18
В ООО «ОТК» организована локально-вычислительная сеть между всеми
рабочими станциями и файловым сервером. Некоторые компьютеры
подключены к сети вместе с различной оргтехникой. Каждый компьютер
подключен к сети через коммутатор, который в свою очередь соединяется с
другими коммутаторами.
В ООО «ОТК» используются два сервера Hewlett-Packard Proliant
DL380R05, имеющие следующие технические характеристики:
процессор INTEL Core i7 9700K;
материнская плата ASUS PRIME H310M-A R2.0;
оперативная память 2048 Мб/32000 Мб (DDR2, 667 МГц);
чипсет видеокарты nVidia GeForce GT650M;
сетевой адаптер HP NC373.
Локальная вычислительная сеть имеет следующие характеристики:
топология – шина; модель – клиент-сервер;
стандарт – 100Base-TX (Fast Ethernet);
протокол передачи данных - TCP/IP;
коммутатор TG -NET P1005D-4PoE-60W;
концентратор USB 3.0 Ginzzu GR-388UAB на 7 портов + адаптер.
Степень автоматизации предприятия ООО «ОТК» достаточно высокая и
позволяет внедрить информационную систему управления персоналом
ООО «ОТК».
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости
автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес-процессов
Персонал организации — самый сложный объект управления. В отличие
от материальных активов, люди способны самостоятельно принимать решения и
оценивать предъявляемые к ним требования [3].
19
Современные концепции управления персоналом основаны на признании
возрастающей значимости личности сотрудника, на изучении его мотиваций,
умении правильно формировать их и корректировать в соответствии со
стратегическими задачами, стоящими перед компанией.
Структура бизнес-процессов управления персоналом ООО «ОТК»
представлена на рисунке 1.5 [4].
Рисунок 1.5 – Структура бизнес-процессов управления персоналом
ООО «ОТК»
Для приема сотрудника на работу необходимо пройти собеседование с
руководителем отдела, в который будет принят кандидат, или руководителем
организации.
Для прохождения собеседования необходимо предоставить в отдел кадров
трудовую книжку, паспорт и документ о получении образования.
После утверждения кандидатуры, сотрудник предоставляет и другие
документы, необходимые для оформления приема на работу: военный билет,
медицинскую карту, характеристику с предыдущего места работы.
Удостоверение о сдаче экзамена по технике безопасности, поступающие на
20
работу обязаны предъявлять, если это предусмотрено специальным положением
[24].
После получения от кандидата необходимых документов, сотрудники
отдела кадров составляют трудовой договор, который включает необходимую
информацию о правилах работы сотрудника, его должности, окладе, режиме
работы т.д. Далее договор подписывается в двустороннем порядке: кандидатом
на должность и генеральным директором организации. Трудовой договор с
сотрудником может быть заключен на неопределенный или определенный срок.
Трудовой договор – соглашение между работодателем и работником, в
соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу,
обеспечить условия труда, выплачивать заработную плату, а работник обязуется
лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию,
соблюдать правила внутреннего распорядка [26].
Трудовое законодательство предъявляет единые требования к порядку
заключения трудовых договоров, которые изложены в ст. 63—71 ТК РФ [26].
Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух
экземплярах и подписывается сторонами. Один экземпляр передается работнику,
другой хранится у работодателя. Прием на работу оформляется приказом
(распоряжением) руководителя организации, который предъявляется работнику
под расписку. Трудовой договор считается заключенным, если работник
приступил к работе с ведома или по поручению лица, обладающего правом
приема на работу. При фактическом допуске работника к работе работодатель
обязан; оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех
дней с момента начала работы. Работнику, приглашенному на работу в порядке
перевода из другой организации по согласованию между работодателями, не
может быть отказано в заключении трудового договора в течение одного месяца
со дня увольнения с прежнего места работы [24].
Заключение трудового договора допускается с лицами, достигшими
возраста шестнадцати лет [24].
Различные виды поощрения работников, действующие в учреждении,
также могут быть отражены в трудовом договоре. Доплаты, надбавки и
поощрительные выплаты постоянного характера прямо указываются в трудовом
21
договоре (как обязательное условие трудового договора), а иные выплаты – с
отсылкой к соответствующему нормативному правовому акту, коллективному
договору или локальному нормативному акту, которые предусматривают
основания и условия их выплаты. В последнем случае работники должны быть
ознакомлены с содержанием этих нормативных правовых актов, коллективным
договором и локальными нормативными актами под роспись
После оформления трудового договора составляется приказ о зачислении
кандидата на определенную должность в ООО «ОТК» и оформляется личная
карточка сотрудника, которая включает информацию о его биографии, членах
семьи, военной службе и т.д. [24].
Трудовой договор между работодателем и сотрудником может быть
расторгнут по следующим основаниям, представленным на рисунке 1.6 [24].
При увольнении сотрудника личное дело хранится в организации еще
десять лет и к нему подшивается приказ об увольнении.
Для оформления перевода между отделами сотрудники отдела кадров
расторгают первый трудовой договор и составляют новый, в котором указан
новый отдел и должность сотрудника.
Рисунок 1.6 – Основания увольнения сотрудников
22
На рисунке 1.7 представлены должностные обязанности сотрудников
отдела кадров [4].
Рисунок 1.7 – Должностные обязанности сотрудников отдела кадров
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Функциональная модель предназначена для описания существующих
бизнес-процессов на предприятии (так называемая модель AS-IS) и идеального
положения вещей – того, к чему нужно стремиться (модель ТО-ВЕ) [9].
В настоящее время управление персоналом ведется с помощью
устаревшей программы, которая имеет ряд недостатков:
позволяет хранить недостаточное количество необходимой
информации о сотрудниках;
отсутствует возможность учета отпусков;
не реализован механизм учета аттестации сотрудников;
личное дело сотрудников приходится вести в бумажном виде, так как
отсутствует экспорт данных в формат MS Word
формирование отчетности реализовано некорректно.
23
Доработка устаревшей программы невозможна, так как потеряны
исходные коды программы.
Рассмотрим основные бизнес-процессы в деятельности сотрудников
отдела кадров ООО «ОТК» с помощью методологии IDEF0 (рисунок 1.8).
В качестве управляющих потоков выделены:
нормативные документы,
законы РФ,
должностные инструкции
приказы руководства.
Выходной информацией являются:
кадровые приказы,
личное дело сотрудника,
трудовой договор,
отчетные материалы.
Рисунок 1.8 – IDEF0 модель «Деятельность отдела кадров ООО «ОТК»
(AS-IS)
Декомпозиция контекстной диаграммы представлена на рисунке 1.9.
Сотрудники отдела кадров оформляют новых сотрудников на работу,
ведет учет движения кадров (отпуска, аттестация, повышенная квалификация).
24
Рисунок 1.9 – Декомпозиция контекстной диаграммы AS-IS
На рисунке 1.10 представлена декомпозиция блока «Прием на работу».
Рисунок 1.10 – Декомпозиция блока «Прием на работу»
После получения распоряжения от руководства о приеме на работу нового
сотрудника, сотрудники отдела кадров оформляют трудовой договор и передают
его в бухгалтерию. Трудовой договор подписывается двумя сторонами и
хранится в отделе кадров и в бухгалтерии. Далее оформляется личное дело и
запись в трудовую книжку.
25
На рисунке 1.11 представлена декомпозиция блока «Учет движения
кадров». При переводе сотрудника на другую должность или в другой отдел
документально оформляется увольнение сотрудник и прием на работу.
В устаревшей программе, используемой в отделе кадров ООО «ОТК» не
предусмотрен учет проведения аттестации сотрудников, поэтому используется
MS Excel. Также сотрудники отдела кадров ведут учет прохождения курсов
повышения квалификации, отпусков, больничных и командировок.
Рисунок 1.11 – Декомпозиция блока «Учет движения кадров»
Декомпозиция блока «Увольнение» представлена на рисунке 1.12.
После оформление приказа об увольнении и передаче его в бухгалтерию
сотрудники отдела кадров вносят информацию в личное дело и трудовую
книжку уволенного сотрудника запись об увольнении и подшивают приказ.
Устаревшая программа не имеет возможности экспорта электронного
личного дела сотрудника, поэтому личные дела ведутся в бумажном виде
отделом кадров.
Формирование отчетности выполняется с помощь устаревшей программы,
но набор отчетных материалов не соответствует потребностям отдела кадров и
некоторые отчеты сотрудникам приходится формировать вручную.
26
Рисунок 1.12 – Декомпозиция блока «Увольнение»
В результате проведенного исследования текущих бизнес-процессов
деятельности отдела кадров по управлению персоналом ООО «ОТК» были
выявлены следующие проблемы:
устаревшая программа, используемая для управления персоналом, не
соответствует требованиям ООО «ОТК»;
сотрудники вынуждены вручную формировать личное дело
сотрудника в бумажном виде, так как отсутствует механизм экспорта
данных в существующей программе;
формирование отчетности выполняется вручную, так как набор
выходных отчетов не соответствует требованиям;
исходные коды используемой программы потеряны и доработка
существующей системы невозможна.
Решение выявленных проблем управления персоналом в ООО «ОТК»
может быть выполнено с помощью разработки и внедрения новой
информационной системы управления персоналом.
Результатом внедрения информационной системы будет являться:
увеличение эффективности работы сотрудников отела кадров за счет
снижения трудовых и временных на рутинные операции, которые
можно выполнять автоматизировано;
27
автоматизация ведения электронного дела сотрудника с
возможностью экспорта в MS Word для вывода на печать;
реализация формирования необходимого набора отчетных форм.
Рассмотрим функциональную модель управления персонала после
внедрения в ООО «ОТК» информационной системы управления персоналом,
представленную на рисунке 1.13.
Рисунок 1.13 – IDEF0 модель TO-BE
На рисунке 1.14 представлена декомпозиция контекстной диаграммы TO-
BE.
На схеме бизнес-процессов видно, что формирование отчетности
полностью возложено на информационную систему.
В других бизнес-процессах на информационную систему будет возложена
основная нагрузка.
Сотрудники будут выполнять управляющие и контролирующие функции.