16
Финансово-хозяйственный отдел
Серверное помещение
Интернет
23 U
2 U Патч панель
1 U ИБП Delta J 1-3 Series UPS
3 U Файл-сервер IBM BladeCenter PS700 Express
3 U Сервер БД IBM BladeCenter PS700 Express
3 U Маршрутизатор IBM System Storage SAN06B-R
3 U Сервер приложений IBM BladeCenter PS700 Express
3 U NAS IBM System Storage N3000
NetGear FVX538
ZyXEL P660HT2
Отдел по работе с клиентами Директор Другие отделы
МФУ Canon
I-Sensys MF4340D
Planet XRT-501
МФУ Canon
I-Sensys MF4340D
Planet XRT-501
МФУ Canon
I-Sensys MF4340D
Planet XRT-501
Lenovo IdeaPad Y560A1
МФУ Canon
I-Sensys MF4340D
Рисунок 1.3 – Техническая архитектура компании «АгроСИ»
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Для обеспечения эффективной автоматизации учета документации на
предприятии необходимо решить следующие задачи:
- внесение в базу данных информации по договорам;
- проверка правильности и комплектности полученных документов
(занесение информации о комплектности в БД);
- утверждение проекта договора в бухгалтерии (занесение отметки о
утверждении в БД);
- утверждение договора у юрисконсульта (занесение отметки о
утверждении в БД);
- подписание договора директором (занесение отметки о подписании в
БД);
17
- заключение договора и передача клиенту копии договора (занесение
отметки о подписании в БД).
- передача пакета документов и договора в службу главного бухгалтера
(занесение отметки о передаче в БД).
Рассмотрим каждую из задач по отдельности.
Внесение информации по договорам в базу данных предполагает наличие
ответственного за это человека, который будет вносить информацию по
договорам (а возможно и сами договоры и документы в электронном виде) в
компьютерную базу данных. Информационная система должна обеспечивать
проверку корректности введенной информации. В частности должно
обеспечиваться соответствие проекта договора условиям, указанным на стр. 30.
Далее производится проверка правильности и комплектности полученных
документов ответственным менеджером. Система должна обеспечивать
возможность отметки комплектности каждого из документов. В случае
отсутствия какого-либо документа формируется электронное письмо к клиенту с
требованием предоставить необходимые документы.
Утверждение договора в бухгалтерии и утверждение у юрисконсульта
предполагают возможность использования информационной системы
несколькими пользователями по сети. Каждый из этих работников должен
внести в систему отметку о соответствии проекта договоров действующему
законодательству, а также законодательству в области бухгалтерского учета и
налогообложения.
Подписание директором договора должно происходить вне
информационной системы, поскольку договор подписывается в бумажном виде.
В то же самое время возможно введение электронной цифровой подписи на
предприятии, которая позволить визировать документы в электронном виде. В
ИС должна проставляться отметка о подписании договора директором.
Далее происходит передача договора клиенту, которая также
отображается в информационной системы. На данном этапе отмечается, что
договор заключен.
И заключительный этап – передача договора в службу главного
бухгалтера. Данная операция отражается отметкой в информационной системе.
18
Построим контекстную диаграмму деятельности в нотации IDEF0.
Верхний уровень контекстной диаграммы будет имеет следующий вид:
Рисунок 1.4 - декомпозиция бизнес-процессов нулевого уровня
Декомпозиция первого уровня выглядит следующим образом:
Рисунок 1.5 – Декомпозиция первого уровня (Система КАК ЕСТЬ)
19
Рисунок 1.6 – Декомпозиция первого уровня (Система КАК БУДЕТ)
Рисунок 1.7 – Декомпозиция блока «Проверка документов».
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Массовое использование современной компьютерного и теле-
коммуникационного оборудования способствовало смещению акцента в сторону
цифровой обработки данных, быстрому распространению информационных
технологий. Стандарт современной работы с офисной и прочей деловой
документацией основан на базе популярного программного обеспечения
20
Microsoft Office, работающего в операционной среде Windows. Этот подход
существенно снижает временные и трудовые затраты на подготовку,
редактирование документации и прочие виды работ с ней, позволяет в
значительной степени автоматизировать работу пользователя.
Система автоматизации документооборота (система электронного
документооборота) - организационно-техническая система, обеспечивающая
процесс создания, управления доступом и распространением электронных
документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над
потоками документов в организации. Это новое поколение систем управления
предприятием, где основные объекты автоматизации — документы и бизнес-
процессы, включающие обработку деловой информации, ее передачу, обмен в
виде файлов.
Документооборот включает полный комплекс работ с деловыми бумагами
от первичных: создание, прием и регистрация, до промежуточных: рассылка,
справочная работа, контроль за исполнением, а также финальное хранение
документации. Электронный документооборот (ЭДО) реализует новую
современную тенденцию экологического «безбумажного делопроизводства»,
выступая единым слаженным механизмом работы с документацией в цифровом
формате. Электронный документ (ЭД) это файл определенного формата, соз-
данный и обрабатываемый посредством специализированных компьютерных
программ, заверяемый электронной цифровой подписью, и хранящийся в
обычном или зашифрованном виде на носителе информации. Электронная
цифровая подпись (ЭЦП) - аналог собственноручной подписи - средство защиты
информации, обеспечивающее возможность контроля над целостностью и
подтверждением подлинности электронных документов.
Основные принципы электронного документооборота:
однократная регистрация документа;
возможность параллельного выполнения различных операций с целью
оперативного движения документов, сокращения времени на их
исполнение;
21
единая база документной информации для централизованного
хранения документов и исключения возможности дублирования
документов;
непрерывность документооборота;
эффективно организованная система поиска документа;
развитая система отчетности по заданным атрибутам или статусам,
улучшающая контроль движения ЭД на различных этапах
документооборота.
Современные тенденции характеризуются постоянным ростом требований
к автоматизации делопроизводства. Изменился сам подход к данному процессу.
Если ранее старались автоматизировать работу отдельных подразделений, их
участков, то сейчас задача ставится в создании оперативной системы
управления. Такой подход уже не требует разработки множества отдельных
компьютерных программ и отличается высокой эффективностью внедрения
автоматизации в делопроизводство.
Документы составляют единую информационную базу, любого
функционирующего предприятия. Работа с ними требует четкой правильной
постановки задач. Являясь информационным ресурсом, документы выступают
неотъемлемой единицей, сопровождающей принятие решений на всех уровнях
системы управления организации. Оборот документации – это непрерывный
процесс по движению деловых бумаг на предприятии, отражающий суть его
деятельности.
Эффективный документооборот - обязательная составляющая
оперативности управления, организации финансовой отчетности, правильного
учета материальных средств.
СЭД формируют кардинально новую генерацию систем автоматизации
делопроизводства на предприях, базовыми объектами которой являются
документы обеих видов: бумажные или электронные файлы различных
форматов, а также бизнес-процессы представляющие обработку документации,
ее движение. Данная концепция позволяет автоматизировать документооборот
организации, ее бизнес-процессы на базе единого программного
инструментария.
22
Автоматизация документооборота включает множество различных
функций, некоторые из них представлены ниже:
регистрация поступающей или исходящей корреспонденции;
создание и ведение электронного архива документации;
согласование на требуемом уровне и последующее утверждение
организационно-распорядительных документов;
контроль за исполнением документов и поручений:
автоматизация договорного процесса;
свод регламентов управленческих процедур;
оформление деловых поездок - командировок;
создание информационного портала внутри организации и ее структур;
система контроля за выполнением должностных инструкций.
В электронном офисе специалист окружен разными средствами
информатизации, обладающими новыми возможностями. Интерактивный
телевизор обеспечивает оперативную информационную выборку среди потока
сведений поступающих по различным каналам связи. Использование
мультимедийных средств компьютера даст возможность отображать на экране
не только текст, но и графику, видеоизображение, применять звуковые
компьютерные возможности. Новым этапом технического прогресса сало
появление карманных компьютеров, реализовавших возможность сопряжения с
обычными, настольными компьютерами.
Компьютер внутри локальной или внешней сети выступает как средство
организации коллективного рабочего процесса, дающего возможность группово-
го взаимодействия, в том числе и для дистанционно распределенных партнеров.
Офис можно определить как систему рационального управления
производственной деятельностью, посредством обработки поступающей
информации. Сбора и анализ информационного контента офисными
сотрудниками создает предпосылки принятия конкретных управленческих
решений.
Главное условие повышения эффективности управления - автоматизация
рабочих мест сотрудников офиса с целью более качественного обеспечения их
информацией. Переход к электронному формату данных кардинально
23
перенастроил характер трудовой деятельности человека во всех областях жизни:
работа в электронном офисе становится динамичной, творческой и
интеллектуальной. Развитие отрасли информационных технологий
способствовало интенсивному развитию аппаратно-программного комплекса,
созданию новых рабочих единиц в офисе.
Информатизация обеспечивает интеграцию профессиональной и
информационной деятельности, коренное изменение профессионального стиля
работы. Расширение функционала информатизации способствует построению
нового материального фундамента с последующим преобразованием
производственных отношений. Наблюдается постепенный экономический
переход от традиционных методов производства к автоматизированным и
автоматическим средствам. [2]
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Так как выбранные задачи имеют общую информационную базу (работа с
договорами на предприятии), нами был выбран для автоматизации именно этот
комплекс задач.
Деятельность по заключению договоров необходимо автоматизировать,
поскольку существуют следующие недостатки, выявленные по состоянию дел на
предприятии:
Удаленность различных отделов предприятия друг от друга. Внедрение
информационной системы позволит значительно ускорить время согласования
различных этапов подписания договора, поскольку для работы с договорами
будут использоваться различные каналы связи, в частности интернет и
электронная почта.
Значительный объем информации по договорам, что затрудняет работу с
информацией и поиск необходимой информации. В частности, за период с 2013
по 2018 год на предприятии было заключено 189 различных договоров.
Внедрение информационной системы позволить значительно сократить время
поиска необходимых документов, а также организовать поиск документов по
24
различным критериям, например по структурному подразделению,
ответственному за заключение договора или по контрагенту.
Дублирование информации. Оператору при работе в Excel приходится
вводить одну и ту же информацию несколько раз при регистрации договоров
(например, название контрагента или структурного подразделения).
Использование списочных конструкций позволит значительно сократить это
время, ограничившись выбором значений из предлагаемого списка. Для этого в
информационной системе будет организована возможность ведения
справочников.
Низкая оперативность, снижающая качество управления объектом
информационной системы.
Несовершенство организации сбора, ввода и регистрации необходимой
информации. Использование электронных таблиц для хранения информации по
договорам значительно увеличивает время обработки информации. Выдача и
поиск информации в таком случае также затруднены.
Невозможность занесения в базу данных исходных документов. В
частности, MS Excel не позволяет сохранить в файле документы Word, либо
отсканированные страницы. Возможна организация ручного реестра
документов, но это также сопряжено с определенными трудностями. Например,
электронные таблицы не позволяют организовать соответствие одной
информационной единице нескольких документов. Такую возможность
подразумевает только использование реляционной базы данных.
Схема документооборота на предприятии приведена на рисунке 1.8.
Составление
проекта договора
Юрист
Архив
Утверждение
договора
Подписание
договора
Сдача в архив
Бугалтер
Договор
Договор
Договор Договор
Договор
Рисунок 1.8. Схема документооборота
25
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной
безопасности и защиты информации
Одной из основополагающих составных частей успешной деятельности
современного предприятия является развитие системы обеспечения
информационной безопасности и защиты информации. Необходимость
проведения мероприятий в этой области объясняется хранением в
информационной системе личных данных о работниках, что является
конфиденциальной информацией. Недобросовестные конкуренты готовы пойти
на противоправные действия для того, чтобы завладеть чужой информацией, а
завладев ею, использовать ее во вред конкурентам. Другой важной стороной
обеспечения информационной безопасности является защита от намеренного
или случайного уничтожения данных, что приведет к потере информации
важной как для оперативной работы предприятия, так и для аналитической
отчетности. На рисунке 1.9 представлена модель комплексной защиты
информации.
Рисунок 1.9 Модель комплексной защиты информации