74
2.2.2. Используемые классификаторы и системы кодирования
Для того чтобы приспособить экономическую информацию для
эффективного поиска, обработки на ЭВМ и передачи по каналам связи,
необходимо ее необходимо представить в цифровом виде. Для этого ее
необходимо сначала упорядочить (классифицировать), а затем формализовать
(закодировать) с использованием классификатора. [8, с.84]
Классификация - разделение множества объектов технико-экономической
и социальной информации на подмножества по их сходству или различию в
соответствии с принятыми методами, подразделяемыми на иерархический и
фасетный. Методы классификации должны обеспечивать систематизацию
объектов классификации по определенным выбранным признакам, которыми
могут быть: свойства, характеристики или параметры объектов. Количество
значений признака определяет число образуемых классификационных
группировок по этому признаку.
Метод классификации иерархический - последовательное разделение
множества объектов на подчиненные классификационные группировки. В этом
методе множество объектов делится сначала по некоторому выбранному
признаку (основанию деления) на крупные группировки, затем каждая из этих
группировок делится на ряд последующих группировок по другому признаку,
конкретизируя объект классификации. Таким образом между
классификационными группировками устанавливается подчиненность
(иерархия).
Метод классификации фасетный - параллельное разделение множества
объектов на независимые классификационные группировки. В этом методе
классификационное множество объектов информации описывается набором
независимых фасетов (списков), не имеющих жесткой взаимосвязи друг с
другом, которые можно использовать отдельно для решения различных задач.
Кодирование - присвоение кода классификационной группировке или
объекту классификации для обеспечения их однозначной идентификации в
классификаторах в соответствии с выбранным методом кодирования с помощью
знаков (символов).
75
Кодирование предназначено для формализованного описания заданного
множества объектов, которое позволяет производить эффективную
автоматизированную обработку информации. Код - знак или совокупность
знаков, принятых для обозначения классификационной группировки и (или)
объекта классификации.
Метод кодирования последовательный - образование кода
классификационной группировки и (или) объекта классификации с
использованием кодов последовательно расположенных подчиненных
группировок, полученных при иерархическом методе классификации. Метод
кодирования параллельный - образование кода классификационной группировки
и (или) объекта классификации с использованием кодов независимых
группировок, полученных при фасетном методе классификации. Метод
кодирования порядковый - образование кода из чисел натурального ряда. Метод
кодирования серийно-порядковый - образование кода из чисел натурального
ряда путем закрепления отдельных серий или диапазонов этих чисел за
объектами классификации с одинаковыми признаками
Необходимо использовать кодирование для:
- персонала;
- категорий товара;
- артикулов;
- складских документов
Таблица 158
Используемые системы кодирования
№
п/п
Кодируемое
множество
объектов
Длина
кода
Мощность
кода
Система
кодирования
Система
классификации
Вид
классифи-катора
1.
Персонал
компании
3
знака
999
комбинаций
Порядковая
Отсутствует
Локальный
2.
Артикулы
8
знаков
99999999
наименований
товара
Серийно-
порядковая
Отсутствует
Локальный
3.
Категории
товара
2
знака
99 категорий
Порядковая
Отсутствует
Локальный
4.
Складские
документы
4
знака
9999
документов с
начала года
Порядковая
Отсутствует
Локальный
76
В справочнике персонала для идентификации персонала будет
использоваться код, совпадающий с табельным номером, присвоенным
бухгалтерией при поступлении сотрудника на работу. Табельный номер
уникален для каждого работника. Его использование в системе складского учета
будет удобно при необходимости анализа выработки по каждому сотруднику.
Структурная формула кода персонала показана на рисунке 15.
Код персонала:
х
х
х
х
Рисунок 15. Код персонала в системе
Таблица 169
Примеры кода персонала
Код сотрудника
Фамилия, имя, отчество
0115
Ахметов К.П.
052
Драчева Н.Г.
В справочнике «Артикул» для идентификации товара будет
использоваться номер артикула, используемый во всех подразделениях
предприятия.
Структурная формула кода артикула показана на рисунке 16.
Первые 2 символа занимает код группы товаров, и еще 6 символов –
непосредственно код товара.
Код артикула:
х
х
-
х
х
х
х
х
х
Рисунок 16. Код артикула
Табельный номер
сотрудника
Код товара
Код группы товара
77
Таблица 17
Примеры кода артикулов
Артикул
Наименование продукта
01-001011
Товар «Бюллетень Кодекс» из категории «Полиграфическая продукция»
02-005012
Товар «Ручка оранжевая с логотипом Кодекс» из категории «Сувенирная
продукция»
Категории товара нумеруются последовательно. Товары нумеруются
последовательно в пределах группы. После достижения предельного значения
(99999999) нумерация начинается с начала (00000001).
Структурная формула кода категории товара показана на рисунке 17.
х
х
Рисунок 17. Код категории товара
Таблица 18
Примеры кода категорий
Код
Наименование категории
01
Полиграфическая продукция
02
Сувенирная продукция
Складские документы (приходная накладная, накладная-требование,
расходная накладная) кодируются по порядку в течение года. Структурная
формула кода показана на рисунке 18.
Код документа:
х
х
х
х
Рисунок 18. Структурная формула кода складских документов.
Порядковый номер
документа с начала года
Номер категории
78
Пример заполнения классификатора приведен в таблице 19.
Таблица 19
Примеры нумерации накладных
Код документа
Описание
0001
Приходная накладная № 0001
0005
Накладная на перемещение № 0005
2.2.3. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной
информации
1. Справочники системы
В системе задействованы следующие справочники:
1) Справочник «Группы номенклатуры» – содержит обобщающую
информацию о группах товаров: полиграфическая продукция, сувенирная,
канцелярские товары и т.п. Содержит реквизиты: «код», «наименование».
2) Справочник «Номенклатура» - содержит информацию о товарах,
поступающих на склад. Содержит реквизиты: «артикул», «наименование»,
«описание», «группа номенклатуры», «единицы измерения», «количество в
упаковке», «количество упаковок на паллете», «признак активности
номенклатуры». Так как номенклатура часто меняется, в справочнике
необходимо иметь признак активности, чтобы отмечать товары, которые
потеряли актуальность.
3) Справочник «Категории» - содержит дополнительную информацию о
категориях товара: эксклюзивный, индивидуализированный (т.е. имеет
символику конкретного РИЦ), обычный. Содержит реквизиты «код»,
«наименование», «описание».
4) Справочник «Единицы измерения» - содержит перечень единиц
измерения, которые используются для указания количества товара. Пример:
«шт.», «кг», «г» и т.п. Содержит реквизиты «код», «наименование».
5) Справочник «Группы дефектов» содержит наборы дефектовочных
признаков для определенных видов продукции. Например, «Дефекты брошюр»,
«Дефекты листовок», «Дефекты пластиковых ручек», «Дефекты
79
компакт-дисков» и т.п. Содержит реквизиты «код», «наименование»,
«описание», «перечень дефектов».
6) Справочник «Дефекты». Содержит описание всевозможных
дефектовочных признаков. Например, «царапины», «смещение рисунка» и т.п.
Содержит реквизиты: «код», «наименование», «описание».
7) Справочник «Поставщики» - содержит перечень поставщиков товаров.
Содержит реквизиты «код», «наименование», «комментарий».
8) Справочник «Клиенты» - содержит перечень РИЦ, приобретающих
товары в КЦ. Содержит реквизиты: «код», «наименование», «описание»,
«город», «адрес доставки».
9) Справочник «Должности» - содержит перечень должностей
сотрудников. Примеры: «кладовщик участка приемки», «начальник склада»,
«менеджер по продажам» и т.п. Содержит реквизиты «код», «название»,
«описание».
10) Справочник «Отделы» содержит перечень отделов КЦ, имеющих
отношение к складским операциям. Примеры: «Отдел сбыта», «Отдел
снабжения», «Отдел приемки», «Отдел контроля качества» и т.п. Содержит
реквизиты: «код», «краткое название», «полное название».
11) Справочник «Сотрудники» - содержит список сотрудников КЦ,
имеющих отношение к складским операциям. Реквизиты справочника: «код»,
«ФИО», «Полное имя», «Должность», «Отдел», «Телефон», «e-mail».
Таблица 20
Актуализация справочников системы
Название
справочника
Ответственный
Средний
объем
справочника,
записей
Средняя
частота
актуализации
Средний
объем
актуализации
Справочник
«Группы
номенклатуры»
Начальник склада
10
1 раз в год
1-2 записи
Справочник
«Номенклатура»
Начальник склада
1500
1 раз в месяц
10 записей
Справочник
«Категории»
Начальник склада
3
1 раз в 3 года
1 запись
80
Продолжение таблицы 20
Название
справочника
Ответственный
Средний
объем
справочника,
записей
Средняя
частота
актуализации
Средний
объем
актуализации
Справочник
«Единицы
измерения»
Начальник склада
10
1 раз в 3 года
1 запись
Справочник
«Группы
дефектов»
Контролер качества
50
1 раз в месяц
1 запись
Справочник
«Дефекты»
Контролер качества
150
1 раз в месяц
3 записи
Справочник
«Поставщики»
Менеджер
снабжения
100
1 раз в неделю
2-3 записи
Справочник
«Клиенты»
Начальник склада
300
1 раз в год
1 запись
Справочник
«Должности»
Начальник склада
10
1 раз в 3 года
1 запись
Справочник
«Отделы»
Начальник склада
10
1 раз в 3 года
1 запись
Справочник
«Сотрудники»
Начальник склада
50
1 раз в месяц
1-2 записи
2. Входные файлы
1) Файлы «Планируемые поставки» и «Ожидаемые артикулы»
поступают из ИС отдела снабжения.
Файл «Планирумые поставки» содержит следующие первичные
показатели:
- ожидаемая дата поступления;
- поставщик;
- основание поставки (номер и дата договора на поставку);
- ФИО менеджера отдела снабжения, ответственного за поставку.
Файл «Ожидаемые артикулы» содержит данные о поступаемых товарах:
- артикул;
- количество товара;
- категория товара;
- ссылка на справочник «Перечни дефектов».
Файлы из ИС отдела снабжения поступают в систему 1 раз в сутки. Файл
«Ожидаемые артикулы» содержит в среднем 25 записей, а файл «Планируемые
поставки» - 5 записей.
81
Форма «Ожидаемые грузы» для просмотра импортированных данных и их
дальнейшего использования при приемке грузов, приведена в Приложении 1.
2) Файл «Заказы» поступает из ИС отдела сбыта, и содержит
следующие первичные показатели:
- дата заказа;
- номер заказа;
- номер РИЦ или номер отдела;
- фамилия менеджера отдела сбыта, ответственного за поставку.
Файл «Заказанные артикулы» содержит данные о товарах, участвующих в
заказе:
- артикул;
- количество товара.
Файлы «Заказы» и «Заказанные артикулы» поступают в систему 1 раз в
сутки. Файл «Заказы» содержит в среднем 10 записей, а файл «Заказанные
артикулы - 20 записей.
Форма «Заказы» для просмотра импортированных данных и их
дальнейшего использования при отгрузке товаров, приведена в Приложении 1.
3. Входные документы системы
1) Приходная накладная. При поступлении товара на склад оформляется
документ приходная накладная.
Основные реквизиты документа:
- номер накладной;
- дата поступления товара;
- поставщик;
- основание;
- ФИО сотрудника склада, принявшего товар;
- ФИО менеджера, ответственного за поставку;
- ФИО водителя, доставившего груз.
Данные табличной части:
- артикул;
- наименование;
- единицы измерения;
82
- количество;
- цена;
- сумма без НДС;
- сумма с НДС.
Экранная форма и макет документа «Приходная накладная» приведены в
приложении 1. Частота возникновения документа – 5 раз в день. Число строк
табличной части – в среднем 5.
При вводе данных автоматически подключаются справочники
«Номенклатура», «Единицы измерения», «Сотрудники». Номер накладной
формируется автоматически.
2) Накладная на перемещение. Документ оформляется при отгрузке
товара отделам КЦ. Последующее оформление продажи клиентам
осуществляет отдел сбыта.
Документ содержит следующие реквизиты:
- номер накладной;
- номер заявки;
- получатель;
- дата отгрузки;
- ФИО сотрудника склада, выполняющего отгрузку.
В табличной части документа имеются следующие реквизиты:
- артикул;
- наименование;
- единицы измерения;
- количество;
- цена;
- сумма без НДС;
- сумма с НДС.
Экранная форма и макет документа приведены в приложении 1.
Частота возникновения документа – примерно 10 раз в день. Число строк
табличной части – около 20.
83
4. Формы ввода первичной информации
1) Приемка по количеству
Форма «Приемка по количеству» предназначена для ввода данных о
приемке по количеству поступивших на склад товаров. При этом происходит
пересчет поступившего товара и осмотр упаковок на наличие повреждений.
Частота возникновения документа – 5 раз в день.
Форма содержит данные из таблиц «Приход», «Повреждения», и
справочника «Номенклатура».
Описание экранной формы приведено в приложении 2.
2) Приемка по качеству
Форма «Приемка по качеству» предназначена для ввода данных о приемке
по качеству товаров. Частота возникновения документа – 5 раз в день.
Форма содержит данные из таблиц «Приход», «Качество», и справочников
«Перечни дефектов», «Номенклатура».
Описание экранной формы приведено в приложении 2.
3) Инвентаризация. В форму вводятся данные о проведении
инвентаризации. Включает следующие реквизиты:
- дата проведения инвентаризации;
- табличная часть «Состав комиссии»;
- табличная часть «Перечень товаров для инвентаризации».
Табличная часть «Состав комиссии» заполняется при помощи
справочника «Сотрудники» содержит реквизиты:
- ФИО;
- должность.
В табличной части «Перечень товаров для инвентаризации» содержатся
данные:
- артикул (выбирается из справочника номенклатуры);
- наименование (заполняется автоматически);
- учетное количество (заполняется автоматически);
- фактическое количество (вводится вручную);
- расхождение (вычисляется автоматически);
- примечание (заполняется вручную).