78
Рис. 2.16 Поиск документов
Также в системе есть возможность работы с общими и личными папками.
Папки можно просматривать и редактировать.
Рис. 2.17 Общие и личные папки
Еще в системе имеется опция «Читальный зал», которая обеспечивает доступ
пользователей к информации, которая хранится в Электронном архиве, также она
позволяет создавать общие и личные папки пользователей. Основным средством
организации документов в «Читальном зале» являются каталоги. Они создаются в
процессе установки «Читального зала» и не подлежат изменению.
79
Таким образом, применение автоматизированной системы повысит
производительность труда и облегчит работу с документами. Сегодня без
автоматизации процесса систематизации документации и создания специального ПО
для автоматизации системы уже не обойтись.
Перевод ручной технологии работы с документацией архива на
автоматизированный процесс систематизации позволит не только снизить издержки
без создания дополнительных рабочих мест в организации, но и сделать работу более
эффективной, а также ускорить процесс получения и обработки информации.
80
III Обоснование экономической эффективности проекта
3.1 Выбор и обоснование методики расчета экономической эффективности
Экономической эффективностью является оценка результатов, а также
выполнение действий, которые изменяют скорость и качество обслуживания
клиентов.
Метод сравнения является распространенным методом определения
экономической эффективности. Он заключается в сопоставлении трудоемкости и
себестоимости выполненных работ с похожими показателями предыдущих периодов.
Экономическая эффективность определяется по совершенствованию способов
обработки информации и по совокупности высвобожденного времени [8, С. 336].
Существуют два вида показателей эффективности: прямая и косвенная.
Показатель прямой эффективности снижает стоимостные и трудовые затраты
на информационные работы.
Рассмотрим показатели прямой экономической эффективности:
- снижение стоимостных затрат;
- снижение трудовых затрат;
- индекс роста производительности труда.
Косвенная эффективность проявляется в улучшении качества управления
объектом, она позволяет оценивать влияние задачи на разные стороны деятельности
через факторы.
Косвенной эффективностью автоматизации процесса систематизации
документации архива является:
- экономия времени за счёт автоматизации процесса;
- уменьшение затрат времени на редактирование необходимой информации;
- повышение производительности труда сотрудников;
- расширение архивной базы;
- снижение вероятности появления дублированных данных;
- повышение надежности хранения данных.
Таким образом, при небольших затратах времени и труда, осуществляется
быстрый и безошибочный учет информации. Поэтому целесообразно внедрить
данную систему в деятельность АО «Электронный архив».
81
3.2 Расчет показателей экономической эффективности проекта
Теперь рассчитаем затраты, которые связанны с разработкой, внедрением и
экономической эффективностью проекта, для обоснования необходимости внедрения
автоматизированной системы для систематизации документации в организацию АО
«Электронный архив».
Расходы на разработку проекта включают в себя: основную заработную плату,
прямые затраты, социальные начисления, затраты на ПО, накладные расходы и
другие.
Затраты на разработку ПС (
ПС
) определяются по формуле (3.1):
ПС
ОК
СН
ПР
????руб.????
(3.1)
где – стоимость материалов;
ОК
– стоимость комплектующих;
– основная зарплата;
– дополнительная зарплата;
СН
– отчисления на социальные нужды;
ПР
– прочие прямые расходы;
– накладные расходы.
Расходы стоимости вспомогательных материалов для документирования
системы ииина предприятии в виде бумаги, канцелярских папок и других
вспомогательных материалов, которые необходимы для проекта, рассчитаем по
формуле (3.2):
Ti
????руб.????
(3.2)
где i – наименование материалов;
n – количество материалов;
– расход на разработку материалов i-го наименования;
– цена приобретения i-го наименования;
Ti
– коэффициент, который учитывает транспортно-заготовительные
расходы при приобретении материалов i-го наименования.
Транспортно-заготовительных расходов на приобретение не было, поэтому
примем К
тi
= 1.
Расчет стоимости материалов представляется в таблице 3.1.
82
Таблица 3.1 Расчет стоимости материалов
№
п/п
Наименование
материалов
Единица
измерения
Цена за
единицу в
рублях
Расход на
разработку
Коэффициент
Сумма
в
рублях
1
Тетрадь 48 л.
шт
56
0,5
1
28
2
Бумага для
принтера
пачка
225
0,75
1
168,75
Картриджи
шт
550
0,4
1
220
3
Папка
канцелярская
шт
75
1
1
75
ИТОГО
491,75
Теперь рассчитаем стоимость покупки комплектующих. Сюда входит
стоимость комплектующих и полуфабрикатов, которые необходимы для
автоматизации [17, С. 320].
Для внедрения автоматизированной системы в организацию использовалось
следующее ПО:
- Автоматизированная система "Архивное дело" от компании "Электронные
Офисные Системы".
- Adobe Photoshop СС – графический редактор.
- Microsoft Word 2010 – текстовый редактор.
Рассчитаем стоимость покупки комплектующих формуле (3.3):
Пок
Ti
????руб.????
(3.3)
где i – наименование изделий;
n – количество видов комплектующих;
– расход на изделие комплектующих i-го наименования, шт.;
– цена покупки комплектующих, руб.;
Ti
– коэффициент, который учитывает транспортно-заготовительные
расходы при приобретении материалов i-го наименования.
Расчет стоимости покупки комплектующих, необходимых для внедрения
информационной системы, показан в таблице 3.2.
83
Таблица 3.2 Расчет стоимости покупки комплектующих
№
п/п
Наименование
покупных
комплектующих
Единица
измерения
Цена за
единицу
в рублях
Расход на
разработку
Коэффициент
Кт
Сумма
в
рублях
1
Программа
"Архивное
дело"
шт
1800
1
1
1800
ИТОГО
1800
Рассчитаем основную заработную плату, в которую включаются выплаты за
выполненную работу в соответствии с окладами, тарифами, персоналу, который
принимал участие в разработке системы.
Основную заработную плату разработчиков рассчитаем по формуле (3.4):
????руб.????
(3.4)
где i – наименование категории разработчиков;
n – количество категорий разработчиков;
– трудоемкость проектных работ;
– часовая тарифная ставка.
В разработке автоматизированной системы на предприятии принимают
участие разработчики двух категорий:
бизнес-аналитик (руководитель дипломного проекта);
инженер-программист (дипломник).
Часовую тарифную ставку разработчиков определим по формуле (3.5):
ЗП
мес.
мес
(руб./час),
(3.5)
где ЗП
мес.
– месячный оклад разработчика.
Примем месячный оклад инженера-программиста ЗП
мес
10000руб. и бизнес-
аналитикаЗП
мес
15000руб.
мес
– месячный фонд времени работы разработчика, в часах.
В месяце примерно 22 рабочих дня.
При учете, что разработчик работал по восемь часов в день, примем:
84
мес
176
10000
176
5681(руб./час),
15000
176
8522(руб./час).
В таблице 3.3 приведен расчет основной заработной платы разработчиков.
Таблица 3.3 Расчет основной заработной платы разработчиков АИС
№
п/п
Наименование этапа
Инженер-
программист
Бизнес-аналитик
Всего по
этапу
T,
час
L,
руб
Сумма,
руб
T,
час
L,
руб
Сумма,
руб
1
Предпроектный
анализ задач и
формирование
требований
70
56,81
3976,7
12
85,22
1022,64
4999,34
2
Разработка концепции
создания АИС
60
3408,6
6
511,32
3919,92
3
Разработка и
согласование ТЗ и
создание АИС
40
2272,4
4
340,88
2613,28
4
Разработка модели
АИС
105
5965,05
10
852,2
6817,25
5
Разработка структур
данных
85
4828,85
8
681,76
5510,61
6
Разработка программы
160
9089,6
10
852,2
9941,8
7
Тестирование
программы
70
3976,7
11
937,42
4914,12
8
Оформление
проектной и
эксплуатационной
документации
42
2386,02
5
426,1
2812,12
Итого
632
Х
35903,92
66
Х
5624,52
41528,44
85
Суммарная трудоемкость работ инженера-разработчика составила 632 часов, а
консультанта – 66 часов.
Таким образом, основная заработная плата разработчиков АИС составляет З
O
=
41528,44 руб.
Также рассчитаем дополнительную заработную плату, которая включает в
себя все виды выплат и доплат из фонда заработной платы, а также премиальные
выплаты.
Расчет дополнительной заработной платы производится по формуле (3.6):
%
100%
????руб.????,
(3.6)
где З
о
– основная заработная плата;
К
д
– коэффициент дополнительной заработной платы.
Примем К
д
= 18 %.
41528,44
18
100
747511????руб.????
Рассчитаем отчисления на социальные нужды: (3.7):
СН
????
????
СН
%
100%
????руб.????,
(3.7)
где
СН
– коэффициент отчислений на соц. нужды.
На 2018 год он составляет 30% и включает в себя:
- отчисления в пенсионный фонд – 22%.
- отчисления в фонд социального страхования – 2,9 %
- отчисления в фонд медицинского страхования – 5,1%.
СН
????41528,44 7475,11????
30
100
14701,06????руб.????
Рассчитаем накладные расходы, к которым относятся амортизация, ремонт и
содержание предприятия и других фонды, которые содержат канцелярские расходы,
налоги и сборы и другие расходы.
Они рассчитываются по формуле (3.8):
%
100%
????руб.????,
(3.8)
где
– основная заработная плата разработчиков;
– коэффициент накладных расходов.
Примем
= 70%.
86
41528,44
70
100
29069,9????руб.????
Таблица 3.4 Затраты на разработку
№п/п
Наименование статьи расходов
Сумма в
рублях
Удельный вес
в %
1
Материалы
491,75
0,52
2
Покупные комплектующие
1800
1,89
3
Основная заработная плата
41528,44
43,68
4
Дополнительная заработная плата
7475,11
7,86
5
Отчисления на социальные нужды
14701,06
15,46
6
Накладные расходы
29069,9
30,58
ИТОГО:
95066,26
100
Срок окупаемости данной системы, выразим в количестве архивированной
документации в год.
В качестве коэффициента эффективности выберем количество
архивированной документации за год. В году примерно 247 рабочих дней, в АО
«Электронный архив» работают два оператора.
Текущая система позволит обслужить не более 40 документов в день (9880 в
год). Разработанная система позволяет обслуживать не менее 100 документов в день
(24700 в год).
9880/24700 = 0,4 – срок окупаемости проекта составит около пяти месяцев.
Коэффициентом эффективности является показатель, обратный сроку
окупаемости:
Е
э
= 1/T
ок
= 1/0,4 = 2,0
Должно соблюдаться условие:
T ≤ T
н
и E ≥ E
н
, где
T
н
= 3 года – нормативный срок окупаемости;
E
н
= 0,33 - нормативный коэффициент эффективности для АСУ.
87
Так как 0,4 ≤ 3 и 2,0 ≥ 0,33, то можно сделать вывод о целесообразности
внедрения проекта на предприятии.
В процессе дипломного проектирования была внедрена система «Архивное
дело» для автоматизации процесса систематизации документации архива АО
«Электронный архив». Главной целью, которой является автоматизация деятельности
операторов и повышение уровня доступности архивной документации.
Проведя расчет экономической эффективности проекта, мы пришли к выводу,
что данный проект экономически эффективен и в него можно вкладывать денежные
вложения компании.