28
Рисунок 1.14 – Декомпозиция контекстной диаграммы TO-BE
Декомпозиции процесса «Прием на работу» представлена на рисунке 1.15.
Рисунок 1.15 – Декомпозиция блока «Прием на работу»
Оформление трудового договора, создание личного дела будет возложено
на информационную систему. После оформления договора сотрудники отдела
кадров распечатают договор, завизируют его руководителей и передадут в
бухгалтерию копию договора. Оригинал договора будет храниться в личном
деле сотрудника.
29
На рисунке 1.16 представлена декомпозиция блока «Учет движения
кадров» после внедрения информационной системы управления персоналом.
Рисунок 1.16 – Декомпозиция блока «Учет движения кадров»
Декомпозиция блока «Увольнение сотрудника» TO-BE представлена на
рисунке 1.17.
Рисунок 1.17 – Декомпозиция блока «Увольнение сотрудника»
Оформление приказа на увольнение и отметка в электронном личном деле
сотрудника будет проведена с помощью информационной системы.
30
Формирование отчетов будет выполняться с помощью новой
информационной системы.
Моделирование бизнес-процессов как будет показало, что внедрение
новой информационной системы управления персоналом способно решить все
выявленные проблемы.
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Представим прагматические характеристики потоков информации для
задачи управления персоналом в таблице 1.2.
Оклад сотрудника отдела кадров составляет 25000 рублей. Часовая оплата
– 130 руб. час.
Таблица 1.2
Прагматические характеристики потоков информации для задачи
управления персоналом
Задачи
Объем
информации в
год
Трудовые
затраты в год,
час
Стоимостные
затраты, руб.
Ведение учета кадрового состава
организации
250
500
65000
Ведение учета кадровых приказов
1500
3000
390000
Формирование личного дела сотрудника
250
750
97500
Ведение учета отпусков
500
500
65000
Ведение учета прохождения курсов
повышения квалификации
250
250
32500
Ведение учета прохождения аттестации
250
500
65000
Формирование отчетов
50
3000
390000
ИТОГО
8500
1105000
Недостатками в процессе управления персоналом ООО «ОТК» являются:
ведение учета кадрового состава требует ручной обработки
информации;
сотрудники вынуждены вручную формировать личное дело
сотрудника в бумажном виде, так как отсутствует механизм экспорта
данных в существующей программе;
31
формирование отчетности выполняется вручную, так как набор
выходных отчетов не соответствует требованиям;
работа сотрудников отдела кадров неэффективна;
избыточное количество бумажных документов
сложный и долгий поиск информации.
На рисунке 1.18 представлена схема документооборота.
Рисунок 1.18 – Схема документооборота
32
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Согласно российскому законодательству, если у компании есть
сотрудники, либо хранятся персональные данные клиентов или других
физических лиц, она должна выполнять требования Федерального закона № 152-
ФЗ «О персональных данных» [2].
Согласно этому закону сотрудники отдела кадров обязаны [2]:
1. Проходить обучение, повышать квалификацию по обработке
персональных данных.
2. Осуществлять все действия с персональными данными (документами,
содержащими персональные данные) только с письменного согласия
работника.
3. Знакомить перед заключением трудового договора сотрудников с
локальным нормативным актом, определяющим порядок обработки
персональных данных в компании.
4. Соблюдать режим ограниченного допуска к персональным данным
(разграничивать доступ между специалистами по кадрам в
соответствии с функционалом, использовать в работе запирающиеся
шкафы, сейфы, запирающие и блокирующие устройства).
Для обеспечения информационной безопасности в ООО «ОТК»
используется нормативный документ – политика безопасности, утвержденная 14
февраля 2011 года.
Политика безопасности трактуется как набор норм, правил и
практических приемов, которые регулируют управление, защиту и
распределение ценной информации. Результатом политики является
высокоуровневый документ, представляющий систематизированное изложение
целей, задач, принципов и способов достижения информационной безопасности
[6].
Данный документ регламентирует деятельность сотрудников организации
по обеспечению информационной безопасности.
33
На рисунке 1.19 представлены основные положения политики
безопасности ООО «ОТК» [7].
Рисунок 1.19 – Основные положения политики безопасности ООО «ОТК»
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Для решения поставленной задачи управления персоналом в ООО «ОТК»
необходимо использовать HRM-систему (human resources management),
предназначенную для управления трудовыми ресурсами [4].
HRM-системы классифицируются по уровню автоматизации [4]:
– расчетные HRM – автоматизация расчета заработной платы;
– учетные HRM – ведение кадрового учета;
– HRM-системы управления трудовыми ресурсами – автоматизация
учета кадров, заработной платы, мотивации персонала и т.д.
34
По способу реализации различают облачные и локальные HRM-системы.
Облачные HRM-системы, предполагают, что покупка и установка
программного обеспечения не требуется. Вместо этого, оплачивается
ежемесячная подписка на услуги и доступ к данным организуется через браузер.
Локальные HRM требуют установки программного обеспечения на
компьютере пользователя и на сервере. Рассмотрим наиболее популярные
учетные HRM-системы для автоматизации управления персоналом, которые
могут быть внедрены в ООО «ОТК»: Монолит: Персонал [27]; БОСС-Кадровик
[28]; Парус: Управление персоналом [29].
В таблице 1.3 представлены сравнительные характеристики HRM-систем.
Таблица 1.3
Сравнительные характеристики HRM-систем
Параметры
сравнения
Монолит: Персонал
БОСС-Кадровик
Парус:
Управление
персоналом
1
2
3
4
Сайт
http://www.monolit.c
om
http://boss.ru
http://www.parus.c
om
Год выпуска первой
версии
2003
2010
2002
Организационная
структура
+
+
+
Документы по
персоналу
(хранение)
+
+
+
Документы по
персоналу (создание)
+
+
-
Создание новых
документов
+
+
-
Документооборот
+
+
+
Управление
обучением
персонала
+
+
+
Разделение доступа
+
+
+
Открытость системы
для разработчиков
+
-
-
Подсистемы
Учет кадров +
расчет заработной
платы
Учет кадров +
расчет заработной
платы + мотивация
Учет кадров +
расчет заработной
платы
СУБД
MS SQL Server 2008
MS SQL Server
2014 Express или
Oracle
MS SQL Server
2012
35
Продолжение таблицы 1.3
1
2
3
4
Способ доступа
Локально
Облачное и
локальное решение
Локально
Простота настройки
по 10-ти бальной
шкале
8
9
5
Расширяемость
+
+
-
Максимальное
количество
сотрудников
Не ограничено
Не ограничено
Не ограничено
Преимущества
1) Полнота
функциональнос
ти;
2) Единые
классификаторы
3) Аттестация
сотрудников
4) Программа
развития
персонала
5) Легкость
настройки
6) Открытый код
7) Инструментальн
ые средства
развития
функциональнос
ти
8) Расширенное
разделение
доступа к
данным
9) Возможность
дистанционного
обучения
персонала
1) Планирование
и учет
персонала
2) Расчет
заработной
платы и
отчетность
3) Профессионал
ьный подбор
персонала
4) Эффективная
система
обучения
5) Реальная
оценка
сотрудников
6) Комплексная
система
мотивации
7) Управление
кадровым
резервом
8) Оптимизация
затрат на
персонал
1) Управление
персоналом и
штатное
расписание
2) расчет
заработной
платы
3) Табельный
учет
4) Оценка
эффективности
деятельности
персонала
Количество
официальных
интеграторов
1 (только
собственники
компании)
236
153
Стоимость
автоматизации
одного рабочего
места
156 000 руб.
95 000 руб.
88 000 руб.
Стоимость аренды
места на облаке
-
10 500 руб./месяц
-
Стоимость
внедрения
350 000 руб.
250 000 руб.
350 000 руб.
36
Как видно из представленного анализа HRM-систем для автоматизации
работы отдела кадров ООО «ОТК» может быть использована либо система
«Монолит: Персонал», либо «БОСС-Кадровик», так как система «Парус:
Управление персоналом» немного уступает своим конкурентам по
функциональности. Но стоимость внедрения каждой из систем слишком велика,
поэтому для решения поставленной задачи необходимо разработать
собственную систему управления персоналом.
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Существуют четыре стратегии автоматизации [10], представленные на
рисунке 1.20.
Рисунок 1.20 – Стратегии автоматизации
В данном случае будет выбрана стратегия автоматизации по участкам.
Автоматизация по участкам предусматривает автоматизацию отдельных
производственных участков, объединенных по набору выполняемых функций.
Этот способ автоматизации выбирается при условии, если существуют участки,
где применение автоматизированных систем дает значительный экономический
эффект, например, за счет сокращения персонала [10].
37
Вследствие этого предприятие сможет автоматизировать деятельность по
управлению персоналом, получив при этом экономический эффект.
Стратегия реализации проекта для решения задачи автоматизации
управления персоналом ООО «ОТК» представлена на рисунке 1.21.
Рисунок 1.21 – Стратегия реализации проекта
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи
Для решения поставленной задачи автоматизации управления персоналом
ООО «ОТК» можно использовать несколько способов приобретения
информационной системы [16]: