- 22 -
• Неотраженные документально изменения в материальных потоках
(а также корректировки в процессах);
• Долгий поиск связанных между собой документов по разным
структурам организации;
• Дубли и неточности, большой процент неточностей и ошибок;
• Отсутствие совокупного представления о состоянии дел и
сложность прогнозирования и принятия важных решений;
• Непрозрачность бизнес-процессов создания, согласования,
утверждения и контроля исполнения документов;
Сотрудник МБОУ «Алнашская СОШ», отвечающий за организацию
дистанционного обучения, как правило, тратит очень много времени на поиск
необходимых данных (по статистике на это уходит до 40% рабочего времени)
или воссоздание заново – вместо повторного использования – документов,
существующих "где-то в МБОУ «Алнашская СОШ»" (подобное происходит
примерно в 70% случаев). При такой «разбросанности» данных и документов
сложно обеспечить их целостность, непротиворечивость и безопасность.
Схема документооборота в процессе обучения сотрудников представлена
на рисунке 1.9.
- 23 -
Действие
Сотрудник
Создание учебных
материалов (лекций)
Изучение учебных
материалов
Исполнитель
Лекции
Обучаемый
Создание отчетных
работ
Архив
Прохождение отчетных
работ
Лекции
Отчетные работы
Контроль правильности
выполнения
Отчетные работы
Отчетные работы
Формирование общей
ведомости и отправка в
архив
Отчетные работы
Ведомость
выполнения работ
Рисунок 1.8 Схема документооборота
Проведем расчеты, позволяющие оценить возможную эффективность
внедрения автоматизированного варианта дистанционного обучения
сотрудников.
Использование вычислительной техники для решения различных задач на
предприятии позволяет снизить административные накладные расходы,
- 24 -
повысить производительность труда, рационализировать ведение дел и повысить
эффективность управления.
Необходимость создания и внедрения системы обусловлена тем, что в
фирме недостаточно автоматизированы необходимые расчеты, и большинство из
них проделывается по известному алгоритму раз за разом вручную. Это требует
высоких трудовых затрат и зачастую приводит к ошибочным результатам.
Формирование отчётов и расчёт основных экономических показателей
занимает продолжительное время и требует от сотрудников внимательности и
усидчивости. Допущение даже малейших ошибок может повлиять на
управленческие решения администрации Центра.
Использование вычислительной техники для оптимизации процессов
будет эффективным благодаря тому, что значительная часть информации,
участвующей в нем, поддается формализации. Использование ЭВМ позволит
значительно ускорить процессы составления различных отчётов и повысить
эффективность мониторинга состояния обучения в целом.
Очевидно, что для автоматизации необходимо использовать такие
средства, как персональные компьютеры, принтеры, а также специальное
программное обеспечение[2].
Оценим временные затраты на выполнение повседневных операций.
Таблица 1.4
Расчет эффекта внедрения
Действие
Среднее
количество
за рабочий
день
Время,
необходимое для
выполнения одного
действия, минут
Общее
время,
минут
Учет темы контрольной работы
10
5
50
Учет предмета контрольной
работы
10
10
100
Учет автора контрольной
работы
10
20
200
Учет проверяющего
контрольной работы
10
15
150
Учет оценки контрольной
работы
10
5
50
Подготовка списка контрольных
10
10
100
- 25 -
Действие
Среднее
количество
за рабочий
день
Время,
необходимое для
выполнения одного
действия, минут
Общее
время,
минут
работ по критериям
Получение статистической
отчетности за период (раз в
неделю)
0,14
60
8,4
ИТОГО, минут:
658
В таблице 1.7 произведен расчет эффекта внедрения.
Таблица 1.7
Расчет эффекта внедрения
Действие
Среднее
количество
за рабочий
день
Время,
необходимое для
выполнения одного
действия, минут
Общее
время,
минут
Учет темы контрольной работы
10
5
50
Учет предмета контрольной
работы
10
10
100
Учет автора контрольной работы
10
2
20
Учет проверяющего
контрольной работы
10
15
150
Учет оценки контрольной
работы
10
1
10
Подготовка списка контрольных
работ по критериям
10
1
10
Получение статистической
отчетности за период (раз в
неделю)
0,14
1
0,14
ИТОГО, минут:
340
Таким образом, ожидаемая экономия рабочего времени составляет около
320 минут (более 5 часов) ежедневно, что позволяет увеличить эффективность
работы сотрудников МБОУ «Алнашская СОШ».
Кроме того, использование вычислительной техники для оптимизации
процессов будет эффективным благодаря тому, что значительная часть
информации и процессов по её обработке, участвующей в нем, поддается
формализации. Использование ЭВМ позволит значительно ускорить процессы
- 26 -
составления различных отчётов и повысить эффективность подготовки
отчётности в целом.
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Безопасность информации в настоящее время обеспечивается за счет
применения следующих мер:
1. Использование встроенного брандмауэра в маршрутизаторах, а
также фильтрации по MAC-адресам и аутeнтификации пользоватeлeй;
2. Использованием антивирусного программного обеспечения -
Kaspersky Enterprise Space Security, а так же DrWeb;
3. Соблюдением регламента работы с документами в бумажной и
электронной форме;
4. Использованием резервного копирования информации;
5. Использование организационных и кадровых мер, в том числе
системы контроля доступа.
Защита от несанкционированного доступа в МБОУ «Алнашская СОШ»
обеспечивается путем применения программного средства АПМ «Соболь»
, обеспечивающего многоуровневую защиту локальных ресурсов
компьютера, в том числе:
· защиту информации от несанкционированного доступа на ПЭВМ
в ЛВС через терминальный и сетевой вход;
· разграничение полномочий пользователей по доступу к ресурсам
файловой системы;
· контроль доступа к реестру, контроль целостности, аудит событий;
· очистку остаточной информации;
· защиту данных путем преобразования диска (кодирования);
- 27 -
· разграничение доступа к устройствам, контроль аппаратной
конфигурации;
· возможность создания замкнутой программной среды;
· разграничение доступа при сетевом взаимодействии;
· сетевое администрирование, включая удаленную настройку
и просмотр журналов.
Все программное обеспечение, установленное на компьютерном
оборудовании МБОУ «Алнашская СОШ», является собственностью МБОУ
«Алнашская СОШ» и должно использоваться исключительно в
производственных целях.
Сотрудникам запрещается устанавливать на предоставленном в
пользование компьютерном оборудовании нестандартное, нелицензионное
программное обеспечение или программное обеспечение, не имеющее
отношения к их производственной деятельности. Если в ходе выполнения
технического обслуживания будет обнаружено не разрешенное к установке
программное обеспечение, оно будет удалено, а сообщение о нарушении будет
направлено непосредственному руководителю сотрудника и в Департамент
защиты информации.
На всех портативных компьютерах должны быть установлены программы,
необходимые для обеспечения защиты информации:
персональный межсетевой экран;
антивирусное программное обеспечение;
программное обеспечение шифрования жестких дисков;
программное обеспечение шифрования почтовых сообщений.
Все компьютеры, подключенные к корпоративной сети, оснащены
системой антивирусной защиты, утвержденной руководителем предприятия.
Сотрудникам МБОУ «Алнашская СОШ» запрещается:
- 28 -
блокировать антивирусное программное обеспечение;
устанавливать другое антивирусное программное обеспечение;
изменять настройки и конфигурацию антивирусного программного
обеспечения.
Кроме того, определены инструкции пользователям по использованию
паролей и антивирусной защиты.
Все пользователи должны придерживаться установленных процедур
поддержания безопасности при выборе использовании паролей. Они обязаны
соблюдать следующие инструкции:
• Обязательно устанавливать персональные пароли для обеспечения
подотчётности;
• Хранить все пароли в секрете;
• Не записывать пароли на бумаге, если бумажные носители не могут
быть сохранены в надежном месте;
• Менять пароль каждый раз, когда есть указания на возможную
компрометацию системы или паролей;
• Использовать пароли, содержащие не менее 6 знаков;
• Изменять все пароли через регулярные промежутки времени (не
более 180 суток) и не использовать повторного или циклического применения
старых паролей;
• Как можно чаще менять пароли для доступа к системным утилитам
и привилегированным системным ресурсам;
• Всегда изменять временные пароли при входе в систему;
• Не использовать пароли в открытых сценариях автоматического
входа – макросах или функциональных клавишах.
- 29 -
При выборе паролей не рекомендуется использовать:
• Дату рождения;
• Инициалы и регистрационные номера автомобилей;
• Названия и идентификаторы структурных подразделений;
• Номера телефоном и другие группы символов, состоящее из одних
цифр;
• Пользовательские, системные и групповые идентификаторы;
• Более двух одинаковых символом;
• Группы символов, состоящие из одних букв.
Нужно как можно чаще проводить проверки программ и данных в
системах, которые поддерживают критически важные производственные
процессы. Наличие случайных файлов или несанкционированных исправлений
должно быть расследовано путем формальных процедур.
Дискеты и другие съёмные накопители информации следует проверять на
вирусные угрозы до их использования.
Нужно заранее определить управленческие процедуры и обязанности по
оповещению в случае поражения системы вирусами и принятию срочных мер по
ликвидации последствий от такого проникновения. Также необходимо составить
план обеспечения бесперебойной работы компании в случае вирусного
заражения, в т. ч. планы для резервного копирования информации,
восстановления всех необходимых данных и программ.
Противовирусные программные средства обычно используются
следующим образом:
• ПО для обнаружения конкретных вирусов следует применять для
проверки ПК и носителей данных на наличие известных вирусных угроз либо
как мера предосторожности, либо как повседневная процедура.
- 30 -
• ПО для обнаружения изменений, внесенных в данные, должны быть
поставлены на ПК в случае необходимости для выявления изменений в
работающих программах.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Системы управления обучением
Такие системы зачастую необходимы для контроля большого числа
обучаемых. Часть из них ориентированы на применение в учебных заведениях
(Blackboard, e-College или WebCT), часть на корпоративное обучение (Docent,
Saba, Aspen). Их основной составляющей становится то, что они помогают
контролировать обучение пользователей, сохранять их параметры, вести учет
числа заходов на разные разделы сайта, указывать время, потраченное
обучаемым, на выполнение каждой части курса.
CMS
Управление контентом электронных курсов помогает размещать
электронные учебные материалы в различных форматах и управлять ими.
Подобная система состоит из интерфейса и БД, содержащей образовательный
контент.
Системы управления обучением и учебным контентом
Такие системы включают в себя возможность двух предыдущих и
становится сейчас самыми перспективными в плане организации электронного
обучения. Контроль большого потока обучаемых, возможность быстрого
создания курсов и наличие других модулей помогает системам управления
обучением и контентом решать задачи организации обучения в основных
образовательных структурах.
- 31 -
Сейчас есть две основные ветки реализации систем электронного
обучения:
• Корпоративные LMS\LCMS;
• Open-Source LMS\LCMS.
Корпоративные LMS\LCMS
Представляют собой коммерческие разработки, необходимые для
применения в удаленном обучении, либо в процессе внедрения электронного
обучения в учебном заведении. На отечественном рынке представлены
следующие:
• “Битрикс: Управление сайтом” – CMS, широко распространенная и
хорошо известная. Продукт поставляется в различных по мощности версиях, где
основное отличие – набор модулей (возможностей). Но разработку дизайна сайта
и его первоначальную настройку реализуют только профессиональные
специалисты (PHP-программист). Сама система также очень требовательная к
аппаратной мощности сервера.
• “NetCat” – в данный момент CMS представлена в версии 2.3, а
первая была обнародована в далеком 1999 году. Эта CMS функциональна,
удобна и проста в работе. Ко всем пакетам (исключая “Small Business”)
предлагается квалифицированная ТП по горячей телефонной линии или другому
удобному способу общения. В процессе создания сайта и (особенно сложного и
многофункционального) необходимы знания программистов (PHP и MySQL).
• “inDynamic 2.3” – обширная и достаточно удобная CMS. Сайты,
разработанные на основе этой системы, имеют ряд преимуществ перед
большинством других (тут можно выделить только Amiro.CMS) в рамках
поискового продвижения и раскрутки.
• “Amiro.CMS” – функциональная и сбалансированная CMS,
имеющая множество положительных особенностей, среди которых и глубокий