54
На основании документа заказ создаются два документа: «Изготовление
заказа» и «Выдача заказа». Эта форма показана на рисунке 15. Документ также
имеет вкладки «Заказы» и «Взаиморасчеты», которые позволяют просматри-
вать другие заказы данного контрагента и его взаиморасчеты.
Рисунок 15 – Пример создания документов на основании «Заказа»
Документ «Изготовление заказа» может создаваться на основании доку-
мента «Заказ» или как новый документ (рисунок 16). При заполнении докумен-
та на основании табличная часть заполняется автоматически, при создании как
новый документ поля «Контрагент», «Изделие», «Единица измерения» запол-
няются выбором из справочников, поле «Заказ» - из журнала документов «За-
каз». Табличная часть имеет две вкладки: материалы и услуги.
На вкладке «Материалы» фиксируются данные о материалах, использо-
ванных при выполнении заказа, их количестве, цене и стоимости. При проведе-
нии документа эти материалы списываются со склада.
Рисунок 17 отображает шаблон ввода услуги, который позволяет не
только ввести данные о самой услуге, но и назначать и изменять ее стоимость
на вкладке «Цены номенклатуры».
После заполнения вкладок «Материалы» и «Услуги» в поле «Общая
сумма» фиксируется общая стоимость работ и материалов заказа. Полностью
оформленный документ отображен на рисунке 18.
55
Рисунок 16 – Экранная форма документа «Изготовление заказа»
Рисунок 17 – Экранная форма справочника «Услуги»
Рисунок 18 – Заполненная экранная форма
документа «Изготовление заказа»
56
Процедура выдачи заказов оформляется документом «Выдача заказа»,
который показан на рисунке 19.
Рисунок 19 – Экранная форма документа «Выдача заказа»
Все документы по осуществлению заказов фиксируются в журнале «За-
казы и выполнения». Экранная форма журнала отображена на рисунке 20.
Рисунок 20 – Экранная форма журнала «Заказы и выполнения»
При выдаче заказа происходит его оплата, данная операция фиксируется
документом «Поступление денежных средств» (рисунок 21). Документ отобра-
жает форму оплаты – наличный или безналичный расчет, сумму оплаты и
контрагента.
Все документы оплаты фиксируются в журнале «Денежные средства»,
его экранная форма показана на рисунке 22.
Поступление материалов на склад оформляется документом «Поступле-
ние материалов», его экранная форма представлена на рисунке 23. Перейдя на
вкладку «Материалы на складе» можно отследить, движение материалов.
57
Рисунок 21 - Экранная форма документа
Рисунок 22 - Экранная форма журнала «Денежные средства»
Рисунок 23 - Экранная форма документа
В конфигурации спроектированы отчеты:
- отчет «Продажи»;
- отчет «Заказы»;
58
- отчет «Остатки материалов»;
- отчет «Денежные средства».
Отчет «Продажи» позволяет осуществлять мониторинг продаж по
контрагентам, по заказам, по себестоимости, по прибыли за определенный пе-
риод времени. Его можно формировать на определенную дату, за весь период
деятельности, а можно формировать за конкретный промежуток, устанавливая
дату начала и окончания периода. Панель настроек показана на рисунке 24.
Экранная форма отчета «Продажи» представлена на рисунке 25.
Рисунок 24 – Панель настроек отчета «Продажи»
Рисунок 25 – Экранная форма отчета «Продажи»
59
Отчет «Заказы» позволяет отслеживать выполненные и невыполненные
заказы для информирования клиентов. Отчет формируется по контрагентам и
по заказам. Форма отчета представлена на рисунке 26.
Рисунок 26 - Отчет «Заказы»
Отчет «Остатки материалов» позволяет отслеживать наличие материала
на складе. Это важно при оформлении заказа, так как клиент не всегда готов
подождать, пока нужный материал будет доставлен, тогда менеджер всегда
может предложить эквивалентную замену (рисунок 27).
Рисунок 27 - Форма отчета «Остатки материалов»
60
Отчет «Денежные средства» отображает движение денежных средств в
наличной и безналичной форме. Форма отчета – на рисунке 28.
Рисунок 28 - Форма отчета «Денежные средства»
Таким образом, потеря времени при заказах, а так же вероятность поте-
рять потенциального клиента в случае очереди, решена. Т.к. немногие люди
могут позволить терять свое время, простаивая в очередях, особенно это каса-
ется тех, у кого жесткий контроль рабочего времени.
Плюс ко всему менеджер время на обработку заказа использует по
назначению, а также имеет возможность анализа поступающих заказов.
61
III Обоснование экономической эффективности проекта
1.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической
эффективности
Сущесᶥтвует два наᶥиболее часто исполᶥьзуемых метода определения эко-
номической эффектиᶥвности проекта:
- экономᶥическая оцеᶥнка инвᶥестиций;
- метᶥод привеᶥденных затᶥрат.
Метᶥод экономичᶥеской оценки инвеᶥстиций испольᶥзуется, когда проект
подразумевает реконстрᶥукцию, расшиᶥрение, создаᶥние новых объᶥектов в сфере
произвоᶥдства и усᶥлуг. Реалᶥизация таких проᶥектов требует значительных затрат
средств или инвестиций. Поэᶥтому в экономичеᶥской части проеᶥкта обязатель-
ным явᶥляется обосновᶥание назначеᶥния, способа инвесᶥтирования, формы соб-
ственᶥности.
Для экоᶥномической оценки иᶥнвестиций необходимᶥо определить величи-
ну затрат, классифᶥицировать преᶥстоящие затраты, проᶥгнозировать притоки и
оттоки деᶥнежных средств, рисᶥки и экономᶥическую эффеᶥктивность [30].
Метᶥод приведᶥенных затᶥрат исполᶥьзуется для опредеᶥления экономиче-
ского эффекᶥта и полученной эᶥкономии от автоматиᶥзации управлᶥения. Метод
базирᶥуется на расчеᶥте единоврᶥеменных (капиᶥтальных) затᶥрат на автомᶥатизацию
и эксплуатационᶥных расхᶥодов на функциᶥонирование системы.
Метод приведенᶥных затрат сраᶥвнивает расход на автоᶥматизацию, при-
ведᶥенный к одному году, с расходом на выполнᶥение тех же фуᶥнкций неавтома-
тиᶥзированным способом, чтобы опᶥределить эфᶥфект от созданᶥия и внедᶥрения
информациᶥонной системы [15].
Данный метод позволяет как результаты, так и затраты привести в соот-
ветствие и представить в стоимостном выражении. В соответствии со сложив-
шимся подходом к определению эффективности информационной системы, ре-
зультат ее создания (усовершенствования) характеризуется экономией, получа-
емой на оцениваемом объекте по сравнению с базовым периодом.
В связи с этим сложность оценки заключается в определении результа-
тов автоматизации информационных потоков (внедрения ИС) в виде получае-
62
мой экономии, а так же в правильном сопоставлении этой экономии с произве-
денными затратами.
Основная формула, по которой ведется расчет метода приведенных за-
трат:
KЕРЗ
n
(1)
Приведенные затраты зависят от объема обработанной информации и
складываются из:
Р – эксплуатационные расходы на функционирование системы;
К – капитальные (единовременные) затраты на разработку системы;
Е
n
- нормативный коэффициент приведения затрат к единому году.
Для вычислительной техники Е
n
= 0,25 -0,35.
В ходе опредеᶥления эконоᶥмической эффекᶥтивности было решᶥено не ис-
пользовать мᶥетоды, описᶥанные выше. Метод экономᶥической оценки инвести-
ций не подходит для данной работы, поскольку для реализации проекта не тре-
буется больших затрат.
Эффективность в данном методе определяется на основе предполагае-
мых доходов и расходов, но проект напрямую не связан с доходами предприя-
тия, поэтому данный метод использовать нельзя.
Метод прᶥиведенных затрат основᶥывается на сравᶥнении существующих
расходов на выпоᶥлнение функций и предпоᶥлагаемых. В данном случае расходы
на создание системы незначительны (то есть капитальные затраты близки к ну-
лю).
Эксплуатационные расходы же рассчитать достаточно сложно, так как
основная функция, на выполнение которой направлен проект – регистрация до-
кументов, а его в свою очередь сложно привязать к конкретным временным (и
соответственно стоимостным) рамкам.
Поэтому для обоснования экономической эффективности проекта реше-
но не использовать стандартные методики, а показать эффективность на основе
сравнительного анализа качества работы делопроизводителя до внедрения си-
стемы и предполагаемой после.
63
3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта
В среднем на оформление одного заказа тратится 20 минут, занося необ-
ходимые реквизиты в журнал регистрации, при использовании автоматизиро-
ванной системы оформления документов будет тратить на аналогичную задачу
15 минут. Высвобождение свободного времени, как показано в таблице 15, в
месяц (26 рабочих дней) в среднем составит 2 часа, а за год 20 часов. При зара-
ботной плате менеджера в 25000 тысяч рублей, стоимость работы одного часа
составит 148,80 рублей.
Таблица 15
Показатели времени
Период
Оформление
заказа вруч-
ную, час
Оформление
заказа с помо-
щью програм-
мы, час
Высвобожден-
ное время, час
Стои-
мость, руб
День
0,33
0,25
0,08
11,9
Месяц
(26дней)
7,35
5,25
2,1
312,48
Год (252
дня)
83,16
63
20,16
3749,76
Время будет сокращаться за счет:
- уменьшения повторного ввода реквизитов, таких как: данные клиента;
- сокращения времени на поиск нужного документа, если использовать
при этом сортировку и отчеты.
Поскольку на разработку и внедрение системы затрачено 3000 рублей (в
виде премии программисту, работающему в редакции), то срок разработанной
системы рассчитывается как отношение капитальных затрат к экономической
эффективности:
Т
р
= К / Э, (1)
Т
р
= 3000/3749,76 = 0,8 года 10 месяцев
Обратная величина будет представлять расчетный коэффициент приве-
дения:
Е
р
= Э / К, (2)
Е
р
– расчетный коэффициент приведения.