18
Рис. 1.2 Архитектура программного обеспечения в АО «Электронный Архив».
Вся деятельность Департамента проектов осуществляется на основе единой
автоматизированной системы управления сканированием (АСУ СК). Это
программный комплекс, построенный на основе баз данных. Каждый сотрудник, в
начале рабочего, входит в систему Windows, используя свой логин пароль, а затем
входит в АСУ СК под своей учетной записью, используя автоматизированное рабочее
место (АРМ).
Центральной консолью АСУ СК является автоматизированное рабочее место
административно-управленческого персонала (АРМ АУП). АРМ АУП обеспечивает
возможность подключения к одному или нескольким защищенным хранилищам и
позволяет запрашивать из них различную статистическую информацию, а также
выполнять настройки проектов, видов работ, групп пользователей. Доступные данные
и действия, которые может выполнять пользователь, зависят от роли, заданной для
него в АСУ СК.
С учетом специфики деятельности департаментов персональные компьютеры
АО «Электронный Архив» имеют следующие дополнительные программные
обеспечения: Отдел бухгалтерии: 1С Бухгалтерия: Версии 8.2, Банк-Клиент.
Техническая архитектура АО «Электронный Архив» показана на рисунке 1.3.
19
Рис. 1.3 Техническая архитектура АО «Электронный Архив»
Оборудование, которое представлено в технической архитектуре предприятия,
со своими задачами справляется успешно. Объем передаваемых и принимаемых
данных с каждым днем возрастает, так как происходит расширение деятельности
организации.
Персональные компьютеры АО «Электронный Архив» имеют следующую
конфигурацию системы:
Процессор: Intel(R) Core(TM) 2Duo CPU E7500 2,93GHz;
Оперативная память: 3,00 ГБ;
Видеокарта: Radeon X1600 Series Secondary.
В качестве аппаратной основы серверов используется сервера ETegro Hyperion
RS120 G3 и Hyperion RS230 G2.
В качестве коммутаторов уровня доступа используются устройства Cisco
Catalyst WS-C3550-24PWR-SMI, которые имеют 24 порта Ethernet 10/100 Мбит/сек с
поддержкой Inline Power для питания IP телефонов.
В качестве рабочих станций используется Avelion DW310 G2.
20
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих
бизнес-процессов
Бизнес-процесс представляет собой систему целенаправленных и
последовательных видов деятельности, в которой с помощью ресурсов и
управляющего воздействия входы процесса преобразуются в выходы, а результат
процессов представляет ценность для покупателей [18, С. 240].
Местом внедряемой задачи является архив. А перед любым архивом возникают
следующие задачи:
- повышение точности учета документации;
- оптимизация использования площади архива;
- сокращение затрат на хранение документации в архиве;
- сокращение времени проведения всех архивных операций;
- сокращение количества ошибочных архивных операций;
- уменьшение порчи документации и зависимости от «человеческого фактора».
Препятствия, которые встречаются при повышении эффективности архивов
можно разделить на следующие группы: технологические, организационные,
технические и информационные.
Сам процесс внедрения систем автоматизации процесса состоит из следующих
этапов:
- анализ деятельности организации;
- разработка стратегии автоматизации;
- выбор систем автоматизации;
- реорганизация деятельности предприятия;
- внедрение систем автоматизации;
- эксплуатация.
Стратегия автоматизации включает в себя следующие базовые компоненты:
- способы автоматизации: по направлениям, по комплексной автоматизации;
- цели: последовательность и разные области деятельности предприятия;
- разные ограничения.
21
Стратегия автоматизации должна соответствовать задачам и приоритетам
бизнеса. Стратегический план автоматизации составляется при помощи следующих
факторов:
- среднее время хранения документации в архиве;
- долгосрочные планы развития технических решений;
- планирование изменений функций персонала;
- стратегический план развития предприятия.
АО «Электронный архив» занимается оказанием услуг связанных с оцифровкой
изображений уже более десяти лет, при этом использовались технические и программные
средства сторонних производителей. Сейчас корпорация наладила выпуск собственного
оборудования и программного обеспечения. Но при этом с продукцией корпорации
клиенты могут встретиться только на выставках, в официальном офисе или на небольшом
корпоративном сайте, что является недостаточным.
На данный момент систематизация документации в АО «Электронный архив»
не автоматизирована.
Заявки от клиентов поступают по телефону, через электронную почту или при
встрече в офисе.
Потенциальный клиент, зайдя на корпоративной сайт, узнает о направлении
деятельности корпорации и об основных видах товаров и предоставляемых услуг.
При этом на сайте нет подробных характеристик и цен на услуги и товары. Для
получения более подробной информации клиент должен отправить запрос через
приведенную на сайте форму, либо позвонить по контактному телефону. Заполняя
форму, клиент вносит в нее свою контактную информацию и наименование
интересующего его товара или услуги.
Данные из формы поступают на электронную почту менеджера. Менеджер,
получив сообщение, уточняет, есть ли данный вид товара на складе или возможность
оказания услуг, и связывается с клиентом для уточнения деталей. После уточнения
всех деталей менеджер оформляет заказ и выставляет счет клиенту. Если заказ
предполагает услугу, после выставления счета, клиент должен приехать в офис для
заключения договора.
Весь учет клиентской базы, товаров и заказов ведется менеджерами при
помощи электронных таблиц в приложении Excel, что, несомненно, приводит к
22
дублированию данных. Таблицы получаются очень громоздкими, что замедляет
скорость доступа к необходимой информации. Информации хранящаяся в файлах
ничем не защищена и доступ к ней может получить любой желающий. Квитанции на
оплату заказа оформляются менеджером вручную, что повышает риск ошибочного
ввода данных.
Такой способ ведения учета является неэффективным и значительно
замедляет процесс обработки в условиях нынешней конкурентной среды. К тому же
он не позволяет получить доступ к различной отчетной информации необходимой для
анализа эффективности деятельности.
Таким образом, у существующей технологии систематизации документации
были выявлены следующие недостатки:
низкий уровень доступности информации для клиентов;
несовершенство организации сбора и регистрации исходной информации;
невозможность расчета показателей, необходимых для управления
объектом из-за сложности вычислений и большого объема информации;
высокая трудоемкость обработки информации;
низкая оперативность, снижающая качество управления объектом;
невысокая достоверность результатов решения задачи из-за беззащитности
и дублирования потоков информации;
несовершенство процессов сбора, передачи, обработки, хранения, защиты
целостности и сохранности информации и процессов выдачи результатов конечному
пользователю.
Исходя из вышесказанного, очевидно, что компании АО «Электронный
архив» необходимо повысить уровень доступности информации для потенциальных
клиентов, а также автоматизировать процесс систематизации документации.
1.2.2 Определение места внедряемой задачи в комплексе задач и ее описание
Целью внедряемой задачи является переход организации на автоматизацию
процесса систематизации документации, для этого необходимо выполнить
следующие задачи.
1. Необходима модель организации. Структура организации и все необходимые
данные нужно приблизить к реальным показателям большой компании Москвы.
23
Данная модель нужна для наглядности результатов автоматизации процесса
систематизации документации архива, потому что бизнес в Московском регионе
достаточно развит для перехода на СЭД.
2. Необходимо подробно рассмотреть одну из систем, которая рассмотрена в
теоретической части работы. В качестве примера будет взята система «Архивное
дело». Данная система зарекомендовала себя как система с хорошей
функциональностью, также у нее низкая стоимость лицензии. Нужно будет разобрать
архитектуру системы «Архивное дело» и произвести необходимые настройки, еще
можно рассмотреть ее преимущества и недостатки при внедрении на предприятии.
3. Требуется рассчитать экономическую эффективность от перехода
организации на автоматизацию процесса систематизации документации архива
организации.
Деятельность АО «Электронный Архив» заключается в предоставлении услуг в
области информационных технологий. На рисунке 1.4 представлена контекстная
диаграмма деятельности организации.
Рис. 1.4 Контекстная диаграмма документооборота в организации АО
«Электронный Архив»
Отображение бизнес-процессов лучше оформлять согласно методологии IDEF0
24
Описание системы с помощью IDEFO называется функциональной моделью.
Функциональная модель предназначена для описания существующих бизнес-
процессов, в котором используются как естественный, так и графический языки. Для
передачи информации о конкретной системе источником графического языка
является сама методология IDEF0.
На рисунке 1.5 представлена диаграмма первого уровня по нотации SADT. Она
отражает общую концепцию деятельности организации и протекающей в ней бизнес-
процессы.
Рис. 1.5 Декомпозиция документооборота в организации АО «Электронный
Архив»
Таким образом, можно выделить пять классов процессов, которые протекают в
организации АО «Электронный Архив»:
- регистрация входящих документов;
- подготовка внутренней документации;
- систематизация документации архива;
- исполнение и контроль;
- подготовка исходящих документов.
25
Входящая документация принимается менеджером организации. Документы,
которые поступают в организацию, проходят:
- регистрацию;
- рассмотрение руководителем;
- передачу на исполнение и контроль.
Обработка и передача документации исполнителям осуществляется в тот же
день их поступления. Перед принятием документации работник обязан проверить
правильность оформления документов и соответствие количества страниц. На всю
входящую документацию составляется опись, которая подписывается и датируется.
Внутренние документы предприятия передаются исполнителям под расписку в
регистрационной форме.
В настоящее время, для ведения истории поступления документации, контроля
и их регистрации используют бумажные формы документов. Из-за большого объема
документации в организации сотрудник допускает ошибки при оформлении
документов, что приводит к сложностям поиска нужного документа. Появляются
проблемы с потерей информации, что приводит к замедлению деятельности
организации.
На обработку большого объема данных в организации затрачивается большое
количество времени и трудовых ресурсов. Для оптимизации деятельности
организации необходима автоматизация систематизации документации архива.
Внедрение информационной системы позволит оперативно и более точно
отслеживать конкретный документ в организации.
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной техники
для решения задачи
Основным документом в рассматриваемой задаче является заявка клиента.
Схема документооборота заявки приведена на рисунке 1.6.
26
Рис. 1.6. Схема документооборота в АО «Электронный архив»
Существующий способ приема заявок связан с большой трудоемкостью,
ошибках в сведениях, что приводит к их утере. Сейчас невозможно получить
сведения об общем количестве заявок и провести анализ основных причин
возникновения разных вопросов у клиентов.
Временные характеристики описанных процессов приведены в таблице 1.2.
Таблица 1.2 Характеристики описанных процессов
Действие
Среднее
количество
за рабочий день
Время для
выполнения одного
действия, минут
Общее время,
минут
Регистрация заявки
10
15
140
Поиск
необходимой
информации
5
30
140
27
Продолжение таблицы 1.2
Анализ
информации за
период
0,5
60
20
ИТОГО, минут:
-
-
300
Таким образом, ежедневно, примерно 5 часов, сотрудник занят занесением
необходимых сведений в книги учета, а также поисками нужных сведений. Если
учесть, что продолжительность рабочего дня составляет 8 часов, то, следовательно, на
выполнение остальных обязанностей сотрудника остается всего 3 часа рабочего
времени, что крайне неэффективно.
Для этого способа характерны следующие недостатки:
- Неточность выполнения расчетов;
- Небольшая скорость выполнения;
- Неэффективное использование рабочего времени;
- Отсутствует контроль за выполнением работы сотрудника;
- Большой поток бумажной работы.
Таким образом, необходима автоматизация процесса систематизации
документации. Данный процесс позволит иметь точные сведения о количестве заявок,
их видах, а также позволит сократить время на подготовку аналитических отчетов и
передачу документов за счет их электронной формы.
Для автоматизации процесса необходимы персональные компьютеры,
принтеры, а также специальное программное обеспечение.
Если начать использовать данную автоматизацию процесса, то экономия
рабочего времени составит примерно 6 часов ежедневно, что позволит увеличить
эффективность работы сотрудников АО «Электронный архив».
Также появятся новые преимущества автоматизации рассматриваемого
бизнес-процесса:
- централизованное хранение данных;
- структуризация данных;
- отсутствие потери данных;
- выдача результатов в удобной форме на экран и принтер;