121
Рисунок 28- Список текстовых документов
Кроме того, доступен поиск уже зарегистрированных документов по
одному или нескольким реквизитам (рис.29).
Рисунок 29 - Страница поиска
Для поиска документа необходимо ввести одну или несколько букв или
цифр в любое поле (рисунок 30)
122
Рисунок 30 - Ввод реквизитов поиска
Администратору для начала работы в системе также необходимо
авторизоваться, пароль и логин в тестовой версии установлен – admin.
После авторизации открывается страница регистрации нового
пользователя. Для регистрации необходимо ввести необходимые реквизиты в
соответствующие поля (рис. 31)
123
Рисунок 31 - Регистрация нового пользователя
После нажатия кнопки «Зарегистрировать» появляется сообщение об
успешном добавлении записи в базу данных. Аналогично производится смена
пароля для пользователя, при этом необходимо ввести номер пользователя,
новые пароль и логин. Также администратору доступен список пользователей
(рис. 32)
Рисунок 32 - Список пользователей
124
Для просмотра журнала посещений пользователей необходимо ввести
его номер и нажать кнопку «Смотреть», после чего получаем список с датами и
временем захода пользователей в систему (рис. 33)
Рисунок 33 – Журнал посещений
Отдельным пунктом на данной странице указываются данные
пользователя под введенным номером, а также количество заходов и дата и
время последнего посещения.
Листинг основных программных модулей приведен в Приложении 1.
125
III Обоснование экономической эффективности проекта
3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической
эффективности
Под понятием «оценка экономической эффективности ИС» понимается
процесс, включающий в себя понимание, определение и измерение того,
насколько полезным в экономическом плане является или явилось внедрение ИС
для предприятия. При этом экономическая полезность рассматривается обычно
как денежный эквивалент того, насколько изменились доходы/расходы
предприятия в результате инвестирования в ИС.
Под методом оценки эффективности ИС подразумевается способ или
набор средств проведения полной оценки ИС. Они могут состоять как из
формальных, так и из неформальных процедур, при этом под неформальными
понимаются не основанные на цифровых данных, быстрые, преимущественно
субъективные процедуры оценки, а под формальными - более объективные,
рациональные, базирующиеся на недвусмысленных данных механизмы оценки.
Как известно, внедрение современных информационных технологий -
дело дорогостоящее.
Оценка экономической эффективности ИС - сложная и трудоемкая
работа, требующая не только технических, но и экономических навыков. Только
сочетание этих двух составляющих может привести к достоверному результату
проводимого анализа.
Продвижение на рынке ИС в условиях современной конкуренции
невозможно без предоставления результатов оценки ожидаемой эффективности
системы. Кроме того, существующая статистическая оценка успешности
внедрения систем управления предприятием характеризуется неудачей
внедрения от 40 до 70 % случаев.
Специалисты в области разработки, внедрения и сопровождения ИС
должны обладать навыками проведения предварительной экспертизы проекта.
Они должны уметь вести постоянный мониторинг системы на соответствие
внедряемых технологий стратегии развития предприятия. Процесс соизмерения
затрат и достигаемого за их счет эффекта должен быть именно «процессом», то
есть итерационной процедурой, проводимой на протяжении всего этапа
126
разработки и внедрения проекта, результат которой способен повлиять на
дальнейшее продолжение проекта.
Существуют следующие этапы оценки экономической эффективности
информационной системы:
традиционная оценка эффективности как соотношение затрат и
результатов;
расчет совокупной стоимости владения информационной системой;
оценка внедрения ИС как инвестиционного проекта;
разработка сбалансированной системы показателей для оценки
экономического эффекта.
Оценка эффективности проектов независимо от технических,
технологических, финансовых, отраслевых или региональных особенностей
осуществляется на основе единых принципов. К ним относятся:
рассмотрение проекта на протяжении всего жизненного цикла;
моделирование денежных потоков;
сопоставимость условий сравнения различных проектов;
положительность и максимум эффекта;
учет фактора времени;
учет только предстоящих в ходе осуществления проекта затрат и
поступлений;
сравнение «с проектом» и «без проекта»;
учет всех наиболее существенных последствий проекта;
учет наличия разных участников проекта;
многоэтапность оценки;
учет влияния на эффективность инвестиционного проекта;
учет влияния инфляции;
учет влияния неопределенностей и рисков.
Показатели коммерческой эффективности проекта в целом отражают
финансовые последствия внедрения информационной системы. В качестве
основных показателей для расчета коммерческой эффективности проекта
рекомендуется использовать следующие:
чистый доход;
127
чистый дисконтированный доход;
внутренняя норма доходности;
индексы доходности затрат и инвестиций;
срок окупаемости.
Таким образом, исходя из всего выше сказанного, можно сделать вывод,
что процесс оценки экономической эффективности информационных систем
сложен и неоднозначен. Подходить следует индивидуально в каждом
конкретном случае, но опираясь на определенные методики, что позволит
исключить «человеческий фактор» и снизить погрешности ввиду отсутствия
каких либо данных.
В рассматриваемом случае, так как система не планируется к продаже, а
будет внедрена только в архивном отделе, необходимо рассчитать
экономическую эффективность.
При расчете экономической эффективности будет проведено сравнение
результатов обработки информации при существующем рабочем процессе и
после внедрения разрабатываемой системы. Прямая эффективность машинной
обработки информации представлена в показателе снижения экономических
стоимостных затрат на обработку информации. При оценке прямой
эффективности в стоимостных единицах измерения рассчитываются две группы
показателей – показатель снижения трудовых затрат и показатель снижения
стоимостных затрат.
При расчете изменения трудовых затрат на обработку информации
используется следующая система показателей:
Абсолютный показатель снижения трудовых затрат на обработку
информации
Т=Т
0
-Т
1
(3.1.1)
где Т
0
– годовая трудоемкость обработки информации при базисном
варианте;
Т
1
– годовая стоимость обработки информации при проектируемом
варианте.
128
2. Коэффициент снижения трудовых затрат
K
т
=(Т/Т
0
)*100 (%) (3.1.2)
3. Индекс снижения трудовых затрат, который показывает рост
производительности труда при обработке информации.
Y
т
=Т
0
/Т
1в
(3.1.3)
К стоимостным показателям относятся: абсолютное снижение
стоимостных затрат (C) , коэффициент относительного снижения стоимостных
затрат (К
C
) индекс снижения стоимостных затрат (Y
C
):
1. Показатель снижения стоимостных затрат
С=С
0
-С
1
(3.1.4)
где С
0
– годовая стоимость обработки информации при базисном
варианте;
С
1
– годовая стоимость обработки информации при проектируемом
варианте.
Коэффициент эффективности по затратам:
K
c
=(С/С
0
)*100 (%) (3.1.5)
Индекс изменения стоимостных затрат
Y
c
=С
0
/С
1
(3.1.6)
Помимо рассмотренных показателей целесообразно также рассчитать
срок окупаемости затрат на внедрение проекта машинной обработки
информации (Т
ок
), рассчитываемые в годах, долях года или в месяцах года:
Ток = К
П
/C (3.1.7),
129
где К
П
- затраты на создание проекта (проектирование и внедрение).
А также расчетный коэффициент эффективности капитальных затрат:
Ер = 1/Ток (3.1.8)
3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта
В соответствии с выбранной выше методикой произведем расчет
основных показателей экономической эффективности разработанной
информационной системы.
Для этого необходимо оценить объемы обрабатываемой информации в
базовом и проектном варианте. Для расчета стоимостных показателей учтем, что
заработная плата сотрудника отдела составляет около 25000 рублей. Так как в
рабочей неделе содержится 5 рабочих дней по 8 часов, стоимость одного часа
работы сотрудника составит:
25000/(5*8*4)=148 рублей в час.
Как было указано выше, основным документом в автоматизированной
задаче является входящий (исходящий, внутренний) документ. Объем данного
документа в бумажном эквиваленте составляет около 20 документострок. В
рабочий день оформляется около 10 документов, что в год составляет:
20*10*20*12=48000 документострок.
Кроме того, при работе сотрудника необходимо учитывать такие
документы, как сведения о пользователях (около 300 строк в месяц), сведения о
номенклатуре (около 100 строк в месяц), а также подготавливать отчеты о
работе системы (около 800 строк еженедельно).
В пересчете на год данные документы имеют следующий объем:
Сведения о пользователях – 300*12=3600 документострок
Сведения о номенклатуре – 100*12=1200 документострок
Отчеты – 800*52=41600 документострок.
Аналогично рассчитывается объем и других документов.
130
Кроме того, учтем также, что до использования разработанной системы
существуют накладные расходы, выражающиеся в необходимости закупки
канцелярских принадлежностей, а именно (в год):
Бумага – 30 пачек по 120 рублей = 3600 рублей, в час –
3600/(20*8*12)=1,875 рублей.
А при использовании разработанной системы необходимо учесть
амортизацию компьютера, которая составит 25% от его первоначальной
стоимости (16000 рублей) при сроке эксплуатации 5 лет, то есть в час:
4000/(20*12*8)=2 рубля в час.
Тогда операции технологического процесса при базовом и проектном
варианте за год и их характеристики представлены в таблице 3.1 и таблице 3.2
Абсолютный показатель снижения трудовых затрат на обработку
информации:
Т=2882,13-623,73=2258 часов
Коэффициент снижения трудовых затрат
K
т
=(2258/2882)*100%=78 %
Показатель снижения стоимостных затрат
С=428888,06-92816,66=336071,41 рублей.
Рассчитаем затраты на внедрение и проектирование системы, для чего
учтем заработную плату разработчиков. При средней заработной плате 25000 ,
привлечении двух разработчиков и общем сроке разработки 20 рабочих дней
(месяц), принимаем стоимость разработки – 50000 рублей.
Срок окупаемости затрат на внедрение проекта машинной обработки
информации:
Т
ок
= 50000/336071=0,14 года или 2 месяца.
Рассчитаем расчетный коэффициент эффективности капитальных затрат:
Ер = 1 / Ток=1/0,14 =7,14
На рис. 34. приведена диаграмма сравнения базового и проектного
вариантов трудовых затрат, на рис. 35 – стоимостных затрат.