30
Отсутствие единого упорядоченного хранилища данных учащихся и
преподавателей.
Использование вычислительной техники для оптимизации процессов
будет эффективным благодаря тому, что значительная часть информации,
участвующей в нем, поддается формализации. Использование ЭВМ позволит
значительно ускорить процессы составления различных отчётов и повысить
эффективность мониторинга качества знаний учащихся.
1.2.3 Обоснования необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Оценим временные затраты на выполнение повседневных операций
завучем школы при вводе информации об учащихся и преподавателей.
Таблица 0.1
Расчет эффекта внедрения
Действие
Среднее
количество
за рабочий день
Время, необходимое для
выполнении одного
действия, минут
Общее
время,
минут
Учет сведений об
учащихся
10
10
100
Учет сведений о
преподавателях
10
10
100
Проверка
корректности
сведений
10
5
50
Расчет показателей
успеваемости
10
30
300
Оформление отчета
10
30
300
ИТОГО, минут:
850
В таблице 1.5 произведен расчет эффекта внедрения.
31
Таблица 0.2
Расчет эффекта внедрения
Действие
Среднее
количество
за рабочий день
Время, необходимое для
выполнения одного
действия, минут
Общее
время,
минут
Учет сведений об
учащихся
10
5
50
Учет сведений о
преподавателях
10
5
50
Проверка
корректности
сведений
10
3
30
Расчет показателей
успеваемости
10
5
50
Оформление отчета
10
1
10
ИТОГО, минут:
190
Таким образом, ожидаемая экономия рабочего времени составляет около
660 минут (более 10 часов) ежедневно, что позволяет увеличить эффективность
работы завуча и секретаря.
Схема документооборота приведена в таблице 1.6.
Таблица 1.6
№
п/п
Действие
Завуч
Секретарь
Архив
1
Сведения об
учащихся
2
Сведения о
преподавателях
3
Учебная нагрузка
4
Мониторинг
успеваемости
5
Отчет
Личная карточка
Личная карточка
Приказ о
закреплении
Подписан
директором
Таблица
распределения
Сводная ведомость
по классам
Таблица отчета
32
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Информационная безопасность - это комплекс организационно-
технических мероприятий, обеспечивающих целостность данных и
конфиденциальность информации в сочетании с ее доступностью для всех
авторизованных пользователей.
Обеспечение информационной безопасности и защиты информации на
уровнях:
Программный – Microsoft Windows Server 2008, Active Directory:
1. права доступа (к операционной системе Windows Vista, Windows
Server, Терминальный доступ Windows Server);
2. парольная защита информационных систем;
3. ведение логов и так далее (ведется контроль логов, Windows Server
пользователи, контроль трафика интернет, контроль почты).
В учреждении образования производится постоянный мониторинг
наиболее опасных угроз информационной безопасности:
1) Утечка данных;
2) Халатность специалистов;
3) Вирусы;
4) Кража оборудования;
5) Аппаратные и программные сбои.
Из списка угроз видно, что первое место в иерархии опасностей
информационного обеспечения компании занимает утечка данных. А именно
нарушается конфиденциальность следующих информационных блоков:
персональные данные; успеваемость учащихся. Поэтому руководители отделов
компании ведут ежедневный мониторинг своих подчиненных, системный
администратор контролирует права доступа к информации на файловый сервер,
производит мониторинг электронной почты сотрудников, контролирует
интернет канал путем закрытия доступа к социальным сетям и личной почте.
33
Если утечку информации удается предотвратить, сотрудник несет
ответственность за нарушение внутренней безопасности. К нарушителю
применяются одна или несколько санкций: выговор; строгий выговор.
В организации используется следующие способы обеспечения
безопасности:
1. Каждый пользователь должен проходить процедуру аутентификации
при начале работы с компьютером.
2. Компьютер пользователя защищён от вирусных атак антивирусом
DrWeb 6.0.
3. Сервер компании защищён антивирусом.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Для получения более полного анализа необходимо изучить и
проанализировать аналоги и прототипы существующих разработок. Рассмотрим
следующие аналоги: «Успеваемость в школе» и «Мониторинг».
Программа «Успеваемость в школе» решает задачу автоматизации
мониторинга успеваемости учащихся.
Главное окно программы, на котором располагается информация об
учебных нагрузках представлено на рисунке 1.5. На рисунке 1.6 представлено
окно редактирования успеваемости учащихся.
Рисунок 1.8 – Главное окно программы
34
Рисунок 1.9 – Окно редактирования успеваемости
В программе предусмотрено:
формирование и хранение личных дел учащихся;
формирование и хранение личных дел преподавателей;
формирование и хранение данных о предметах;
учет успеваемости, в том числе по балльно-рейтинговой системе
оценки.
Из недостатков можно выделить:
отсутствие отчетной документации;
отсутствие расчетов качества успеваемости учащихся.
В итоге можно отметить, что данная программа выполняет определённые
функции для автоматизации работы учреждения образования. Однако, несмотря
на то, что данная программа имеет определённые функции, использование
данной программы нецелесообразно, так как она выполняет не большое
количество функций, и предназначена только для ведения учёта успеваемости,
больше она предоставить ничего не может.
Программа «Мониторинг» служит для автоматизации вычисления
процента успеваемости, процента качества и средней оценки по результатам
нескольких контрольных срезов, тестировании и других проверочных работ. Для
наглядности сравнительного анализа при вводе первоначальных данных
происходит построение диаграммы и графика.
35
Сначала заполняется форма, где пользователь должен ввести название
школы, учебный год, предмет, класс, ФИО преподавателя и выбирать
количество проверочных работ для анализа (рисунок 1.7).
Рисунок 1.10 – Главное окно программы
После нажатия кнопки «Ok» открывается шаблон электронной таблицы
Excel куда пользователь должен ввести дату проведения проверочной работы,
количество учеников получивших оценки.
Из недостатков можно выделить:
отсутствие возможно хранения данных (список классов, учащихся,
предметов, учебных нагрузок);
отсутствие поиска, фильтрации данных.
Несмотря на то, что данная программа имеет определённые функции,
использование данной программы нецелесообразно, так как она выполняет не
большое количество функций, и предназначена только автоматизации
вычисления успеваемости, больше она предоставить ничего не может.
Для учреждения образования целесообразно разработать свою
автоматизированную систему качества знаний учащихся, с основными
функциями необходимыми в данном учреждении образования. По результатам
анализа выявленных аналогов были выделены их сильные и слабые стороны,
которые будут учтены при разработке программного средства.
36
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Под стратегией автоматизации определяется формализованная система
правил, на основе которых будет создаваться проектируемая ИС.
В процессе создания IT-стратегии учитываются базовые параметры
разрабатываемой ИС, чтобы в дальнейшем она отвечала некоторым
требованиям:
• Расширяемость, то есть система должна обеспечивать растущие
потребности организации;
• Настраиваемость, то есть система должна быть проста в
управлении;
• Совместимость, то есть все основные компоненты системы должны
быть взаимозаменяемы и соответствовать требованиям ИБ;
• Эффективность работы, то есть применение того или иного
решения должно быть экономически оправдано;
• Независимость, то есть руководитель не сможет попасть в
зависимость от поставщиков решений, при этом у него не возникнет
необходимости в содержании своего штата программистов.
Задача разработки стратегии автоматизации состоит из:
• Подготовительного этапа;
• Изучения, анализа и систематизации главных и вспомогательных
процессов;
• Улучшения принципов управления.
Фазы разработки стратегии включают в себя:
• Описание существующих функциональным задачам;
• Проектирование и исследование главных и вспомогательных
процессов;
• Утверждение целей и задач модернизации информационных
технологий. Установка первоочередных задач автоматизации и подготовка
предложений по их реализации;
37
• Создание системного проекта по реализации комплексной ИС,
предполагающего объединение действующих и разрабатываемых компонент (по
функциональности, структуре данных, их изменению и организации доступа);
• Технико-экономическое обоснование частей проекта информатизации
компании на базе выделяемых факторов эффективности.
Для автоматизации задачи среди уже созданного множества стратегий
выбирается один из следующих видов автоматизации:
• Хаотичная;
• По участкам;
• По направлениям;
• Полная (комплексная).
К минусам хаотичной автоматизации можно отнести отсутствие полной
стратегии развития автоматизированных систем, что может привести к
разработке незаконченных фрагментов информационной инфраструктуры и
прикладных систем, которые нельзя будет эффективно применять в
повседневной деятельности компании. При этом сама организация продолжит
нести убытки, связанные с задвоением функций, которые бы могла выполнять
комплексная ИС, и обслуживанием сложных процедур обмена данными.
Автоматизация по участкам включает в себя процесс автоматизации
некоторых производственных или управленческих подразделений.
Автоматизация по участкам включает в себя отбор одного или нескольких
участков работ, а точнее, задач, выполняемых одним или несколькими
сотрудниками конкретного отдела. Для того, чтобы автоматизация по участкам
стала эффективной, необходимо создание стратегических и оперативных планов
автоматизации документооборота.
Автоматизация по направлениям деятельности, к примеру, управление,
производство, сбыт, контроль финансов и т.п. От автоматизации по участкам
отличается тем, что автоматизация по направлениям работ включает участие в
подобном процессе всех организационных подразделений, работа которых
связана с автоматизируемым направлением. Автоматизация по направлениям
заключается в выборе автоматизации одного или нескольких процессов в
38
полном объеме – от начала до конца. Для увеличения эффективности процесса
автоматизации по направлениям нежно разработать стратегический и
тактический планы автоматизации.
Комплексная автоматизация предполагает внедрение ИС на все функции
управления. Практическим результатом перехода к единой ИС становится
общий для всей организации стандарт на возможности взаимодействия
пользователей с системой (применение одних и тех же процедур обработки
документов, необходимых для составления различных управленческих
решений). Можно выделить некоторые особенности комплексного подхода к
автоматизации документооборота организации: увеличение экономической
эффективности этого подхода по сравнению с другими (по направлениям, по
участкам); повышение требований к качеству управления процессом интеграции
системы. Определение одной или комбинации из стратегий автоматизации
документооборота выражается результатом анализа текущего и предполагаемого
состояния на некоторый период. Данный подход очень дорог и длителен,
поэтому, в силу существующих экономических и временных ограничений, в
данной задаче не применим.
В исследуемом случае лучше всего подходит стратегия автоматизации по
направлению. Следовательно, организацию сможет автоматизировать
деятельность по учету и расчету качества знаний учащихся, получив при этом
экономический эффект.
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи
В этом разделе рассматриваются базовые возможные варианты
приобретения ИС для организации, а также описывается эффект от процесса их
внедрения, потенциально оказанный на саму фирму. Выявлены главные
недостатки и преимущества всех рассмотренных способов приобретения.
Сегодня есть несколько вариантов решения поставленной задачи, касаемо
приобретения:
• Покупка готового ПО;
39
• Покупка готового ПО и его модификация под требования специалиста;
• Создание собственного ПО;
• Доработка уже имеющегося и находящегося в работе ПО.
Покупка готового ПО - один из наиболее простых вариантов, не
требующих других затрат, кроме финансовых. Среди преимуществ такого
способа можно назвать минимальные временные затраты и усилия на внедрение
продукта. Также есть очень большая вероятность купить хороший и актуальный
продукт из последних разработок, ввиду повышенной конкуренции на данном
рынке. Основными недостатками становится значительная дороговизна.
К тому же государственное учреждение образования обладает малым
денежным финансированием. Последним недостатком можно назвать
возможность возникновения критических ошибок из-за несовместимости
системы и структурной организации предприятия, для устранения которых
будут нужны немалые временные затраты, поскольку скорее всего придется
обращаться к производителю.
Покупка готового ПО и его модификация под требования специалиста -
это улучшенный первый вариант приобретения, но с сохранившимся
единственным недостатком - это предполагаемая высокая стоимость. Такой вид
приобретения дает возможность в буквальном смысле «подогнать» все
параметры ПО под нужды потребителя и условия работы, что минимизирует
вероятность реализации критических ошибок.
Создание собственного ПО - самый длительный способ получения
нужного продукта. Группа специалистов IT отдела, отдела программных
разработок реализует свой собственный продукт для своей же организации,
учитывая её специфику. Но зачастую этот процесс занимает довольно много
времени и не всегда гарантирует 100% результат. В созданном продукте может
быть масса недоработок, которые необходимо будет устранять уже в процессе
работы системы.
Доработка уже имеющегося и находящегося в работе ПО - обычная
модернизация уже имеющейся системы.