61
В случае добавления нового поставщика, необходимо открыть форму
«Поставщик» заполнить все необходимые поля, далее нажать кнопку новая запись,
после чего новый поставщик появится в базе поставщиков.
Таблица «Товары» имеет следующую структуру:
Таблица 10 – Структура таблицы «Товары»
Имя поля
Тип данных
Код товара
Счетчик
Наименование товара
Короткий текст
Описание
Длинный текст
Стоимость закупки
Числовой
Категория товара
Короткий текст
При необходимости добавления нового товара, нужно открыть форму
«Добавить новый товар» заполнить все необходимые поля, далее нажать кнопку
новая запись, после чего новый товар появится в базе товаров и прайс-листе.
2.2.3. Характеристика результатной информации
Выходными документами являются 3 отчета:
отчет по поставкам;
отчет по продажам;
отчет по товарам на складе;
Выходные документы формируется в системе. Они представляются в
электронном или бумажном виде директору.
«Отчет по поставкам» отражает количество поступившей продукции.
62
Форма отчёта содержит следующие данные: дату приёма поставки, код
поставки, наименование поставщика, категорию товара, название товара,
количество.
«Отчет по продажам» показывает, какое программное обеспечение
установлено на рабочих местах.
Форма отчёта содержит следующие данные: дату покупки, номер чека,
наименование товара, количество товара, цену(с надбавкой и ндс), сумму, итого
сумма чека.
«Отчет по товарам на складе» предназначен для отражения товарооборота в
магазине.
Форма отчёта содержит следующие данные: название товара, количество
поступившего товара, количество проданного товара, количество оставшегося
товара товара, стоимость закупки.
В форме отчета «Отчет по продажам» используется общая сумма средств
полученных в результате совершения продаж.
Для подсчета суммирования используется функция Sum(). Функция
выглядит следующим образом =Sum([Цена]).
Так как магазин получает товары для продажи по закупочной цене,
сотрудникам необходимо рассчитать цену продажи. Цена продажи в нашем случае
будет равна закупочной цене увеличенной на 50%. В эти 50% входит НДС равный
20% и наценка на товар от магазина 30%. Выражение выглядит следующим
образом Цена продажи: [Стоимость закупки]*1,5. Рассчет, происходит в запросе
«Чек», данный запрос пресдставлен на рисунке 8.
63
Рисунок 8 – Конструктор запроса «Чек»
Для добавления в один чек более чем одного товара, в запросах «Чек»,
«Чек2» были использованы функции NZ и DMax.
С помощью функции DMax можно определить наибольшее значение в
указанном наборе записей.[45]
Функцию NZ можно использовать для возврата нулевой (пустая строка), или
другого заданного значения при варианте Null. Например можно использовать эту
функцию, преобразовать значение Null в другое значение и позволяет
предотвратить его распространения через выражение.[46]
Использование данных функций представлено на рисунках 11-12.
64
Рисунок 11 – Конструктор запроса «Чек»
65
Рисунок 12 – Конструктор запроса на обновление «Чек2»
2.3. Программное обеспечение задачи
2.3.1. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)
Автоматизация процесса осуществления деятельности магазина розничной
торговли нацелена на повышение скорости работы и ее качества.
При выборе программного средства важно учесть удобство и легкость
использования.
66
На рисунке 13 представлено дерево функций проектируемой
информационной системы.
Рисунок 13 – Дерево программных модулей
Для эффективного взаимодействия пользователей с информационной
системой удобнее всего использовать диалоговые окна. В роли диалоговых окон
выступают формы.
Для обеспечения полноценной работы были использованы следующие
объекты: запросы; формы; отчеты; макросы.
Форма используется для ввода данных в таблицу и для просмотра в заданном
формате данных из таблицы или запроса. С ее помощью можно также запустить на
выполнение макрос или процедуру .
67
Отчет предназначен для создания документа на основе данных из таблицы
или запроса. Этот документ можно распечатать или включить в документ другого
приложения, например, Word или Excel.
Макросы представляют собой небольшие программы, с помощью которых
обеспечивается реакция Access на такие события, как открытие формы, щелчок
кнопки или обновление записи.
2.3.2. Характеристика базы данных
Инструментальные средства системы управления базами данных включают
все необходимые средства для эффективной разработки удобного
пользовательского интерфейса информационной системы.
В таблице 11 представлены обозначения таблиц проектируемой системы.
В таблице 11 - обозначения таблиц проектируемой системы.
№
Наименования
Значения
1
Клиенты
Хранит данные о клиенте
2
Заявки
Хранит данные о заявках
3
Диспетчер
Хранит данные о сотрудниках
Таблица 12 - Таблица «Клиент»
№
Описания поля
Имя атрибута
Формат
1
ID Клиента
Kodkl
Int(25)
2
Фамилия клиента
Sunamekl
varchar(45)
3
Имя клиента
Namekl
varchar(45)
4
Отчество клиента
Patronymic
varchar(45)
5
Адрес
AdrKl
varchar(45)
6
Телефон
Telkl
varchar(45)
7
Адрес электронной почты
EmailKl
varchar(45)
8
Дополнительные сведения
Dopsv
varchar(85)
Таблица 13 - Таблица «Заявки»
68
№
Описания поля
Имя атрибута
Формат
1
ID Заявки
KodZ
int(25)
2
ID бригады
KodB
int(25)
3
Дата заявки
DateZ
Timestamp(25)
4
ID Клиент
Kodkl
int(25)
5
Стоимость
Sum
int(25)
6
Дополнительные свединия
Dopsv
varchar(85)
Работа с системой выполняется по средствам главного меню программы.
Обработка данных в системе осуществляется при помощи функциональных
форм:
форма «Прайс-лист»;
форма «Совершить продажу»;
форма «Поступление товара»;
форма «Поставщики»;
форма «Добавить новый товар»;
форма «Сотрудники»;
2.3.3. Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)
Рассмотрим структуру конфигурации разработанного нами проекта.
Разрабатываемая ЭИС содержит четыре подсистемы: «Документы»,
«Регистры», «Отчеты», «Справочники». В состав этих подсистем входят
следующие объекты:
- подсистема «Справочники»: все справочники;
- подсистема «Документы»: все документы;
- подсистема «Отчеты»: все отчеты.
Структура справочника «Клиенты» представлена в Таблице 14.
Таблица 14 — Справочник «Клиенты»
69
Наименование реквизита
Синоним
Тип реквизита
Описание
Код
Строка(9)
Наименование
Строка(150)
Наименование
клиента
ИНН
Строка(20)
КПП
Строка(20)
Ответственное Лицо
Ответственное лицо
Строка(50)
Сведения О Предыдущих
Поставках
Сведения о
Предыдущих поставках
Строка(100)
Телефон
Строка(25)
Факс
Строка(25)
eMail
Строка(100)
Skype
Строка(100)
Структура справочника «Типы компонентов» представлена в Таблице 15.
Таблица 15 — Справочник «Типы компонентов»
Наименование реквизита
Синоним
Тип реквизита
Описание
Код
Строка(9)
Наименование
Строка(100)
Наименование
Назначение
Строка(50)
Условие Хранения
Условие хранения
Строка(50)
Структура справочника «Типы документов» представлена в Таблице 16.
Таблица 16 — Справочник «Типы документов»
Наименование реквизита
Синоним
Тип реквизита
Описание
Код
Строка(9)
Наименование
Строка(100)
Наименование
Назначение
Строка(50)
Ответственный За Ведение
Ответственный за ведение
Строка(50)
Краткая Информация
Краткая информация
Строка(50)
Структура справочника «Пользователи» представлена в Таблице 17.
70
Таблица 17 — Справочник «Пользователи»
Наименование реквизита
Синони
м
Тип реквизита
Описание
Код
Строка(50)
Наименование
Строка(100)
Наименование
Идентификатор Пользователя ИБ
Уникальный Идентификатор
Телефон
Строка(25)
Табличная часть «Доступные склады» справочника «Пользователи»
Склад
Склад
Справочник Ссылка. Склады
Структура документа «Поступление материалов и компонентов»
представлена в таблице 18.
Таблица 18 — Документ «Поступление материалов и компонентов»
Наименование
реквизита
Синоним
Тип реквизита
Описание
Шапка документа «Поступление материалов и компонентов»
Номер
Строка(9)
Номер
документа
Дата
Дата (Дата Время)
Дата документа
Склад
Справочник Ссылка. Склады
Табличная часть «Материалы и компоненты» документа «Поступление материалов и
компонентов»
Материал Компо
Материал
Справочник Ссылка. Наименование Мате
нент
компонент
Риалов И Компонентов
Количество
Количество
Число (15.2)
Место Хранения
Место
хранения
Справочник Ссылка. Наименование Мате
Риалов И Компонентов
2.3.4. Описание программных модулей
Для того чтобы начать работу с приложением необходимо чтобы на рабочем
компьютере была установлена программа 1С. Программу можно запустить через