100
Перечень отделов предприятия;
Список сотрудников предприятия;
Номенклатура дел.
Данные документы вносятся в систему вначале ее работы.
В системе используются справочники, приведенные в таблице 2.4.
Таблица 2.4
Перечень используемых справочников
№
пп
название
справочника
ответственный
за ведение
средний
объём
справочника
в записях
среднюю
частоту
актуализации
средний
объем
актуализации,
%
1
Отделы
Администратор
100
1 раз в месяц
10
2
Роли
пользователей
Администратор
10
1 раз в год
10
3
Пользователи
Администратор
200
1 раз в год
10
4
Номенклатура
Пользователь
200
1 раз в год
25
5
Папки
Пользователь
250
ежедневно
25
6
Файл
Пользователь
100
ежедневно
10
7
Типы
документов
Пользователь
10
ежедневно
10
Справочник Отделы включает в себя название отдела.
На рисунке 12 приведен макет формы справочника «Отделы».
101
Рисунок 12 - Макет формы справочника «Отделы»
Макет формы справочник «Роли» пользователей включает наименование
роли пользователя, а также определенные права на чтение, добавление или
удаление документов, файлов, папок представлены на (рис. 13).
Рисунок 13 - Макет формы справочника «Роли пользователей»
В макет формы справочника «Пользователи» содержатся следующие
сведения (рис. 14):
Фамилия и имя;
102
Должность;
Логин;
Пароль;
Дата рождения;
Роль пользователя;
Рисунок 14 - Макет формы справочника «Пользователи»
Макет формы справочника «Номенклатура» (рис. 15) составляется в ходе
использования номенклатуры дел бумажного документооборота и содержит
следующие реквизиты:
Наименование записи (дела) в номенклатуре;
Количество томов;
103
Номер тома;
Количество страниц;
Дата добавления;
ФИО добавившего пользователя;
ФИО удалившего пользователя;
Рисунок 15 - Макет формы справочника «Номенклатура»
Макет формы справочник «Папки» является справочником, который
содержит сведения о создании каждым пользователем иерархии
обрабатываемых документов. Также каждая папка может быть в той или иной
104
степени открыта для чтения и записи другими пользователями, либо вообще
закрыта (рис .16).
Данный справочник содержит следующие реквизиты:
Наименование папки;
ФИО пользователя;
Права доступа;
Рисунок 16 - Макет формы справочника «Папки»
Оперативная информация хранится в таблицах Документы (рис. 17.) и
Файлы. В таблице Документы хранятся все сведения о зарегистрированном
документе, а именно следующие реквизиты:
Наименование;
Дата поступления;
Количество страниц;
Тип (категория) документа
Откуда поступил;
Количество копий;
Примечание.
105
Рисунок 17 - Макет формы «Документ»
В ходе деятельности к документам могут прикрепляться различные
файлы, в том числе и их электронные копии. Сведения о таких файлах
содержатся в таблице Файлы, в которой учитываются нижеперечисленные
реквизиты:
Номер файла;
Наименование файла;
Путь к файлу на сервере;
Размер в кб;
Дата добавления;
ФИО пользователя, добавившего файл;
Код документа, к которому прикреплен файл;
Права доступа;
Тип файла (расширение).
2.2.3. Характеристика результатной информации
Результатной информацией для задачи автоматизации делопроизводства
являются следующие документы:
106
список сотрудников;
список документов по видам;
номенклатура дел;
учетная карточка документа;
список документов, находящихся в архиве.
В списке сотрудников имеются следующие реквизиты:
фамилия, имя, отчество сотрудников;
дата регистрации;
должность;
отдел;
дата рождения;
логин и пароль для доступа в систему.
Данный документ формируется на основе справочников Отделы,
Пользователи.
Списки документов имеют следующие реквизиты:
наименование документа;
дата регистрации;
краткое описание;
количество страниц;
адресат;
ссылка на электронную версию документа.
Список документов, находящихся в архиве, а также список документов,
находящихся на контроле, отличаются статусом. При этом в системе могут быть
следующие статусы:
документ зарегистрирован;
документ рассмотрен;
документ поставлен на контроль;
документ отправлен в архив.
На основе статуса формируются списки документов. При формировании
списков документов используются такие таблицы, как Документы, Файлы, а
также справочники Отделы, Виды документов, Пользователи.
107
Номенклатура дел содержит наименование томов, их количество и общее
количество страниц.
Учетная карточка документа содержит следующие реквизиты:
наименование документа;
дата добавления (создания);
список файлов, прикрепленных к документу;
наименование папки, в которой содержится документ.
2.3. Программное обеспечение задачи
2.3.1. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)
В разработанной системе предусмотрено 2 вида пользователей;
Сотрудник, осуществляющий регистрацию документов
(архивариус, секретарь);
Администратор (инспектор архива).
Различие между функциями данных пользователей содержится в
различном уровне к доступу редактирования справочников. Дерево функций для
администратора представлено на рисунке 18.
108
Функции
администратора
Работа со
справочниками
Адреса
Пользователи
Отделы
Роли
Работа с
документами
Регистрация
Добавление
файла
Получение
отчетов
Карточка
документа
Файлы
Списки
документов
Настройки
Номенклатура
Папки
Изменение
статуса
Добавление
примечаний
Список
пользователей
Дизайн
Окна
Авторизация
Порядок
отображения
Рисунок 18 - Дерево функций системы для администратора
Функции
пользователя
Работа со
справочниками
Работа с
документами
Регистрация
Добавление
файла
Получение
отчетов
Карточка
документа
Файлы
Списки
документов
Настройки
Номенклатура
Папки
Изменение
статуса
Добавление
примечаний
Список
пользователей
Дизайн
Окна
Рисунок 19 - Дерево функций для пользователя
109
Сценарии диалога для соответствующих пользователей системы
приведены на рисунках 20 и 21.
Главное меню
Справочники Документы
Регистрация
Отчеты
Карточка
документа
Файлы
Списки
документов
Настройки
Изменение
статуса
Список
пользователей
Дизайн
Окна
Авторизация
Порядок
отображения
Авторизация
Содержание
Добавление
Редактирование
Печать
Экранная форма
Адреса
Пользователи
Отделы
Роли
Номенклатура
Папки
Рисунок 20 - Сценарий диалога для администратора