17
• разнородное прикладное и системное программное ПО;
• физически и морально устаревшее вычислительное оборудование на
предприятии.
Из данного перечня задач автоматизации выбрана автоматизация учета
входящих документов, которая позволит снизить издержки на ведение дел.
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Для исследования задачи учета входящих документов надо выполнить
моделирование существующих на предприятии бизнес-процессов. Для этого
хорошо подходит нотация IDEF0.
IDEF0 – это методология моделирования для описания производственных
функций, которая предлагает язык функционального моделирования для анализа,
разработки, реинжиниринга и интеграция информационных систем, бизнес-
процессов, или анализа разработки программного обеспечения.
IDEF0 является частью семейства языков моделирования IDEF в области
разработки программного обеспечения и построена на языке функционального
моделирования SADT (Structured Analysis and Design Technique) [6].
IDEF0 может использоваться для моделирования широкого спектра
автоматизированных и неавтоматизированных систем. Для новых систем его
можно использовать сначала для определения требований и определения
функций, а затем для разработки реализации, которая отвечает требованиям и
выполняет функции. Для существующих систем IDEF0 может использоваться для
анализа функций, которые выполняет система, и для записи механизмов (средств),
с помощью которых они выполняются [3].
Результатом применения IDEF0 к системе является модель, которая состоит
из иерархической серии диаграмм, текста и глоссария, имеющих перекрестные
ссылки друг на друга. Двумя основными компонентами моделирования являются
функции (представленные на диаграмме блоками) и данные и объекты, которые
взаимосвязывают эти функции (представлены стрелками).
Модель IDEF0 основана на простом синтаксисе. Каждое действие
описывается меткой на основе глагола, помещенной в поле. Входные данные
18
показаны в виде стрелок, входящих в левую часть поля активности, а выходные –
в виде выходящих стрелок в правой части окна. Элементы управления
отображаются в виде стрелок, входящих в верхнюю часть окна, а механизмы
отображаются в виде стрелок, входящих в нижнюю часть окна. Входы, элементы
управления, выходы и механизмы называются понятиями [2].
Процесс IDEF0 начинается с идентификации основной функции,
подлежащей разложению. Эта функция указана в «Контекстной диаграмме
верхнего уровня», которая определяет область конкретного анализа IDEF0. Из
этой диаграммы генерируются диаграммы нижнего уровня.
Контекстная диаграмма бизнес-процесса «Документооборот в области
учета входящих документов» представлен на рисунке 1.4.
Рис. 1.4. Контекстная диаграмма IDEF0
На входе бизнес процесса:
• данные о входящих документах;
• данные о клиентах;
• данные о поставщиках;
На выходе – журнал учета входящих документов.
Участниками процесса является делопроизводитель ООО «Меркато».
Декомпозиция представлена на рисунке 1.5.
19
Рис. 1.5. Декомпозиция контекстной диаграммы
В результате декомпозиции выделены такие подпроцессы:
• занесение клиентов в журнал;
• занесение поставщиков в журнал;
• занесение нового документа в журнал;
• анализ и сортировка документов, подготовка отчетов.
Архивом, накапливающим данные о документах и их параметрах, является
журнал. В качестве такового используют либо разрозненные файлы Excel, либо
бумажные журналы.
Таким образом, информация о документах не структурирована.
В конкретной организации в качестве журнала может выступать либо
бумажный журнал, либо файл в формате Excel.
В любом случае, даже использование файлов Excel не является
современным продуктивным способом учета входящих документов.
Все это приводит к тому, что в организации ООО «Меркато» существует
потребность в автоматизации основных бизнес процессов по учету входящих
документов. Это поможет решить такие вопросы, как:
• иметь единую базу данных по входящим документам;
• ускорить и упростить рутинные операции с документами;
20
• всегда иметь достоверную информацию;
• значительно уменьшить затраты на трудоемкий анализ и сортировку;
• высвободить специалистов для более важной работы;
• обеспечить защиту от несанкционированного доступа к данным;
• повысить управляемость бизнеса компании;
• получить оперативный доступ к истории входящих документов;
• снизить расходы на ведение дел.
Таким образом, разработка приложения позволит повысить эффективность
функционирования исследуемого предприятия.
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Для начала следует представить схему существующего информационного
обмена при учте входящих документов (рисунок 1.6).
Рис. 1.6. Схема существующего документооборота
В таблице 1.2 представлена оценка трудовых и финансовых затрат на
сузществующий документооборот.
21
Таблица 1.2
Оценка трудовых и финансовых затрат на сузществующий документооборот.
Операция
Должность
исполнителя
Время
исполнения, ч
Заработная
плата, руб/час.
Стоимость,
руб.
Занесение клиентов
в журнал
Делопроизво
дитель
150
350
52500
Занесение
поставщиков в
журнал
Делопроизво
дитель
100
350
35000
Занесение нового
документа в журнал
Делопроизво
дитель
200
350
70000
Анализ и
сортировка
документов,
подготовка отчетов
Делопроизво
дитель
500
350
175000
ИТОГО
950
332500
Исходя из таблицы видно, что на схему документооборота в год тратится
332500 рублей. При этом делопроизводитель тратит порядка 950 часов на
обработку входящих документов. Работник очень перегружен рутинной работой.
Поэтому внедрение АИС позволит снизить трудовые и финансовые
затраты.
Для автоматизации необходимо применять вычислительную технику.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
На текущий момент информационная безопасность на предприятии
обеспечивается такими средствами:
• Бесплатный антивирус Avast;
• Межсетевой экран Cisco Asa 5505.
Avast Free Antivirus – это эффективная и комплексная антивирусная
программа. Это одна из самых популярных доступных антивирусных программ
благодаря надежному и заслуживающему доверия бренду, который создал Avast.
Ключевыми функциями, которые по-прежнему делают Avast Free Antivirus столь
популярным, являются простой пользовательский интерфейс, оптимизированные
22
параметры сканирования и постоянно обновляемая база данных определений
вирусов.
Avast постоянно обновляет свою базу данных определений вирусов, что
означает, что ваш компьютер будет защищен от новейших шпионских программ,
вирусов и потенциально опасных веб-сайтов. Большое и активное сообщество
Avast быстро предупреждает команду разработчиков о новых угрозах
безопасности, которые быстро противостоят и добавляются в важную базу
данных Avast. Надстройка браузера дополнительно повышает безопасность
компьютера с помощью таких функций, как cookie-файлы и блокировка
социальных сетей.
Avast Free Antivirus поставляется с набором стандартных параметров
сканирования, основанных на глубине и скорости. Быстрого сканирования в
большинстве случаев будет достаточно – нацеливание на съемные носители и
выбранные вами файлы, выявление угроз безопасности обычно занимает менее
минуты. Сканирование при запуске запускается автоматически при загрузке и
является полезной, регулярной проверкой безопасности.
Оптимизированный механизм сканирования в последней версии означает,
что сканирование текстового содержимого выполняется значительно быстрее,
чем в предыдущих версиях. Сканирование EXE-файлов происходит также
быстрее. Более эффективное использование памяти означает, что Avast Free
Antivirus должен вызывать меньшую нагрузку на вашу систему, чтобы вы могли
быстрее выполнять другие задачи.
Межсетевой экран Cisco ASA 5505 является полнофункциональным
комплексом защиты следующего поколения для малого бизнеса, филиалов
офисов и корпоративных дистанционных работников. Cisco ASA 5505 имеет
высокопроизводительный межсетевой экран, SSL и IPsec VPN, а также большое
количество сетевых служб в модульном комплексе, поддерживающем «plug-and-
play».
Используя встроенный Cisco ASDM, межсетевой экран Cisco ASA 5505
легко устанавливается и настраивается, что позволяет свести к минимуму
стоимость операций. Cisco ASA 5505 имеет гибкий коммутатор на 8 портов,
которые могут быть динамически сгруппированы для создания 3 отдельных
23
виртуальных сетей, обеспечивая усовершенствованную сетевую фрагментацию и
безопасность.
Также Cisco ASA 5505 имеет 2 порта Power over Ethernet (PoE), упрощая
установку IP-телефонов с безопасными возможностями VoIP и беспроводных
точек доступа для расширения сетевой мобильности. Высокопроизводительная
система предотвращения вторжений и служба блокирования сетевых червей
становятся доступными после добавления AIP SSC. Несколько портов USB могут
быть использованы для добавления дополнительных служб и возможностей в
будущем.
Исходя из существующих средств обеспечения инфорационной
безопасности можно сделать вывод о том, что таких средств недостаточно для
комплексной защиты информации на предприятии.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Рынок СЭД в России достаточно велик, поэтому предполагается изучение
лишь некоторых систем. В данном разделе рассмотрим такие СЭД:
• СБИС [16];
• СЭД ТЕЗИС [13];
• Контур.Диадок [12];
• Контур.Фокус [15];
• Контур.EDI [14];
• 1С:Документооборот [17].
СЭД СБИС
СБИС – популярная в России система электронного документооборота
между фирмами, госорганами и обычными людьми. Предлагает средства
обсуждения, уведомления и работы с документами (рисунок 1.7).
24
Рис. 1.7. СЭД СБИС
Возможности СБИС:
• Обмен электронными документами от контрагентов.
• Электронные подписи.
• Сверка НДС.
• Создание и печать первичных документов и отчетов в ФНС, ПФР, ФСС,
Росстат.
• Поиск и анализ закупок.
• Отбор торгов.
• Информация о компаниях и владельцах, в том числе из ЕГРЮЛ и
ЕГРИП.
• Средства интеграции, API.
• Поддержка онлайн-касс и ОФД.
• Поддержка ЕГАИС.
• Карточки контактов.
• Обмен сообщениями и файлами.
• Совместное обсуждение задач и документов.
• Аудио- и видеозвонки.
• Уведомления от госорганов.
• Календарь.
• Хранилище файлов.
25
СЭД ТЕЗИС
Система электронного документооборота с возможностью автоматизации
уникальных бизнес-процессов. Ее используют для автоматизации бизнес-
процессов, движения бумаг, делопроизводства и контроля дисциплины (рисунок
1.8).
Рис. 1.8. СЭД ТЕЗИС
«ТЕЗИС» – это система управления документами и задачами. С помощью
нее каждый желающий может организовать механизмы работы с задачами
(контроль дисциплины), документацией и канцелярией (автоматизация). Под
своим крылом также предлагает корпоративный портал и мобильную версию.
Основные функции и модули, которые могут быть включены и встроены в
СЭД ТЕЗИС:
• управление документами и задачами;
• электронная канцелярия;
• оповещения;
• интеграция с пакетами MS Office и OpenOffice;
• аутентификация при помощи Active Directory;
• возможность конструировать бизнес-процессы и отчеты;
• поддержка ЭЦП;
• распознавание текста;
• учет обращений граждан;
• шлюз с учетной системой;
26
• корпоративный портал;
• единый холдинг;
• модификация программного кода;
• поддержка многосерверной архитектуры.
Портал ТЕЗИС разработан на базе Liferay Portal, это скорее дополнение к
СЭД для быстрого доступа к важным корпоративным данным и организации
пространства для совместной работы. На подобном портале можно добавлять
задачи и документы, получать уведомления, регистрировать документацию без
доступа. В сам портал можно встроить калькуляторы валют, напоминания,
бронирование комнат, заказ транспорта и др.
Контур.Диадок
Помощник для руководителей и менеджеров компаний в сфере онлайн-
обмена юридически значимыми документами. Управление входящими
документами бесплатно (рисунок 1.9).
Рис. 1.9. СЭД Контур.Диадок
Диадок – помощник для бухгалтеров, руководителей и менеджеров
компаний по онлайн-обмену юридически значимыми документами. Управление
входящими документами бесплатно.
Диадок – это одна из наиболее удобных систем для юридически значимого
электронного документооборота между различными предприятиями. Система
включает полный набор функций для масштабной работы с бумагами в вашей
организации. Для всех клиентов создана простая веб-версия, для владельцев «1С»
есть специальное коробочное издание. Пользователи других учетных систем