предназначенные для идентификации каждой записи.
Описание используемых классификаторов приведено в таблице 2.
41
Таблица 2
Используемые идентификаторы
Наименование кодируемого
множества объектов
Значность
кода
Мощность
кода
Система
кодирования
Идентификационный номер
пользователя
4
9999
Порядковая
Идентификационный номер вида
неисправности
4
9999
Порядковая
Идентификационный номер заявки
4
9999
Порядковая
Идентификационный номер статуса
заявки
4
9999
Порядковая
Идентификационный номер
комментария к заявке
4
9999
Порядковая
Идентификационный номер отдела
4
9999
Порядковая
Идентификационный роли
4
9999
Порядковая
1.4.2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению
Программное обеспечение – это совокупность программ для реализации
целей и задач информационной системы, а также нормального
функционирования комплекса технических средств.
В состав программного обеспечения входят общесистемные и
специальные программные продукты, в том числе: операционная система,
системы программирования, инструментальные средства программиста,
тестовые и диагностические программы, программные средства
телекоммуникации, защиты информации, функциональное программное
обеспечение (автоматизированные рабочие места, системы управления базами
данных и т. п.).
Для реализации информационной системы автоматизации приема заявок
необходимо выбрать язык программирования для создания пользовательского
интерфейса и систему управления базой данных для организации хранения
информации в виде базы данных.
В качестве языка программирования был выбран язык php.
PHP (PersonalHomePageTools – «Инструмент для создания персональных
веб-страниц») – является скриптовым языком программирования общего
пользования, используемый для создания Web-приложений. В данный момент
42
времени поддерживаются подавляющие большинство хостинг-провайдеров и
стал одним из ведущих языком программирования, использующих для
разработки динамических Web-сайтов [10].
Популярность языка в создании web-сайтов определяется наличием
большого набора средств предназначенных для разработки web-приложений.
Основные из них:
− автоматически извлекаемые GET и POST -параметров, а также
переменных окружения веб-сервера в предопределённые массивы;
− взаимодействие с очень большим количеством разных СУБД
(MySQL, SQLite, MySQLi, Oracle (OCI8), PostgreSQL, Microsoft SQL Server и
пр.);
− автоматическая отправка HTTP-заголовков;
− работа с HTTP-авторизацией, сессиями пользователей и cookies;
− работа с удалёнными и локальными файлами, сокетами;
− обработка файлов, загруженных на сервер;
В качестве системы управления базой данных была выбрана СУБД
MySQL.
MySQL – разработка шведской компании MySQL AB. СУБД MySQL
является программным обеспечением с открытым исходным кодом,
распространяемым по лицензии GNU (GPL) и коммерческой лицензии для
ситуаций, не подпадающих под действие лицензии GPL.
MySQL поддерживает реляционную модель данных, т. е. представляет
собой реляционную СУБД. Начиная с версии 5.0, СУБД MySQL практически
полностью удовлетворяет стандарту структурированного языка запросов SQL и,
следовательно, совместима с другими базами данных.
Основные достоинства СУБД MySQL:
− высокое качество – MySQL характеризуется устойчивой работой;
− считается одной из самых быстрых СУБД в мире;
43
− открытый код доступен для просмотра и модернизации, что
позволяет постоянно улучшать программный продукт;
− СУБД MySQL, разработанная с использованием языков C/C++,
протестирована на многих платформах, среди которых Windows, Linux,
FreeBSD, Mac OS X, OS/2, Solaris и др.;
− MySQL поддерживает API (Application Programming Interface,
программный интерфейс приложения) для С, C++, Eiffel, Java, Perl, PHP, Python,
Ruby и Tcl. MySQL можно успешно применять как для построения Web-страниц
с использованием Perl, PHP и Java, так и для работы прикладной программы,
созданной с использованием Delphi, Builder C++ или платформы .NET.4;
− СУБД MySQL предоставляет широкий выбор типов таблиц, в том
числе и сторонних разработчиков, что позволяет реализовать оптимальную для
решаемой задачи производительность и функциональность;
− локализация в MySQL выполнена корректно. У пользователя, как
правило, не возникает проблем при обработке русского содержимого БД;
1.4.3. Обоснование проектных решений по техническому обеспечению
Техническое обеспечение – комплекс технических средств,
предназначенных для работы информационной системы, а также
соответствующая документация на эти средства и технологические процессы. В
первую очередь это вычислительные машины, периферийное оборудование,
аппаратура, каналы передачи данных и линий связи. Документацией
оформляются предварительный выбор технических средств, организация их
эксплуатации, технологический процесс обработки данных, технологическое
оснащение.
Разрабатываемая информационная система автоматизации приема заявок
разрабатывается в виде web-сайта, поэтому для работы в системе необходимыми
условиями являются наличие доступа к сети интернет на компьютере и
установленная программа для обзора интернет страниц (web-браузер).
44
Минимальные значения технических характеристик компьютера, на
котором должна выполняться разработанная программа:
− тактовая частота процессора не менее 2,4 ГГц;
− объем оперативной памяти не менее 4 Гб;
− периферийные устройства: VGA-монитор с разрешением не менее
1280х800 пикселей, клавиатура, мышь.
− доступ к сети Интернет на скорости не менее 10 Мб/с