114
Рисунок 36. Окно «Приход»
Соответствующие записи появятся в журнале прихода грузов (рисунок
37). Для каждого товара, поступившего по накладной, в журнале приемки грузов
добавляется новая строка. В журнале для вновь добавленных строк в столбцах
«Поврежд.» и «Качество» отображается вопросительный знак. Это означает, что
для этих партий товара не была еще проведена приемка по количеству и приемка
по качеству.
Для каждого товара кладовщик должен произвести приемку по
количеству. Для этого кладовщик выбирает строку в журнале прихода грузов, и
нажимает кнопку «Приемка по количеству». Откроется окно «Приемка по
количеству» (рисунок 38), в котором кладовщик вводит информацию о
фактическом количестве товара. Расхождение между фактическим количеством
и количеством по документам в натуральных единицах и в процентах
вычисляется автоматически. Затем кладовщик фиксирует в этом окне
информацию о повреждениях упаковок товара.
115
Рисунок 37. Журнал прихода грузов
Рисунок 38. Окно «Приемка по количеству»
116
Если при приемке по количеству обнаружены нарушения (расхождение
больше 0 и имеются записи в таблице повреждений), то в журнале прихода
грузов в столбце «Поврежд.» отображается красный восклицательный знак. Если
же нарушений не обнаружено, то в столбце «Поврежд.» отображается «ОК».
После того как произведена приемка по количеству, появляется
возможность провести приемку по качеству (рисунок 39). Кнопка «Приемка по
качеству» доступна только под учетной записью контролера Сектора приемки по
качеству.
Рисунок 39. Приемка по качеству
Если при приемке по качеству нарушений не обнаружено, то в столбце
«Качество» журнала приемки грузов отображается «ОК». Если же обнаружены
нарушения (расхождение больше 0), то в журнале прихода грузов в столбце
«Качество» отображается красный восклицательный знак.
117
После приемки по количеству и качеству товара «Ручка пластиковая Х-8
белая» запись в журнале прихода грузов будет выглядеть как на рисунке 40, т.е.
при приемке по количеству кладовщиком были обнаружены повреждения
упаковки, но приемка по качеству показала, что дефектов товаров не
обнаружено.
Заявки на отгрузку товаров поступают из отдела сбыта. На рисунке 41
показано окно просмотра заявок, которое доступно кладовщику участка
отгрузки.
Рисунок 40. Отражение в журнале прихода грузов результатов приемки по
количеству и качеству
Для выбранной строки в таблице «Заказы» в нижней таблице
отображаются заказанные товары (рисунок 41), а также дополнительная
информация об их наличии на складе. В рассматриваемом примере для
комплектации заказа недостаточно товара «CD-R «Кодекс». Несмотря на то, что
общее количество этих дисков на складе превышает заказанное, однако 1000 шт.
зарезервирована за отделами КЦ.
Кладовщик участка отгрузки должен решить эту ситуацию. Согласовав
свои действия с менеджером отдела сбыта, кладовщик может снять резерв с
отделов КЦ, либо отгрузить доступное количество товара, а именно 485 шт.
вместо заказанных 500.
Рисунок 41. Окно просмотра заявок на отгрузку
118
Для того чтобы просмотреть резервы по этому товару за отделами КЦ,
необходимо открыть окно «Управление резервами» (рисунок 42). В этом окне
отображается список отделов, за которыми числится резерв. Зарезервированное
количество можно изменить, либо вовсе удалить резерв определенного отдела.
Также в этом же окне имеется возможность добавить резерв.
Допустим, в данном случае было принято решение снять с резерва
учебного центра 15 шт дисков «Кодекс», чтобы обеспечить отгрузку в РИЦ 500
шт. дисков. Кладовщик выбирает строку «Учебный центр», нажимает кнопку
«Изменить», и в открывшемся диалоговом окне (рисунок 43) вводит новое
значение резерва.
Рисунок 42. Окно управления резервами
Рисунок 43. Диалоговое окно изменения резерва
119
Теперь на складе достаточно свободного товара, чтобы выполнить
отгрузку в соответствии с заказом (рисунок 44).
Выбрав в таблице заказов интересующий заказ, кладовщик нажимает
кнопку «Комплектация». Открывается окно ввода документа «Накладная на
перемещение» (рисунок 45).
Рисунок 44. Заказы РИЦ
После того как накладная сформирована, отгрузку можно увидеть в
журнале отгрузок (рисунок 46). При этом, если партия недоукомплектована по
сравнению с заказом, то в столбце комплектность значение будет меньше 100%,
и будет выделяться красным цветом. После того как товар отправлен в КЦ,
кладовщик должен указать, что товар отгружен. Для этого необходимо нажать
кнопку «Отгрузка», после чего в диалоговом окне (рисунок 47) указать время
отправки, номер автомобиля и фамилию водителя.
120
Рисунок 45. Формирование накладной на перемещение
Рисунок 46. Журнал отгрузок
Рисунок 47. Окно ввода параметров отгрузки
121
III Обоснование экономической эффективности проекта
3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической
эффективности
Экономическая эффективность проекта складывается из двух
составляющих:
Прямого эффекта, который характеризуется снижением трудовых,
стоимостных показателей.
Косвенного эффекта, который характеризуется увеличением
прибыли, уменьшением сумм штрафов, неустоек и т. д.
К трудовым показателям относятся следующие:
1) абсолютное снижение трудовых затрат (
Т) в часах за год:
Т = Т
0
- Т
1,
где Т
0 - трудовые затраты в часах за год на обработку информации по базовому варианту;
Т
1 - трудовые затраты в часах за год на обработку информации по предлагаемому варианту;
2) коэффициент относительного снижения трудовых затрат (К
Т):
К
Т
=Т / T
0
* 100% ;
3) индекс снижения трудовых затрат или повышение производительности труда (
Y
T):
Y
T
= T
0
/ T
1.
Снижение трудозатрат можно выразить в стоимостном виде:
С
1
= T
0
* (ЗП + А + НР),
где ЗП – среднечасовая заработная плата специалиста, руб.;
А – часовая норма амортизации, руб.;
НР – часовая стоимость накладных расходов, руб.
Разработанная ИС складского учета позволит значительно увеличить
производительность работы кладовщиков, повысит степень автоматизации работ
по обработке информации. Работы, которые ранее проводились вручную при
помощи бумажных документов, автоматизируются путём разработки АИС.
Данные, которые ранее хранились в бумажном виде в картотеке, и могли
затеряться, перепутаться и т.п., теперь будут храниться централизованно в базе
(
1)
(2) (2)
(1) (1)
(3) (3) (3)
(4)
122
данных с жесткой структурой, которая обеспечивает гораздо более эффективную
работу с данными.
Внедрение ИС склада ЗАО «Кодекс» позволит:
- сократить трудозатраты на обработку информации и подготовку
документов;
- уменьшить количество ошибок при заполнении складских документов;
- снизить количество потерь товара из-за потери актуальности;
- оптимизировать складские запасы;
- повысить качество управления деятельностью по
материально-техническому снабжению и сбыту товаров.
Благодаря внедрению системы планируется снижение трудозатрат
работников склада за счет:
- автоматизации заполнения документов (отпадает необходимость
дублирования информации в складских документах, ведения карточек учета
товаров и т.п.);
- автоматизации документооборота между складом и отделом снабжения,
складом и отделом сбыта, складом и бухгалтерией;
- автоматизации процессов подготовки отчетов.
К стоимостным показателям относятся: абсолютное снижение
стоимостных затрат (
C) в рублях за год, коэффициент относительного
снижения стоимостных затрат (К
C), индекс снижения стоимостных затрат (
Y
C),
рассчитываемые аналогично показателям (1) – (3).
Внедрение системы автоматизации
складского учета не приведет к прямому снижению стоимостных показателей.
Косвенный эффект будет складываться из показателей уменьшения
складских потерь в связи с потерей актуальности товаров на складе, и
уменьшения потерь в связи с ошибками при комплектации заказов:
С
2
= С
п
+ С
о
,
где С
п – уменьшение потерь товара в связи с его потерей актуальности;
С
о – уменьшение потерь в связи с ошибками при комплектации заказов.
Планируется снижение потерь товара с связи с потерей им актуальности
на 20%, уменьшение потерь в связи с ошибками при комплектации
заказов – на 30 %.
(5)
123
Затраты на приобретение системы складываются из двух составляющих:
К
П
= З
1
+ З
2,
где З
1
– затраты на приобретение аппаратных и программных
компонентов системы;
З
2
– затраты на разработку и внедрение системы.
Помимо рассмотренных показателей рассчитаем также срок окупаемости
затрат на внедрение проекта машинной обработки информации (Т
ок
),
рассчитываемые в годах, долях года или в месяцах года:
Т
ок
= К
П
/C
.
3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта
Покажем изменение затрат на обработку информации по базовому и по
проектному варианту в виде таблиц (таблицы 43 и 44). Абсолютное снижение
трудовых затрат (
Т) в часах за год рассчитаем по (1):
Т = 4702,5 - 2413,45 = 2289,05 ч.
Коэффициент относительного снижения трудовых затрат К
Т по формуле (2):
К
Т = 2289,05 / 4702,5 * 100% = 48,6 %.
Индекс снижения трудовых затрат Y
T, согласно формуле (3):
Y
T = 4702,5 / 2413,45 = 1,95.
Снижение трудозатрат в стоимостном выражении составит:
С
1
= 830419 - 463043 = 367376 руб. в год.
Столь значительное снижение трудовых затрат связано с тем, что при
существующей технологии информация множество раз дублируется. С
введением новой технологии:
- отпадает необходимость ведения учетных карточек товаров, т.е.
трудозатраты на их оформление станут нулевыми;
- выполнение целого ряда операций (оформление приходной накладной,
накладной на перемещение, комплектация партии товара, корректировка
учетных данных по результатам инвентаризации) станет производиться в 2 раза
быстрее;
(7)
(6)