28
- быстрая обработка данных;
- легкое изменение данных;
- сокращение времени оформления документов.
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
В АО «Электронный Архив» действуют следующие нормативно-правовые
документы в области защиты информационной безопасности и защиты информации:
- Положение о конфиденциальной информации;
- Положение об использовании ПО, сети Интернет и электронной почты;
- Правила внутреннего трудового распорядка.
За исполнение данных документов отвечает начальник службы безопасности.
В трудовых договорах сотрудников существует пункт о неразглашении
конфиденциальной информации. Сотрудники должны выполнять инструкции и
положения по обеспечению сохранности конфиденциальной информации
предприятия [9, С. 472].
При использовании сотрудниками электронной почты запрещено:
1) Использование в личных целях.
2) Передача сообщений, в которых содержится:
- информация о коммерческой тайне;
- конфиденциальная информация;
- информация, которая способна нарушить функциональность программных
средств внутренней сети.
- информация, которая защищена авторскими правами.
3) Публиковать электронный адрес компании на общедоступных Интернет-
ресурсах.
4) Переходить по ссылкам от неизвестных отправителей.
5) Шифровать электронные сообщения.
6) Осуществлять рассылку электронных сообщений.
7) Предоставлять третьим лицам доступ к своей электронной почте.
При использовании сети Интернет запрещено:
- Использование программных средств, которые позволяют получить
29
несанкционированный доступ к сети Интернет.
- Использование доступа в сеть Интернет в личных целях.
- Использование информации, которая защищена авторскими правами.
- Публикация материалов, содержащую конфиденциальную информацию и
коммерческую тайну.
В АО «Электронный Архив» допускается использование только разрешенных
носителей информации. На предоставленных компанией носителях информации
допускается использование коммерческого ПО.
На программном уровне служба Microsoft Active Directory осуществляет
управление паролями пользователей. Они необходимы для защиты от
несанкционированного доступа к системе.
Для защиты компьютеров от внешних угроз используется антивирус Kaspersky,
который выполняет следующие функции:
- защита от фишинга;
- защита от хакерских атак.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
процесса систематизации документации архива предприятия
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
На сегодняшний день существует множество программных продуктов, которые
предназначены для автоматизации процесса систематизации документации
предприятия.
При выборе СЭД нужно выбирать систему с возможностью установки связи
между документами, а также классификации этих связей [6, С. 388].
Можно выделить следующие решения от существующих компаний-
разработчиков:
- Система «CompanyMedia», компания ИнтерТраст;
- Система «LanDocs», компания Ланит;
- Система «Optima Workflow», компания Оптима;
- Система «БОСС-Референт», компания АйТи;
- Система «Архивное дело», компания Электронные Офисные Системы;
- Система «Евфрат-Документооборот», компания Cognitive Technologies;
30
- Система «PayDox», компания PayBot LLC.
Характеристика системы «CompanyMedia» от компании «ИнтерТраст» [20].
Данная система предназначена для крупных государственных и коммерческих
организаций. Система является оптимальным выбором и для небольших организаций,
которые стремятся создать для сотрудников всех офисов единое информационное
пространство и при этом снизить затраты на управление.
Особенности системы:
- полиструктурность - система рассчитана на сложную структуру организации
и возможность независимости подразделений компании;
- корпоративность - система используется как в одной организации, так и в
группе связанных компаний;
- перекрестные связи документов - система устанавливает «цепочки»
перекрестных ссылок документов друг на друга и реализует переход в обе стороны по
данным ссылкам;
- надежный механизм доставки информации - используется в системе передачи
документов, позволяет гарантировать доставку информации адресату с высокой
точностью;
- организация «сквозного документооборота» - позволяет организовывать
передачу и контроль документов внутри независимых компаний, совмещая его с
обычным документооборотом.
Система решает следующие задачи:
- документационное обеспечение управления;
- управление документацией;
- управление деловыми процессами;
- доставка управленческой информации, принятие управленческих решений,
поддержка исполнения и контроля за принятыми решениями;
- управление потоками работ и документов в рамках произвольных деловых
процессов.
Характеристика системы «LanDocs» от компании ЛАНИТ.
Компания предоставляет услуги по созданию автоматизированной системы: от
обследования состояния документационного обеспечения управления на предприятии
до гарантийного сервиса технической поддержки.
31
Система решает следующие задачи:
- увеличение темпа документооборота на предприятии;
- повышение качества управленческих решений;
- достижение необходимого уровня исполнительской дисциплины;
- организация эффективного доступа сотрудников к знаниям, которые
накоплены в виде документов;
- организация документооборота;
- достижение необходимого уровня автоматизма при работе с документами;
- выстраивание системы защиты документов от несанкционированного
доступа.
Основные функции системы:
- Регистрация документов;
- Обмен документами;
- Организация совместной работы с документами;
- Контроль исполнения поручений;
- Интеграция с приложениями;
- Интеграция с электронной почтой;
- Работа через Интернет;
- Обеспечение информационной безопасности.
Данная система обеспечивает поддержку офисных процессов, используя
навыки персонала и сложившуюся сетевую инфраструктуру. В системе сочетается
функциональность с гибкостью, которая позволяет тонко настраивать продукт в
соответствии с нормативной базой организации [22].
Характеристика системы «Optima-Workflow».
Система ориентирована на процессы, а не на документы. Владелец может
настраивать работу системы так, как ему нужно. Система способна полностью
адаптироваться к специфике предприятия.
С помощью данной системы можно создавать маршруты движения документов
и отслеживать их обработку на всех этапах. Для создания отчетов сотрудники могут
использовать средства проектирования макетов различных документов.
Достоинства данной системы:
32
1) Простота и гибкость. Система содержит все необходимое для внедрения
документооборота, быстро адаптируется к специфике любой организации.
2) Открытость. Система основана на принципах открытой архитектуры, что
обеспечивает ее взаимодействие с любыми другими средствами обработки данных.
3) Масштабируемость и управляемость. Система может обслуживать как всю
сферу управления документами, так и внедряться поэтапно.
Характеристика системы «БОСС-Референт» от компании «АйТи».
Система представляет собой средство проектирования систем поддержки
групповой работы и может рассматриваться в качестве стандарта в данной области.
Система обеспечивает поддержку следующих процессов:
- подготовка документов;
- обработка корреспонденции;
- подготовка поручений;
- хранение данных о структуре предприятия;
- управление прохождением внутренних документов;
- поддержка обмена информацией между центральным офисом организации и
ее подчиненными структурами;
- поддержка технологического документооборота.
Преимущества системы:
- Средства создания единого информационно-управленческого пространства
любой сложности;
- Автоматизация бизнес-процессов при помощи наличия встроенных процессов
обработки документов;
- Поддержка разных маршрутов согласования документов;
- Наличие средств защиты информации;
- Надежная работа, высокие показатели производительности;
- Web-доступ;
- Использование системы компаниями России;
- Простота освоения пользователями.
Характеристика системы «Архивное дело» от компании «Электронные
Офисные Системы».
33
Система обеспечивает автоматизацию учета документов архивного фонда и
ведет электронный документооборот компании.
Функциональные возможности системы:
- отслеживает все этапы делопроизводственных операций и результаты
выполнения работ;
- вводит тексты резолюций, назначает исполнителей;
- регистрирует проекты путем создания связанного документа с возможностью
копирования данных;
- пересылает отчеты исполнителей по документу ответственным исполнителям;
- направляет документы на рабочие места исполнителей с помощью
электронной почты;
- объединяет документы в системе делопроизводства по различным признакам;
- осуществляет контроль за своевременным исполнением поручений, указаний
руководства;
- проверяет правильность документов;
- вводит сведения об отправке исходящих документов адресатам;
- выполняет поиск по совокупности реквизитов регистрационных карточек, с
целью осуществления функций контроля исполнения документов на предприятии;
- предоставляет должностным лицам личный электронный кабинет;
- получает отчеты для предоставления руководству;
- хранит электронные образы документов;
- получает отчеты и регистрационные карточки;
- контролирует работу пользователя с системой;
- списывает документы в дело и извлекает их из дела.
Особенностью системы является ее гибкость, простота настройки и
обслуживания.
Характеристика системы «Евфрат-Документооборот» от компании Cognitive
Technologies [19].
Данная система позволяет построить полноценную систему управления бизнес-
процессами и документами организации, а также содержит инструментарий для
организации электронного документооборота любой организации.
Основные функции системы:
34
- регистрация документов в системе, присоединение к карточке любого
количества файлов произвольного формата;
- возможность создания параллельных и последовательных поручений;
- постановка документов на контроль;
- слежение за ходом исполнения поручений;
- возможность проектирования типовых маршрутов движения документов;
- разграничение прав доступа к документам;
- поиск документов по любому из полей регистрационной карточки;
- подготовка и печать отчетов;
- протоколирование действий пользователей, возможность автоматизации
процессов хранения документов;
- переписка между пользователями системы при помощи встроенной почтовой
службы;
- доступ к документам при помощи веб-браузера.
Характеристика системы «PayDox».
Система предназначена для управления корпоративными документами и
групповой работой сотрудников. Она включает в себя:
- возможности для организации единого электронного документооборота
организации;
- поддерживает коллективную работу сотрудников с документами;
- осуществляет электронное утверждение документов;
- осуществляет ознакомление сотрудников с документами, а также
ориентирована на работу с платежными документами - управление договорами,
создание отчетов о платежных балансах по предприятию;
- контролирует исполнение платежей, контролирует затраты, формирование
бюджетов.
Использование функциональности конфигураций позволяет сформировать
функционал для разных задач или групп пользователей.
Конфигурации позволяют сделать интерфейс системы простым, содержащим
всего несколько кнопок и пунктов меню, или сложным, позволяющим использовать
все многообразие функций PayDox.
35
Таким образом, информационная система «Архивное дело» нам наиболее
подходит, потому что данная система позволит построить полноценную систему
управления документами организации АО «Электронный архив», также система
обеспечит автоматизацию систематизации документации архивного фонда и
обеспечит поддержку всех необходимым процессов в организации.
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Существует четыре стратегии автоматизации задач, рассмотрим их подробнее
[10, С. 76]:
1. Комплексная автоматизация
Данная стратегия распространяет информационные системы на все бизнес-
процессы организации при помощи системы интеграции при внедрении. Результатом
перехода к единой системе документооборота является общий для всей организации
стандарт на способ взаимодействия с системой. Выбор комбинации из стратегии
автоматизации определяется результат анализа состояния организации на текущий
момент. Еще устанавливается набор функций системы автоматизации, содержащий
выбранные решения, которые удовлетворяют потребностям организации.
2. Автоматизация по направлениям
Автоматизация документооборота по направлениям участвует во всех
процессах многих организационных подразделений. Направление деятельности есть
почти во всех подразделениях организации, поэтому подход, связанный с
автоматизацией по направлениям, не рассматривают как локальный. Данная
стратегия имеет выбор для автоматизации одного и нескольких бизнес-процессов.
Также необходим стратегический план автоматизации для повышения эффективности
процессов автоматизации по направлениям деятельности. План должен
пересматриваться после каждого окончания автоматизации бизнес-процессов.
3. Автоматизация по участкам
Процессы автоматизации документооборота управленческих подразделений
организации, объединенные по функциональному признаку. Данная стратегия
предлагает выбор нескольких участков работ, не привязанных сотрудниками
организации к существующему в организации бизнес-процессу. Чтобы автоматизация
36
была эффективной, необходима разработка стратегических планов автоматизации
документооборота.
4. Хаотичная автоматизация
Процессом внедрения хаотичной автоматизации является установка отдельных
модулей СЭД, которые представляют собой автоматизацию нескольких операций,
которые не связаны меду собой, что приведет к наличию неавтоматизированных
участков документооборота.
Из вышеперечисленных стратегий для автоматизации процесса систематизации
документации архива наиболее подходит автоматизация по направлениям. Потому
что пользователями системы будут сотрудники нескольких отделов. Таким образом,
система будет частично автоматизировать работу нескольких отделов.
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи
Способами приобретения информационных систем являются действия от
определения решения о необходимости информационной системы до момента пока
информационная система не будет внедрена в организации [24, С. 352].
Существует несколько способов приобретения ИС:
- покупка готовой ИС;
- покупка и доработка готовой ИС;
- взятие в аренду существующей ИС;
- самостоятельная разработка ИС.
Рассмотрим данные способы приобретения информационных систем
подробнее.
При покупке готовой ИС необходимо выбрать решение, которое будет
соответствовать запросам ведения текущего бизнеса. Такое решение выбрать сложно,
но возможно. На сегодняшний день на Российском рынке информационных
технологий есть множество информационных систем, предназначенных для
автоматизации систематизации документации, можно выбрать не только подходящую
по функционалу, но и по цене.
37
Также с данным вариантом не нужно тратить время и денежные вложения на
разработку новой или доработку текущей системы. Что является непременным
преимуществом от других способов приобретения ИС.
Если рассмотреть вариант покупки и доработки готовой ИС, то для нашей
организации это не подходит, так как потребуются финансовые затраты на поиск
программного обеспечения, необходимое для решения текущих задач учета. Даже
если мы найдем необходимый программный продукт, потребуются денежные
средства на изучение сотрудниками данной предметной области, а также на
приобретение средств для разработки, тестирования и оплату труда.
У варианта аренды ИС можно выявить следующие преимущества:
- возможность увеличения инновационных возможностей организации с
помощью взаимодействия с поставщиками мирового уровня, которые имеют большой
инновационный опыт;
- возможность увеличения приобретения навыков и ресурсов;
- возможность обеспечения гибкости организации в случае внезапного
изменения рыночной ситуации;
- позволит сосредоточиться на эффективно выполняющихся операциях
организации, и на стратегически целесообразных сохранить под ее контролем.
Но и этот вариант нам тоже не подходит, так как придется ежемесячно платить
арендную плату за пользование информационной системой.
Вариант разработки программного обеспечения не сможет существенно
уменьшить затраты на ее разработку, а также не сможет позволить удовлетворить все
необходимые требования к новой ИС компании. Данный вариант приведет к большим
денежным вложениям и увеличению времени разработки, а также придется увеличить
штат на пару разработчиков, и выделить из бюджета им заработную плату.
Наиболее актуальным способом приобретения информационной системы
является покупка готовой ИС, которая будет удовлетворять всем потребностям
организации и минимизировать затраты на ее внедрение.
1.4 Обоснование проектных решений
1.4.1 Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению