1
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ......................................................................................................................
10
I. Аналитическая часть...................................................................................................
12
1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области и
предприятия....................................................................................................................
1222
1.1.1. Характеристика предприятия и его деятельность.............................................
12
1.1.2. Организационная структура управления предприятием...................................
15
1.1.3. Программная и техническая архитектура ИС предприятия.............................
17
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснования необходимости
автоматизации..................................................................................................................
00
20
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих
бизнес-процессов.............................................................................................................
00
20
1.2.2. Определение места внедряемой задачи в комплексе задач и ее
описание...........................................................................................................................
00
22
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники для
решения задачи................................................................................................................
00
25
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты
информации......................................................................................................................
00
28
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
процесса систематизации документации архива предприятия...................................
00
29
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации
задачи................................................................................................................................
00
29
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи...................................
35
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи................................................................................................................................
00
36
1.4. Обоснование проектных решений..........................................................................
37
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению……
37
1.4.2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению…............
41
1.4.3. Обоснование проектных решений по техническому обеспечению….............
51
II. Проектная часть..........................................................................................................
53
2.1. Внедрение проекта автоматизации.........................................................................
53
2
2.1.1. Этапы жизненного цикла проекта автоматизации …........................................
53
2.1.2. Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание.......................
55
2.1.3. Организационно-правовые и программно-аппаратные средства
обеспечения информационной безопасности и защиты информации.......................
00
57
2.2. Информационное обеспечение задачи...................................................................
59
2.2.1. Информационная модель и ее описание.............................................................
59
2.2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной
информации ….................................................................................................................
00
60
2.2.3. Характеристика результатной информации........................................................
61
2.3. Программное обеспечение задачи..........................................................................
62
2.3.1. Общее положение (дерево функций и сценарий диалога) …...........................
62
2.3.2. Характеристика базы данных...............................................................................
65
2.3.3. Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей) ...............
68
2.3.4. Описание программных модулей.........................................................................
70
2.4. Контрольный пример реализации проекта и его описание..................................
71
III. Обоснование экономической эффективности проекта…………………………..
80
3.1. Выбор и обоснование методики расчета экономической эффективности…….
80
3.2. Расчет показателей экономической эффективности проекта...............................
81
ЗАКЛЮЧЕНИЕ................................................................................................................
88
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ.............................................................
90
10
ВВЕДЕНИЕ
В современном обществе, которое функционирует в жестких рыночных
условиях, своевременная обработка информации способствует совершенствованию
организации производства, оперативному и долгосрочному планированию,
прогнозированию и анализу хозяйственной деятельности, что позволяет успешно
конкурировать на рынке. Каждая организация стремиться уменьшить затраты
времени, материальных, трудовых ресурсов в ходе своей деятельности и упростить
процесс обработки информации. Эти задачи можно решить с использованием
автоматизированных информационных систем.
На сегодняшний день для автоматизации обработки документов и их
систематизации предприятия переходят от ручного анализа документов к
использованию систем автоматизированного документооборота, которые позволяют
не только хранить всю документацию надежно и в электронном виде, а также в
быстром режиме работать с документами, просматривать их, всегда быть в курсе
событий на предприятии.
Объектом исследования данной работы является организация АО
«Электронный архив», предметом исследования – автоматизация процесса
систематизации документации архива АО «Электронный архив».
Целью работы является внедрение информационной системы для
автоматизации процесса систематизации документации архива в АО «Электронный
архив».
Для достижения поставленной цели определены следующие задачи дипломного
проекта:
- изучить и проанализировать деятельность АО «Электронный архив»;
- провести анализ существующих разработок по автоматизации процесса
документации архива;
- проанализировать и выбрать средства внедрения и проектирования;
- внедрить информационную систему для процесса автоматизации
документации архива в АО «Электронный архив»;
- обосновать экономическую эффективность проекта.
11
В дипломной работе применяются такие общенаучные методы исследования,
как изучение и анализ литературы по теме исследования, метод синтеза и
статистический метод.
Данная работа содержит три главы. В первой главе рассмотрены деятельность
предприятия, обоснование необходимости автоматизации и анализ существующих
разработок на предприятии. Во второй главе произведено внедрение
информационной системы и описан контрольный пример реализации проекта. В
третьей главе приведено обоснование экономической эффективности проекта
предприятия АО «Электронный Архив».
12
I Аналитическая часть
1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области и
предприятия
1.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности
АО «Электронный архив» – российская корпорация, которая
специализируется на разработке комплексных решений для преобразования больших
массивов информации в электронный вид, создания, наполнения и оснащения
электронных архивов, а также на поставке и сервисном обслуживании
профессиональной техники.
Центральный офис АО «Электронный архив» расположен в г. Москве. Общая
численность персонала корпорации 400 человек.
Корпорация «Электронный архив» обладает более чем десятилетним опытом
выполнения объемных и сложных проектов национального масштаба.
Более половины выручки АО «Электронный архив» приходится на заказы от
госструктур. Средняя стоимость бюджета одного заказа составляет около пол
миллиона рублей.
На сегодняшний день корпорация оцифровывает около трех миллионов
страниц в месяц и имеет около ста единиц промышленных сканеров в своем арсенале.
К 2018 году силами производственных подразделений корпорации было переведено
более двухсот миллионов бумажных и микрографических документов в форматы
архивов и электронных баз данных.
Успех корпорации основан на использовании передовых достижений мировой
науки и технологии в собственных уникальных разработках, а также на учете
отечественной специфики и многолетней практики обработки документов,
реализации комплексных проектов.
Стратегическими направлениями деятельности корпорации АО «Электронный
архив» являются:
- создание и наполнение электронных архивов;
- комплексное оснащение центров обработки документов;
- создание корпоративных хранилищ данных;
- консалтинг и проектирование информационных ресурсов;
- поточное сканирование и индексация документов;
13
- производство оборудования;
- поставка оборудования;
- сервисное обслуживание специализированной техники и комплексов;
- разработка и реализация комплексных проектов по решению задач
хранения и использования больших объемов документальных данных.
Продукты корпорации
АО «Электронный архив» поставляет профессиональное оборудование для
комплексного оснащения участков сканирования, микрографических лабораторий,
хранилищ данных, а также специализированную технику для восстановления и
защиты бумажных оригиналов:
- документные сканеры ЭЛАР СКАМАКС;
- книжные сканеры ЭЛАР ПланСкан;
- комплексы высококачественного сканирования ЭЛАР ПауэрСкан;
- автоматический сканер ЭЛАРобот;
- архивные накопители ЭЛАР НСМ;
- микрографическое оборудование;
- реставрационное оборудование;
- САПЕРИОН - управление информационным ресурсом.
Наибольшей популярностью среди заказчиков, вследствие своей
универсальности, пользуются книжные сканеры ЭЛАР ПланСкан.
ЭЛАР ПланСкан – книжные (другое название – планетарные) сканеры,
предназначенные для оцифровки документов разного формата и толщины, любых
книг и папок, ветхих или поврежденных документов, крупноформатных оригиналов
до формата А1, а также позволяют оцифровывать бликующие оригиналы, в том числе
конструкторские кальки, монеты, ламинированные документы или с металлическим
тиснением.
Услуги корпорации:
массовое наполнение информационных систем;
создание высококачественных электронных коллекций;
сервисное обслуживание;
подбор и обучение персонала.
Для различных организаций корпорация «Электронный Архив» предоставляет
14
услуги по массовому сканированию документов, улучшению качества образов и
извлечению данных.
Выполнение работ включает следующие основные стадии:
Экспертиза. На этом этапе эксперты АО «Электронный архив» проводят
оценку бумажного массива, совместно с Заказчиком формируют задачи, подбирают
технологии и оборудование, разрабатывают правила сканирования документов и
обработки образов, а также определяют стоимость работ.
Сканирование – это процесс получения данных с физических источников и
сохранение их в электронном виде.
Этот этап состоит из:
подготовки массива документов (перед сканированием документы
проходят первичную обработку: сотрудники просматривают оригиналы, оценивают
их состояние, сортируют, реставрируют и при необходимости расшивают).
непосредственно сканирования;
проверки отсканированного массива;
сшивки документов, комплектации, проверки.
Работы по сканированию осуществляются либо на территории Заказчика,
либо в одном из производственных центров корпорации. Производство АО
«Электронный архив» оснащено промышленным оборудованием, в том числе
собственного производства, которое обеспечивает высокую производительность и
бережное отношение к оригиналам.
Ретроконверсией является перевод информации с графических образов
документов в записи базы данных. Процесс извлечения информации включает себя
ручной ввод данных, который обеспечивает наибольшую точность вводимой
информации, и многоступенчатую проверку корректности введенных данных
(верификация).
Загрузка информационного ресурса в систему. Готовый информационный
ресурс – структурированный массив электронных изображений документов и база
данных – сдается Заказчику в виде набора CD/DVD- дисков, производится экспорт и
интеграция данных в рабочую систему Заказчика или инсталляция информационной
системы, запуск и обучение персонала.
15
После рассмотрения цели, результатов деятельности и услуг организации,
представим количественно-стоимостные оценки и ограничения в виде таблицы 1.1.
Таблица 1.1. Количественно-стоимостные оценки и ограничения
№
п/п
Наименование характеристики
(показателя)
Значение показателя на
определенную дату либо за период
1
Количество архивированной
документации за год
9880
2
Количество менеджеров в архивном
отделе
2
3
Общая численность сотрудников в
компании
400
4
Количество филлиалов
5
5
Годовой доход от продажи продукции,
руб.
1 500 000
1.1.2 Организационная структура управления предприятием
Структурой предприятия являются взаимосвязи, которые существуют между
работниками и подразделениями предприятия. Она понимается как установленная
схема взаимодействия человеческих и технологических элементов.
Схема организационной структуры АО «Электронный архив» представлена на
рисунке 1.1.
Рис. 1.1 Организационная структура АО «Электронный архив»
16
1. Для изучения организационной структуры компании была использована
организационная документация. «Организационная структура Корпорации ЭЛАР» –
это документ, который описывает организационную структуру компании.
2. Департамент проектов разделен на центр реализации комплексных программ,
проектные центры и ресурсный центр, центр разработки программного обеспечения,
отдел экономического учета и контроля. В департаменте идет организация работы по
всем проектам организации и управление разработками.
3. Производственное управление разделено на департамент сканирования,
департамент управления производственными проектами, департамент интернет-
проектов, центр инновационных разработок и сопровождения программного
обеспечения, отдел контроля качества. Производственное управление анализирует
эффективность работы и автоматизации производства, расходование материальных
ресурсов, длительность технологического цикла, общий технический и
организационный уровень работы.
4. Управление по обеспечению и технической поддержке оборудования
включает в себя отдел закупок и логистики, департамент по сервисному
обслуживанию и отдел продуктов. Управление занимается анализом работы
оборудования и общим техническим уровнем работы.
5. Управление по работе с персоналом состоит из департамента по подбору и
развитию персонала, отдела кадров, корпоративного университета, инженера по
охране труда и руководителя направления по внутренним коммуникациям.
Управление по работе с персоналом анализирует уровень организации труда,
выполнение плана мероприятий по повышению уровня труда, обеспеченность
предприятия трудовыми ресурсами, уровень производительности труда,
использование фонда рабочего времени и фонда зарплаты.
Финансовое управление по своей структуре является одним из самых сложных.
Оно подразделяется на экономическое направление, включающее в себя планово-
диспетчерский отдел, группу статистического учета и программистов. Управление
также включает себя бухгалтерию, состоящую из расчетного отдела, отдела по
ведению табельного учета, отдел по работе с контрагентами и отдел по работе с
расчетными счетами. Еще одной ступенью финансового управления является отдел
обеспечения участия в конкурсах и аукционах. Финансовое управление организует и
17
обобщает результаты анализа хозяйственной деятельности предприятия и его
структурных подразделений, разрабатывает мероприятия по итогам анализа.
Управление делами включает общий отдел, а также административно-
хозяйственные отделы подразделений. Главным направлением деятельности является
материально-техническое обеспечение компании.
Управление информационной и экономической безопасности состоит из двух
отделов: отдел режима и отдел информационной безопасности. Оно занимается
поддержкой безопасности в организации.
Управление маркетинга и продаж является связующим звеном между
внутренней и внешней средой компании и состоит из департамента продвижения
решений и продуктов, департамента по работе с клиентами и департамента продаж.
Исходя из данных об характеристики организации АО «ЭЛАР», организация
является одной из первой компанией в области поставки комплексных решений для
большого перевода бумажных документов в электронный вид, а также для создания
электронных архивов и поставки профессиональной техники.
1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия
К программному обеспечению, используемому в АО «Электронный архив»
относится операционная система на всех компьютерах - Windows 10 или Windows 7.
На всех компьютерах установлен стандартный пакет программного
обеспечения:
- Антивирус Касперский;
- Mozilla Firefox;
- Adobe Acrobat;
- ICQ;
- Skype.